Organisering Flashcards
Hvorfor er organisering viktig i prosjektarbeid?
Fordi tvil og feil oppstår ved uklar fordeling. God organisering bedrer muligheter for å nå resultat og effektmål. Organisering påvirkes av bedriftskultur og prosjeklederens forsikring
Hva er formålet med å organisere?
For å fordele ansvar og myndighet/autoritet
Hvorfor er rutiner viktig i prosjektarbeid?
Fordi rutiner gir tryggehet og dette er en nøkkel i prosjektledelse. Prosjektleder er nødt til å gi retning til de ansatte
Hvilke krav er det til en organisasjonsstruktur? (7)
Klarhet - medarbeidere og alle i prosjektet må vite hvor de kan hente hjelp. Fordelingen av ansvar og myndighet må være kjent for alle
Intern økonomi - Minst mulig energi bør gå med til å kontrollere og overvåke menneskene i organisasjonen
Resultater heller enn anstrengelser - org.struktur må lede visjoner og interesse mot det som gir resultater for bedriften totalt sett
Forståelse for egen oppgave og for helheten
Beslutningevne - org.strukturen må fremme en beslutningsprosess som sørger for at man beslutter de rette tingen, beslutninger blir tatt på lavest mulig nivå pg at beslutninger fører til handling og gjennomføring
Stabilitet og tilpasningsevne - org.strukturen må gi stabilitet og trygghet samtidig som den er fleksibel og tilpasningsdyktig
Selvfornyelse - viktig for prosjekter som går over lengre tid og kan dra nytte av endring underveis
Hvorfor er det viktig med situasjonsbestemt organisering?
Fordi ingen organisasjonsformer er effektive under alle betingelser og heller ikke like effektive
Nevnt styrker ved prosjektorganisering
- Gir fleksibilitet og mulighet til tilpasningsevne
- Deltakere kan lett identifisere seg med den totale oppgaven for prosjektet som styrker motivasjon og innsatsvilje
- Gir deltakerne frihet til å bruke sin kreativitet til å klekke ut nye idéer og nye metoder å uføre arbeidet på
- Ressurser kan utnyttes uhindret av byråkratiske grenser
Nevn svakheter ved prosjektorganisering
- Den interne effekten kan lett bli dårlig, pga ikke fast rutiner
- Trengs kontinuerlig oppmerksomhet mot relasjoner mellom folk, fordeling av folk på oppgaver, forklaring og kommunikasjon i det hele tatt
- Den store frihet som prosjektorganisering forutsetter, stille store krav til deltakernes selvdisiplin og ansvarsfølelse
- Størrelse på prosjektgruppen er begrensende. Prosjektorganisering fungere best når prosjektgruppen er liten
Nevn tre hovedtyper av prosjekter
- Konkrete prosjekter
- Ad-hoc prosjekter
- Åpne prosjekter
Fortell om kjennetegn, fordeler og ulemper ved konkrete prosjekter
Kjennetegn:
- Prosjektleder på heltid
- Synlige medarbeidere på heltid - tydelige roller, spesielle kunnskaper og formelt hierarki
- Klient/kunde og sponsor er navngitt og aktiv
- Ressurser tildeles, formell beslutningsprosedyre
- Prosjektgruppen og virksomheten vet hva som forventes av dem
- Godt etablerte systemer for kalkulering, planlegging og kontroll
Fordeler:
- Høy grad av relevant erfaring innen det aktuelle området
Ulemper:
- Avstand, motsetninger, systemdominans, nærsynthet
Fortell om kjennetegn, fordeler og ulemper ved ad-hoc prosjekter
Kjennetegn:
- Ofte prosjektleder på deltid
- Deltidsmedarbeidere med andre oppgaver som krever tid og oppmerksomhet
- Uklare roller og relasjoner
- Tverrfunksjonelt arbeid
- Uklare roller for klienter/kunder og sponsorer - hve de vil, viser seg etter hvert
- Ukjente metoder for oppfølging og planlegging
- Kvalifiserte gjetninger om ressursbehov
Fordeler:
- Fleksibelt
- Kontroller
Ulemper:
- Prioritetskonflikter
- Udefinerte mål
- Kulturell motstand
Fortell om kjennetegn, fordeler og ulemper ved åpne prosjekter
Kjennetegn:
- Ingen formell prosjektleder, de mest interesserte stiller seg i spissen
- Gruppen danner seg selv, tiltrukket av ideen eller muligheten
- Selvorganisert aktivitet og oppfølging
- Enkel eksperiment testes ut til noe fungerer
Fordeler:
- Motivasjon
- Kreativitet
- Lav risiko
Ulemper:
- Langsomme prosjekter
- Svak støtte
Nevn alle roller og funksjoner i et prosjekt (9)
- Styringsgruppe - byråkratiserende gruppe
- Prosjektleder
- Prosjektmedarbeider
- Prosjektgruppe
- Prosjektkoordinator - en som koordinerer mellom prosjekter og trenger å koordinere prosjektene
- Referansegruppe/ rådgivende gruppe - benyttes leid inn for å hjelpe, for å gi faglig innspill til stryingsgruppe, prosjektgruppen, besvarer spørsmål og er faglig ikke politisk
- Linjeleder
- Toppledelse
- Oppdragsgiver
- Interessenter - viktig å ta hensyn til og plassere, som oftest innenfor styringsgruppen, prosjektgruppen og referansegruppen. Det er lurest å plassere de i referansegruppen hvor de ikke har myndighet. Det er leverandører, kunder osv.
Hvordan få autoritet i et prosjekt?
Prosjektlederen må organisere prosjektet slik at det får nødvendig autoritet. Den formelle autoriteten tildeles av toppledelsen og styringsgruppen. Ved å gi belønning til medarbeidere både økonomisk (ekstern) og ikke økonomisk (intern) kan dette gi autoritet.
Hva er styringsgruppens oppgaver?
- Ivareta prosjektets strategiske formål, sette prosjektmålet inn i en større sammenheng.
- Godkjenne plan og sørge for mandat
- Sørge for fristilling av prosjektgruppens medlemmer
- Godkjenne rapporteringstrutiner
- Godkjenne større endringer i org eller bemanning
- Godkjenne økonomiske endringer i prosjektet
Hva er referansegruppens oppgaver?
- Gi råd og veiledning i faglige spørsmål som gjelder planlegging, utførelse og resultatvurdering
- Gi informasjon om viktige forhold utenfor prosjektet som kan ha betydning for gjennomføringen
- Komme med oppfatninger og meninger til prosjektlederen, styringsgruppen og medarbeidere
