Organisationstechniken & Geschäftsprozessoptimierung Flashcards
Worum geht es im Gesamtmodul „Steuerung von Prozessen“?
(Nicht unbedingt auswendig lernen)
Es geht um die Gestaltung von Organisation und die Gestaltung von Organisationen und die Veränderung.
- Anforderungen für die Gestaltung von Veränderungsprozessen in Organisationen kennen - prozessualen Abläufen in einer Organisation beschreiben und analysieren
- Handlungsbedarf für Maßnahmen der Organisationsentwicklung erkennen
- Konsequenzen für die Aufbau- und Ablauforganisation einschätzen
- qualitativen und quantitativen Anforderungen an die Gestaltung Prozessen einschätzen - Prozessgestaltung im Sinne einer Ausrichtung auf Ziele bewerten
- Veränderungsprozesse in Institutionen auf Basis einschlägiger Methoden projektieren
—> Gestaltung, Steuerung und Veränderung von Verwaltungen in allen wesentlichen Dimensionen
einzuklammern, aus anderer Studiengruppe übernommen
Kernaufgaben der Organisationsarbeit
(Rechnungshöfe des Bundes und der Länder)
Organisatorische Anpassungsbedarfe laufend ermitteln, Maßnahmen hierzu abstimmen und umsetzen,
Geschäftsprozessoptimierung
Organisationsuntersuchungen durchführen (z. B. Aufgabenkritiken, Geschäftsprozessanalysen,
Personalbedarfsermittlungen)
Organisationsberatung (z. B. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Erfolgs- und Wirkungskontrollen)
Schriftgutverwaltung, Dokumentenmanagement und elektronische Vorgangsbearbeitung
konzipieren, prüfen und verbessern
organisatorische Regelungen (z. B. Geschäftsordnung, Geschäftsverteilungsplan,
Arbeitsanweisungen) anpassen und weiterentwickeln
Aufgabenbeschreibungen erstellen
Entwicklung von Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten prüfen und Anpassungenvorschlägen
Worum geht es in diesem Teilmodul?
Es soll dazu befähigen, Organisationen zu optimieren und den Wandel zu gestalten.
Gründe für Optimierungsbedarf innerhalb einer Organisation begreifen
- Verschiedenen Modelle zur Prozessoptimierung darstellen
- Phasen des organisatorischen Wandels beschreiben
- Umsetzungsinstrumente für Lösungsansätze aufzeigen
- Einschlägige Organisationstechniken anwenden können (bspw. Aufgabenanalyse, Arbeitsablaufdarstellungen und Netzplantechnik )
—> Gründe, Methoden und Techniken der Gestaltung und Optimierung von Verwaltungsorganisationen
Fallstudie BAMF - was waren dort typische Organisationsprobleme / Problemfelder, was sind Lösungsideen?
Bundesamt für Migration und Flüchtlinge:
in Bremen, seit längeren in Kritik,
2015 kamen mehrere Hundertausende Flüchtlinge, das Amt kam nicht hinterher
Problemfelder:
- ständiger Wechsel der Führungsposition
- Personal –> zu wenig, nicht qualifiziert genug
- dauerhafte Fehlerquote
- Veröffentlichung von internen Papieren
- vereinfachtes Verfahren auf diese Art und Weise (keine Identifikationskontrolle) problematisch
- …
Qualität der Arbeit und Personal allgemein könnte gelöst werden durch:
- richtiges Onboarding
- Fortbildungen
- vereinfachte Verfahren auf andere Weise durchführen bzw. eie Technik nutzen, die die Datenerfassung o.ä. erleichtert und damit den Vorgang schneller durchführen
- konstante Führungsposition
- Dolmetscher für die einfacherer Kommunikation
- Teambildung - gegenseitige Unterstützung (weniger Fehler)
- effiziente Arbeitsaufteilung “jeder macht das, was er am Besten kann”
- Koordination der ankommenden Flüchtlinge für schnellere Abläufe
Verwaltung als Gegenstand | Definition und Ursprung: Was genau meinen wir eigentlich, wenn wir »Verwaltung« sagen?
»Verwaltung lässt sich zwar beschreiben, aber nicht definieren.«
Von Ernst Forsthoff
—> deutscher Staats- und Verwaltungsrechtler
Begriff der Daseinsvorsorge/Fürsorge—> Lebenswichtige Güter und DL die der Staat erbringt und gleichzeitig Leistung zu sozialstaatlichen Leistung zu machen
Beispiele: Wasserversorgung, Abfallentsorgung, Evtl. Strom, Straßenreinigung, ÖPNV, Straßenunterhaltung, Post
»Verwaltung im heutigen Sinne des Wortes beginnt erst dort, wo die landesherrliche Gewalt ihre Verdinglichung in Grund- herrschaft und besonderen Hoheitsrechten sprengt und sich in der Vollziehung allgemeiner Staatsaufgaben versachlicht.«
(Negative Begriffsbestimmung —> es heißt so viel wie: Staatstätigkeit ist nicht nur Gesetzbestimmung, Rechtsprechung etc., sondern noch viel mehr)
Der Ausgangspunkt Staatsbildung: Wie betrachten wir Verwaltungssoziologisch die Wurzeln der Verwaltung im heutigen Wortsinne?
30 Jähriger Krieg: 1618 durch Prager Fenstersturz (stürze) Verwaltungsbeamter aus Böhm —> es ging darum ein Symbol zu setzen —> Signal setzen, dass man mit der Ausführung der herrschenden Klasse nicht einverstanden war
Herrschaftsformen zu dieser Zeit:
Stehendes Herr
»Zentralisierung von Herrschaft und Entstehen größerer Territorialstaaten.«
&
Finanzverwaltung
»Notwendigkeit der Erfüllung von Daueraufgaben«
Ausgangspunkt der Verwaltung | Policey
Erstens können wir Verwaltung im Sinne »(guter) Ordnung« als »Herangehensweise« (Eigenlogik) weiterdenken.
Unter dem Sammelbegriff ›gute Policey‹ erfolgte […] die Einübung von Verwaltungspraktiken, konkret das Erlassen von Verordnungen und das Ahnden von Verstößen gegen die Vorschriften.
Es gibt insbesondere 3 Begrifflichkeiten: 3. Begrifflichkeiten: Politics: Verwaltungsstrukturen, Polity: Prozesse / wie einzelne Einheiten zusammenarbeiten, Policey: Politikfelder (Verteidigung, Bildung, Außenpolitik)
Ausgangspunkt | Behörden
Wir erkennen, wie sich Verwaltung in Behörden als eigeneres Organisationstypen manifestiert
1660: Generalkriegskommissariat
1713: Generalfinanzdirektorium
Zu 1722
Das wichtigste Mittel zur Stärkung des Einheits- staates war […] die Fortbildung der Behörden- organisation, der ›Sieg der fürstlichen Ämter über den ständischen Dilettantismus‹.
Ausgangspunkt | Verwaltungsbegriffe: welche gibt es mit denen wir heute über Verwaltung sprechen?
Bemerkenswert ist im Übrigen die Verbindung zu wesentlichen Begriffe, mit denen wir heute über Verwaltung sprechen.
Bürokratie, Organisation, Reform
Bürokratie: Festgelegte Strukturen, klare Hierarchie, auf Grundlage von Gesetzen/Normen, geplantes Verwaltungshandeln, festgelegte Kompetenzen,
Organisation: System von Regeln, zur Erfüllung von Sachaufgaben
Reform: Wandel der bestehenden Verhältnisse
Moderne Gesellschaft I Funktionale Differenzierung und Durchorganisation
- Mit was ist unsere Verwaltung soziologisch gesehen eng verwoben?
- Was bedeuten diese beiden Begrifflichkeiten?
verwoben = verbunden, schwer trennbar
Soziologisch gesehen ist Verwaltung in unserem Sinne also eng
verwoben mit der modernen Gesellschaft.
Funktionale Differenzierung: Wir definieren den Begriff der modernen Gesellschaft durch ihre Differenzierungsform […] die moderne Gesellschaft als funktional differenzierte Gesellschaft
begreifen.
Organisationsgesellschaft: […] daß nämlich die moderne Gesellschaft mehr als jede ihrer Vorgängerinnen auf
Organisation angewiesen ist (ja erstmals überhaupt einen eigenen Begriff dafür geschaffen hat
eigene Recherche: Die funktionale Differenzierung bedeutet in der soziologischen Theorie, dass sich innerhalb einer Gesellschaft bzw. sozialen Systems einzelne Teilsysteme herausbilden, die jeweils eine bestimmte Funktion für das Gesamtsystem erfüllen.
Organisationsgesellschaft ist ein jüngerer soziologischer Begriff zur Bezeichnung für moderne Gesellschaften mit flächendeckenden formalen Organisationen in nahezu allen Lebens- und Funktionsbereichen. Die strukturprägende Vergesellschaftungsform der Organisation gilt seit Max Weber und Talcott Parsons als notwendiges Ordnungsmittel für das ständige und arbeitsteilige Zusammenwirken von Menschen in komplexen Gesellschaften. (Verwaltungen, Schulen, Kirchen, Vereine etc.)
Wie genau lassen sich Verwaltungen bestimmen?
insbesondere in Hinblick auf Belange der Organisation
Wer sich mit der Gestaltung der Verwaltung befasst, benötigt ein Konzept von “Verwaltung”
- Konzeptionelle Zugänge zur Verwaltung sind vielgestaltig – entsprechend wichtig ist, einen eigenen passenden Ansatz zu finden
- Welche Vorstellung/welchen Zugang zur Verwaltung wählen wir eigentlich? juristisch (rechtswiss.), philosophisch (bspw. ethisch),
historisch (geschichtswiss.), soziologisch/ökonomisch (sozialwiss.) (unser Schwerpunkt)
- Verwaltung ist ein soziales Phänomen – ein Thema (in) der Gesellschaft – und die zugehörige Grundfrage lautet:
Wie ist soziale Ordnung möglich?
–> Wir können über die Gestaltung/Veränderung/Verbesserung von Verwaltung nicht sprechen, ohne die Funktion der Verwaltung hierbei zu kennen:
Welches Problem bearbeitet/löst “Verwaltung” eigentlich?
(weiter nächste Folie?
– > Endergebnis:
Welches Problem bearbeitet/löst “Verwaltung” eigentlich?
–> Soziale Komplexität
Hilfreich ist ein Beobachtungsmuster von großer Abstraktheit, um tatsächlich umfassend zu sehen.
Grundproblem (z. B. Einkommen niedrig, arm aufgewachsen) –> Komplexität, viele einzelne Probleme (einzelne Punkte schwirren umher)
Lösung (z. B. durch Sozialhilfe) –> Systeme schaffen, Probleme zusammenfassen (einzelne Punkte werden eingekreist)
Vorbehalt ( viele Themen werden unterschiedlich betrachtet, nicht jede Lösung wird präferiert) –> Kontingenz (Kreis der Punkte könnte auch wo anders liegen)
Preis (System ist komplex, evtl. sind andere Probleme (z. B. die (schlechte) Bildung) auch eine Ursache –> Systemkomplexität
Kontingenz = die Möglichkeit, dass etwas eintritt oder eben nicht eintritt, oder dass es ganz grundsätzlich anders sein könnte, als es ist.
Die Organisationssysteme - wo ist System, was sind Organisationen für Systeme? Ist die Verwaltung ein System
System ist dort, wo man „innen“ und „außen“ unterscheidet – und
Organisationen sind besondere soziale Systeme.
Verwaltungen sind Systeme
System
↓ ↓ ↓ ↓
organisch mechanisch psychisch sozial
sozial: –> Interaktion
–> Organisation –> Verwaltungen – organisational – in der modernen Organisationsgesellschaft.
–> Gesellschaft –> Verwaltung – funktional – in der modernen funktional differenzierten Gesellschaft.
= Die öffentliche Verwaltung ist systemisch in der modernen Gesellschaft
zu suchen.
Was ist ein prägendes Merkmal der modernen Gesellschaft?
Die funktionale Differenzierung, also die Differenzierung nach Funktionen
Was sind jeweils Funktionssysteme, was die entsprechenden Funktionen, das Medium, die Leituntrscheidung, das Programm und die (Reflexions-)Theorie?
Politik = Funktion: Kollektiv bindende Entscheidungen (–> (Ordnende) Entscheidungen in der und für die Gesellschaft, die alle binden – auch
wenn nicht alle zustimmen)
Medium: Macht (–> Einflussnahme auf Selektionen eines anderen (Androhen einer Alternative, die der andere vermeiden will)
Leitunterscheidung: Macht/keine Macht
Programm: Regierungs-/Parteiprogramme )– Regeln, zur Anwendung des Machtcodes (Wofür wird Macht eingesetzt)
Reflexionstheorie: Politische Theorie
weitere:
Wirtschaft: Knappheitsminderung, Geld, Zahlen/nicht zahlen, Preise und Budgets, National-ökonomie
Recht: stabile normative Erwartungen, Recht, recht/unrecht, Gesetze, Rechtstheorie
Wissenschaft: Generierung neuen Wissens, Wahrheit, wahr/falsch, Theorien und Methoden, Epistemologie
Gesundheit: Wiederherstellung von
Gesundheit, Krankheit, gesund/krank, Befunde (-)
Erziehung: Selektionen für Karrieren, Lebensläufe, Lob/Tadel, Lehrpläne, Pädagogik
Religion: Kontingenzbewältigung, Glaube, Immanent/ transzendent, Heilige Schrift, Theologie
Massenmedien: Information der
Gesellschaft, Information, Information/keine
Information, Nachrichten, Werbung und Unterhaltung, Kommunikationstheorie
Kunst: Beobachtung der Welt, Kunstwerke, Schön/hässlich, Stilprinzipien, Ästhetik
Es ist sich zu fragen, welchen Beitrag eine systemische Perspektive für den »administrative turn« leisten kann
- Worauf wird die Verwaltung spezifiziert?
Die Verwaltung wird spezifiziert auf Ausarbeitung und Erlaß bindender Entscheidungen nach politisch vorgegebenen Kriterien der Richtigkeit unter
Wahrung gewisser Anforderungen an die Konsistenz der Entscheidungen untereinander (nämlich Rechtmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit)
System –> Funktion –> Komplexität
Wie zeigt sich Verwaltung? (was muss man betrachten?)
Und wie ist die funktionale Binnendifferenzierung in den drei Bereichen aufgeteilt?
Verwaltung zeigt sich, wenn man die interne Differenzierung der Politik betrachtet.
Funktionale Binnendifferenzierung:
Poltik
- Ermöglichung bindender Entscheidungen
- Programmformulierung
- Organisation von Mehrheiten
Verwaltung
- Herstellung bindender Entscheidungen
- „Belästigung“ (Bindung) des Publikums
Publikum (= Bevölkerung)
- (Aus-)Wahl der Politiker und Programme
- Adressaten von Verwaltungsentscheidungen
Die Binnendifferenzierung ist eine pädagogische Methode, um die individuelle Förderung zb. aller Lernenden in einer Klasse sicherzustellen. Es handelt sich also um eine Differenzierung von Schülern, Schülerinnen oder Schülergruppen nach gewissen Merkmalen.
hier: Poltik, Verwaltung und das Publikum (BürgerInnen)
Was meint man, wenn man von Verwaltungen spricht?
Wer von Verwaltungen spricht, meint konkrete Organisationen.
Der Begriff Organisation
- Allgemeines und Entstehung
als Leitbegriff
Organisation ist ein vergleichsweise neuer Begriff; und Organisationen sind eng verbunden mit der modernen Gesellschaft.
Entstehung:
18 Jhd.: Organismus –> Ganzes und Teile, nicht-mechanisch (nicht bedenkenlos)
Französische Revolution: Machbarkeit –> rationales, nicht (mehr) naturales Gebilde
Ende 19. Jhd.: Ordnung –> Zweck und Mittel, Verband/Bürokratie
nach II. Weltkrieg: System –> Mitgliedschaft, Arbeit, Entscheidung
Wichtig ist, dass man den dreifachen Zugriff auf den
Organisationsbegriff erkennt.
–> Etwas hat, ist, erfährt Organisation
Der Organisationsbegriff - Gruppenarbeitsergebnisse
Was für eine Gesellschaft bzw. ein System ist die moderne Gesellschaft?
siehe Überblick zu den Systemen (organisch, mechanisch, psychisch, sozia
Die moderne Gesellschaft ist durch und durch
Organisationsgesellschaft.
(Zum Teil Organisation)
- Entscheidung
Reduktion von Unsicherheit
Transformation von Kontingent
- Mitgliedschaft
Mitgliedsrolle
Generalisierungen
Zitat: „Jeder kann immer auch anders handeln […]
– aber nicht als Mitglied einer Organisation“
(Luhmann 1997, Die Gesellschaft der Gesellschaft, Frankfurt, S. 829)
Was haben Organisationen und worauf sind sie spezialisiert?
Organisationen haben Mitglieder und sind auf die Herstellung von Entscheidungen spezialisiert.
Mitgliedschaft
- Entscheidung über Mitgliedschaft
- Mitgliedsrolle
(Mitglieder als Autoren und Adressen)
- Anerkennung der Regeln
- Exklusion (Ausschluss)
- generalisiertes Entgelt
(samt generalisierter Motivation)
Entscheidung
- Auswahl aus Alternativen
- Sichtbarkeit der Entscheidung
- Transformation
offener in geschlossene Kontingenz
- Reduktion von Unsicherheit
- Paradoxie/Unentscheidbarkeit
des Entscheidens
Strukturen der Organisation - was hat diesbezüglich jede Organisation?
Jeder Organisation hat ein strukturelles Gefüge, das den Entscheidungen einen Rahmen setzt.
Steigerung der Wahrscheinlichkeit brauchbarer Entscheidungen
Strukturen = Entscheidungsorientierungen = Erwartungen = Entscheidungsprämissen
Stichworte: Programme (Aufgaben, Konditional (Regeln), Finale (Ziele), Organisationen (Kommunikationswege, Hierarchie, Aufbau und Ablauf), Personal (Persönlichkeit, Qualifikation, Entscheidungsstil), Kultur (Identität, Darstellung, Werte, Geschichte, Erzählungen)
siehe folgende Folien zur Erklärung der Stichworte
Programmebene / Programmstrukturen - worin unterscheidet man? Was bedeutet das?
Auf der Ebene der Programme unterscheidet man konditionale und finale Programme.
Von Programmierung können wir sprechen, wenn für eine Vielzahl von Fallentscheidungen inhaltliche
Bedingungen der Richtigkeit vorgezeichnet werden – entweder Zwecke und Schranken der Mittelwahl oder auslösende Bedingungen, die jedesmal, wenn sie vorliegen, eine mehr oder weniger eindeutig vorgezeichnete Entscheidung erfordern oder ermöglichen.
Durch Programmierung wird in der Form des Entscheidens über Entscheidungen ein engerer Bereich möglicher Entscheidungen ausgewählt, in dem höhere Anforderungen an rationalen Vergleich verschiedener Möglichkeitender Problemlösung gestellt und Kontrollen besser operationalisiert werden können.
Bsp: Gesetze und Verordnungen
–> “Ja, Gesetze und Verordnungen können ebenfalls als Beispiele für konditionale und finale Programmierung dienen, wenn wir sie auf die Softwareentwicklung und die Verwaltung von Anwendungen übertragen.”
Was hat jede Organisation bzgl. Entscheidungen? Wann ist eine Organisation des Entscheidungsprozesses erforderlich? Worauf bezieht sie sich?
Jeder Organisation hat ein strukturelles Gefüge, das den Entscheidungen einen Rahmen setzt.
Der vielschichtige Organisationsbegriff meint hier vor allem die Aufbau- und die Ablauforganisation.
Eine Organisation des Entscheidungsprozesses ist immer dann erforderlich, wenn Entscheidungen im Wege sozialer Kooperation – und nicht lediglich innerpsychisch – ausgearbeitet werden müssen.
Sie bezieht sich deshalb auf kommunikatives Handeln und regelt die Bedingungen der Abgabe und Annahme authentisch zurechenbarer Kommunikationen: wer für solche Kommunikationen zuständig ist, wer in welchem Zuständigkeitsbereich zur Kommunikation verpflichtet und für Fehler verantwortlich ist und wer sie unter welchen
Bedingungen abnehmen, das heißt als Prämisse in seine eigene Informationsverarbeitung zu übernehmen hat.
Es handelt sich also in den Begriffen der klassischen Organisationslehre um Arbeitsteilung, um die Verteilung von Kompetenzen und […] um die Verteilung […] formalisierter Macht.“
Bsp: Organisationsplan, Vereinbarungen zu …
Personal
Welche Bedeutung hat die Persönlichkeitsstruktur der Entscheidungsträger in einer Organisation, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung?
weitere mögliche Fragen: (Internet)
Warum wird betont, dass Menschen in einer Organisation nicht einfach “in” der Organisation existieren?
Welche Rolle spielt die Persönlichkeit des Personalverantwortlichen bei der Einstellung von Mitarbeitern in der öffentlichen Verwaltung?
Menschen sind nicht „in“ der Organisation – aber Personen, als Autor, Adresse und Thema der Kommunikation.
[…] wird eine dritte Prämissengruppe, die Persönlichkeitsstruktur des jeweils Entscheidenden, zumeist übersehen oder nur als Quelle von Irrationalitäten, Störungen oder Abweichungen gegengerechnet.
Auch die Persönlichkeit des einzelnen Entscheidungsträgers – das System seiner individuellen Erinnerungen, Präferenzen und der in seiner Lebensgeschichte abstrahierten und für ihn bestätigten Regeln der Erlebnisverarbeitung – fungiert jedoch im sozialen System der Verwaltung als Entscheidungsprämisse. In den
Persönlichkeiten ihrer Mitglieder sind die Ausbildungs- und Sozialisierungsleistungen unterzubringen, die das Verwaltungssystem entweder selbst erbringt oder durch Rekrutierung aus seiner Umwelt bezieht.“
eigenes aus Internet: Dieser Abschnitt betont, dass Menschen in einer Organisation nicht einfach “in” der Organisation existieren, sondern als Individuen mit ihrer eigenen Persönlichkeitsstruktur, Erinnerungen, Präferenzen und Regeln für die Verarbeitung von Erfahrungen. Diese Persönlichkeitsstruktur beeinflusst die Entscheidungsprozesse und das Verhalten der Entscheidungsträger.
Die Persönlichkeit jedes Entscheidungsträgers ist eine wichtige Prämisse für Entscheidungen in einer Organisation. Dies bedeutet, dass die individuellen Eigenschaften und Erfahrungen der Entscheidungsträger in die Entscheidungsfindung einfließen und die Art und Weise beeinflussen können, wie Entscheidungen getroffen werden.
Sind alle Strukturen entscheidbar?
Programme + Organisation + Personal = Stelle
Mit dem Begriff der „Stelle“ liegt dann buchstäblich die entscheidende „Stellschraube“ auf der Hand. Es sind jedoch nicht alle Strukturen entscheidbar – und schon gar nicht auf ein Mal änderbar.
entscheidbar bis ca. Mitte Personal (Organisationssteuerung/-gestaltung / Planung / Management ), bei Kultur und teilweise Personal unentscheidbar (Organisations-/Personalentwicklung / Change / Leitbild)
Siehe Präsentation 2, insbesondere Folie 48 hierzu!
Kultur - wie wird es noch genannt? Was ist damit gemeint?
Kultur – auch: informale Organisation genannt – meint die nicht formal entschiedenen Verhaltenserwartungen.
„[…] die Frage, ob es neben den entscheidbaren auch unentscheidbare Entscheidungsprämissen gibt. […] Damit nähern wir uns dem Modethema ,Organisationskultur‘. […] Das muss nicht heißen, dass Organisationskultur nur in der Imagination von Führungsstäben und Organisationsberatern existiert. Dario Rodriguez hat vorgeschlagen,
den Begriff der ,Organisationskultur“ als Komplex der unentscheidbaren Entscheidungsprämissen zu
definieren. […] Damit wird gut verständlich, dass Organisationskulturen dort entstehen, wo Probleme auftauchen, die nicht durch Anweisungen gelöst werden können.“
eigenes aus Internet: Organisationskultur bezieht sich auf die gemeinsamen Werte, Überzeugungen, Verhaltensweisen und Normen, die in einer Organisation existieren. Diese Kultur kann sowohl formale (von der Führung festgelegte) als auch informale (von den Mitarbeitern praktizierte) Aspekte umfassen.
“Unentscheidbare Entscheidungsprämissen” beziehen sich auf die Faktoren oder Überlegungen, die zwar einen erheblichen Einfluss auf das Verhalten und die Entscheidungen der Menschen in der Organisation haben, aber nicht explizit in schriftlichen Richtlinien oder formalen Anweisungen festgehalten sind.
Beispiele für Organisationskultur in der öffentlichen Verwaltung:
Büroetikette: In vielen öffentlichen Verwaltungen gibt es ungeschriebene Regeln und Erwartungen hinsichtlich der Büroetikette. Dies kann beinhalten, wie Mitarbeiter miteinander umgehen, wie sie sich kleiden und wie sie kommunizieren.
Informale Hierarchien: Obwohl die offizielle Hierarchie in einer Verwaltung festgelegt ist, können informale Hierarchien existieren, basierend auf Faktoren wie Erfahrung oder Expertise. Diese informalen Strukturen können einen erheblichen Einfluss auf Entscheidungen und den Informationsfluss haben.
Flexibilität bei der Arbeitszeit: In einigen öffentlichen Verwaltungen können Mitarbeiter informell mehr Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten genießen, selbst wenn es offizielle Vorschriften gibt. Dies kann von der Toleranz der Vorgesetzten und der Unternehmenskultur abhängen.
Kommunikationsstile: Der Umgangston und die Kommunikationsstile innerhalb einer Organisation können Teil der Organisationskultur sein. Dies kann sich darauf auswirken, wie Informationen ausgetauscht werden und wie Probleme gelöst werden.
Werte und Ethik: Die Werte und ethischen Prinzipien, die von den Mitarbeitern geteilt werden, sind ein wichtiger Bestandteil der Organisationskultur. In der öffentlichen Verwaltung können dies beispielsweise Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit sein.
Wo hat dieser Kurs (OT + GpOp) seinen “Ankerpunkt”/ Schwerpunkt?
An den Strukturen der Organisation
siehe 2. Präsentation, Folie 49 für Übersicht
Gestaltung und Optimierung der Verwaltung - was soll optimiert werden? In welche Richtung und warum?
Welche Impulse für Verwaltungsveränderungen gab/gibt es – und was
heißt Optimierung hierbei?
Optimiert werden (sollen) die Verwaltungsstrukturen – aber in welche
Richtung und warum? –>
SIEHE BZW. BEARBEITE AUFGABE DAFÜR
Das Zielsystem von Verwaltungsorganisationen ist komplex – und Optimierungen sind vielgestaltig.
Legalität
Vorrang und Vorbehalt des Gesetzes
Gleichheitsgebot
Rechtsschutz
–> juristische Rationalität
Verantwortlichkeit und Kontrolle
Eigenmacht der Verwaltung
Politische Steuerung/Steuerbarkeit
Gesellschaftliche Abhängigkeit
–> politische Rationalität
{ Legitimität
Effizienz
Einsatz knapper Mittel
Minimalprinzip
Maximalprinzip
–> ökonomische Rationalität
Problemlösungsfähigkeit
Adäquate Programme
Adäquate Instrumente
Expertise/Professionalität
–> inhaltliche Rationalität
{ Effektivität
siehe Tabelle zur besseren Übersichtlichkeit und seitlicher Beschreibung
eigenes aus Internet:
Dieser Abschnitt beschreibt verschiedene Aspekte des Zielsystems von Verwaltungsorganisationen und die verschiedenen Arten von Rationalitäten, die in der Verwaltung eine Rolle spielen. Hier sind Erklärungen für jede Art der Rationalität:
Juristische Rationalität (Legalität):
Diese Art der Rationalität bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Rechtsvorschriften. In der Verwaltung müssen Handlungen und Entscheidungen im Einklang mit dem Gesetz stehen. Dazu gehören das Prinzip des Vorrangs und des Vorbehalts des Gesetzes, das Gleichheitsgebot (gleiche Behandlung vor dem Gesetz) und der Schutz der Rechte der Bürger durch den Rechtsweg.
Politische Rationalität (Verantwortlichkeit und Kontrolle):
Diese Art der Rationalität bezieht sich auf die politische Steuerung und die Steuerbarkeit der Verwaltung. Sie umfasst die Eigenmacht der Verwaltung, die politische Steuerung durch gewählte Vertreter und die Tatsache, dass die Verwaltung von der Gesellschaft abhängig ist und deren Interessen berücksichtigen muss.
Ökonomische Rationalität (Effizienz):
Ökonomische Rationalität betrifft die effiziente Nutzung von Ressourcen in der Verwaltung. Hierbei geht es um den optimalen Einsatz begrenzter Mittel und die Anwendung von Prinzipien wie dem Minimalprinzip (Erreichen eines Ziels mit minimalen Ressourcen) und dem Maximalprinzip (Erreichen eines Ziels mit maximalen Ressourcen), um die wirtschaftlichste Lösung zu finden.
Inhaltliche Rationalität (Problemlösungsfähigkeit):
Diese Rationalität bezieht sich auf die Fähigkeit der Verwaltung, Probleme effektiv zu lösen. Dazu gehören die Entwicklung geeigneter Programme, die Auswahl angemessener Instrumente und die Bereitstellung von Expertise und Professionalität, um komplexe Herausforderungen anzugehen.
Zusammenfassend können Verwaltungsorganisationen verschiedene Arten von Rationalität verfolgen, um ihre Ziele zu erreichen. Diese Rationalitäten können sich manchmal miteinander überschneiden oder im Konflikt stehen, da sie unterschiedliche Aspekte der Verwaltungsarbeit betreffen. Die Kunst der Verwaltung besteht oft darin, ein Gleichgewicht zwischen diesen verschiedenen Rationalitäten zu finden, um die besten Ergebnisse für die Gesellschaft zu erzielen.
Die Organisation der Verwaltung ist eine komplexe Aufgabe unter heterogenen Bedingungen.
Verwaltungen:
- Öffentliche Verwaltung ist ein modernes Phänomen
- Hintergrund ist das Ordnungsproblem
- Verwaltung kann als Funktion gesehen werden
- Verwaltungen sind (Entscheidungs-) Organisationen mit Mitgliedern
Strukturen:
- Verwaltungsenscheidungen sind strukturell
orientiert
- Programm, Organisation und Personal sind
entscheidbare Strukturen
- Hier setzen Gestaltung/ Reformen an.
- Kultur ist eine unentscheidbare Prämisse.
Maßstäbe:
- Verwaltungen haben es mit komplexen Erwartungen zu tun.
- Es gibt keine einfachen Kriterien/Maßstäbe für die
Beobachtung (und Bewertung) der Verwaltung.
- Organisationsgestaltung in der Verwaltung ist nicht
bloße Ökonomisierung
eigenes aus Internet: die Zusammenfassung beschreibt verschiedene Schlüsselkonzepte und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Organisation der Verwaltung:
Öffentliche Verwaltung als modernes Phänomen:
Dies bezieht sich auf die Idee, dass die öffentliche Verwaltung ein relativ neues Konzept in der Geschichte der Gesellschaften ist. Sie entstand als Reaktion auf das Problem der sozialen Ordnung und die Notwendigkeit, Regeln und Vorschriften durchzusetzen.
Verwaltung als Funktion:
Hier wird die Verwaltung als eine Funktion in einer Gesellschaft betrachtet, die Aufgaben wie die Umsetzung von Gesetzen, die Ressourcenallokation und die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen umfasst.
Verwaltungen als (Entscheidungs-)Organisationen mit Mitgliedern:
Dies bedeutet, dass Verwaltungen Organisationen sind, in denen Entscheidungen getroffen werden, und sie bestehen aus Individuen, die in verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation arbeiten.
Strukturell orientierte Verwaltungsentscheidungen:
Verwaltungsentscheidungen sind strukturiert und beziehen sich auf Programme, Organisationsstrukturen und Personal. Diese Strukturen können gestaltet und reformiert werden, um die Effektivität und Effizienz der Verwaltung zu verbessern.
Kultur als unentscheidbare Prämisse:
Hier wird betont, dass die Organisationskultur in der Verwaltung eine unentscheidbare Prämisse darstellt. Das bedeutet, dass kulturelle Aspekte schwerer zu kontrollieren oder zu gestalten sind und oft nicht so einfach wie organisatorische Strukturen beeinflusst werden können.
Komplexe Erwartungen an Verwaltungen:
Die öffentliche Verwaltung muss sich mit komplexen Erwartungen der Gesellschaft auseinandersetzen, die oft nicht durch einfache Kriterien oder Maßstäbe gemessen oder bewertet werden können.
Keine einfachen Kriterien/Maßstäbe für die Beobachtung der Verwaltung:
Es wird darauf hingewiesen, dass es keine einfachen oder universellen Kriterien gibt, um die Leistung oder Effektivität der Verwaltung zu bewerten. Die Bewertung der Verwaltung erfordert eine differenzierte Betrachtung ihrer Ziele und Aufgaben.
Organisationsgestaltung in der Verwaltung ist nicht bloße
Ökonomisierung:
Hier wird betont, dass die Gestaltung von Verwaltungen nicht nur darauf abzielen sollte, wirtschaftliche Prinzipien anzuwenden. Es ist ein komplexer Prozess, der verschiedene Aspekte berücksichtigen muss, darunter soziale, politische und kulturelle Faktoren.
Leitfragen der 2. Sitzung
Wie kann man die öffentliche Verwaltung und die Organisationen der öffentlichen Verwaltung überhaupt als Teil der sozialen Wirklichkeit bzw. als
soziales Phänomen erfassen und beobachten?
Welche Erwartungen und Anforderungen richten sich an die öffentliche Verwaltung bzw. welche Maßstäbe gelten für das Operieren der öffentlichen
Verwaltung?
Auf welcher Grundlage steht das Bemühen, die öffentliche Verwaltung bzw. ihre Organisationen zu analysieren, zu gestalten und zu optimieren?
Hintergründe und theoretische Basis
ab hier 3. Sitzung
- Welche Möglichkeiten gibt es überhaupt, um an Informationen und Daten zu gelangen? Wie geht man vor?
Und was gilt es zu beachten? - Wie können Daten und Informationen strukturiert aufbereitet, dargestellt und der Analyse zugeführt werden?
- Welche Möglichkeiten der Analyse gibt es? Wie geht man methodisch vor?
- Worum geht es bei der Bewertung von Maßnahmen? Welche Rolle spielen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen?
Leitfragen
Überblick der Organisationstechniken - es wird überlicherweise ein Sechsklang an Formen der Organisationstechnik unterschieden - welche sind diese sechs?
Projektmanagementtechniken
Bewertungstechniken
Lösungstechniken
*Analysetechniken
Dokumentationstechniken
Erhebungstechniken
*
Projektmanagementtechniken (Teilmodul Projektmanagement) und Lösungstechniken (folgt) werden jetzt noch nicht behandelt
Erhebungstechniken
- was ist entscheidender Antrieb für die Erhebung?
- was ist entscheidend und worauf ist zu achten?
- Wer sind Träger von Informationen?
Entscheidender Antrieb für die Erhebung ist der
Bedarf an Daten und Informationen.
- Im Zentrum steht das Beschaffen von
Informationen, um eine Organisation kennen,
verstehen und greifen zu können. - Entscheidend ist, möglichst relevante
Informationen möglichst zielsicher zu gewinnen. Zu
achten ist auf einen adäquaten Detaillierungsgrad. - Träger von Informationen sind in erster Linie
Menschen und Dokumente – und an diesen beiden
Informationsträgern richten sich die Techniken
aus.
Erhebungstechniken = Zugang zu Daten und Informationen
Welche Methoden gibt es bei den Erhebungstechniken und wozu dienen diese?
Ausgewählte Methoden dienen dem Gewinnen von
Informationen aus Dokumenten und von Menschen.
- Dokumentenalyse
- Interview
- Fragebogen
- Workshop
- Laufzettelverfahren
- Selbstaufschreibung
- Multimomentaufnahme
Die Dokumentenanalyse
was ist das?
Wie lautet die Beschreibung?
Wie ist die Vorgehensweise?
Welche Einsatzbereiche gibt es?
Die Dokumentenanalyse ist eine Auswertung
schriftlich/elektronisch vorliegender Informationen.
Beschreibung:
Sammlung und Auswertung von Informationen und Daten zum Untersuchungsbereich
(schriftlich, elektronisch)
Benötigte Informationen abhängig vom jeweiligen
Untersuchungsziel
In der Regel keine Einbindung der Mitarbeiter/innen des Untersuchungsbereichs
Vorgehen:
Erfragen und Benennen der relevanten Unterlagen durch Projektteam im Vorfeld, z. B.
- Organigramme
- Geschäftsverteilungspläne
- Stellenbeschreibungen
- Prozessdarstellungen
- Haushaltspläne
- Berichte, Gutachten, Protokolle, Vermerke
- Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Einsatzbereiche:
In der Regel unentbehrlich für die Durchführung aller Formen von Organisationsuntersuchungen (z. B. Aufgabenkritik, Geschäftsprozessoptimierung,
Personalbedarfsermittlung)
Die Dokumentenanalyse ist in der Regel Grundlage der Voruntersuchung, um Einblick
in Aufgaben, Prozesse, Schnittstellen und Rahmenbedingungen des Untersuchungsgegenstandes zu bekommen.
Siehe in Präsentation für Beispiele
aus Internet: Die Dokumentenanalyse ist eine wichtige Methode in der öffentlichen Verwaltung, um Informationen aus schriftlichen Unterlagen zu gewinnen, zu bewerten und zu nutzen.
Beispiele: Haushalt, Politikbewertung, Budgetanalyse, Projektbewertung, Beschwerdemanagement, Evaluation, Berichterstattung, UVP
Das Interview(leitfaden) als Methode der Erhebungstechnik -
wozu dient der Leitfaden?
Was ist die Beschreibung?
Wie ist das Vorgehen?
Was sind die Einsatzbereiche?
Ein Interviewleitfaden hilft sehr, Interviews
strukturiert zu erfassen und zu dokumentieren.
(Leitfragen im Vorfeld mit Personalrat abstimmen)
Beschreibung:
Mündliche Befragung einer Person (Einzelinterview) oder Gruppe (Gruppeninterview/
Workshop)
Zweckgerichtetes Gewinnen von Informationen durch gezielte Fragen
3 Fragekategorien:
Offene Fragen:
Ohne Vorgabe fester Antwortkategorien
(Welche Prozessabläufe sind aus Ihrer Sicht verbesserungsfähig?)
Geschlossene Fragen:
Antwort auf vorgegebene Antworten
beschränkt
(Finden Sie den Prozess A verbesserungsfähiger als B?)
Suggestivfragen sollten vermieden werden.
(Finden Sie nicht auch, dass das Rechnungsystem bei Ihnen verbesserungsfähig ist?)
Vorgehen:
Standardisiertes Interview: Gesprächsführung nach einem festen Fragenkatalog
Freies Interview:
freie Gestaltung von Struktur und Ablauf des Interviews;
lediglich grober Gesprächsleitfaden (Stichworte, offenes Gespräch)
Halbstandardisiertes
Interview:
Mischform aus freiem und standardisiertem Interview ( Themenfelder, da wird dann etwas gefrat aber nicht jede Frage muss beantwortet werden, es kann spontan mehr geantwortet werden)
Einsatzbereiche:
Standard-Erhebungstechnik nahezu in allen Bereichen und Phasen von Organisationsuntersuchungen
Voruntersuchung:
Kennenlernen und Eingrenzen des Untersuchungsbereichs
Hauptuntersuchung:
Instrument zur Informationsbeschaffung
Soll-Konzeption z. B. bei Qualitätszirkeln oder Befragungen zur Aufgabenkritik
Was sind Vor- und Nachteile von standardiesierten und von freien Interviews?
Standardisierte Interviews sind einfacher zu handhaben, freie Interviews fördern weiterreichende Informationen.
**Standardisiertes Interview: **
Vorteile:
geringer Interview- und Auswertungsaufwand
wenige Mindestanforderungen an Interviewkompetenz der Fragenden (gegebenenfalls
Interviewdurchführung durch Hilfskräfte)
Auswertung der Ergebnisse kann nach
standardisiertem Verfahren erfolgen
gute Vergleichbarkeit der jeweiligen Antworten
Nachteile:
Für das Untersuchungsziel interessante
(inoffizielle) Informationen können mit dieser
Interviewform nicht ermittelt werden.
großer Aufwand in der Vorbereitung des Interviews
Freies Interview
Vorteile:
Das Interview verläuft lebendig und flexibel.
Förderung von offenen und „ungeschminkten“
Antworten
Nachteile:
hoher Dokumentations- und Auswertungsaufwand
für die Interviewer
Standardisierung nahezu unmöglich
hohe fachliche Anforderungen an
InterviewerInnen
Der Fragebogen
- wann ist er sinnvoll?
- Beschreibung? Vorgehen? Einsatzbereiche?
Bei klarem Informationsbedarf von vielen zu
Befragenden ist ein Fragebogen sinnvoll.
Beschreibung:
Schriftliche Erhebung von Informationen im
Untersuchungsbereich anhand standardisierter
Fragen
Fragen müssen eindeutig und ohne Erklärungen verständlich sein
Keine Möglichkeit für Rückfragen
Einsatz in personifizierter oder anonymisierter Form
Rücklauf ist ungewiss
Vorgehen:
Vorbereitung
Planung und Vorbereitung der Datenauswertung
Information des Untersuchungsbereichs
Durchführen eines Probelaufs
Durchführung
Auswertung
Ggf. Einbindung der Führungskräfte und
Personalvertretung in die Durchführung der Befragung
Einsatzbereiche:
Voruntersuchung:
Kennenlernen und Eingrenzen des Untersuchungsbereichs,
Hauptuntersuchung:
Instrument zur Informationsbeschaffung
Erhebung von Fakten, Meinungen und Bewertungen
Einsatz, wenn ein klar umrissener, einheitlicher
Informationsbedarf von einer Vielzahl von Personen
besteht.
Einsatz bei Erwartung einer hohen Rücklaufquote
Der Workshop / Moderation
Was geschieht bei einem Workshop?
Beschreibung? Vorgehen? Einsatzbereiche?
In Workshops können kleinere Gruppen an einem
gemeinsamen Ziel arbeiten.
Beschreibung:
Veranstaltungen, bei denen sich kleinere Gruppen mit begrenzter Zeitdauer intensiv
mit einem Thema auseinandersetzen.
Schwerpunkt: gemeinsame Arbeit an einem gemeinsamen Ziel
Vorgehen:
Ziele des Workshops festlegen
Auswahl des Teilnehmerkreises
Durchführung / Moderation
Ergebnisdokumentation
Einsatzbereiche:
Z. B. Erhebung von Daten
(Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen)
Z.B. gemeinsame Durchführung von
Stärken/Schwächen-Analysen
Z.B. Erarbeitung von Konzepten
Dokumentationstechniken
was ist das?
eine (von den 6) Organisationstechnik(en)
Das Fixieren von Informationen und das strukturierte Darstellen von Daten stehen im Fokus der Dokumentation.
Bei der Organisationsgestaltung werden Regeln
gefasst und Strukturen gebildet. Diese müssen
beschrieben und dokumentiert werden.
Die Strukturen betreffen die Organisationsmitglieder, deshalb müssen
sie bekannt sein und eindeutig beschrieben
werden.
Die Strukturen müssen Analyse und Kritik
zugänglich sein.
Eine (folgende) Optimierung von SollStrukturen benötigt – als Ausgangspunkt
und zur Abgrenzung – die Beschreibung der
Ist-Situation.
Als Dokumentationsmittel kommen v.a. verbale
Beschreibungen, Schaubilder oder
Ablaufdarstellungen in Betracht.
Was sind zentrale Dokumentationstechniken?
- Aufgabengliederung
- Funktionsanalyse
- Arbeitsplatzbeschreibung
- Prozessmodell
Aufgabengliederung - Definition?
Ziel der Aufgabengliederung ist die systematische und übersichtliche Dokumentation der in einem
abgegrenzten Untersuchungsbereich (Organisationseinheit, Stelle, Arbeitsplatz) anfallenden Aufgaben.
Dabei wird auch die inhaltliche Verknüpfung der einzelnen Teilaufgaben zur Erfüllung der Gesamtaufgabe abgebildet.
Zu diesem Zweck werden die Aufgaben in Haupt-, Teil- und Unteraufgaben (Tätigkeiten) zerlegt und
gegliedert.
Als Unteraufgaben werden diejenigen Tätigkeiten bezeichnet, die nicht weiter sinnvoll zu untergliedern sind
–> Die Aufgabengliederung ist der Schlüssel zu
zahlreichen vertiefenden Folgeanalysen.
Formate: Protokollblatt, Mindmap, Rasterblatt
Wofür eignet sich die Rasterblattmethode?
ein Format der Aufgabengliederung (dieses ist eine Dokumentationstechnik - und eine Dokumentationstechnik wiederum eine Organisationstechnik)
Die Rasterblatt-Methode eignet sich gut, um
systematisch die Aufgaben zu erheben.
siehe Folie 29 für Beispiel
Was ist die Funktionsanalyse?
Die Funktionsanalyse setzt auf der
Aufgabengliederung auf und differenziert nach
Aufgabenarten.
Dokumentation der Funktionen, die zur
Erledigung von Aufgaben ausgeführt
werden müssen.
(LAKI
L - Leiten
A - Ausführen
K - Kontrollieren
I - Informieren )
Arbeitsplatzbeschreibung - was ist es? Was ist der Inhalt davon?
Die prägnante Einordnung und Beschreibung eines
Arbeitsplatzes dient mehreren Zwecken. ( Feststellung aller an einem
Arbeitsplatz wahrzunehmenden Aufgaben, Hinweise auf Divergenzen (Aufgabe, Kompetenzen),
Grundlage für Eingruppierung und Stellenbewertungen, Referenzdokument für
Beurteilungen, Wichtiges Dokument für
aufbauorganisatorische Arbeiten/Anpassungen,
Material für Stellenausschreibungen und
Bewerbungsverfahren)
Die Beschreibung enthält sowohl Einordnung und
Ziele, als auch Aufgaben und Anforderungen.
(Organisatorische Einbindung, Ziele des Arbeitsplatzes, Art der Aufgaben, Inhalt der Aufgaben, Fachliche Anforderungen, Persönliche Anforderungen)
Prozessmodelle - was ist das? Welcher Modellierungsstandard gilt als maßgebend?
gehört mit zu Prozessmanagement (siehe Präsentationen dazu)
Prozessmodelle sind vereinfachte Abbildungen von Prozessen einer Organisation. Sie stellen die chronologisch-sachlogische Abfolge von Funktionen beziehungsweise Tätigkeiten dar. Prozessmodelle können, je nach Zielstellung, in unterschiedlichem
Detaillierungsgrad und Umfang modelliert werden.
In der Landesverwaltung gilt der Modellierungsstandard BPMN 2.0 als maßgebend.
Analysetechniken
Bedeutung? Welche Analysetechniken gibt es?
Organisationstechnik
Im Rahmen strukturierter Analysen wird das
Datenmaterial zielgerichtet ausgewertet.
Regelmäßig folgt auf die Aufnahme des Ist-Zustandes und seiner Dokumentation die
eigentliche Analyse.
Hierbei geht es um die kritische Auseinandersetzung mit dem Ist-Zustand, die Identifikation von Schwachstellen und das Erkennen von Ansatzpunkten für Lösungen.
Analysetechniken:
ABC-Analyse
SWOT-Analyse
Benchmarking
Was ist eine ABC-Analyse?
Mit der ABC-Analyse lässt sich Wesentliches von
Unwesentlichem unterscheiden.
Bildung einer Rangfolge der betrachteten Objekte:
A = sehr wichtig oder dringlich,
B = wichtig oder dringlich,
C = weniger wichtig oder dringlich.
= Priorisierung und Ableitung von Handlungsstrategien.
Die erhobenen Daten werden herangezogen, nach
Rang geordnet und den Kategorien zugeordnet.
Je nach Kategorie ist eine unterschiedliche Strategie
ratsam – so fokussiert man sich auf das Wesentliche.
siehe Präsentation für bildliches Beispiel, siehe auch Controlling
Was ist eine SWOT-Analyse, wozu ist sie geeignet?
siehe Präsentation 3 für bildliche Erklärungen
Eine Stärken-Schwächen-Analyse ist sehr gut
geeignet, um einen belastbaren Eindruck zu gewinnen.
SWOT-Analyse
S - Strengths (Stärken)
W - Weaknesses (Schwächen)
O - Opportunities (Chancen)
T - Threats (Risiken)
Ableitung geeigneter strategischer
Lösungsalternativen für die Erreichung der Ziele
der Organisation
Stärken:
Auf welche Ursachen sind
vergangene Erfolge
zurückzuführen?
Welche Synergiepotentiale
liegen vor, die mit neuen
Strategien besser genutzt
werden können?
Schwächen:
Welche Schwachpunkte gilt es,
künftig zu vermeiden?
Welche Dienstleistung ist
besonders schwach?
Chancen:
Welche Möglichkeiten stehen
offen?
Welche Trends gilt es zu
verfolgen?
Risiken:
Welche Schwierigkeiten
hinsichtlich der
gesamtgesellschaftliche
Situation liegen vor?
Was machen eventuell
vorhandene Wettbewerber?
Für die Durchführung einer SWOT-Analyse können
Kriterienkataloge herangezogen werden. Welche sind das?
Stärken/Schwächen (interne Sicht)
Erfolge der Behörde
eventuell Marktanteile
Entwicklung der Kundenzahlen
Entwicklung des Personalbestandes
Dienstleistungsqualität
Durchlaufzeiten
Öffentlichkeitsarbeit
Online–Kommunikation
Image
Wirtschaftlichkeit, Effizienz der
Aufgabenerfüllung
Qualifikation/Erfahrung der Beschäftigten
Motivation (Betriebsklima; Einsatzfreude)
Altersstruktur der Beschäftigten
Führungsstil
Fluktuation
Instrumente der Planung
Kontroll- und Steuerungsinstrumente
Leistungsfähigkeit des Controlling
…
Chancen/Risiken (externe Sicht)
Kundenstruktur/Zahl potentieller Kunden
Wettbewerberstruktur/Zahl der potentiellen
Wettbewerber
Entwicklung der Haushaltslage
Demographische Entwicklung
Kundenanforderungen/Kundenwünsche
Strategien/Aktivitäten der Wettbewerber
Stabilität der Wettbewerbsstruktur
Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen
Wirtschaftslage/Arbeitsmarkt
…
Was ist Benchmarking?
Was ist das Ziel, welche Messkriterien gibt es und was ist Voraussetzung?
Es können Vergleichsmaßstäbe für die Bewertung
eigener Lösungen und Ergebnisse gefunden werden.
Benchmarking ist eine Technik des Vergleichs mit Dritten:
- innerhalb der eigenen Verwaltung (z. B. Vergleich der Abteilung 1 Allgemeine Verwaltung in den
Ministerien der Landesverwaltung)
- außerhalb der eigenen Verwaltung (z. B. Vergleich zwischen Kommunen im Bereich der Jugendhilfe)
Ziel ist es, Vergleichsmaßstäbe zu finden, um eigene Lösungen und Ergebnisse als gut oder schlecht zu bewerten.
Durch den Vergleich werden Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt.
Objekt des Vergleich sind Produkte (z. B. Ausstellen eines Personalausweises) oder Prozesse (z. B. Prozess für die Bearbeitung eines Bauantrages)
Messkriterien: Kosten, Leistungsspektrum, Qualität, Zeit, …
Voraussetzung: Vergleichbarkeit der Teilnehmer des Benchmarkings (z. B. Kommunalverwaltungen mit einer
vergleichbaren Größe und Struktur)
Umfrage(n) Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
Kommunen nutzen am wenigsten Projektmanagement, gleichzeitig sehen sie den höchsten Stellenwert in ihrer Organisation
siehe Umfrageergebnisse Präsentation 4.Sitzung
Wo wird Prozessmanagement in der Landesverwaltung eingesetzt?
Prozessanalyse und -optimierung zur Lösung eines konkreten Problems einer definierten Aufgabe
Beispiele:
- Projekt „Strategische Neuausrichtung der Beihilfe“ (DLZP)
- Projekt „Personalbedarfsanalyse im Landesamt für Zuwanderung und Flüchtlinge“ (LZF)
- Projekt „Personalbedarfsanalyse im Justizvollzug“ (MJKE)
- Projekt „Prozessbasierte Organisationsuntersuchung in der Lehrkräftepersonalverwaltung“ (MBWK)
Systematischer Einsatz von Prozessmanagement zur Erhöhung der Qualität der Verwaltungsarbeit
Beispiele:
- Dienstleistungszentrum Personal (im Aufbau)
- Landesbetrieb für Verkehr und Straßen (im Aufbau)
- Landesbetrieb Vermessung und Geoinformation (geplant)
- Finanzministerium: Steuerverwaltung (im Aufbau)
…
Was ist die Definition eines Prozesses? Was versteht man unter einem
Als Prozess wird eine Reihe von festgelegten Tätigkeiten verstanden, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen. Prozesse werden von spezifischen Ereignissen (wie z.B. durch den Eingang eines Antrags) ausgelöst und haben ein oder mehrere Ergebnisse.
Beispiel: Rechnungseingang —> Rechnung sachlich prüfen —> Rechnung sachlich richtig?
1. Nein —> Rechnung beim Dienstleister reklamieren —> Rechnung wird nicht freigegeben
2. Ja —> Rechnung freigeben und zur Zahlung anweisen —> Die Rechnung ist zur Zahlung angewiesen
Was sind Beispiele für Prozesse?
- Pizza backen
- Urlaub planen
- Wohnungssuche
- Umzug
- Bewerbung um einen Studienplatz
- Rechnungsbearbeitung
- Personalauswahlverfahren
- Personalabrechnung erstellen
- Posteingang bearbeiten
- Onboarding neuer Mitarbeiter/innen
- Beihilfeantrag bearbeiten
Definition Prozessmanagement - wie lässt es sich definieren?
Prozessmanagement ist ein auf Dauer ausgerichtetes Konzept von Vorgehensweisen, Verantwort- lichkeiten, IT-Unterstützungen und kulturflankierenden Maßnahmen, um eine effektive und effiziente Prozessorganisation in der Organisation zu gewährleisten.
Was sind Bewertungstechniken?
Bewertungstechniken bedeutet dass sich Lösungsvorschläge für organisationale Probleme
– methodisch gestützt – bewerten und
beurteilen lassen.
Ehe ein Lösungsvorschlag implementiert wird, sollte
er bzw. sein Effekt bewertet werden.
Was ist eine Nutzwertanalyse?
Die Nutzwertanalyse fokussiert den zu erwartenden
Nutzen von Maßnahmen.
Bewertung des Nutzens einer Maßnahme nach zuvor definierten Kriterien
Vergabe von Punkten für gewichtete Einzelkriterien
Gesamtpunktwert = Nutzwert
Die Hauptkriterien werden in Unterkriterien
untergliedert.
Der Nutzen der organisatorischen Maßnahmen wird nach definierten Kriterien in Punktwerten ausgedrückt.
Veranschaulicht auf den Folien - Ansonsten Unterlagen von BRC angucken
Leitfragen der 3.Sitzung
Welche Möglichkeiten gibt es überhaupt, um an Informationen und Daten zu gelangen? Wie geht man vor?
Und was gilt es zu beachten?
Wie können Daten und Informationen strukturiert aufbereitet, dargestellt und der Analyse zugeführt werden?
Welche Möglichkeiten der Analyse gibt es? Wie geht man methodisch vor?
Worum geht es bei der Bewertung von Maßnahmen? Welche Rolle spielen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen?
Organisationstechniken, Erhebung, Dokumentation, Analyse, Bewertung
Ab hier 4. Sitzung (vorher über Prozess bereits vereinzelt welche)
Was verstehen wir unter Prozessen und Prozessmanagement?
Wie können Prozesse der öffentlichen Verwaltung erfasst und dokumentiert werden?
Welches „Handwerkszeug“ kann für die Dokumentation von Prozessen genutzt werden?
Was ist der Nutzen der Erfassung und Dokumentation von Prozessen?
Grundlagen des Prozessmanagement
Was versteht man unter einer Prozesslandkarte?
Prozesslandkarte: Übersicht über die bestehenden Prozesse und Einordnung der Prozesse
Was gibt es für verschiedene Prozessebenen bzgl. der Prozesslandkarte? Bzw. in welche drei Kategorien lässt sich die Prozesslandkarte einteilen?
Führungsprozesse:
Führungsprozesse gehören nicht zur unmittelbaren Aufgabenerledigung
geben Zielsetzungen vor und setzen Rahmenbedingungen
Kernprozesse:
Kernprozesse dienen unmittelbar der Erfüllung der strategischen Zielsetzungen bzw. dem Zweck der Organisation
Kernprozesse erbringen den wesentlichen Teil der Leistung und verbrauchen den wesentlich Teil der Ressourcen der Organisation
Unterstützungsprozesse:
Unterstützungsleistung für Kernprozesse
nur mittelbarer Beitrag zur Zielerreichung
(z.B. Personalverwaltung, Bereitstellung der ITInfrastruktur, Budgetplanung und -bewirtschaftung).
Ordnen Sie die nachfolgend genannten Prozesse auf der Prozesslandkarte an:
- Onboarding durchführen
- Dienstreise buchen
- Grünpflegearbeiten durchführen
- Rechnungseingang bearbeiten
- Kirchenaustritt bearbeiten
- Registratur verwalten
- Grundsteuer erheben
- Mitarbeitergespräch führen
Führungsprozesse:
Mitarbeitergespräche durchführen
Kernprozesse:
Kirchenaustritt bearbeiten
Grundsteuer erheben
Unterstützungsprozesse:
Onboarding durchführen
Grünpflegearbeiten durchführen
Dienstreise buchen
Rechnungseingang bearbeiten
Registratur verwalten
Ordnen Sie die nachfolgend genannten Prozesse auf der Prozesslandkarte an:
- Jahresabschluss erstellen
- Geburtsanmeldung bearbeiten
- First-Level-Support Finanzsoftware leisten
- Dienst-Kfz warten
- Fundsachen verwalten
- Reisekosten abrechnen
- Posteingang bearbeiten
- Wohnsitz ummelden
- Führungskräfteklausur planen
- Haushaltsplan aufstellen
- Führungszeugnis erstellen
- an Aufsichtsratssitzung Stadtwerke
teilnehmen
Führungsprozesse:
Führungskräfteklausur planen
an Aufsichtsratssitzung Stadtwerke
teilnehmen
Kernprozesse:
Geburtsanmeldung durchführen
Fundsachen verwalten
Wohnsitz ummelden
Führungszeugnis erstellen
Unterstützungsprozesse:
Jahresabschluss erstellen
First-Level-Support Finanzsoftware leisten
Dienst-kfz warten
Reisekosten abrechnen
Posteingang bearbeiten
Haushaltsplan aufstellen
Welche Gründe sprechen (aus Sicht der DLZP (Dienstleistungszentrum Personal)) dafür, die Prozessorientierung auszubauen?
Nenne dazu die 5 Stichworte und erkläre diese
- Ordnung
–> Abläufe organisieren
Prozesskenntnis und Prozessklarheit als Grundvoraussetzungen für moderne Grundordnung und effiziente Ablauforganisation
(Organisationsfähigkeit, Standardisierung, Transparenz)
–> dahinter steckt stets organisatorischer Wandel - Entwicklung
–> Organisation entwicklen
Prozessarbeit als Basis für Automatisierungs-, Zentralisierungsund Reorganisationsvorhaben
(IT-Modernisierung, integriertes Personalmanagement, Service) - Optimierung
–> Verbesserungen erzielen
Prozessoptimierung als Baustein von Entwicklungs- und Verbesserungskultur und -aktivitäten (Qualitätssteigerung, Ressourcenschonung, Kundenorientierung, Change) - Steuerung
–> Steuerungsfähigkeit herstellen
Prozessdaten (Häufigkeiten, Zeiten, Ressourcenbedarfe) als Grundmaterial für effektives Controlling und bessere Steuerung
(Prozesskennzahlen, Controllingprozesse, Reportingprozesse) - Wissen
–> Wissen sichern
Prozessdokumente und Prozesslernen als Elemente eines strukturierten Wissensmanagements
(Einarbeitung, Weiterqualifizierung, Wissenstransfer)
Welches ist die verbreiteste Notation für Prozesse in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland?
BPMN 2.0
(32%, danach FLussdiagramm mit 30%, danach PICTURE 29%)
Was versteht man unter Prozessmodellierung?
Unter Prozessmodellierung wird die graphische Darstellung des Ablaufes eines Prozesses verstanden.
Was versteht man unter Prozessnotation?
Eine Prozessnotation ist eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement und stellt Symbole zur Verfügung, um Prozesse zu modellieren und zu dokumentieren.
Was ist eine Software?
Eine Software für die Prozessmodellierung ermöglicht die IT-gestützte Visualisierung (Modellierung)
von Prozessen.
Für die Landesverwaltung Schleswig-Holstein wurde die Software Microsoft Visio als Standardsoftware für die Modellierung von Prozessen ausgewählt
Was gibt es für Modellierungs-Softwares?
Camunda (browser-basiert)
https://demo.bpmn.io/
ARIS Express
bizagi modeler
camunda modeler
unbedingt vor Klausur etwas üben
Was bedeutet Prozessmodellierung (nach BPMN 2.0)?
Unter Prozessmodellierung wird die grafische Darstellung des Ablaufs eines Prozesses verstanden.
Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) ist eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement (Notation) und stellt Symbole zur Verfügung, um Prozesse zu modellieren und zu dokumentieren.
BPMN 2.0 wurde als Standard für die Prozessmodellierung in der
Landesverwaltung Schleswig-Holstein festgelegt.
wichtig: Symbole und Bedeutung auswendig lernen! SIEHE ZETTEL
Was bedeuten die Symbole Startereignis, Zwischenereignis und Endereignis? Wie sehen die Symbole aus?
Auf der Ereigniselement ist eine Begrenzung auf Start-,
Zwischen- und Endereignisse (Ziel) sinnvoll.
Startereignisse lösen einen neuen Prozess aus. (Kreis, grün ausgefüllt, dünne schwarze Umrandung)
Zwischenereignisse treten während eines Prozesses auf. (Kreis, grau ausgefüllt, weißer dicker Rand)
Endereignisse sind das Ergebnis eines Prozesses. (Kreis, rot ausgefüllt, schwarzer dicker Rand)
Jeder Prozess hat ein Startereignis sowie ein oder mehrere Endereignisse.
Optional kann der Versand oder der Empfang einer Nachricht in einem Prozess gekennzeichnet werden:
Startereignis
(Nachricht)
Zeigt den Beginn des Prozesses an. Der Beginn wird durch eine Nachricht
ausgelöst. (Brief im Kreis)
Zwischenereignis
(Nachricht)
Ein Ereignis, das während des Prozesses eintritt und durch eine Nachricht ausgelöst wird.
Endereignis
(Nachricht)
Zeigt das Ende des Prozesses an. Der Prozess
wird mit einer Nachricht abgeschlossen.
Was ist eine Aufgabe (Symbol)?
Eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit/Tätigkeit im Rahmen eines Prozesses.
Eine Aufgabe ist das Kernelement des Prozesses. Hier wird jeweils eine Tätigkeit verrichtet.
Aufgabe ist im Rechteck
Was ist ein Sequenzfluss?
Der Sequenzfluss definiert die Abfolge der einzelnen Schritte eines Prozesses.
Sequenzflüsse verbinden Aufgaben miteinander
Der Standardfluss ist der Regelverlauf eines Prozesses.
Ein Nachrichtenfluss symbolisiert den Informationsaustausch. Nachrichtenflüsse können an Pools, Aktivitäten und Nachrichtenereignisse andocken.
Sequenzfluss: —-> normaler schwarzer Pfeil
Nachrichtenfluss: o- - -> kleiner Kreis, Pfeil mit Lücken
Was ist ein Knotenpunkt?
Knotenpunkte („Gateways“) erlauben, alternative oder parallele Aufgabenerbringungen anzuzeigen.
Knotenpunkte („Gateways“) zeigen Verzweigungen im Sequenzfluss an. Jede Verzweigung muss durch einen Knotenpunkt wieder zusammengeführt werden.
Ein exklusiver Knotenpunkt zeigt an, dass nur eine der ausgehenden Verzweigungen möglich ist.
Ein paralleler Knotenpunkt zeigt an, dass alle ausgehenden Verzweigungen des Sequenzflusses parallel
laufen.
exklusiver Knotenpuntk, X in Raute
paralleler Knotenpunkt, + in Raute
Was sind Pools und Lanes?
Sogenannte Pools und Lanes („Schwimmbahnen“) zeigen, wer für eine Aktivität/Aufgabe zuständig ist.
Pools kennzeichnen Organisationen, die einen Prozess steuern (z. B. eine Behörde).
Lanes („Schwimmbahnen“) kennzeichnen die Verantwortlichkeit für Aufgaben innerhalb eines Pools (z. B. Abteilungen, Referate).
Poles und Lanes zeigen die Organisation und die Zuständigkeit an.
Bsp: Pool = Behörde
Schwimmbahn = Fachreferat, Haushaltsreferat
Was ist ein Datenobjekt, Datensoeicher und Datenassoziation?
Datenobjekt, Datenspeicher, Datenassoziation symbolisieren vor allem die mediale Seite des Prozesses.
Ein Datenobjekt repräsentiert Informationen, die durch den Prozess fließen (z. B. Dokumente, Formulare, E-Mails, Briefe oder Datensätze).
Ein Datenspeicher ist ein Ort, auf den der Prozess lesend und schreibend zugreifen kann (z. B. eine Datenbank oder ein Aktenschrank).
Eine Daten-Assoziation verknüpft Datenobjekte mit Aktivitäten und Prozessen.
Datenobjekt (bspw. Rechnung): Blatt mit abgeknickter Ecke
Datenspeicher: sieht aus wie runde Dose mit Deckel
Daten-Assoziation: “………”
Was ist ein reduzierter Teilprozess?
Ein reduzierter Teilprozess bedeutet, dass ein Teilprozess in dem Prozess ausgeblendet wird, um die Komplexität zu verringern (z. B. Ausblenden der einzelnen Prozessschritte für den Teilprozess Posteingangsbearbeitung).
Auf Teilprozesse kann verwiesen werden, sodass
nicht die volle Komplexität modelliert werden muss.
Viereck, mit + (auch im Viereck) unter der Beschreibung
Wie sollte die Modellierung (der Prozesse) in der Praxis erfolgen?
In der Praxis sollte die Modellierung in enger
Abstimmung mit den Verantwortlichen erfolgen.
So sollte/könnte es erfolgen
1 | Workshop mit Prozessverantwortlichen
Prozessmodellierung anhand von
Moderationskarten („brown-paper“ –> große braune Plakate)
Grobe Skizzierung des Prozesses
2 | Prozessdokumentation
Prozessmodellierung in der
Modellierungssoftware (z. B.
ARIS, MS Visio)
Erstellen eines Prozesssteckbriefs
3 | Workshop mit den Prozessverantwortlichen
Vorstellung der finalen Prozessmodellierung und des Prozesssteckbriefs
ggf. Anpassung und finale Freigabe
der Prozessmodellierung und des
Prozesssteckbriefs
Ab hier 5. Sitzung - Prozessmanagement 2
Leitfragen aus dieser Sitzung
Wie können Prozesse systematisch analysiert werden?
Wie können Prozesse optimiert werden?
Wie kann Prozessmanagement für die Organisationsentwicklung eingesetzt werden?
Wiederholung
Welche Regeln müssen zwingend bei der
Prozessmodellierung beachtet werden?
Jeder Prozess hat ein Startereignis sowie ein oder mehrere Endereignisse.
Der Sequenzfluss muss immer bei einem der Endereignisse enden.
Die Aufgaben werden mit einem Subjekt und einem Verb kurz beschrieben werden.
Prozesse werden von links nach rechts modelliert.
Die jeweilige Organisationseinheit (z. B. Kommunalverwaltung, Ministerium, Landesamt) wird
durch einen Pool abgebildet.
Die für den Prozess relevante Organisationsstruktur (z. B. Referate, Dezernate, Sachgebiete) wird
durch „Schwimmbahnen“ (lanes) abgebildet.
Der Sequenzfluss darf die Grenzen des Pools nicht überschreiten.
Was ist die anlassbezogene Prozessoptimierung?
Definition
Bei der anlassbezogenen Prozessoptimierung geht es um konkrete Problemlösungen/Verbesserungen.
Anlassbezogene Prozessoptimierung ist ein projektorientiertes Konzept für eine grundsätzliche Neuentwicklung oder Überarbeitung einzelner Prozesse.
Der Anlass ist häufig problembezogen (Unzufrieden mit den aktuellen Prozessergebnissen, veränderte gesetzliche Anforderungen, Übernahme neuer Aufgaben, Einführung einer neuen Software etc.).
Was sind mögliche Ziele einer Prozessoptimierung?
- Kurze Durchlaufzeiten
- Niedrige Prozesskosten
- Hohe Prozessqualität
- HoheProduktqualität
- Hohe Kundenzufriedenheit
- Hohe Mitarbeitermotivation
Prozesserhebung- und analyse: ist die Verbesserung der Verwaltungsabläufe nach einmaligem Optimieren erledigt?
Wie könnte ein grundlegender Ablauf zur Prozessoptimierung aussehen?
!
Prozessoptimierungs- kreislauf
Die kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsabläufe ist eine Daueraufgabe.
- Definition der Ziele der Prozesserhebung
und -analyse - Identifikation der relevanten Prozesse
(Es werden die für die für das Optimierungsvorhaben relevanten Prozesse
identifiziert und ausgewählt) - Prozesserhebung und -dokumentation:
Ist-Prozess
(Die Prozessmodellierung ist die Grundlage für eine Optimierung der Prozesse.
Es werden die relevanten Prozesse im Rahmen von Workshops erhoben und
dokumentiert (Prozessmodellierung).) - Analyse des Ist-Prozesses
(Die Analyse liefert mögliche Ansatzpunkte für eine anschließende Prozessoptimierung.) - Konzeption Soll-Prozess
- Umsetzung Soll-Prozess
- Evaluation und kontinuierlicher Verbesserungsprozess
wieder 1. …
Ziele der Prozessoptimierung: was ist grundsätzlich wichtig zu wissen, was bedeutet konkurrierende Ziele und wie ist die Zielgewichtung?
Ziele der Prozessoptimierung:
Prozessoptimierung ist ein
Instrument, um den Zielerreichungsgrad der
Aufgabenwahrnehmung zu erhöhen.
Was „optimiert“ konkret
bedeutet, muss aus dem
Ziel der Prozessoptimierung abgeleitet
werden.
Konkurrierende Ziele:
Ziele der Prozessoptimierung können sich
widersprechen:
- Eine Verbesserung der Kundenorientierung kann zu höheren Kosten
führen.
- Eine Optimierung der Kosten kann den Service gegenüber den Bürger/-innen einschränken
- Eine Verkürzung der Bearbeitungszeit kann
die Fehleranfälligkeit erhöhen.
Zielgewichtung:
Öffentliche Verwaltungen verfolgen am Gemeinwohl orientierte Sachziele.
Monetäre Kosten stellen
hierfür eine Rahmenbedingung dar.
Daher darf die Zielsetzung der Prozessoptimierung nicht auf Kostensenkung
reduziert werden.
Die Zielsetzung der Prozessoptimierung muss daher konkret definiert und
ggf. gewichtet werden.
Was sind mögliche Ziele einer Prozessoptimierung?
- Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
- Verbesserung der Kundenorientierung
- Verkürzen der Bearbeitungszeiten
- Verbesserung der Qualität der Aufgabenwahrnehmung
- Schaffung möglichst einfacher, transparenter und reibungsverlustfreier Arbeitsprozesse
- Optimierung des IT- und Technikeinsatzes
- Reduzierung von Schnittstellen und Medienbrüchen
–> Die möglichen Ziele einer Prozessoptimierung können höchst unterschiedlich sein.
Die Analyse des Ist-Prozesses
Die Analyse liefert mögliche Ansatzpunkte für eine anschließende Prozessoptimierung.
Prozessvisualisierung
Visualisierung der Prozessschritte, der
Prozessabfolge sowie der Prozessverantwortlichen
Prozessdarstellungen helfen, Prozesse
zu überblicken, zu gestalten und zu
steuern.
Durchlaufzeiten
Zeitspanne für das Durchlaufen eines
Prozesses oder eines
Teilprozesses (inklusive Liege- und
Transportzeiten)
z. B. Zeitspanne zwischen
Antragseingang und Bescheidversand
Bearbeitungszeiten
Zeitspanne für die Bearbeitung eines
Prozesses oder eines
Teilprozesses (ohne Liege- und
Transportzeiten)
z. B. Bearbeitungszeit einer
Sachbearbeiterin bzw. eines
Sachbearbeiters für einen Antrag
Zusammengesetzte Kennzahlen
Kennzahlen können aus Fallmengen,
Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten
gebildet werden.
z. B. „Fehlerquote“ (Anteil der fehlerhaft
bearbeiteten Anträge)
z. B. „Ablehnungsquote“ (Anteil der
abgelehnten Anträge)
Welche Frage kann man sich für die Analyse der Prozessvisualisierung stellen?
Die Visualisierung macht Ansätze für
Prozessoptimierung transparent.
Gibt es Prozessschritte, die wegfallen können?
Können Prozessschritte vereinfacht werden?
Gibt es Medienbrüche? Kann der Einsatz von IT intensiviert werden? Gibt es redundante Datenerfassung? Werden redundante IT-Systeme eingesetzt? Werden alle erforderlichen Daten nur einmal erhoben?
Sind Kommunikations- und Entscheidungswege eindeutig?
Warum werden die einzelnen Arbeitsschritte überhaupt durchgeführt?
Kann die Zahl der am Prozess beteiligten Personen reduziert werden? Gibt es Doppelarbeiten?
Was bedeutet die Variantenzahl?
Was ist eine Prozessvariante?
Die Variantenzahl ist ein Indikator für die Komplexität des Prozesses.
Die Variantenzahl ist die Summe aller möglichen Prozessvarianten und ist eine Messgröße für die Komplexität eines Prozesses.
Eine Prozessvariante ist eine Folge von Aufgaben, die mit einem exklusiven Knotenpunkt („gateway“) beginnt und mit einem entsprechenden Knotenpunkt endet.
Es wird geprüft, ob die Zahl der Varianten reduziert werden kann, um die Komplexität
des Prozesses zu reduzieren.
4. Analyse des Ist-Prozesses (aus Kreislauf)
Was ist die Bearbeitungszeit, Transportzeit, Liegezeit und Durchlaufzeit?
4 Definitionen
Die Bearbeitungszeit ist die Zeitdauer aller Tätigkeiten, die dazu dienen, den Zustand des Objektes in Richtung „fertiges Ergebnis der Aufgabenerfüllung“
zu lenken. „Fertig“ ist der Zustand des Outputs, der am Ende des Prozesses erreicht
werden soll.
Unter Transportzeit wird die Zeitdauer verstanden, die für die räumliche Veränderung des Objektes von Bearbeitungsort zu Bearbeitungsort bzw. von Bearbeitungszeit zu Liegeort und umgekehrt anfällt.
Mit der Liegezeit wird die Zeitdauer erfasst, in der das betreffende Objekt weder
bearbeitet noch transportiert wird. Die Liegezeit ist die Zeitdauer vom Eingang des Inputs bis zum Beginn der Bearbeitung und/oder die die Zeitdauer vom Ende der Bearbeitung bis zum Ausgang des Outputs.
Durchlaufzeit ist die Summe der der Bearbeitungs-, Transport und Liegezeiten eines Prozesses.
Welche Fragen stellen sich bei der Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit?
Mögliche Fragen:
Wie groß ist die Differenz zwischen Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit?
Was sind mögliche Ursachen für die Differenz?
Welche Aufgabenbereiche haben eine überdurchschnittliche lange Durchlaufzeit?
Welche einzelnen Prozessschritte haben eine überdurchschnittlich lange
Bearbeitungszeit?
Welche Optimierungsansätze auf zeitlicher Ebene gibt es?
Verzicht auf überflüssige Prozessschritte oder Teilprozesse,
Veränderung der Reihenfolge der Prozessschritte
Anpassen / Bündeln der Verantwortlichkeiten, Reduzieren der Zahl der
Verantwortlichen, Reduzierung beteiligter Hierarchieebenen
Standardisierung von Prozessen
Zentralisieren von Prozessen oder Prozessbestandteilen
Outsourcen von Prozessen oder Prozessbestandteilen an einen externen Dienstleister
Reduzieren von Medienbrüchen
Anbindung von Fachverfahren über Schnittstellen
Prozessautomatisierung durch IT-Einsatz
Vermeiden redundanter Datenerfassung, Vermeiden des Einsatzes redundanter
Systeme
4. Analyse des Ist-Prozesses - Fehlerquote
Wozu führen Fehlerquoten? Welche Fragen sollten sich vorab gestellt werden?
Fehlerhafte Anträge führen in der Regel zu einem erhöhten Aufwand.
Wie können die Fehler frühzeitig vor der Antragsbearbeitung erkannt werden?
Können die Fehler bereits vor Antragstellung reduziert werden (z. B. durch Information und Beratung?)
…
4. Analyse des Ist-Prozesses - Ablehnungsquote
Wozu können Abgelehnte Anträge führen? Welche Frage(n) sollte sich gestellt werden?
Abgelehnte Anträge können zu erheblichem Folgeaufwand führen (z. B. Widerspruch).
Wie kann die Zahl der abgelehnten Anträge reduziert werden (z. B. Information und
Beratung vor der Antragstellung)?
Wie werden die Prozesskosten ermittelt?
Für die Ermittlung der prozessrelevanten Personalkosten werden die für die
Aufgabenerfüllung anfallenden Bearbeitungszeiten kostenmäßig bewertet.
Sachmittelkosten ergeben sich, indem die Nutzungszeit von Sachmitteln während der
Aufgabenerfüllung kostenmäßig bewertet wird (z. B. Kosten für die Büromiete).
Zum Beispiel (nachvollziehbar?)
Bearbeitungszeit pro Fall: 45 Minuten
Personalkosten pro Fall: 17,50 Euro
Sachmittelkosten pro Fall: 2,30 Euro
zu
Bearbeitungszeit pro Fall: 29 Minuten
Personalkosten pro Fall: 11,30 Euro
Sachmittelkosten pro Fall: 1,80 Euro
zu
Bearbeitungszeit pro Fall: 11 Minuten
Personalkosten pro Fall: 6,10 Euro
Sachmittelkosten pro Fall: 0,50 Euro
Umsetzung Soll-Projekt
Auf der Basis der Ergebnisse der Ist- Analyse wird ein Soll-Prozess konzipiert.
Der Soll-Prozess wird im Rahmen eines Umsetzungsprojektes erprobt und
eingeführt.
Beispiel: Umsetzung des Soll-Prozess Beihilfebearbeitung
Folgeprojekt (laufend): Umsetzung kurz- und mittelfristiger Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessqualität
Beschaffung einer Beihilfe-Software mit einer hohen Automatisierung
Folgeprojekt (geplant): Einführung einer Beihilfe-Software: Prozessautomatisierung
Evaluation kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Weiterentwicklung der Prozessautomatisierung
Was ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess?
Unter dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) wird die Bemühung verstanden, die Qualität der Produkte und Prozesse kontinuierlich zu steigern.
Wesentliche Bestandteile des KVP sind:
Betriebliches Vorschlagswesen
Mitarbeiterorientiertes Management
Prozessorientierung
Qualitätsmanagement
Qualitätszirkel
Methoden der Arbeitsplatzorganisation
Was ist der PDCA-Zyklus?
Kreislauf –> Plan –> Do –> Check –> Act
Plan
1. Verbesserungsthema (an)erkennen
2. Problem abgrenzen + analysieren
3. Ursachen identifizieren
4. Ziel definieren
5. Umsetzung planen
Do
6. Umsetzung koordinieren
7. Ergebnisse dokumentieren + visualisieren
Check
8. Umsetzung überprüfen: Soll-Ist-Abgleich
Act
9. Ziel erreicht: Erfahrung sichern + Standard definieren
10. Ziel nicht erreicht: Verbesserung initiieren
Prozessdigitalisierung - was ist Voraussetzung, wie erfolgt die Umsetzung und wie ist das Ergebnis?
Prozessdigitalisierung
Voraussetzung: Prozessdokumentation und Prozessoptimierung (Prozessmodellierung zb BPMN 2.0)
Umsetzung: Customizing in der Software oder Einlesen der Prozesse in einer “process engine” (zb. als XML-Datei)
Ergebnis: Der Prozess wird als digitaler Workflow abgebildet (zb als Rechnungsworkflow)
Was verstehen wir unter Prozssmanagement?
Prozessmanagement ist ein auf Dauer ausgerichtetes Konzept von
Vorgehensweisen, Verantwortlichkeiten, IT-Unterstützungen und kulturflankierenden
Maßnahmen, um eine effektive und effiziente Prozessorganisation in der Dienstelle zu
gewährleisten.
Was sind Herausforderungen und Ziele eines Prozessmanagement?
Abläufe organisieren
Prozesskenntnis und Prozessklarheit als Grundvoraussetzungen für effiziente Ablauforganisation
(Organisationsfähigkeit, Standardisierung, Transparenz)
Verbesserungen erzielen
Prozessoptimierung als Baustein von Entwicklungs- und Verbesserungskultur und –aktivitäten (Qualitätsverbesserung, Ressourcenschonung, Dienstleistungsstärkung)
Organisation entwickeln
Prozessarbeit als Basis für Automatisierungs-, Zentralisierungsund Reorganisationsvorhaben
(IT-Modernisierung, integriertes Personalmanagement, Service)
Steuerungsfähigkeit herstellen
Prozessdaten (Häufigkeiten, Zeiten, Ressourcenbedarfe) als
Grundmaterial für effektives Controlling
(Prozesskennzahlen, Controllingprozesse, Reportingprozesse)
Wissen sichern (über Abläufe)
Prozessdokumente und Prozesslernen als Elemente eines
strukturierten Wissensmanagements
(Einarbeitung, Weiterqualifizierung, Wissenstransfer)
Warum sollte man Prozesse auffächern und diese mit einem diffenzierten Blick betrachten, auf welche Fragen sollte man dabei achten und was ist am Ende des Ziel?
Allein das Auffächern der Prozesse öffnet die Augen und evoziert Ideen und Initiativen.
Der differenzierte Blick auf Prozesse hilft,
zu entscheiden, wo man ansetzen kann und soll.
In welche Managementprozesse investieren wir Engerie, damit wir echte Effekte erzielen und wirklich voran kommen?
Welches sind die wirklich wichtigen Prozesse - wichtig für unsere Kunden, für die Politik und für uns - und warum?
Welche Unterstützungsleistungen können andere besser als wir? Welche Unterstützung wollen und müssen wir aus eigener Kraft erbringen?
Ziel ist es, Prozesse zu kennen, zu verbessern und effektiv zu nutzen, um nachhaltig Effekte zu erzielen.
Effizientere Verwaltungsabläufe, erhöhte transparenz, gesteigerte Qualität, optimierte Einarbeitung, etc.
Ab hier 6. Sitzung
Leitfragen:
- Wo hat die „vertraute“ Gestalt von Verwaltungsorganisationen (Hierarchie, Dienstweg, Schriftlichkeit etc.) ihre Wurzeln?
- Welche Anforderungen bestehen an die Gestaltung der Aufbauorganisation? Woran orientiert man sich und wie geht man vor?
- Welche Rolle spielt die Ausformung der Leitungsorganisation? Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?
- Wo findet die formale Organisation ihre Grenzen? Und was gibt es noch?
Woher kommt der Begriff Bürokratie ursprünglich und wie lautet die generelle Begriffsgeschichte zu diesem Begriff?
Begriff der Bürokratie war eher negativ angehaucht.
Es kommt aus dem französischen (Bureau = Amtsstube/Arbeitszimmer/Schreibtisch) und griechischen (Kratein = herrschen/Kraft, Macht, Gewalt)
Das Wort »Bürokratie« ist ein Kunstwort, mit Wurzeln im 18. Jahrhundert, verstanden als »fünfte« Herrschaftsform.
► Vincent de Gournay (1712 -1759; frz. Kaufmann, Handelsminister) bildet erstmals den Begriff »bureaucratie«
► Gedacht ist der Terminus als Schmäh-begriff gegen die übersteigerte Macht/den zu großen Einfluss der Amtsstuben.
► Auslöser ist das reglementierte Wirtschaften im merkantilistischen System des absolutistischen Frankreichs.
► Referenzpunkt ist das System der Herrschaftsformen, sodass Bürokratie als »fünfte Herrschaftsform« benannt wird.
Wie entstand nach Max Weber der Begriff Bürokratie? Wie kommt er darauf, dass für ihn Herrschaft eher Verwaltung ist? Und wie definiert man sowohl Herrschaft als auch Verwaltung?
Max Weber entwickelte einen soziologischen, idealtypischen Zugriff auf die Bürokratie:
Die Diagnose der modernen Gesellschaft kann unterteil werden in:
1. Rationalisierung (Entzauberung der Welt)
–> Technisierung, Intellektualisierung, Berechnung und
2. Differenzierung (Trennung der Wertsphären)
–> Eigengesetzlichkeit bspw. von Religion, Wirtschaft, Wissenschaft
daraus entsteht die Rationalisierung von Politik (und Verwaltung)
–> Grundlage dafür bildet ein klarer Begriff von Herrschaft, in Abgrenzung
zu amorpher Macht.
**Definition Herrschaft: »Herrschaft soll […] die Chance heißen, für spezifische (oder: für alle) Befehle bei einer
angebbaren Gruppe von Menschen Gehorsam zu finden.« **
Herrschaft bedarf dabei der Legitimitätsgeltung (das kann primär sein: rationaler Charakter auf dem Glauben an die Legalität gesatzter Ordnungen)*
Der Staat soll ein politischer Anstaltsbetrieb heißen, wenn und insoweit sein
Verwaltungsstab erfolgreich das Monopol legitimen physischen Zwanges für die
Durchführung der Ordnungen in Anspruch nimmt
Im Alltag äußert sich dies
– die legale, rationale Herrschaft, die
Durchführung der Ordnung – als Verwaltung.
Denn Herrschaft ist im Alltag primär: Verwaltung.
Bürokratie ist insofern prägende Herrschaftsform des modernen
Staates und des modernen Verwaltens.
Definition Bürokratie: Die rein bureaukratische, also: die bureaukratisch
-monokratische aktenmäßige Verwaltung ist nach allen Erfahrungen die an Präzision,
Stetigkeit, Disziplin, Straffheit und Verlässlichkeit, also: Berechenbarkeit […],
Intensität und Extensität der Leistung, formal universeller Anwendbarkeit
auf alle Aufgaben, rein technisch zum Höchstmaß der Leistung
vervollkommenbare, in all diesen Bedeutungen: formal rationalste,
Form der Herrschaftsausübung.
- vorher war die Herrschaft von der Religion abgeleitet, dort hat man die Legalität von Gott bekommen, um über ein Gebiet herrschen zu können. Das wurde hier geändert zur gesetzten Ordnung durch den Staat
Die Bürokratisierung der preußischen Verwaltung -
Fast könnte man sagen, ironischer Weise war die Bürokratisierung der
Verwaltung seinerzeit echte (soziale) Innovation.
[…] sehen Sie, […] daß wir fernerhin von besoldeten, buchgelehrten, interesselosen, ohne Eigentum seienden Buralisten regiert werden. […] Diese vier Worte enthalten den Geist unserer […] geistlosen Regierungsmaschinen (Heinrich Friedrich
Karl Reichsfreiherr vom und zum Stein)
–> dies war quasi die Vordefinition von Beamten
Hardenberg […] setzte sehr stark auf die Durchsetzung staatlicher Macht. […] Die Staatsreformen waren in dem
Maße erfolgreicher, in dem es sich um verwaltungsinterne Organisationsreformen handelte. […] die Reorganisation
der […] [B]ehörden machte große Fortschritte […] steigerte sich die bürokratische Effizienz (von Karl August von Hardenberg)
Worum geht es in der Aufbauorganisation?
Die Aufbauorganisation ordnet die Aufgaben einer Behörde zu verschiedenen organisatorischen Einheiten durch Bildung von
Stellen als kleinster organisatorischer Einheit sowie weiterer Organisations- und Hierarchieebenen. […]
Darüber hinaus regelt die Aufbauorganisation das Zusammenwirken und die Beziehungen der Organisationseinheiten im Gesamtgefüge der Behörde.
Vier Aspekte = Stellen, Abteilungen, Gesamtgefüge, Zusammenwirken
Die Stelle
Als Basiseinheit aufbauorganisatorischer Arbeit dient die Stelle
„Eine Stelle bildet die kleinste aufbauorganisatorische Einheit. Sie entsteht durch dauerhafte Zuordnung von Aufgaben auf
eine oder mehrere Personen. Die Stelle gilt als Grundelement (Basiselement) der Aufbauorganisation“
Man kann jede Stelle als eine Kombination aus programmatischen, netzwerkartigen und personalen
Entscheidungsprämissen ansehen: Die Stelle hat eine Aufgabe, gehört zu einer
bestimmten Abteilung und ist mit einer Person besetzt“
SITZUNG 6 anschauen und von dort aus weiterlernen!!
