Séance 10 : La tenue de l'événement

Question 1

Quels sont les 6 derniers préparatifs avant l’ouverture. ( La touche finale)

Answer 1

 Chronologie
 Plans
 Cahier de charge
 Quartiers généraux (QG) et bureaux temporaires
 Montage
 Formations et visites des lieux

Question 2

Qu’est-ce que la chronologie?

Answer 2

C’est le plan détaillé qui présente l’enchaînement de l’arrivée et de la sortie des équipements.

Question 3

Le document maître (plan détaillé de la chronologie) doit être : CCFC

Answer 3

 Complet
 Clair et concis
 Facile à consulter
 Continuellement ajusté en fonction des changements

Question 4

Qui s’occupe de la chronologie?

Answer 4

L’équipe de production, responsable de gérer les opérations, doit fournir une chronologie complète qui permettra aux intervenants concernés de savoir
exactement comment se déroulera la logistique liée à leurs installations (du montage au démontage)

Question 5

Que contient le plan de la chronologie?

Answer 5

Composition
◦ # de l’action
◦ Dates et heures
◦ Description de l’action
◦ Département et/ou individu touché
◦ Notes complémentaires
◦ Confirmation d’exécution

Question 6

En plus d’être complète, claire, précise et perpétuellement remise à jour, la chronologie doit être?

Answer 6

1) Elle doit être disponible au moment où les intervenants concernés en ont besoin.
◦ Possible que certaines personnes aient besoin d’une version préliminaire.
 Remise suffisamment tôt
 Avec suivi des ajouts et des changements régulièrement

2) Les termes utilisés doivent être ceux du terrain et/ou ceux convenus.
◦ Éviter toute confusion due à une mauvaise interprétation des termes.
◦ Si on souhaite imposer une terminologie, il faut s’assurer qu’elle soit clairement identifiée et adoptée par toutes les personnes concernées.
 Le nom des sites, des salles, des entrepôts, etc.

3) L’ordre des tâches doit être présenté selon l’ordre chronologique.
◦ Heure par heure (½heure par ½ heure, si nécessaire) et jour par jour.
◦ Pas de sous-divisions liées aux lots de tâches ou au secteur.

4) Il faut que le format utilisé soit facile à consulter.
◦ Peu de mots, mais des mots précis.
◦ La grille doit être suffisamment aérée et les mots doivent être assez gros
◦ Les lignes doivent entrer dans la page.

Question 7

Quels sont les 3 types de plans?

D-N-S

Answer 7

a) Plans généraux des sites non détaillés
◦ Moins détaillés, mais présentant une information globale.
 Souvent utilisés à des fins de communication (pour le public).

b)  Plans généraux des sites détaillés
◦ Présentent le plan officiel des installations pour chaque site. Doivent être :
 À l’échelle et complets
 Toutes les installations doivent y apparaître.

c)  Plans spécifiques
◦ Plan électrique et au branchement en eau et à la gestion des eaux usées.
◦ Plan lié au mobilier, etc.
 Il existe aussi des plans qui ne sont pas liés au montage, mais qui sont tout aussi importants.
◦ Plan de sécurité, d’évacuation, d’éclairage, de disposition scénique, etc.

Question 8

3 raisons pourquoi les plans doivent être modifiés?

Answer 8

1) Mauvais calcul de dimension ou de la pente, etc.

2) Nouvel élément à considérer
◦ Arbre/ lampadaire non inscrit dans le plan, ajout d’installation (dernière minute), etc.

3) Nouvelle contrainte émise par un intervenant, quel qu’il soit :
◦ Assureur, locateur, service d’incendie, le booooosssssss, etc.

Question 9

Qu’est-ce que le cahier de charge?

Answer 9

Le cahier de charge est un outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun
des intervenants.

Question 10

Que comprend le cahier de charge?

Answer 10

1) L’horaire général

2) Le déroulement détaillé des activités
◦ Description de l’activité et des tâches
◦ Affectation (qui est responsable et qui est impliqué)
◦ Notes importantes

3) Le ou les plans

4) La liste des intervenants et numéros d’urgence
◦ Noms et coordonnées
◦ Note : il n’est pas rare de voir les employés des événements portant des cartes plastifiées avec la liste téléphonique à leur cou (derrière l’accréditation).

*Très pratique! Astuce : placez-les à l’envers, parce que lorsqu’on les regarde, on tourne la carte de bas en haut. La liste sera alors dans le bon sens.

5) Grilles de vérification des installations
◦ Mobilier, infrastructure, électricité, vaisselle, micro, etc.
◦ Case à cocher

6) Section vierge pour prise de notes

7) Tout autre élément nécessaire, selon la nature de l’activité et des responsabilités de son ou ses utilisateurs
◦ Procédures diverses, contrats, horaire du personnel, etc.

Question 11

Est-ce que le cahier de charge peut remplacer la chronologie?

Answer 11

Oui dans le cas de petits événements.

Question 12

Quartiers généraux (QG) et bureaux temporaires

Qu’est-ce que le QG?

Answer 12

Endroit aménagé temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination.

Question 13

4 caractéristiques des Quartiers généraux?

Answer 13

1) Plus l’événement est gros, plus il est important de bien structurer le QG.
◦ 1 endroit principal pour coordonner l’ensemble des opérations.
◦ Doit être toujours actif pour répondre aux demandes.

2) Se situe à un endroit jugé central
◦ Bureaux réguliers (ex. : salle de conférence)
◦ Salle adjacente à la salle où se déroule l’événement
◦ Roulotte ou tente
◦ Salle louée (hôtel, édifice public), etc.

3) Centre névralgique (point de chute) où toutes les informations sont rapatriées et redirigées aux bons endroits.
◦ Pour tous les départements
◦ Point central où les décisions se prennent et se transmettent
◦ Endroit où peuvent se tenir des réunions
◦ Centre de relais des demandes spécifiques
 Ex. : sécurité, assistance médicale ou technique, etc.

4) Peut servir de point de ralliement pour différents intervenants
◦ Accueil des prestataires et des invités (ex. : accréditations)
◦ Accueil des médias (salle de presse)

Question 14

Que sont les Bureaux temporaires ?

Answer 14

Certains employés, dirigeants, responsables doivent travailler à proximité des lieux de leur événement, et parfois, pour une longue période de temps. Il est donc essentiel de leur donner les meilleures conditions de travail possible.

Question 15

5 facteurs à considérer dans les Bureaux temporaires?

Answer 15

1) Accessibilité au site et la capacité du site à contenir des espaces bureaux.
2) Coûts et temps d’installation

3) Besoins divers
 Internet, téléphone, imprimante, papeterie, bureaux, climatisation, chauffage, etc.

4) Espace requis pour travailler
 Pour installer des bureaux et tout le mobilier nécessaire

5) Besoins en confidentialité
 Bureaux fermés versus les aires ouvertes :
 Protéger la confidentialité de certaines rencontres, appels téléphoniques ou même de documents, etc.

Question 16

Qu’est-ce que le montage?

Answer 16

La période de montage est toujours un moment très fébrile. C’est le début de l’aboutissement de beaucoup d’heures de travail. C’est aussi à ce moment qu’on commence à juger de la qualité du travail de préparation fait par le ou les organisateurs.

Question 17

Pourquoi le montage apporte une période de stress?

Answer 17

 Tout va vite et tout semble être LA priorité numéro 1 en même temps.
◦ Peur de manquer de temps et/d’oublier quelque chose

 ↗ de nouvelles personnes = ↗ du niveau de complexité des opérations.
◦ Gestion supplémentaire : + questions + conflits + cas problèmes en RH

 Apparition d’imprévus et/ou concrétisation de risques préalablement ciblés.

 Changements de dernière minute peuvent venir tout chambarder.
◦ Suite à une observation d’un dirigeant, une demande d’un prestataire ou d’un agent de conformité, à l’influence de médias ou d’intervenants réactifs, etc.

Question 18

Quelques clés du succès d’un montage?

Answer 18

 Avoir préalablement fait une planification complète et minutieuse.
 Établir une chaîne de communication efficace ET l’utiliser.
 Ressources humaines
◦ Affecter les bonnes responsabilités aux bonnes personnes.
◦ S’entourer, si possible, de personnes d’expérience aux postes clés.
◦ Faire confiance aux personnes compétentes, mais rester aux commandes.
 Être à l’écoute de ce qui se passe.
 Garder son calme et son sang-froid.
◦ Prendre les choses une à la fois, même quand on en fait 10 en même temps.
 Être positif et constructif.
 Se faire respecter et savoir respecter les autres.
 Se souvenir que nous sommes des êtres humains faits de chair et d’os. Il faut donc :
◦ Se nourrir et permettre aux autres de le faire.
◦ Se vêtir convenablement et s’assurer que les autres le fassent.
◦ Dormir (parfois quelques heures suffisent) même vos adjoints ont besoin de dormir.

Question 19

Formations et visites des lieux : Formations pour qui/quoi?

Answer 19

 Personnel d’accueil et de sécurité (public, prestataires, etc.)

 Personnel de service (concessions alimentaires, bars, produits dérivés, etc.)

 Personnel d’information (en kiosque, au téléphone, sur le web ou mobile)

 Personnel technique, manutention, etc.

Question 20

Avant de faire des formations sur le ou les sites, il faut 4 choses?

Answer 20

1) Avoir préalablement préparé tous les documents d’informations nécessaires à la formation du personnel.

2) Avoir complété toutes les formations qui ne nécessitent pas, obligatoirement, d’être tenues sur le site même.
◦ On veut éviter d’être embourbé durant cette période et sur ces lieux.

3) S’assurer que les éléments techniques sont accessibles pour tenir les formations.
◦ Ex. : électricité, équipements informatiques, etc.

4) Informer les responsables du ou des sites de la tenue des formations et de la présence de personnes supplémentaires durant la période de montage.

Question 21

L’événement lui-même : Qu’est-ce que c’est?

Answer 21

 L’aboutissement de beaucoup de travail
 C’est le moment où ça compte
 C’est le but ultime!

La qualité de l’événement est habituellement intimement liée avec la qualité de la planification.

Question 22

L’événement lui-même : ce qu’il faut?

Answer 22

Tout doit être prêt OU doit avoir l’air prêt

◦ Dans un monde idéal, tout est à sa place dès le départ. Par contre, dans la vie, il n’est pas rare qu’il y ait des imprévus ou des éléments qui ne sont pas à 100 % prêts. Dans ce cas, il faut tout faire pour s’assurer que les intervenants qui vivent l’événement n’en soient pas affectés, voire même ne s’en rendent pas compte.

◦ Il faut donc toujours être prêt à trouver un plan B ou une solution temporaire.

 L’expérience que vivent les prestataires, les participants, les partenaires et tous les intervenants concernés doit être au centre des préoccupations des organisateurs.

 Avoir une bonne attitude
◦ Rester calme
◦ Être disponible
◦ Être à l’écoute

 Chacun doit connaître et assumer son rôle.

Question 23

L’événement lui-même et le rôle de chacun??

Qui sont les gens? 8

Answer 23

1) Dirigeants
2) Chargé de projet et chefs
3) Responsables d’équipe
4) Employés et bénévoles
5) Individus
6) La hiérarchie
7) la gestion des ressources humaines
8) Les à-côtés

Question 24

Rôle des dirigeants?

Answer 24

 Responsabilité → imputabilité
◦ Auprès de tous les intervenants
Des employés aux participants, en passant par les partenaires, commanditaires et les
intervenants réactifs, etc.
◦ Prendre la responsabilité des résultats et représenter l’organisation, et ce, peu
importe ce qui se produit.

 Surveillance
◦ S’assurer que l’événement répond à la mission pour lequel il a été réalisé.

 Vision globale

 Représentation
◦ Bailleurs de fonds
◦ Partenaires et commanditaires
◦ Prestataires
◦ Médias
◦ Public, etc.

 Gestion des attentes
◦ S’assurer que l’événement est à la hauteur des attentes de tous les
intervenants

 Prise de décisions
◦ Liées aux orientations stratégiques
◦ Liées aux crises ou aux imprévus de premier ordre
◦ Liées à l’image de l’événement et/ou de l’organisation

 Gestion de crise

 Support
◦ Supporter l’équipe de gestion dans leur travail (chefs, superviseurs, chargés de projet).

Question 25

Rôles des chefs, superviseurs et chargés de projet ?

Answer 25

 Responsabilité → imputabilité
◦ Vis-à-vis la direction, des opérations qui sont sous leur responsabilité, etc.

 S’assurer du bon déroulement général des activités de leurs secteurs.

 Vision globale VS implication directe
◦ Ces personnes ne devraient idéalement pas avoir de tâches fixes afin d’avoir une
vision globale et être capables de s’impliquer là où il y a un besoin.
◦ Ça implique qu’il est possible que ces personnes doivent mettre la main à la pâte
quand la situation l’exige, mais théoriquement, leur rôle devrait se limiter à
guider et à prendre des décisions que les autres appliqueront.

 Être en perpétuelle observation afin de
◦ Cibler les opportunités d’amélioration.
◦ Repérer les menaces afin de les éviter ou de les affronter avec aplomb.
◦ Apporter les correctifs au fur et à mesure que les situations se présentent, etc.

 Faire les liens entre toutes les informations disponibles et faire l’interprétation
de tout ce qui se passe afin de prendre les meilleures décisions opérationnelles.
◦ En d’autres mots, prendre les décisions stratégiques liées aux opérations.

 Supporter les responsables d’équipe dans leur travail
◦ Gérer les crises lorsqu’elles se présentent.
◦ Aider les responsables d’équipe à trouver des solutions (situations problématiques).

 Assurer une bonne circulation de l’information entre les différents intervenants.
◦ À tous les niveaux (dirigeants, autres superviseurs, fournisseurs, employés et bénévoles)

Question 26

Rôles des chefs, superviseurs et chargés de projet ? Leader?

Answer 26

Doit être un leader!
◦ Positif
 Avoir la bonne attitude (respectueux, reconnaissants, proactifs, vifs)
 Être en mode solution et motivation
◦ Responsable
 À l’écoute
 Capable de décider
 Capable de sévir
◦ Impliqué
 Être en action de manière active et proactive
◦ Avisé
 Comprendre son rôle 

Envers son organisation et son équipe, il doit être
◦ Loyal
◦ Porteur des valeurs

Question 27

Rôles des responsables d’équipes

Ex.: gérants, superviseurs

Answer 27

 Être imputable, vis-à-vis leur chef ou leur chargé de projet, des opérations qui sont sous leur responsabilité.

 Coordonner les actions des membres de leurs équipes respectives.
◦ Souvent appelés à mettre la main à la pâte, mais les meilleurs réussiront à
déléguer convenablement les tâches aux bonnes personnes qui les exécuteront.

 Gérer l’ensemble des opérations qui sont sous leur responsabilité.

 Gérer de manière directe les employés
◦ Horaires, conflits, demandes, etc.
◦ S’assurer du bien-être des employés
◦ S’assurer d’obtenir le meilleur de chaque employé

 Être en perpétuelle observation afin d’aider leurs supérieurs immédiats à
cibler les opportunités, à repérer les menaces, etc.

 S’assurer du respect des valeurs de l’organisation au sein de l’équipe.

Question 28

Rôles des employés et bénévoles

Answer 28

 Exécuter les tâches qui leur sont déléguées
◦ En respect avec les règles, les consignes, les devis, les plans, les échéances, les normes, etc.

 Représenter l’organisation auprès des intervenants en exécutant leurs mandats.
◦ La plupart du temps, ce sont les employés qui interagissent directement avec les participants.
 Ex. : accueil des prestataires, des visiteurs, des festivaliers, service, gestion des plaintes, etc.

 Signaler tout problème à leur supérieur immédiat afin de lui permettre de réagir correctement et rapidement.

 Respecter les valeurs de l’organisation.

Question 29

Rôle de chaque individu?

Answer 29

 Remplir son mandat et accepter son rôle et sa position.

 Respecter les balises qui lui sont imposées.

 Respecter les individus avec qui il travaille et/ou interagit.

 Respecter ce qu’il représente
◦ L’image de l’événement/organisation
◦ Les partenaires et commanditaires
◦ Parfois même, la communauté à l’intérieur de laquelle se déroule l’événement.

 Se respecter soi-même
◦ Ne pas oublier de manger et de dormir
◦ Respecter ses limites

 Implique de les exposer à son supérieur immédiat, peu importe le niveau où
nous nous situons.

 Veiller à la sécurité de tous, y compris soi-même.

 Vivre pleinement l’événement, selon le rôle et la position qu’on occupe.
◦ Que ce soit en assistant, en participant ou en travaillant.

Question 30

Les buts de la hiérarchie?

Answer 30

◦ Répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes.
◦ Gérer l’exécution des tâches.

Question 31

Pourquoi avoir une hiérarchie?

Answer 31

◦ Pour éviter
 Le chaos
 Que tout le monde décide
 Que personne ne se sente imputable

Question 32

Pour arriver à avoir une hiérarchie, elle doit être?

DCA

Answer 32

◦ La hiérarchie doit être
 Définie
 Communiquée
 Acceptée

Question 33

Défis pour les jeunes dans la hiérarchie?

Answer 33

• Faire ses preuves
• Gagner le respect
• Faire sa place
• Bâtir sa crédibilité
• Prendre de l’expérience
• Réussir, etc.

Question 34

Défis pour les plus expérimentés dans la hiérarchie?

Answer 34

• Accepter, s’ouvrir au changement
• Partager son expérience
• Donner de la place aux jeunes
• Sortir de sa zone de confort
• Savoir imposer et communiquer
• Réussir, etc.

Question 35

Astuces pour les plus jeunes?

Answer 35

• Reconnaître l’expérience
• Être à l’écoute et respectueux
• Être structuré
• Cibler les alliés potentiels
• Cibler les personnalités plus difficiles
• Connaître ses limites

• Avoir la bonne attitude :
o Trouver l’équilibre entre l’humilité,
la fermeté et la confiance
o Rester calme, éviter les crises et
démontrer de l’assurance, pas de
l’arrogance

Question 36

La gestion des ressources humaines :
Le facteur humain est parfois le plus compliqué à gérer.
Le facteur humain = gestion complexe

POURQUOI?

Answer 36

◦ Parce que chaque individu est unique
 Objectifs, intérêts et motivations
 Capacités et limites
 Émotions

Question 37

Donc il faut?

Answer 37

◦ Repérer + Comprendre + Réagir correctement (au bon moment)

Être stratégique, juste et équitable
Déléguer correctement
Ne jamais laisser une situation dégénérer
Savoir doser ses interventions
RESTER CALME ET EN CONTRÔLE

Question 38

Un bon leader saura?

Answer 38

◦ Saura s’entourer de bons seconds.
◦ Saura laisser la bonne place aux autres (leaders ou seconds).
◦ Saura reconnaitre les bons coups.
◦ Saura réagir lors des mauvais coups.

Question 39

Un bon second sera?

Answer 39

◦ Sera capable d’accepter son rôle et l’acquittera avec conviction.
◦ Sera capable de conseiller le ou les leaders qu’il accompagne.

Question 40

Les à-côtés?

Answer 40

Pour certaines personnes, ces avantages sont parfois plus
importants que le salaire lui-même, car il signifie qu’il est en mesure d’obtenir un peu plus en échange de son temps et de ses compétences. Vous pouvez utiliser le mot « privilège », si vous préférez.

Question 41

Exemple d’à-côtés?

Answer 41

Accès gratuit
Accès privilégié à une zone spéciale
Accès privilégié à une personnalité
Rabais ou une gratuité (stationnement, bar, repas, etc.)
Droit d’inviter quelqu’un
Etc.

Question 42

Comment gère-t-on les à-côtés?

Answer 42

 Établir des règles et politiques claires et justes pour tous
◦ Politique d’accès pour le personnel
 Accréditations, cartes VIP, etc.
◦ Politiques liées aux invités
 Qui a droit d’inviter?
 Qui approuve?

 Être juste et équitable
◦ Éviter le favoritisme et, par conséquent, les crises de jalousie.

 S’assurer que les privilèges accordés ne causent pas de perte de productivité
◦ Ne doit pas être une source de distraction, mais bien de motivation.

 S’assurer de ne pas perdre le contrôle des coûts reliés à ces privilèges
◦ Il y a toujours un coût…

 Respecter les règles d’éthiques en milieu professionnel et s’assurer de ne pas être en
situation de conflit d’intérêts
◦ Éviter tout ce qui est un pot-de-vin.
◦ Éviter le plus possible de vous retrouver en situation de : Faveur donnée, donc faveur due.

Question 43

Le démontage? conseils?

Answer 43

 La chronologie de démontage doit être précise
◦ Lors d’événements qui se déroulent sur plusieurs jours, il n’est pas rare qu’il y ait des précisions et ajustements qui se font durant les activités.
◦ Le temps de démontage doit être bien évalué.
 Oui, c’est plus vite démonter que de monter, mais il faut tout de même prévoir suffisamment de temps pour faire les tâches correctement.
◦ Tous les intervenants doivent être informés du moment où ils pourront se présenter sur le site pour démonter, ramasser, récupérer ou jeter du matériel.

 Le nombre de tâches doit être bien évalué
◦ Prenez garde de sous-estimer l’ampleur des tâches.

 Il faut structurer le démontage, car ça pourrait rapidement devenir un chaos, un bordel infernal où tout se perd et tout se brise
◦ Chaque chose a sa place.
◦ Chaque action doit se faire dans un ordre logique

Question 44

De quoi faut-il tenir compte lors du démontage?

Answer 44

◦ De l’ampleur de l’événement
◦ De la durée de l’événement
◦ Du type de tâches à exécuter au démontage
◦ De la période accordée pour le démontage
◦ Des coûts
◦ Des capacités des ressources humaines

Si vous avez à entreposer des choses pour la prochaine édition, faites le proprement et tenez un registre des ressources matérielles disponibles.

Question 45

Les dangers en phase de démontage?

Answer 45

1) La fatigue et la volonté de vouloir partir rapidement augmentent
 ↗ risques de blessures
 ↗ risques de pertes de ressources humaines et matérielles
 ↗ risques d’erreurs

2) Le simple fait d’être en fin d’événement peut créer, chez certains,
 ↘ motivation
 ↘ degré de minutie
 ↘ de professionnalisme
 ↘ productivité
◦ Etc.

Question 46

Les pièges liés à la phase de tenue?

S-M-F-D-M

Answer 46

 Le surmenage
 La malnutrition
 Les faux pas
 Distractions(garder le focus sur ce qu’il y a à faire)
 Mauvaise gestion du stress
◦ Il faut savoir composer avec le stress.