Chapitre 4: Les outils de planification Flashcards
Pourquoi est-il important de planifier?
Savoir où trouver vos documents
Ne rien perdre
Maîtriser et manipuler à votre guise l’information précieuse que vous détenez
Montrer que vous êtes en contrôle (car vous l’êtes)
Suivre l’évolution de votre budget et des liquidités disponibles
Payer vos fournisseurs dans les délais et profiter des échéances de paiement
Déléguer convenablement
Savoir qui fait quoi. Et quand!
Suivre l’évolution des tâches
Prévoir les imprévus
Réaliser l’ensemble des tâches dans le bon ordre
Avoir du plaisir
Aimer son travail et garder un équilibre avec votre vie personnelle
Garder vos employés ou garder votre emploi
Travailler dans un environnement agréable où tout le monde sait ce qu’il a
à faire
Vous voulez entendre dire de vous :
◦ Il ou elle est bien organisé.
◦ On sait où on s’en va avec lui ou elle.
◦ S’il ou elle a besoin de moi, c’est sûr que je vais lui en donner plus.
◦ Travailler avec elle ou lui? N’importe quand!
◦ Grâce à son travail, on a réalisé des économies!
Tu peux être bien planifiée mais d’autre éléments ne le seront pas?????? 4 éléments?
(LERE)
Un entourage qui ne l’est pas (interne ou externe)
◦ Tout le monde n’est pas aussi bien structuré.
Une culture d’entreprise de laisser-aller
Un relâchement momentané de votre part ou d’une autre personne
Un excès de confiance de votre part ou d’une autre personne :
◦ « Pas besoin d’échéancier, je sais comment ça marche. Je l’ai déjà fait. »
Le classement d’information sert à :
RRP
De vous retrouver rapidement
De remettre le fameux document XYZ à votre patron, et ce, pratiquement
sans délai
De ne rien perdre
De permettre à d’autres de se retrouver rapidement dans vos affaires
De faire une transition de qualité (si vous partez) :
◦ N’oubliez jamais que vous n’êtes pas éternels à un poste et que ce que les gens vont
se souvenir de vous plus tard, c’est ce qui reste. Alors, documentez, classez!
Astuces de classement
Évitez les chemises de classement en forme de « V »
◦ Parce que trop pleines…
Soyez cohérents dans votre structure de classement, qu’elle soit
◦ Papier, informatique et courriel
◦ Et ce, d’un projet à l’autre :
Si vous gérez plus d’un événement en même, il sera plus facile de vous retrouver.
Travaillez le plus possible avec les mêmes noms de catégories
◦ La méthode présentée dans le livre de référence est basée sur ce principe.
Les bases sont les dimensions de gestions (vous me suivez).
◦ Ça peut être la vôtre ou celle de votre organisation, mais restez cohérents.
Votre classement doit suivre la logique de votre structure générale et se suivre
dans chacun des outils.
Organigramme, calendrier, plan budgétaire, échéanciers.
Une information bien structurée a une valeur
◦ Vous ou votre organisation pourrez vendre votre expertise.
Documentez tout, dans la mesure du possible
◦ C’est votre responsabilité de léguer le fruit de votre travail pour lequel votre
employeur vous paie.
Ne gardez rien pour vous (dans votre tête) sous prétexte que ça vous
donne de la valeur ou que vous serez irremplaçable. À long terme, ça ne
paye pas.
◦ Si vous tombez malade, il sera plus facile pour vos collègues de prendre le relais.
Ils seront plus sympathiques lors de leur visite à l’hôpital.
Organigramme Sert à:
On y retrouve quoi ?
est une figure qui présente de manière visuelle la
structure hiérarchique de l’événement.
◦ Cellule de direction (promoteur, C.A., directeur, chargé de projet, etc.)
Présente qui prend les décisions et qui répond de qui.
◦ Structure opérationnelle (ex. : départements)
Administration, communication, production, programmation, marketing, GRH…
◦ Personnes responsables de chaque élément de la structure (noms)
◦ Déclinaison de chaque département
Ex. : Marketing = financement public, commandites, commercialisation :
Commercialisation = billetterie, produits dérivés, bars, etc.
Bars – bistros, vendeurs itinérants, loges, etc.
DOIT RETROUVER
Les postes clés et les personnes qui y sont affectées
Les liens hiérarchiques
Plan budgétaire: Lors de la phase de conception, un exercice sérieux d’évaluation
et d’analyse des coûts, des dépenses et de la rentabilité a été
fait. À la phase de planification, il faut revoir les prévisions
budgétaires et les VRPC
◦ Valider
◦ Réviser
◦ Préciser
◦ Compléter
Le gestionnaire devrait avoir entre les mains :
Budget général
◦ Ensemble de l’opération
Par dimension de gestion
Par département : voir exemple différent de la méthode proposée
PDF – Budget général – fictif
Budget par département
◦ Si l’événement est plus gros
◦ Le tout validé par le chargé de projet avec le support du département d’administration.
La division des dépenses peut varier selon les méthodes comptables de l’entreprise.
Le gestionnaire prudent préparera des scénarios : optimiste, réaliste et
pessimiste
◦ Plan A, B, C
◦ Grille d’analyse financière
Outils de suivi budgétaire :
Budget réel comparé aux prévisions budgétaires
◦ Mis à jour régulièrement en respect avec les orientations stratégiques (à la semaine,
aux deux semaines, au mois):
PDF – Budget général Point de contrôle Octobre – fictif
Tiens compte des engagements de dépenses
Budget de caisse
◦ Suivi des liquidités (à la semaine, aux deux semaines, au mois):
PDF – Budget de caisse mi-exercice – fictif et final - fictif
Calendrier de contrôle (section sur les dépenses et des revenus du plan d’exécution)
◦ Pour évaluer le rendement et apporter les correctifs, si nécessaire.
Le gestionnaire pourrait devoir tenir compte ???
TF
Des types de coûts
*fixes, fixes par paliers, variables, mixtes, moyen.
De la fréquence des coûts
◦ Unique, récurrente
◦ Annuel ou pour l’événement seulement :
Ex. : ligne téléphonique du bureau VS le cellulaire du gérant
Plan d’exécution consiste à quoi?
◦ Dresser la liste de toutes les tâches à faire
◦ Affecter la tâche à une personne = responsabilisation
◦ Préciser les dates d’échéances
◦ Ordonner les tâches
◦ Options : présenter le niveau de priorité et le % de réalisation des
tâches
Plan d’exécution, sert à quoi?
Tâche élémentaire en événementiel
◦ Action précise qu’une personne ou un groupe de personnes doit prendre en charge
afin de produire un événement.
Lot de tâches
◦ Regroupement logique de plusieurs tâches élémentaires :
Peut y avoir plusieurs niveaux, selon l’ampleur de l’événement ou la précision
requise. Par exemple :
Niveau 1 : Gestion des communications
Niveau 2 : Outils de communications
Niveau 3 : Site Web
Niveau 4 : Conception
Niveau 4 : Animation et mise à jour
Niveau 3 : Programme officiel, etc.
Organigramme de tâche
◦ Présentation structurée des tâches et des lots de tâches
date butoir, délai, durée d’exécution, niveau priorité ,% réalisation, échéancier.
Relation de dépendance entre les tâches?
Lorsque le début et/ou la fin de l’une dépend du début et/ou de la fin de
l’autre.
Le début / fin minimum & Le début / fin maximum
Moment le plus tôt où il est possible de débuter / terminer une tâche \ Le plus tard.
Marge de manœuvre
Différence de temps entre le début minimum la fin maximum
Marge de manœuvre cachée
Lorsqu’un gestionnaire présente la date de fin minimum en tant que date
de fin maximum. La réelle date de fin maximum n’étant connue que de ce
dernier, elle devient sa marge de manœuvre cachée en cas d’imprévu
Calendrier de travail
Représentation sous forme de calendrier de l’évolution des activités en
fonction des étapes jalons et des débuts et des fins de lots de tâches.
