Prosjektplanlegging - overordnet og detaljert Flashcards
Nevn prosjekttypene (3)
- Konkrete
- Ad-hoc
- Åpne
Kjennetegn ved et konkret prosjekt?
- Prosjektleder på heltid
- Synlige medarbeidere på heltid- med tydelige roller, spesielle kunnskaper og formelt hierarki
- Prosjektgrupper og virksomheten har stor erfaring med prosjektarbeidsformen
- Det foreligger gode systemer for estimering, planlegging og oppfølging
EKSEMPLER:
- Logistikk, flytting av prod.utstyr, systemutvikling, organisasjon av utstillinger, teater- og filmproduksjoner, nye produkter
Kjennetegn ved et Ad-hoc prosjekt?
- Midlertidige og kortvarige.
- Ofte prosjektleder på deltid.
- Deltidsmedarbeidere har ofte andre oppgaver som krever deres oppmerksomhet og tid.
- Relasjoner og roller er ofte uklare.
- Det er ikke entydige metoder eller rutiner for oppfølging.
EKSEMPLER :
- Nye salgsrutiner i en avdeling, ny markedsstrategi, undersøke virksomhetens kundeservice
Forklar en matriseorganisasjon
- Egnet til å gjennomføre tverrfaglige oppgaver
- Involverer flere administrativt adskilte avdelinger og etablerer en koordinerende funksjon
- Prosjektpersonell har sine faste stillinger i basis og arbeider deltid på prosjektet
Forklar fordeler og ulemper ved en matriseorganisasjon
FORDELER:
- Man kan utnytte personell fleksibelt
- Problemer belyses fra flere synsvinkler
- Man beholder sin jobb og karriere i linjen
ULEMPER:
- Flere ledere med en kompleks(sammensatt) struktur
- Kan oppstå konflikter
- Tverrfaglig samarbeid kan skape usikkerhet knyttet til roller og forventninger
- Ressursfordeling
Forklar Egoless strukturen
- Beslutninger tas gjennom allmenn enighet (alle må være enige)
- Temaets medlemmer gjennomfører oppgaver i felleskap
- Strukturen oppmuntrer til et nært og gjensidig samarbeid og god kommunikasjonsutvikling
- Resultatene er et produkt hvor man ikke kan se hvem som har gjort hva
- Arb.form som passer bra i situasjoner hvor kreativiteter og idéer er viktig, eks brainstorming
Forklar fordeler og ulemper ved egoless strukturen
FORDELER:
- Unngår at enkelte kjører egoløp på bekostning av et velintegrert produkt
- Stekt engasjement
- Forutsetter sterk interaksjon og kommunikasjon
ULEMPER:
- Friksjonsproblemer kan oppstå, spesielt når medlemmene har ulik bakgrunn
Nevn fordeler ved prosjektarbeidsformen
- Stor fleksibilitet
- Fokuserer på oppgave framfor funksjon
- Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser
- Samarbeidsmuligheter
- Skaper nye ledere
- Håndtering av spesialoppdrag, prosjektorg. tilpasses oppgaven og basis trenger ikke endres
Nevn ulemper ved prosjektarbeidsformen
- Rolleusikkerhet og lojalitetsproblemer hos medarbeiderne. Prosjektformen fører til et tøffere klima på arbeidsplassene, spesielt i matrisesituasjoner der medarbeiderne trekkes i forskjellige retninger av flere sjefer.
- Bemanning - forholdet til linjen, ressursprioritering
- Hvem skal delta i prosjektet? Skapes et kunstig skille mellom de som jobber i prosjektet og de som står utenfor.
- Høyt tempo - gjør det vanskelig for mennesker å yte fult ut
- Økt stress og fare for overbelastning og utbrenthet
Forklar prosjektleder i “åpent prosjekt”
Kreativ Løsningsorientert Delegerende Strukturert Motivert Inkluderende Operativ - følger med og følger opp
Forklar prosjektleders kompass
Et verktøy prosjektledere kan benytte seg av for å sikre progresjon i prosjektet.
ELEMENTER:
- Se oppover - lede din sponsor
- Se bakover - måle prestasjoner
- Se innover - lede din kunde
- Se fremover - Planlegge prosjektarbeidet
- Se nedover - lede prosjektgruppen
Forklar betydningen av “mål” i et prosjekt
- Hva som skal oppnås, og når resultatene skal vise seg
- Skal være en følge av den gjeldene forretningsidéen og representere en ytterligere konkretisering i forhold til denne
- Settes klart definert mål innenfor aktivitetsområder som vektlegges i utforming av forretningsidéen
Hva skal man styre et prosjekt etter?
Det som er viktig for “mitt” prosjekt
Eks: kvalitet, tid, kostnader
Nevn vanlige feil i målformuleringsarbeidet
- Setter i gang arbeidet før målene et klarlagt
- Prosjektet er for dårlig avgrenset
- For høyt ambinasjonsnivå
- Overser betydning av aksept hos deltagerne
- For liten kontakt med parter som berøres av prosjektet
Forklar POSt- prosjektstyringsverktøyet
Verktøy brukt for å kunne starte planlegging og gjennomføring av prosjektet gjennom nødvendige avklaringer
- Formålsstruktur (FS)
- Gevinstrealiseringsplan (GRP)
- Interessentanalyse (IA)
- Prosjektmandat (PM)
Hva er gevinstraliseringsplan (GRP) ?
- Beskrivelse av forventede gevinster
- Identifisering av tiltak
- Organisering og ansvarsklargjøring som kreves
- Henger tett sammen med formålsstruktur
Hva er formålsstruktur (FS) ?
- Tydeliggjøring av hva prosjektet skal bidra til
- Systematisering av potensielle effektmål, og klargjøring av mål og delmål ved prosjektet
- Bidrar til avgrensninger
Hva er interessentanalyse (IA) ?
- Identifisering av prosjektets interessenter og deres interesseområder
- Vurdering av deres potensielle bidrag
- Strategier for å håndtere og følge opp interessentene
Hva er prosjektmandat (PM) ?
- Avtale som gir grunnlag for styring
- Regulerer ansvarsfordeling, prosjektets rammer og målsettinger
Hva er hensikten med å planlegge?
- Forståelse - felles forståelse for hva vi skal gjøre
- Oversikt - for å få oversikt slik at vi ser hvilken retning arbeidet går
- Gir grunnlag for ressursdisponering
- Gir grunnlag for arbeidsfordeling
- Gir grunnlag for oppfølging
Nevn fallgruver i planleggingen
- Man begynner med detaljene og glemmer å begynne med det grunnleggende
- Planlegger for kort eller for lang tid frem
- Feil bruk eller for lite bruk av planleggingsverktøy - er viktig slik at alle ser det samme
- Overoptimisme - man er for positiv og kanskje glemmer å se realiteten og det negative
Nevn planleggingsprinsipper (4)
- Motiverende - arbeidet skal være motiverende
- Nivåinndelt
- Grunnlag for målstyring
- Forpliktende
