Chapitre 5: Gestion du design, des ressources humaines et matérielles Flashcards
Quelles sont les 4 premières phases
1) Déclenchement
2) Conception
3) Planification
4) Production
Quels sont les trois dimensions de gestion ?
Gestion du Design
Gestion des ressources humaines
Gestion des ressources matérielles
1) Les 4 étapes de la gestion du DESIGN
1) Confirmer le contenu de la programmation
2)Élaborer la grille horaire
3)Mettre en place tout le nécessaire pour créer
l’ambiance
4) Organiser l’accueil des prestataires et des participants
Étapes dans le contenu de la programmation (CNRC)
(PRESTATAIRES)
1) Contacter l’agence ou le prestataire - s’assurer qu’il est a) dispo b) correspond aux attentes et valeurs c) son cachet respect les limites du budget
2) Négocier l’entente
* Contenu et forme prestation
* Durée performance
* Obligations et contraintes des partis
* Termes d’engagement (cachet, frais séjour, déplacement)
* Clauses liés l’utilisation de l’image et contenu
* AUTRE (promotion, non respect de l’entente)
3) Rédiger et signer le contrat
* Prototype de contrat qui respect les normes des associations/syndicats ex: Union des artistes (Devrait avoir recours à des avocats)
4) Le contrat doit respecter
* Le prestataire et promoteur ET CE selon normes (code civil QC. lois spécifique, conventions collectives, règlements généraux de l’organisation)
Étapes dans l’organisation de la grille horaire
2 formes ?
1) Calendrier et horaire (Spectacles, conférences, parties entre deux équipes, parcours)
2) Ordre du jour (Réunion, colloque)
Dans la grille horaire, il faut tenir compte de?
- Concept lui-même : impression laissée sur le participant (effet WOW, moment doux) Direction artistique, le rythme.
- Les éléments techniques : Dispo des prestataires et lieux, délais d’installation (montage, démontage), durée et conditions liées aux répétitions et tests sons, Durée des prestations, transactions, temps d’accès aux sites, capacité d’attention des participants (faut des pauses)
Étape dans la création de l’ambiance
Comment on crée l’ambiance?
En stimulant les sens!
Vue: aménagement des sites, accessoires (type de verres, tables), Éclairage, projections et effets spéciaux, mise en valeur des lieux existants(arbres, murs, édifices), exposition d’oeuvres d’art, performance d’artistes
- Ouïe: Musique (enregistré ou interprété), ambiance sonore, cris et bruits divers.
- Odorat: Parfums thématiques, Laisser les odeurs de nourriture envahir les lieux ex: popcorn
- Toucher: utiliser tissus particuliers, permettre aux personnes de manipuler certaines matières
- Goût : Offrir des bouchées et cocktails particuliers
Pourquoi on souhaite éveiller les sens?
Pour rendre le moment mémorable
Agréable, provoquant, émotif, choquant, apaisant, surprenant
Au delà des ambitions artistiques, il faut s’assurer que l’ambiance soit : 4 choses? (BCCP)
1) Corresponde au besoin de l’évé
2) Complémentaire à l’élément central
3) Cohérence avec le thème choisi ou un sens assumé s’il en déroge
4) Amène un plus a l’évé
(DANS LA LIMITE DU BUDGET)
Accueil des prestataires : Pourquoi miser sur l’accueil?
1) trop négliger
2) mauvais accueil reste dans la mémoire
3) première impression compte
4) les gens se parlent, surtout quand c’est négatif
LA RÉPUTATION DE L’ORGANISATON EST EN JEU
Qui sont les prestataires?
ACPPA
Artistes Conférenciers Panélistes Personnalités Animateurs
De quoi parle-t-on dans l’accueil des prestataires?
Tout ce qui touche à leur séjour et aux relations avec eux, du début à la fin. DONC: Le départ et le transport, accueil sur place, accréditation et trousse de bienvenue, hébergement, repas, Catering, accompagnement et activités spéciales.
Accueil des participants, qui sont-ils?
1) Spectateurs passifs : festivaliers, spectateurs, assistance d’un colloque
2) Spectateurs actifs : participants à souper-causerie, congressiste
3) Visiteurs: lors exposition, foires, salons.
4) Dignitaire: politicien, personnalité invitée, commanditaire, partenaire, mécène.
Pourquoi prendre le temps de bien organiser l’accueil des participants?
Même raisons que prestataires mais aussi car :
C’est pour eux qu’on le fait, parfois ils financent l’évé, c’est eux les juges de notre succès ou insuccès.
Qui s’occupent de l’organisation de l’accueil des participants?
TOUS les chefs des départements
ex:
Communications: Gestion message et image (accueil, information, services clientèles)
Commercialisation: revenus autonomes (billetteries, alimentaires, produits dérivés)
Marketing: expérience client et gestion partenaires et commanditaires ( concessions externes, concours, activités complémentaires)
Production: Installations, facilités, confort des participants (aires d’attentes, stationnements, zones de fouilles, installations sanitaires, premiers soins et sécurité)
