Projektmanagement Flashcards
Was sind Beispiele für Projekte?
(Die Beispiele sind erfolgreiche Projekte)
• Einführen des Projektmanagements bei der Kreisverwaltung des Kreises …
• 850-Jahr-Feier der Gemeinde / der Stadt…
• Organisationsveränderung des Amtes ….
• Neubau einer KiTa
• Einführen der E-Akte
• Digitalisierung
• Schulneubau
• Tag der offenen Tür im Ministerium
• Umzug eines Flughafens
….
Was sind Beispiele für private Projekte?
Umzug
• Wohnungssuche
• Transportmittel
• Helfer organisieren
• Karton, …
Hochzeitsfeier
• Ort der Feier auswählen
• Einladungskarten verschicken • Ablauf planen
• Menüfolge
• Musik, Tanz, …
Was ist ein Projekt?
(Nach DIN 69 901) versteht man unter Projekten „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“,
wie z.B.
• Zielvorgabe,
• zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben,
• projektspezifische Organisation“
Was sind wesentliche Kriterien eines Projektes?
1) Einmaligkeit (keine dauerhafte oder ständig wiederkehrende Aufgabe)
2) Sachliche und zeitliche Begrenzung (klar definierbarer Auftrag, Anfangs- und
Endtermin)
3) Komplexität und Neuartigkeit (kein / kaum Rückgriff auf vorhandene Ablaufmuster möglich)
4) Mehrere hierarchieübergreifende Zuständigkeiten, die für das Vorhaben eine intensive Zusammenarbeit erfordern
5) Zusätzliche Merkmale, die für die Durchführung als Projekt sprechen:
a) es ist hauptamtliches Personal aus mehreren Organisationseinheiten für das gemeinsame
Arbeiten erforderlich und
b) das Vorhaben ist innovativ und risikobehaftet.
Was ist der Unterschied einer Regeltätigkeit und einem Vorhaben?
Regeltätigkeit (Linie): Daueraufgabe
• Prozesse ohne Einmaligkeitscharakter
• ohne definierbaren Endtermin
Vorhaben: (nicht automatisch ein Projekt, man kann aber prüfen, ob das Vorhaben zu einem werden soll)
• Prozesse mit Einmaligkeitscharakter
• Eindeutig definierte Ziele
• Terminlich und kostenmäßig abgegrenzt
Worin unterscheidet sich ein Vorhaben von einem Projekt?
Vorhaben in der Linie
• Entscheidung durch Linienvorgesetzten
• Können in der „Linie“ realisiert werden
• Keine eigene Organisationsform
Projekte
• Können durch die „Linie“ nicht erfüllt werden
• Verlangen die Mitwirkung von mehreren Organisationseinheiten
Was sind die Unterschiede zwischen einem Projekt und einer Regeltätigkeit in der Linie?
Merkmal Zeitliche Begrenzung
Projekt: Aufgabe endet zu definiertem Zeitpunkt
Regeltätigkeit/ Linienaufgabe: Kontinuierliche Funktion, die erst endet, wenn Produktwechsel ansteht
Merkmal Einmaligkeit und Neuartigkeit
Projekt: Jedes Projektprodukt ist ein Unikat
Linienaufgabe: Produkte und Dienstleistungen werden immer wieder in der gleichen Form und Ausführung erbracht
Merkmal Komplexität
Projekt: Jeder Arbeitsprozess im Projekt muss neu erfasst, geplant und gestaltet werden
Linienaufgabe: Ziel: Standardisierung und Vereinfachung wiederholbarer Prozesse
Merkmal Zielorientierung
Projekt: Zieldefinition eher als kontinuierlicher Prozess
Linienaufgabe: Eher klar vereinbarte Ziele in definiertem Zeitraum
Merkmal Aufgabenbezogenes Budget
Projekt: Budget bezieht sich auf Aufgabe
Linienaufgabe: Budget bezieht sich i. d. R. auf Funktionsbereich
Merkmal Rechtlich-organisatorische Zuordnung
Projekt: Vorübergehende Organisationsform, die bei jedem Projekt eingerichtet wird
Linienaufgabe: Dauerhafte Organisation
Merkmal Interdisziplinarität
Projekt: Synergien durch unterschiedliche Disziplinen
Linienaufgabe: Fachleute aus einer Disziplin übernehmen eine Funktion (z. B. Kaufleute)
Woraus setzt sich der Begriff Projektmanagement zusammen und was bedeutet das?
Projekt + Management
Das Projektmanagement befasst sich mit der Planung, Organisation und Verwaltung von Aufgaben und Ressourcen, um das/die Projektziel(e) unter Beachtung von zeitlichen, finanziellen, personellen und sonstigen Begrenzungen zu erreichen.
Was sind die 4 zentralen Managementfunktionen?
Planen
Organisieren
Entscheiden
Kontrollieren
Wozu dient das Projektmanagement?
• Projektmanagement ist eine ganzheitliche Methodik zur Erreichung des Projektziels.
Es dient u.a. zur
• Reduktion von Risiken
• Förderung professioneller Projekt- und
Teamarbeit
• Zielorientierung
• Verbesserung des Informationsflusses und – austausches
• Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
• Kontrolle des Projektfortschritts
Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass eine Entwicklungsaufgabe erfolgreich bewältigt wird
Welche Phasen des Projektmanagements gibt es? Was bedeuten diese Phasen?
Initialisierung –> Definition –> Planung –> Steuerung –> Abschluss
Das Projekt hat immer eine kürzere Lebensszeit als das System
Vorbereitung findet in der Initialisierung statt, Projektstart am Ende der Definition, Projektabschluss am Ende des Abschlusses.
Das Projektmanagement ist genau innerhalb dieser Phasen
–> siehe S. 15 im Skript
Initialisierung: Brauchen wir ein Projekt, kann es die Linie machen?
Definitionsphase: einzelne Arbeitsschritte definieren
Planung: im Detail planen, Zeitrahmen überprüfen, Risikoanalyse
Abschluss: bei einem Kita-Bau ist das zum Beispiel die Eröffnungsfeier
Was gehört zu den einzelnen Phasen des Projektmanagement?
- Initialisierung: „Vorbereitung“
Projektidee, Zuständigkeiten klären, Ziele skizzieren
Hier: Stakeholderanalyse - Definition (Grobplanung):
Projektteam bilden, Ziele definieren, Projekt grob strukturieren, Meilensteine festlegen, Aufwand schätzen, Projektumfeld analysieren, Machbarkeit bewerten - Planung (Feinplanung):
Projektstrukturplan erstellen, Ablauf- und Zeitplan erstellen, Personalressourcen planen, Kosten- und Finanzplan erstellen, Wirtschaftlichkeit prüfen, Risikoanalyse durchführen, Qualitätssicherung planen, vergaberechtliche Bedingungen klären, Projekthandbuch erstellen
Ergebnis: Projektplanung, Projekthandbuch
Führungsentscheidung: Freigabe Phase 4 (präzisierter Projektauftrag) - Steuerung: „Durchführung“
Diese Phase ist je nach den Besonderheiten des Projektes zu untergliedern –> insbesondere wenn Zwischenergebnisse wie Meilensteine abgenommen werden
Projektcontrolling, Berichtswesen steuern, Dokumentation pflegen - Abschluss:
Abschlussbericht (inkl. Erfolgskontrolle) erstellen, Abschlusssitzung durchführen, Ressourcen rückführen und Projektorganisation auflösen
Was bedeutet das magische Dreieck im Projektmanagement?
Drei Ecken (S, K, Z)
- Sachziel
- Kostenziel
- Zeitziel
Diese drei Ziele stehten im Zusammenhang. Verändert man ein Ziel, hat es evtl. Konsequenzen auf ein anderes Ziel
–> Bei allen Entscheidungen im Projektmanagement sind immer alle drei Ziele zu berücksichtigen
das heißt:
* Projektplanung und Überwachung immer für alle drei Ziele
* keine Veränderung des Sachziels ohne Überprüfung und Anpassung des Zeit- und Kostenziels
* keine Veränderungen beim Zeitziel ohne Überprüfung und Anpassung vom
Sach- und Kostenziel usw..
S. 22
Was sind die Ziele der Projektumfeldanalyse?
Projektumfeldanalyse = Stakeholderanalyse
- Erkennung und Erfassung aller Randbedingungen und Einflussfaktoren für das Projekt
- Erfassung aller Interessensgruppen am Projekt (Stakeholder) und der Art ihrer Interessen
- Früherkennung von Projektrisiken
- Erkennung von Chancen und Potenzialen
- Aufzeigen von Handlungsmöglichkeiten zur Beeinflussung der Stakeholder
- Dokumentation dieser Erkenntnisse für die Projektplanung
