Projektmanagement Flashcards
Was sind Beispiele für Projekte?
(Die Beispiele sind erfolgreiche Projekte)
• Einführen des Projektmanagements bei der Kreisverwaltung des Kreises …
• 850-Jahr-Feier der Gemeinde / der Stadt…
• Organisationsveränderung des Amtes ….
• Neubau einer KiTa
• Einführen der E-Akte
• Digitalisierung
• Schulneubau
• Tag der offenen Tür im Ministerium
• Umzug eines Flughafens
….
Was sind Beispiele für private Projekte?
Umzug
• Wohnungssuche
• Transportmittel
• Helfer organisieren
• Karton, …
Hochzeitsfeier
• Ort der Feier auswählen
• Einladungskarten verschicken • Ablauf planen
• Menüfolge
• Musik, Tanz, …
Was ist ein Projekt?
(Nach DIN 69 901) versteht man unter Projekten „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“,
wie z.B.
• Zielvorgabe,
• zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben,
• projektspezifische Organisation“
Was sind wesentliche Kriterien eines Projektes?
1) Einmaligkeit (keine dauerhafte oder ständig wiederkehrende Aufgabe)
2) Sachliche und zeitliche Begrenzung (klar definierbarer Auftrag, Anfangs- und
Endtermin)
3) Komplexität und Neuartigkeit (kein / kaum Rückgriff auf vorhandene Ablaufmuster möglich)
4) Mehrere hierarchieübergreifende Zuständigkeiten, die für das Vorhaben eine intensive Zusammenarbeit erfordern
5) Zusätzliche Merkmale, die für die Durchführung als Projekt sprechen:
a) es ist hauptamtliches Personal aus mehreren Organisationseinheiten für das gemeinsame
Arbeiten erforderlich und
b) das Vorhaben ist innovativ und risikobehaftet.
Was ist der Unterschied einer Regeltätigkeit und einem Vorhaben?
Regeltätigkeit (Linie): Daueraufgabe
• Prozesse ohne Einmaligkeitscharakter
• ohne definierbaren Endtermin
Vorhaben: (nicht automatisch ein Projekt, man kann aber prüfen, ob das Vorhaben zu einem werden soll)
• Prozesse mit Einmaligkeitscharakter
• Eindeutig definierte Ziele
• Terminlich und kostenmäßig abgegrenzt
Worin unterscheidet sich ein Vorhaben von einem Projekt?
Vorhaben in der Linie
• Entscheidung durch Linienvorgesetzten
• Können in der „Linie“ realisiert werden
• Keine eigene Organisationsform
Projekte
• Können durch die „Linie“ nicht erfüllt werden
• Verlangen die Mitwirkung von mehreren Organisationseinheiten
Was sind die Unterschiede zwischen einem Projekt und einer Regeltätigkeit in der Linie?
Merkmal Zeitliche Begrenzung
Projekt: Aufgabe endet zu definiertem Zeitpunkt
Regeltätigkeit/ Linienaufgabe: Kontinuierliche Funktion, die erst endet, wenn Produktwechsel ansteht
Merkmal Einmaligkeit und Neuartigkeit
Projekt: Jedes Projektprodukt ist ein Unikat
Linienaufgabe: Produkte und Dienstleistungen werden immer wieder in der gleichen Form und Ausführung erbracht
Merkmal Komplexität
Projekt: Jeder Arbeitsprozess im Projekt muss neu erfasst, geplant und gestaltet werden
Linienaufgabe: Ziel: Standardisierung und Vereinfachung wiederholbarer Prozesse
Merkmal Zielorientierung
Projekt: Zieldefinition eher als kontinuierlicher Prozess
Linienaufgabe: Eher klar vereinbarte Ziele in definiertem Zeitraum
Merkmal Aufgabenbezogenes Budget
Projekt: Budget bezieht sich auf Aufgabe
Linienaufgabe: Budget bezieht sich i. d. R. auf Funktionsbereich
Merkmal Rechtlich-organisatorische Zuordnung
Projekt: Vorübergehende Organisationsform, die bei jedem Projekt eingerichtet wird
Linienaufgabe: Dauerhafte Organisation
Merkmal Interdisziplinarität
Projekt: Synergien durch unterschiedliche Disziplinen
Linienaufgabe: Fachleute aus einer Disziplin übernehmen eine Funktion (z. B. Kaufleute)
Woraus setzt sich der Begriff Projektmanagement zusammen und was bedeutet das?
Projekt + Management
Das Projektmanagement befasst sich mit der Planung, Organisation und Verwaltung von Aufgaben und Ressourcen, um das/die Projektziel(e) unter Beachtung von zeitlichen, finanziellen, personellen und sonstigen Begrenzungen zu erreichen.
Was sind die 4 zentralen Managementfunktionen?
Planen
Organisieren
Entscheiden
Kontrollieren
Wozu dient das Projektmanagement?
• Projektmanagement ist eine ganzheitliche Methodik zur Erreichung des Projektziels.
Es dient u.a. zur
• Reduktion von Risiken
• Förderung professioneller Projekt- und
Teamarbeit
• Zielorientierung
• Verbesserung des Informationsflusses und – austausches
• Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
• Kontrolle des Projektfortschritts
Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass eine Entwicklungsaufgabe erfolgreich bewältigt wird
Welche Phasen des Projektmanagements gibt es? Was bedeuten diese Phasen?
Initialisierung –> Definition –> Planung –> Steuerung –> Abschluss
Das Projekt hat immer eine kürzere Lebensszeit als das System
Vorbereitung findet in der Initialisierung statt, Projektstart am Ende der Definition, Projektabschluss am Ende des Abschlusses.
Das Projektmanagement ist genau innerhalb dieser Phasen
–> siehe S. 15 im Skript
Initialisierung: Brauchen wir ein Projekt, kann es die Linie machen?
Definitionsphase: einzelne Arbeitsschritte definieren
Planung: im Detail planen, Zeitrahmen überprüfen, Risikoanalyse
Abschluss: bei einem Kita-Bau ist das zum Beispiel die Eröffnungsfeier
Was gehört zu den einzelnen Phasen des Projektmanagement?
- Initialisierung: „Vorbereitung“
Projektidee, Zuständigkeiten klären, Ziele skizzieren
Hier: Stakeholderanalyse - Definition (Grobplanung):
Projektteam bilden, Ziele definieren, Projekt grob strukturieren, Meilensteine festlegen, Aufwand schätzen, Projektumfeld analysieren, Machbarkeit bewerten - Planung (Feinplanung):
Projektstrukturplan erstellen, Ablauf- und Zeitplan erstellen, Personalressourcen planen, Kosten- und Finanzplan erstellen, Wirtschaftlichkeit prüfen, Risikoanalyse durchführen, Qualitätssicherung planen, vergaberechtliche Bedingungen klären, Projekthandbuch erstellen
Ergebnis: Projektplanung, Projekthandbuch
Führungsentscheidung: Freigabe Phase 4 (präzisierter Projektauftrag) - Steuerung: „Durchführung“
Diese Phase ist je nach den Besonderheiten des Projektes zu untergliedern –> insbesondere wenn Zwischenergebnisse wie Meilensteine abgenommen werden
Projektcontrolling, Berichtswesen steuern, Dokumentation pflegen - Abschluss:
Abschlussbericht (inkl. Erfolgskontrolle) erstellen, Abschlusssitzung durchführen, Ressourcen rückführen und Projektorganisation auflösen
Was bedeutet das magische Dreieck im Projektmanagement?
Drei Ecken (S, K, Z)
- Sachziel
- Kostenziel
- Zeitziel
Diese drei Ziele stehten im Zusammenhang. Verändert man ein Ziel, hat es evtl. Konsequenzen auf ein anderes Ziel
–> Bei allen Entscheidungen im Projektmanagement sind immer alle drei Ziele zu berücksichtigen
das heißt:
* Projektplanung und Überwachung immer für alle drei Ziele
* keine Veränderung des Sachziels ohne Überprüfung und Anpassung des Zeit- und Kostenziels
* keine Veränderungen beim Zeitziel ohne Überprüfung und Anpassung vom
Sach- und Kostenziel usw..
S. 22
Was sind die Ziele der Projektumfeldanalyse?
Projektumfeldanalyse = Stakeholderanalyse
- Erkennung und Erfassung aller Randbedingungen und Einflussfaktoren für das Projekt
- Erfassung aller Interessensgruppen am Projekt (Stakeholder) und der Art ihrer Interessen
- Früherkennung von Projektrisiken
- Erkennung von Chancen und Potenzialen
- Aufzeigen von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung der Stakeholder
- Dokumentation dieser Erkenntnisse für die Projektplanung
Aus welchen Phasen besteht die Stakeholderanalyse?
- Identifikation / Erfassung der Stakeholder
- Analyse / Bewertung / Priorisierung
- Entwicklung von Empfehlungen für das Projekt
- Laufende Beobachtung der veränderlichen Randbedingungen
Wie wird die Stakeholderanalyse durchgeführt?
Siehe Folie 26, 27
Tabellarisch oder per Einordnung nach A, B, C farblich markiert
Was bedeutet SMART?
Anforderungen an Ziele
spezifisch: Die Ziele treffen auf den jeweiigen Sachbereich zu, sie sind unmissverständlich und eindeutig, aber auch vereinbar mit anderen Zielen
messbar: Die Ziele sind so formuliert, dass von vornehinein bekannt ist, anhand welcher Kriterien die Zielerreichung beurteilt wird (Operationalisierung)
Anspruchsvoll: Die Zielerreichung erfordert eine gewisse Anstrengung beziehungsweise ist herausfordernd
Realistisch: Die Ziele können im Rahmen des Projektes aktiv beeinflusst werden und liegen nicht außerhalb des Kompetenzbereiches des Projektes
Terminiert: Die Ziele sind zumindest durch einen Endtermin, ggf. auch durch Zwischentermine/Meilensteine beschrieben
Für welche Art von Projekten sind die einzelnen Aufbauorganisationen sinnvoll?
- Reine Projektorganisation
Geeignet für große Projekte
(umfangreich, komplex und langfristig) - Matrix-Projektorganisation
Geeignet für mittlere Projekte - Stabs- oder Einfluss- Projektorganisation
Geeignet für kleinere Projekte
(mit geringer Komplexität und geringem Risiko)
Reine Projektorganisation - was sind die wesentlichen Punkte sowie Vor- und Nachteile?
Die Projekte ergänzen die Linienorganisation
- als eigenständige, temporäre Organisationseinheiten -
Projektleitung hat fachliche und disziplinäre Leitung des Projektteams
Projektmitarbeiter/innen sind von ihren Linienarbeiten entbunden und
arbeiten ausschließlich für das Projekt
Vorteile:
Verantwortung ist eindeutig geregelt
Starke Identifikation der Mitarbeiter/innen mit dem Projekt
Hohe Motivation
Nachteile:
Schwierige Akquirierung der Projektmitarbeiter/innen
Wiedereingliederung der Mitarbeiter/innen am Ende des Projektes problematisch
Matrix-Projektorganisation - was sind die wesentlichen Punkte sowie Vor- und Nachteile?
Mischform von reiner Projektorganisation und Einflussorganisation
Projektleitung ist für die Dauer des Projekte aus der Linie herausgelöst
Projektmitarbeiter/innen arbeiten für das Projekt und die Linie
Vorteile:
Projektverantwortung durch Projektleitung
Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter/innen
Flexibler Personaleinsatz
Nachteile:
Mitarbeiter/innen sind „Diener
2er Herren“
Konfliktpotential „Linie/Projekt“
Hoher Koordinationsaufwand
Stabs- oder Einluss-Projektorganisation - was sind die wesentlichen Punkte sowie Vor- und Nachteile?
Projektmanagement durch Koordination
Projektleitung in Stabsfunktion ergänzt die (unveränderte) Linienorganisation - ohne Entscheidungs- und Weisungsbefugnis -
Projektleitung hat nur koordinierende und beratende Funktion
Vorteile:
Geringe organisatorische Veränderungen
Hohe personelle Flexibilität
Kommunikation mit Fachabteilung bleibt erhalten
Nachteile:
Keine klare Verantwortlichkeit
Fehlende Autorität der Projektleitung
Hohes Konfliktpotential
Fehlender Teamgeist
Was ist eine Lenkungsgruppe?
Lenkungsgruppe:
- Vertretung des Projektgebers (Geschäftsführung)
- Personalvertretung
- Vertretung der vom Projekt betroffenen Organisationsteile
- Projektleitung
- trifft Entscheidungen, soweit diese
die Kompetenzen der PL-übersteigen - vermittelt und entscheidet bei
Unstimmigkeiten - berät u. unterstützt die PL
- Einhaltung von Zielvorgaben
Was sind Anforderungen an die Projektleitung?
- Fundierte Kenntnisse über Vorgehensweise, Methoden und
Werkzeuge des Projektmanagements - Beherrschung von Projektmanagement-Werkzeugen
- Projekterfahrung
- Kenntnisse über die einzuhaltenden Vorschriften
(Richtlinien, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen) - allgemeine Kenntnisse über die projektspezifischen Inhalte
- Akzeptanz in der Projektarbeitsgruppe
- Fähigkeit zur Führung und Motivation
- Fähigkeit zu Organisation und Delegation
- Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation
- Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Ideen
- Fähigkeit, eigene Kritik zu artikulieren
- Offenheit und weitgehende Unterdrückung egozentrischen Verhaltens
- Kenntnisse über Konfliktmanagement
Was sind Anforderungen an die Mitglieder der
Projektgruppe?
- fachliche Kenntnis über die Sachaufgabe
- Kenntnisse über Vorgehensweise, Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements
- Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Teamarbeit
- Durchsetzungsvermögen und Akzeptanz in der Projektgruppe
- Organisatorische Kompetenz
- Fähigkeit zu objektiver und konstruktiver Beurteilung
Was sind häufige Mängel von Projekten?
- unklarer Projektauftrag – unklare Ziele
- ungeeignete Projektleitung
- unzweckmäßige Projektorganisation
- unzureichende Projektplanung
- zu geringe Unterstützung durch die Führung
- unzureichendes Projektcontrolling
- unzureichend erfasste Rahmenbedingungen
- geringe Produktivität
- schlecht definierte Projektaufgaben
- heterogene Prioritäten und Interessen der Projektbeteiligten
- unzureichendes Projektmarketing
Welche Methoden/Vorgehensweisen gibt es beim Projektstrukturplan?
- Bottom-Up:
Aufgaben mittels Brainstorming sammeln und zu Oberbegriffen clustern - Top-Down
Die einzelnen Elemente werden ausgehend von der Projektzielhierarchie schrittweise zerlegt
—> Projekterfahrung sollte vorhanden sein
—> Vorgehensweise empfiehlt sich bei Standardprojekten
Was ist der Unterschied eines objektorientiertem und funktionsorientiertem Projektstrukturplan?
Objektorientiert:
Projekt wird in mehrere Teilprojekte unterteilt
Bsp:
Auto
—> Konstruktion —> Einzelfunktionen
—> Fertigung —> Vorbereitungsarbeiten, Prototypbau —> Montage, Fertigung
—> Marketing —> Einzelfunktion
Funktionsorientiert:
Unter dem Projekt stehen die verschiedenen Organisationen, die an dem Projekt beteiligt sind. Jeder Funktion sind werden die entsprechenden Arbeitspakete zugeordnet
Bsp:
Auto
—> Karosserie —> Einzelobjekt
—> Fahrwerk —> Rahmen, Radaufhängung —> Federung, Stabilisator
—> Antrieb —> Bremsen, Einzelobjekt
Was sind Arbeitspakete?
= kleinste Einheiten des Projektstrukturplans
Was ist wichtig zu den Arbeitspaketen zu wissen?
- Umfang kann sehr unterschiedlich sein:
—> Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson
—> Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von
einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen
—> Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma
Kriterien für Arbeitspakete:
- Eindeutige Verantwortlichkeit
- Konkretes Ergebnis
- Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)
- Keine Überschneidung mit anderen Paketen
- Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten
Paketen
- Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung zu
erstellen.
Stellen Sie anhand eines Beispiels dar, was unter dem kritischen Pfad zu verstehen ist
Der kritische Pfad ist bedeutsam im Zusammenhang mit der Terminplanung und dem späteren Controlling. Als kritischer Fahrt wird der kürzeste Weg vom Anfang bis zum Ende eines Projektes bezeichnet. Auf diesem Weg befinden sich nur zu erledigende Aufgaben ohne Pufferzeiten (kritische Aufgaben).
Gleichzeitig die längste Kette von zusammenhängenden Aktivitäten vom Beginn des Projekts bis zum Ende?
Beispiel: bau eines neuen Bürogebäude. Darunter würden in verschiedene Aufgaben fallen, beispielsweise eins. Planung und Genehmigung (vier Wochen), Grundstückserwerb (sechs Wochen), Baugenehmigung (acht Wochen)… Am Ende Endabnahme und Genehmigung (zwei Wochen). Der kritische Fahrt würde das alles zusammen in Anspruch nehmen. Wenn es also Verzögerungen in einer Aufgabe gibt, wird sich die Fertigstellung des gesamten Projektes verzögern., Da keine Pufferzeiten
Er ist wichtig, um Entscheidungsspiel Räume richtig zu nutzen und die Prioritäten im Projekt richtig setzen zu können.
