Prosjektplanlegging - overordnet og detaljert Flashcards
Nevn prosjekttypene (3)
- Konkrete
- Ad-hoc
- Åpne
Kjennetegn ved et konkret prosjekt?
- Prosjektleder på heltid
- Synlige medarbeidere på heltid- med tydelige roller, spesielle kunnskaper og formelt hierarki
- Prosjektgrupper og virksomheten har stor erfaring med prosjektarbeidsformen
- Det foreligger gode systemer for estimering, planlegging og oppfølging
EKSEMPLER:
- Logistikk, flytting av prod.utstyr, systemutvikling, organisasjon av utstillinger, teater- og filmproduksjoner, nye produkter
Kjennetegn ved et Ad-hoc prosjekt?
- Midlertidige og kortvarige.
- Ofte prosjektleder på deltid.
- Deltidsmedarbeidere har ofte andre oppgaver som krever deres oppmerksomhet og tid.
- Relasjoner og roller er ofte uklare.
- Det er ikke entydige metoder eller rutiner for oppfølging.
EKSEMPLER :
- Nye salgsrutiner i en avdeling, ny markedsstrategi, undersøke virksomhetens kundeservice
Forklar en matriseorganisasjon
- Egnet til å gjennomføre tverrfaglige oppgaver
- Involverer flere administrativt adskilte avdelinger og etablerer en koordinerende funksjon
- Prosjektpersonell har sine faste stillinger i basis og arbeider deltid på prosjektet
Forklar fordeler og ulemper ved en matriseorganisasjon
FORDELER:
- Man kan utnytte personell fleksibelt
- Problemer belyses fra flere synsvinkler
- Man beholder sin jobb og karriere i linjen
ULEMPER:
- Flere ledere med en kompleks(sammensatt) struktur
- Kan oppstå konflikter
- Tverrfaglig samarbeid kan skape usikkerhet knyttet til roller og forventninger
- Ressursfordeling
Forklar Egoless strukturen
- Beslutninger tas gjennom allmenn enighet (alle må være enige)
- Temaets medlemmer gjennomfører oppgaver i felleskap
- Strukturen oppmuntrer til et nært og gjensidig samarbeid og god kommunikasjonsutvikling
- Resultatene er et produkt hvor man ikke kan se hvem som har gjort hva
- Arb.form som passer bra i situasjoner hvor kreativiteter og idéer er viktig, eks brainstorming
Forklar fordeler og ulemper ved egoless strukturen
FORDELER:
- Unngår at enkelte kjører egoløp på bekostning av et velintegrert produkt
- Stekt engasjement
- Forutsetter sterk interaksjon og kommunikasjon
ULEMPER:
- Friksjonsproblemer kan oppstå, spesielt når medlemmene har ulik bakgrunn
Nevn fordeler ved prosjektarbeidsformen
- Stor fleksibilitet
- Fokuserer på oppgave framfor funksjon
- Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser
- Samarbeidsmuligheter
- Skaper nye ledere
- Håndtering av spesialoppdrag, prosjektorg. tilpasses oppgaven og basis trenger ikke endres
Nevn ulemper ved prosjektarbeidsformen
- Rolleusikkerhet og lojalitetsproblemer hos medarbeiderne. Prosjektformen fører til et tøffere klima på arbeidsplassene, spesielt i matrisesituasjoner der medarbeiderne trekkes i forskjellige retninger av flere sjefer.
- Bemanning - forholdet til linjen, ressursprioritering
- Hvem skal delta i prosjektet? Skapes et kunstig skille mellom de som jobber i prosjektet og de som står utenfor.
- Høyt tempo - gjør det vanskelig for mennesker å yte fult ut
- Økt stress og fare for overbelastning og utbrenthet
Forklar prosjektleder i “åpent prosjekt”
Kreativ Løsningsorientert Delegerende Strukturert Motivert Inkluderende Operativ - følger med og følger opp
Forklar prosjektleders kompass
Et verktøy prosjektledere kan benytte seg av for å sikre progresjon i prosjektet.
ELEMENTER:
- Se oppover - lede din sponsor
- Se bakover - måle prestasjoner
- Se innover - lede din kunde
- Se fremover - Planlegge prosjektarbeidet
- Se nedover - lede prosjektgruppen
Forklar betydningen av “mål” i et prosjekt
- Hva som skal oppnås, og når resultatene skal vise seg
- Skal være en følge av den gjeldene forretningsidéen og representere en ytterligere konkretisering i forhold til denne
- Settes klart definert mål innenfor aktivitetsområder som vektlegges i utforming av forretningsidéen
Hva skal man styre et prosjekt etter?
Det som er viktig for “mitt” prosjekt
Eks: kvalitet, tid, kostnader
Nevn vanlige feil i målformuleringsarbeidet
- Setter i gang arbeidet før målene et klarlagt
- Prosjektet er for dårlig avgrenset
- For høyt ambinasjonsnivå
- Overser betydning av aksept hos deltagerne
- For liten kontakt med parter som berøres av prosjektet
Forklar POSt- prosjektstyringsverktøyet
Verktøy brukt for å kunne starte planlegging og gjennomføring av prosjektet gjennom nødvendige avklaringer
- Formålsstruktur (FS)
- Gevinstrealiseringsplan (GRP)
- Interessentanalyse (IA)
- Prosjektmandat (PM)
Hva er gevinstraliseringsplan (GRP) ?
- Beskrivelse av forventede gevinster
- Identifisering av tiltak
- Organisering og ansvarsklargjøring som kreves
- Henger tett sammen med formålsstruktur
Hva er formålsstruktur (FS) ?
- Tydeliggjøring av hva prosjektet skal bidra til
- Systematisering av potensielle effektmål, og klargjøring av mål og delmål ved prosjektet
- Bidrar til avgrensninger
Hva er interessentanalyse (IA) ?
- Identifisering av prosjektets interessenter og deres interesseområder
- Vurdering av deres potensielle bidrag
- Strategier for å håndtere og følge opp interessentene
Hva er prosjektmandat (PM) ?
- Avtale som gir grunnlag for styring
- Regulerer ansvarsfordeling, prosjektets rammer og målsettinger
Hva er hensikten med å planlegge?
- Forståelse - felles forståelse for hva vi skal gjøre
- Oversikt - for å få oversikt slik at vi ser hvilken retning arbeidet går
- Gir grunnlag for ressursdisponering
- Gir grunnlag for arbeidsfordeling
- Gir grunnlag for oppfølging
Nevn fallgruver i planleggingen
- Man begynner med detaljene og glemmer å begynne med det grunnleggende
- Planlegger for kort eller for lang tid frem
- Feil bruk eller for lite bruk av planleggingsverktøy - er viktig slik at alle ser det samme
- Overoptimisme - man er for positiv og kanskje glemmer å se realiteten og det negative
Nevn planleggingsprinsipper (4)
- Motiverende - arbeidet skal være motiverende
- Nivåinndelt
- Grunnlag for målstyring
- Forpliktende
Hva er en milepæl?
“En løsningsnøyral tilstandsbeskrivelse uten utstrekning i tid”
- Er delmål i planen vår
Nevn krav til milepæler (6)
- Tilstandsbeskrivelse - må beskrive en tilstand på noe
- Løsningsnøytral
- Kontrollbar - må vite om du har gjort det eller ikke
- Viktige beslutningspunkt/styringspunkt - delmålene
- Ikke for mange - skal være et fornuftig antall milepæler
- Ikke for lang tid mellom hver, ikke mer enn 3 mnd mellom hver
Hvilket ord bør du beskrive en milepæl med?
Når det og det er gjort….
Nevn tre typer prosjektkategorier
- Digitaliseringsprosjekter - høy grad av kompleksitet og risiko enn andre typer prosjekter
- Anskaffelse- og innføringsprosjekter
- Infrastrukturrprosjekter - bedrifter skal bygge opp en teknologisk plattform
Forklar skillet mellom usikkerhet og risiko
USIKKERHET - er den statiske varians som ligger i alle estimater og planer. I planene legges det inn “slakk” for å demme opp for usikkerhet
RISIKO - er den økonomiske konsekvensen av uheldig (uønskede hendelser).
Hva er formålet med å sette opp “slakk” i planene i et prosjekt?
For å demme opp for usikkerhet
Nevn årsaker til at er prosjekt overskrider tiden (6)
- Utvidelser av scope
- Data/masterdata problemer
- Uventede tekniske problemer
- Uventede organisasjonelle problemer
- Urealistisk plan
- Prioritetskonflikter
Nevn årsaker til at prosjekt overskrider kostnader (6)
- Uventede tekniske eller organisasjonelle problemer
- Nye krav
- Utvidelse av scope
- For lite bemanning
- Beregnet for lite konsulentforbruk
- Urealistisk budsjett
Hva er planlegging?
- Å definere veier til målet
- Å sette kursen: hvor skal vi, hvordan skal vi komme dit?
- Utvikling og vedlikehold av prosjektplanen
Hva er prosjektplanen?
Et formelt, godkjent dokument som skal veilede både prosjektutførelse og prosjektoppfølging
Hva er hensikten med å planlegge?
- For å få bedre innsikt i oppgavene som skal gjøres
- Underlaget for å styr mot satte mål
- Arbeidsoppgaver og ressurser kan samordnes, koordineres og avtales - som gjør arbeidet mer effektivt
- Sikre best mulig ressursutnyttelse
Nevn noen praktiske råd til planlegging
- Sette av tid og ressurser til planlegging
- Kan ikke regne med mer enn 70-75% av en persons tilgjengelige tid
- Kontroller at medarbeiderne vurdere sin personlige belastning som realistisk
- Inkluder de som skal gjøre jobben med i planleggingen
- Tids- og ressursplanleggingen er gjensidig avhengig av hverandre
Hva er en overordnet plan?
En milepælsplan, skal definere formål og mål
Hva er en detaljplan?
En aktivitetsplan, skal være en overordnet plan
Forklar hva er milepælplan er
- Overordnet plan med logiske sammenhenger mellom milepælene
- Kommuniserbar plan
- M2 kan ikke oppnås før tilstand M1 er oppnådd osv
Hva er resultatløp?
Er en serie av milepæler som er nært knyttet til hverandre. Er et faglig fokusområde. Pga prosjektarbeid ofte er flerdimensjonalt og blir derfor delt opp i ulike resultatløp
Hva består et resultatløp av?
Består av milepæler som alle bidrar til å nå som gjør at prosjektet når er bestemt resultat
Hva er nullaktivitet?
En hjelpeaktivitet som anvendes i planen for å sikre nettverkslogikk. En nullaktivitet har ingen varighet og heller ikke noe ressursforbruk. Kalles også “dummy”
Hva er parallelle aktiviteter?
Aktiviteter som kan gjennomføres samtidig i prosjektet hvis det er ønskelig
Hva er en sti?
En sekvens av sammenknyttede og avhengige aktiviter. Ordet “vei” eller “linje” blir også brukt for å forklare det samme
Hva er kritisk sti?
Er en betegnelse på den stien som tar lengst tid gjennom nettverket. Blir en aktivitet på kritisk sti forsinket, blir prosjektet som helhet forsinket med samme tid. Også kalt (kristisk linje, vei)
Hva er en aktivitet?
Representerer en samling arbeidsoppgaver som krever tid og ressurser for å bli utført
Hva er en kristisk aktivitet?
En aktivitet med null flyt
Hva er flyt (slakk)?
Hvor mye en gruppe aktiviteter på en linje eller sti til sammen kan utsettes uten at det påvirker prosjektets ferdige tidspunkt
Hva er et AON-nettverk?
“Activity on node”.
- Aktivitets orientert nettverk
- Knutpunktene representerer aktiviteter
- Linjene angir rekkefølgerelasjoner mellom aktivitetene
Node i AON-nettverk Hva er: ES= EF= LS= LF= FL= t=
ES= Tidligste start (earliest start) EF= Tidligste slutt (ealiest finish) LS= Seneste start (latest start) LF= Seneste slutt (latest finish) t= varighet for aktivitet
Hvordan beregner man EF?
EF= ES + t
Hvordan beregner man LS?
LS= LF + t
Hvordan beregner man FL?
LS= LS - ES eller LF - EF
Hva er et GANTT-diagram?
Det mest benyttede grafiske verktøyet innen planlegging. Består av horisontal strek/bar angir aktivitetens varighet (inkl. start og slutt)
Forklar metoden for Gantt-oppstilling (0-4)
- Tegn AON-nettverket
- Finn kristisk sti
- Beskriv krisitsk verdi Gantt-diagrammet
- Legg på øvrige aktiviteter med tidligste start
- Beskriv aktivitet med senest slutt
Hva er fordeler og ulemper med top-down estimering?
Fordel - enkel, billig, gir eier full kontroll, tar mindre tid
Ulempe - mindre nøyaktiv, vanskelig å selge inn
Hva er fordeler og ulemper med bottom-up estimering?
Fordel - mer nøyaktiv, skaper eierskap og forpliktelse blant de som har deltatt i estimeringen
Ulempe - krever en detaljert WBS(prosjektnedbrytingsstruktur)
