Organisationstechniken & Geschäftsprozessoptimierung Flashcards
Worum geht es im Gesamtmodul „Steuerung von Prozessen“?
(Nicht unbedingt auswendig lernen)
Es geht um die Gestaltung von Organisation und die Gestaltung von Organisationen und die Veränderung.
- Anforderungen für die Gestaltung von Veränderungsprozessen in Organisationen kennen - prozessualen Abläufen in einer Organisation beschreiben und analysieren
- Handlungsbedarf für Maßnahmen der Organisationsentwicklung erkennen
- Konsequenzen für die Aufbau- und Ablauforganisation einschätzen
- qualitativen und quantitativen Anforderungen an die Gestaltung Prozessen einschätzen - Prozessgestaltung im Sinne einer Ausrichtung auf Ziele bewerten
- Veränderungsprozesse in Institutionen auf Basis einschlägiger Methoden projektieren
—> Gestaltung, Steuerung und Veränderung von Verwaltungen in allen wesentlichen Dimensionen
einzuklammern, aus anderer Studiengruppe übernommen
Kernaufgaben der Organisationsarbeit
(Rechnungshöfe des Bundes und der Länder)
Organisatorische Anpassungsbedarfe laufend ermitteln, Maßnahmen hierzu abstimmen und umsetzen,
Geschäftsprozessoptimierung
Organisationsuntersuchungen durchführen (z. B. Aufgabenkritiken, Geschäftsprozessanalysen,
Personalbedarfsermittlungen)
Organisationsberatung (z. B. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Erfolgs- und Wirkungskontrollen)
Schriftgutverwaltung, Dokumentenmanagement und elektronische Vorgangsbearbeitung
konzipieren, prüfen und verbessern
organisatorische Regelungen (z. B. Geschäftsordnung, Geschäftsverteilungsplan,
Arbeitsanweisungen) anpassen und weiterentwickeln
Aufgabenbeschreibungen erstellen
Entwicklung von Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten prüfen und Anpassungenvorschlägen
Worum geht es in diesem Teilmodul?
Es soll dazu befähigen, Organisationen zu optimieren und den Wandel zu gestalten.
Gründe für Optimierungsbedarf innerhalb einer Organisation begreifen
- Verschiedenen Modelle zur Prozessoptimierung darstellen
- Phasen des organisatorischen Wandels beschreiben
- Umsetzungsinstrumente für Lösungsansätze aufzeigen
- Einschlägige Organisationstechniken anwenden können (bspw. Aufgabenanalyse, Arbeitsablaufdarstellungen und Netzplantechnik )
—> Gründe, Methoden und Techniken der Gestaltung und Optimierung von Verwaltungsorganisationen
Fallstudie BAMF - was waren dort typische Organisationsprobleme / Problemfelder, was sind Lösungsideen?
Bundesamt für Migration und Flüchtlinge:
in Bremen, seit längeren in Kritik,
2015 kamen mehrere Hundertausende Flüchtlinge, das Amt kam nicht hinterher
Problemfelder:
- ständiger Wechsel der Führungsposition
- Personal –> zu wenig, nicht qualifiziert genug
- dauerhafte Fehlerquote
- Veröffentlichung von internen Papieren
- vereinfachtes Verfahren auf diese Art und Weise (keine Identifikationskontrolle) problematisch
- …
Qualität der Arbeit und Personal allgemein könnte gelöst werden durch:
- richtiges Onboarding
- Fortbildungen
- vereinfachte Verfahren auf andere Weise durchführen bzw. eie Technik nutzen, die die Datenerfassung o.ä. erleichtert und damit den Vorgang schneller durchführen
- konstante Führungsposition
- Dolmetscher für die einfacherer Kommunikation
- Teambildung - gegenseitige Unterstützung (weniger Fehler)
- effiziente Arbeitsaufteilung “jeder macht das, was er am Besten kann”
- Koordination der ankommenden Flüchtlinge für schnellere Abläufe
Verwaltung als Gegenstand | Definition und Ursprung: Was genau meinen wir eigentlich, wenn wir »Verwaltung« sagen?
»Verwaltung lässt sich zwar beschreiben, aber nicht definieren.«
Von Ernst Forsthoff
—> deutscher Staats- und Verwaltungsrechtler
Begriff der Daseinsvorsorge/Fürsorge—> Lebenswichtige Güter und DL die der Staat erbringt und gleichzeitig Leistung zu sozialstaatlichen Leistung zu machen
Beispiele: Wasserversorgung, Abfallentsorgung, Evtl. Strom, Straßenreinigung, ÖPNV, Straßenunterhaltung, Post
»Verwaltung im heutigen Sinne des Wortes beginnt erst dort, wo die landesherrliche Gewalt ihre Verdinglichung in Grund- herrschaft und besonderen Hoheitsrechten sprengt und sich in der Vollziehung allgemeiner Staatsaufgaben versachlicht.«
(Negative Begriffsbestimmung —> es heißt so viel wie: Staatstätigkeit ist nicht nur Gesetzbestimmung, Rechtsprechung etc., sondern noch viel mehr)
Der Ausgangspunkt Staatsbildung: Wie betrachten wir Verwaltungssoziologisch die Wurzeln der Verwaltung im heutigen Wortsinne?
30 Jähriger Krieg: 1618 durch Prager Fenstersturz (stürze) Verwaltungsbeamter aus Böhm —> es ging darum ein Symbol zu setzen —> Signal setzen, dass man mit der Ausführung der herrschenden Klasse nicht einverstanden war
Herrschaftsformen zu dieser Zeit:
Stehendes Herr
»Zentralisierung von Herrschaft und Entstehen größerer Territorialstaaten.«
&
Finanzverwaltung
»Notwendigkeit der Erfüllung von Daueraufgaben«
Ausgangspunkt der Verwaltung | Policey
Erstens können wir Verwaltung im Sinne »(guter) Ordnung« als »Herangehensweise« (Eigenlogik) weiterdenken.
Unter dem Sammelbegriff ›gute Policey‹ erfolgte […] die Einübung von Verwaltungspraktiken, konkret das Erlassen von Verordnungen und das Ahnden von Verstößen gegen die Vorschriften.
Es gibt insbesondere 3 Begrifflichkeiten: 3. Begrifflichkeiten: Politics: Verwaltungsstrukturen, Polity: Prozesse / wie einzelne Einheiten zusammenarbeiten, Policey: Politikfelder (Verteidigung, Bildung, Außenpolitik)
Ausgangspunkt | Behörden
Wir erkennen, wie sich Verwaltung in Behörden als eigeneres Organisationstypen manifestiert
1660: Generalkriegskommissariat
1713: Generalfinanzdirektorium
Zu 1722
Das wichtigste Mittel zur Stärkung des Einheits- staates war […] die Fortbildung der Behörden- organisation, der ›Sieg der fürstlichen Ämter über den ständischen Dilettantismus‹.
Ausgangspunkt | Verwaltungsbegriffe: welche gibt es mit denen wir heute über Verwaltung sprechen?
Bemerkenswert ist im Übrigen die Verbindung zu wesentlichen Begriffe, mit denen wir heute über Verwaltung sprechen.
Bürokratie, Organisation, Reform
Bürokratie: Festgelegte Strukturen, klare Hierarchie, auf Grundlage von Gesetzen/Normen, geplantes Verwaltungshandeln, festgelegte Kompetenzen,
Organisation: System von Regeln, zur Erfüllung von Sachaufgaben
Reform: Wandel der bestehenden Verhältnisse
Moderne Gesellschaft I Funktionale Differenzierung und Durchorganisation
- Mit was ist unsere Verwaltung soziologisch gesehen eng verwoben?
- Was bedeuten diese beiden Begrifflichkeiten?
verwoben = verbunden, schwer trennbar
Soziologisch gesehen ist Verwaltung in unserem Sinne also eng
verwoben mit der modernen Gesellschaft.
Funktionale Differenzierung: Wir definieren den Begriff der modernen Gesellschaft durch ihre Differenzierungsform […] die moderne Gesellschaft als funktional differenzierte Gesellschaft
begreifen.
Organisationsgesellschaft: […] daß nämlich die moderne Gesellschaft mehr als jede ihrer Vorgängerinnen auf
Organisation angewiesen ist (ja erstmals überhaupt einen eigenen Begriff dafür geschaffen hat
eigene Recherche: Die funktionale Differenzierung bedeutet in der soziologischen Theorie, dass sich innerhalb einer Gesellschaft bzw. sozialen Systems einzelne Teilsysteme herausbilden, die jeweils eine bestimmte Funktion für das Gesamtsystem erfüllen.
Organisationsgesellschaft ist ein jüngerer soziologischer Begriff zur Bezeichnung für moderne Gesellschaften mit flächendeckenden formalen Organisationen in nahezu allen Lebens- und Funktionsbereichen. Die strukturprägende Vergesellschaftungsform der Organisation gilt seit Max Weber und Talcott Parsons als notwendiges Ordnungsmittel für das ständige und arbeitsteilige Zusammenwirken von Menschen in komplexen Gesellschaften. (Verwaltungen, Schulen, Kirchen, Vereine etc.)
Wie genau lassen sich Verwaltungen bestimmen?
insbesondere in Hinblick auf Belange der Organisation
Wer sich mit der Gestaltung der Verwaltung befasst, benötigt ein Konzept von “Verwaltung”
- Konzeptionelle Zugänge zur Verwaltung sind vielgestaltig – entsprechend wichtig ist, einen eigenen passenden Ansatz zu finden
- Welche Vorstellung/welchen Zugang zur Verwaltung wählen wir eigentlich? juristisch (rechtswiss.), philosophisch (bspw. ethisch),
historisch (geschichtswiss.), soziologisch/ökonomisch (sozialwiss.) (unser Schwerpunkt)
- Verwaltung ist ein soziales Phänomen – ein Thema (in) der Gesellschaft – und die zugehörige Grundfrage lautet:
Wie ist soziale Ordnung möglich?
–> Wir können über die Gestaltung/Veränderung/Verbesserung von Verwaltung nicht sprechen, ohne die Funktion der Verwaltung hierbei zu kennen:
Welches Problem bearbeitet/löst “Verwaltung” eigentlich?
(weiter nächste Folie?
– > Endergebnis:
Welches Problem bearbeitet/löst “Verwaltung” eigentlich?
–> Soziale Komplexität
Hilfreich ist ein Beobachtungsmuster von großer Abstraktheit, um tatsächlich umfassend zu sehen.
Grundproblem (z. B. Einkommen niedrig, arm aufgewachsen) –> Komplexität, viele einzelne Probleme (einzelne Punkte schwirren umher)
Lösung (z. B. durch Sozialhilfe) –> Systeme schaffen, Probleme zusammenfassen (einzelne Punkte werden eingekreist)
Vorbehalt ( viele Themen werden unterschiedlich betrachtet, nicht jede Lösung wird präferiert) –> Kontingenz (Kreis der Punkte könnte auch wo anders liegen)
Preis (System ist komplex, evtl. sind andere Probleme (z. B. die (schlechte) Bildung) auch eine Ursache –> Systemkomplexität
Kontingenz = die Möglichkeit, dass etwas eintritt oder eben nicht eintritt, oder dass es ganz grundsätzlich anders sein könnte, als es ist.
Die Organisationssysteme - wo ist System, was sind Organisationen für Systeme? Ist die Verwaltung ein System
System ist dort, wo man „innen“ und „außen“ unterscheidet – und
Organisationen sind besondere soziale Systeme.
Verwaltungen sind Systeme
System
↓ ↓ ↓ ↓
organisch mechanisch psychisch sozial
sozial: –> Interaktion
–> Organisation –> Verwaltungen – organisational – in der modernen Organisationsgesellschaft.
–> Gesellschaft –> Verwaltung – funktional – in der modernen funktional differenzierten Gesellschaft.
= Die öffentliche Verwaltung ist systemisch in der modernen Gesellschaft
zu suchen.
Was ist ein prägendes Merkmal der modernen Gesellschaft?
Die funktionale Differenzierung, also die Differenzierung nach Funktionen
Was sind jeweils Funktionssysteme, was die entsprechenden Funktionen, das Medium, die Leituntrscheidung, das Programm und die (Reflexions-)Theorie?
Politik = Funktion: Kollektiv bindende Entscheidungen (–> (Ordnende) Entscheidungen in der und für die Gesellschaft, die alle binden – auch
wenn nicht alle zustimmen)
Medium: Macht (–> Einflussnahme auf Selektionen eines anderen (Androhen einer Alternative, die der andere vermeiden will)
Leitunterscheidung: Macht/keine Macht
Programm: Regierungs-/Parteiprogramme )– Regeln, zur Anwendung des Machtcodes (Wofür wird Macht eingesetzt)
Reflexionstheorie: Politische Theorie
weitere:
Wirtschaft: Knappheitsminderung, Geld, Zahlen/nicht zahlen, Preise und Budgets, National-ökonomie
Recht: stabile normative Erwartungen, Recht, recht/unrecht, Gesetze, Rechtstheorie
Wissenschaft: Generierung neuen Wissens, Wahrheit, wahr/falsch, Theorien und Methoden, Epistemologie
Gesundheit: Wiederherstellung von
Gesundheit, Krankheit, gesund/krank, Befunde (-)
Erziehung: Selektionen für Karrieren, Lebensläufe, Lob/Tadel, Lehrpläne, Pädagogik
Religion: Kontingenzbewältigung, Glaube, Immanent/ transzendent, Heilige Schrift, Theologie
Massenmedien: Information der
Gesellschaft, Information, Information/keine
Information, Nachrichten, Werbung und Unterhaltung, Kommunikationstheorie
Kunst: Beobachtung der Welt, Kunstwerke, Schön/hässlich, Stilprinzipien, Ästhetik
Es ist sich zu fragen, welchen Beitrag eine systemische Perspektive für den »administrative turn« leisten kann
- Worauf wird die Verwaltung spezifiziert?
Die Verwaltung wird spezifiziert auf Ausarbeitung und Erlaß bindender Entscheidungen nach politisch vorgegebenen Kriterien der Richtigkeit unter
Wahrung gewisser Anforderungen an die Konsistenz der Entscheidungen untereinander (nämlich Rechtmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit)
System –> Funktion –> Komplexität
Wie zeigt sich Verwaltung? (was muss man betrachten?)
Und wie ist die funktionale Binnendifferenzierung in den drei Bereichen aufgeteilt?
Verwaltung zeigt sich, wenn man die interne Differenzierung der Politik betrachtet.
Funktionale Binnendifferenzierung:
Poltik
- Ermöglichung bindender Entscheidungen
- Programmformulierung
- Organisation von Mehrheiten
Verwaltung
- Herstellung bindender Entscheidungen
- „Belästigung“ (Bindung) des Publikums
Publikum (= Bevölkerung)
- (Aus-)Wahl der Politiker und Programme
- Adressaten von Verwaltungsentscheidungen
Die Binnendifferenzierung ist eine pädagogische Methode, um die individuelle Förderung zb. aller Lernenden in einer Klasse sicherzustellen. Es handelt sich also um eine Differenzierung von Schülern, Schülerinnen oder Schülergruppen nach gewissen Merkmalen.
hier: Poltik, Verwaltung und das Publikum (BürgerInnen)
Was meint man, wenn man von Verwaltungen spricht?
Wer von Verwaltungen spricht, meint konkrete Organisationen.
Der Begriff Organisation
- Allgemeines und Entstehung
als Leitbegriff
Organisation ist ein vergleichsweise neuer Begriff; und Organisationen sind eng verbunden mit der modernen Gesellschaft.
Entstehung:
18 Jhd.: Organismus –> Ganzes und Teile, nicht-mechanisch (nicht bedenkenlos)
Französische Revolution: Machbarkeit –> rationales, nicht (mehr) naturales Gebilde
Ende 19. Jhd.: Ordnung –> Zweck und Mittel, Verband/Bürokratie
nach II. Weltkrieg: System –> Mitgliedschaft, Arbeit, Entscheidung
Wichtig ist, dass man den dreifachen Zugriff auf den
Organisationsbegriff erkennt.
–> Etwas hat, ist, erfährt Organisation
Der Organisationsbegriff - Gruppenarbeitsergebnisse
Was für eine Gesellschaft bzw. ein System ist die moderne Gesellschaft?
siehe Überblick zu den Systemen (organisch, mechanisch, psychisch, sozia
Die moderne Gesellschaft ist durch und durch
Organisationsgesellschaft.
(Zum Teil Organisation)
- Entscheidung
Reduktion von Unsicherheit
Transformation von Kontingent
- Mitgliedschaft
Mitgliedsrolle
Generalisierungen
Zitat: „Jeder kann immer auch anders handeln […]
– aber nicht als Mitglied einer Organisation“
(Luhmann 1997, Die Gesellschaft der Gesellschaft, Frankfurt, S. 829)
Was haben Organisationen und worauf sind sie spezialisiert?
Organisationen haben Mitglieder und sind auf die Herstellung von Entscheidungen spezialisiert.
Mitgliedschaft
- Entscheidung über Mitgliedschaft
- Mitgliedsrolle
(Mitglieder als Autoren und Adressen)
- Anerkennung der Regeln
- Exklusion (Ausschluss)
- generalisiertes Entgelt
(samt generalisierter Motivation)
Entscheidung
- Auswahl aus Alternativen
- Sichtbarkeit der Entscheidung
- Transformation
offener in geschlossene Kontingenz
- Reduktion von Unsicherheit
- Paradoxie/Unentscheidbarkeit
des Entscheidens
Strukturen der Organisation - was hat diesbezüglich jede Organisation?
Jeder Organisation hat ein strukturelles Gefüge, das den Entscheidungen einen Rahmen setzt.
Steigerung der Wahrscheinlichkeit brauchbarer Entscheidungen
Strukturen = Entscheidungsorientierungen = Erwartungen = Entscheidungsprämissen
Stichworte: Programme (Aufgaben, Konditional (Regeln), Finale (Ziele), Organisationen (Kommunikationswege, Hierarchie, Aufbau und Ablauf), Personal (Persönlichkeit, Qualifikation, Entscheidungsstil), Kultur (Identität, Darstellung, Werte, Geschichte, Erzählungen)
siehe folgende Folien zur Erklärung der Stichworte
Programmebene / Programmstrukturen - worin unterscheidet man? Was bedeutet das?
Auf der Ebene der Programme unterscheidet man konditionale und finale Programme.
Von Programmierung können wir sprechen, wenn für eine Vielzahl von Fallentscheidungen inhaltliche
Bedingungen der Richtigkeit vorgezeichnet werden – entweder Zwecke und Schranken der Mittelwahl oder auslösende Bedingungen, die jedesmal, wenn sie vorliegen, eine mehr oder weniger eindeutig vorgezeichnete Entscheidung erfordern oder ermöglichen.
Durch Programmierung wird in der Form des Entscheidens über Entscheidungen ein engerer Bereich möglicher Entscheidungen ausgewählt, in dem höhere Anforderungen an rationalen Vergleich verschiedener Möglichkeitender Problemlösung gestellt und Kontrollen besser operationalisiert werden können.
Bsp: Gesetze und Verordnungen
–> “Ja, Gesetze und Verordnungen können ebenfalls als Beispiele für konditionale und finale Programmierung dienen, wenn wir sie auf die Softwareentwicklung und die Verwaltung von Anwendungen übertragen.”
Was hat jede Organisation bzgl. Entscheidungen? Wann ist eine Organisation des Entscheidungsprozesses erforderlich? Worauf bezieht sie sich?
Jeder Organisation hat ein strukturelles Gefüge, das den Entscheidungen einen Rahmen setzt.
Der vielschichtige Organisationsbegriff meint hier vor allem die Aufbau- und die Ablauforganisation.
Eine Organisation des Entscheidungsprozesses ist immer dann erforderlich, wenn Entscheidungen im Wege sozialer Kooperation – und nicht lediglich innerpsychisch – ausgearbeitet werden müssen.
Sie bezieht sich deshalb auf kommunikatives Handeln und regelt die Bedingungen der Abgabe und Annahme authentisch zurechenbarer Kommunikationen: wer für solche Kommunikationen zuständig ist, wer in welchem Zuständigkeitsbereich zur Kommunikation verpflichtet und für Fehler verantwortlich ist und wer sie unter welchen
Bedingungen abnehmen, das heißt als Prämisse in seine eigene Informationsverarbeitung zu übernehmen hat.
Es handelt sich also in den Begriffen der klassischen Organisationslehre um Arbeitsteilung, um die Verteilung von Kompetenzen und […] um die Verteilung […] formalisierter Macht.“
Bsp: Organisationsplan, Vereinbarungen zu …
Personal
Welche Bedeutung hat die Persönlichkeitsstruktur der Entscheidungsträger in einer Organisation, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung?
weitere mögliche Fragen: (Internet)
Warum wird betont, dass Menschen in einer Organisation nicht einfach “in” der Organisation existieren?
Welche Rolle spielt die Persönlichkeit des Personalverantwortlichen bei der Einstellung von Mitarbeitern in der öffentlichen Verwaltung?
Menschen sind nicht „in“ der Organisation – aber Personen, als Autor, Adresse und Thema der Kommunikation.
[…] wird eine dritte Prämissengruppe, die Persönlichkeitsstruktur des jeweils Entscheidenden, zumeist übersehen oder nur als Quelle von Irrationalitäten, Störungen oder Abweichungen gegengerechnet.
Auch die Persönlichkeit des einzelnen Entscheidungsträgers – das System seiner individuellen Erinnerungen, Präferenzen und der in seiner Lebensgeschichte abstrahierten und für ihn bestätigten Regeln der Erlebnisverarbeitung – fungiert jedoch im sozialen System der Verwaltung als Entscheidungsprämisse. In den
Persönlichkeiten ihrer Mitglieder sind die Ausbildungs- und Sozialisierungsleistungen unterzubringen, die das Verwaltungssystem entweder selbst erbringt oder durch Rekrutierung aus seiner Umwelt bezieht.“
eigenes aus Internet: Dieser Abschnitt betont, dass Menschen in einer Organisation nicht einfach “in” der Organisation existieren, sondern als Individuen mit ihrer eigenen Persönlichkeitsstruktur, Erinnerungen, Präferenzen und Regeln für die Verarbeitung von Erfahrungen. Diese Persönlichkeitsstruktur beeinflusst die Entscheidungsprozesse und das Verhalten der Entscheidungsträger.
Die Persönlichkeit jedes Entscheidungsträgers ist eine wichtige Prämisse für Entscheidungen in einer Organisation. Dies bedeutet, dass die individuellen Eigenschaften und Erfahrungen der Entscheidungsträger in die Entscheidungsfindung einfließen und die Art und Weise beeinflussen können, wie Entscheidungen getroffen werden.
Sind alle Strukturen entscheidbar?
Programme + Organisation + Personal = Stelle
Mit dem Begriff der „Stelle“ liegt dann buchstäblich die entscheidende „Stellschraube“ auf der Hand. Es sind jedoch nicht alle Strukturen entscheidbar – und schon gar nicht auf ein Mal änderbar.
entscheidbar bis ca. Mitte Personal (Organisationssteuerung/-gestaltung / Planung / Management ), bei Kultur und teilweise Personal unentscheidbar (Organisations-/Personalentwicklung / Change / Leitbild)
Siehe Präsentation 2, insbesondere Folie 48 hierzu!
Kultur - wie wird es noch genannt? Was ist damit gemeint?
Kultur – auch: informale Organisation genannt – meint die nicht formal entschiedenen Verhaltenserwartungen.
„[…] die Frage, ob es neben den entscheidbaren auch unentscheidbare Entscheidungsprämissen gibt. […] Damit nähern wir uns dem Modethema ,Organisationskultur‘. […] Das muss nicht heißen, dass Organisationskultur nur in der Imagination von Führungsstäben und Organisationsberatern existiert. Dario Rodriguez hat vorgeschlagen,
den Begriff der ,Organisationskultur“ als Komplex der unentscheidbaren Entscheidungsprämissen zu
definieren. […] Damit wird gut verständlich, dass Organisationskulturen dort entstehen, wo Probleme auftauchen, die nicht durch Anweisungen gelöst werden können.“
eigenes aus Internet: Organisationskultur bezieht sich auf die gemeinsamen Werte, Überzeugungen, Verhaltensweisen und Normen, die in einer Organisation existieren. Diese Kultur kann sowohl formale (von der Führung festgelegte) als auch informale (von den Mitarbeitern praktizierte) Aspekte umfassen.
“Unentscheidbare Entscheidungsprämissen” beziehen sich auf die Faktoren oder Überlegungen, die zwar einen erheblichen Einfluss auf das Verhalten und die Entscheidungen der Menschen in der Organisation haben, aber nicht explizit in schriftlichen Richtlinien oder formalen Anweisungen festgehalten sind.
Beispiele für Organisationskultur in der öffentlichen Verwaltung:
Büroetikette: In vielen öffentlichen Verwaltungen gibt es ungeschriebene Regeln und Erwartungen hinsichtlich der Büroetikette. Dies kann beinhalten, wie Mitarbeiter miteinander umgehen, wie sie sich kleiden und wie sie kommunizieren.
Informale Hierarchien: Obwohl die offizielle Hierarchie in einer Verwaltung festgelegt ist, können informale Hierarchien existieren, basierend auf Faktoren wie Erfahrung oder Expertise. Diese informalen Strukturen können einen erheblichen Einfluss auf Entscheidungen und den Informationsfluss haben.
Flexibilität bei der Arbeitszeit: In einigen öffentlichen Verwaltungen können Mitarbeiter informell mehr Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten genießen, selbst wenn es offizielle Vorschriften gibt. Dies kann von der Toleranz der Vorgesetzten und der Unternehmenskultur abhängen.
Kommunikationsstile: Der Umgangston und die Kommunikationsstile innerhalb einer Organisation können Teil der Organisationskultur sein. Dies kann sich darauf auswirken, wie Informationen ausgetauscht werden und wie Probleme gelöst werden.
Werte und Ethik: Die Werte und ethischen Prinzipien, die von den Mitarbeitern geteilt werden, sind ein wichtiger Bestandteil der Organisationskultur. In der öffentlichen Verwaltung können dies beispielsweise Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit sein.
Wo hat dieser Kurs (OT + GpOp) seinen “Ankerpunkt”/ Schwerpunkt?
An den Strukturen der Organisation
siehe 2. Präsentation, Folie 49 für Übersicht
Gestaltung und Optimierung der Verwaltung - was soll optimiert werden? In welche Richtung und warum?
Welche Impulse für Verwaltungsveränderungen gab/gibt es – und was
heißt Optimierung hierbei?
Optimiert werden (sollen) die Verwaltungsstrukturen – aber in welche
Richtung und warum? –>
SIEHE BZW. BEARBEITE AUFGABE DAFÜR
Das Zielsystem von Verwaltungsorganisationen ist komplex – und Optimierungen sind vielgestaltig.
Legalität
Vorrang und Vorbehalt des Gesetzes
Gleichheitsgebot
Rechtsschutz
–> juristische Rationalität
Verantwortlichkeit und Kontrolle
Eigenmacht der Verwaltung
Politische Steuerung/Steuerbarkeit
Gesellschaftliche Abhängigkeit
–> politische Rationalität
{ Legitimität
Effizienz
Einsatz knapper Mittel
Minimalprinzip
Maximalprinzip
–> ökonomische Rationalität
Problemlösungsfähigkeit
Adäquate Programme
Adäquate Instrumente
Expertise/Professionalität
–> inhaltliche Rationalität
{ Effektivität
siehe Tabelle zur besseren Übersichtlichkeit und seitlicher Beschreibung
eigenes aus Internet:
Dieser Abschnitt beschreibt verschiedene Aspekte des Zielsystems von Verwaltungsorganisationen und die verschiedenen Arten von Rationalitäten, die in der Verwaltung eine Rolle spielen. Hier sind Erklärungen für jede Art der Rationalität:
Juristische Rationalität (Legalität):
Diese Art der Rationalität bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Rechtsvorschriften. In der Verwaltung müssen Handlungen und Entscheidungen im Einklang mit dem Gesetz stehen. Dazu gehören das Prinzip des Vorrangs und des Vorbehalts des Gesetzes, das Gleichheitsgebot (gleiche Behandlung vor dem Gesetz) und der Schutz der Rechte der Bürger durch den Rechtsweg.
Politische Rationalität (Verantwortlichkeit und Kontrolle):
Diese Art der Rationalität bezieht sich auf die politische Steuerung und die Steuerbarkeit der Verwaltung. Sie umfasst die Eigenmacht der Verwaltung, die politische Steuerung durch gewählte Vertreter und die Tatsache, dass die Verwaltung von der Gesellschaft abhängig ist und deren Interessen berücksichtigen muss.
Ökonomische Rationalität (Effizienz):
Ökonomische Rationalität betrifft die effiziente Nutzung von Ressourcen in der Verwaltung. Hierbei geht es um den optimalen Einsatz begrenzter Mittel und die Anwendung von Prinzipien wie dem Minimalprinzip (Erreichen eines Ziels mit minimalen Ressourcen) und dem Maximalprinzip (Erreichen eines Ziels mit maximalen Ressourcen), um die wirtschaftlichste Lösung zu finden.
Inhaltliche Rationalität (Problemlösungsfähigkeit):
Diese Rationalität bezieht sich auf die Fähigkeit der Verwaltung, Probleme effektiv zu lösen. Dazu gehören die Entwicklung geeigneter Programme, die Auswahl angemessener Instrumente und die Bereitstellung von Expertise und Professionalität, um komplexe Herausforderungen anzugehen.
Zusammenfassend können Verwaltungsorganisationen verschiedene Arten von Rationalität verfolgen, um ihre Ziele zu erreichen. Diese Rationalitäten können sich manchmal miteinander überschneiden oder im Konflikt stehen, da sie unterschiedliche Aspekte der Verwaltungsarbeit betreffen. Die Kunst der Verwaltung besteht oft darin, ein Gleichgewicht zwischen diesen verschiedenen Rationalitäten zu finden, um die besten Ergebnisse für die Gesellschaft zu erzielen.
Die Organisation der Verwaltung ist eine komplexe Aufgabe unter heterogenen Bedingungen.
Verwaltungen:
- Öffentliche Verwaltung ist ein modernes Phänomen
- Hintergrund ist das Ordnungsproblem
- Verwaltung kann als Funktion gesehen werden
- Verwaltungen sind (Entscheidungs-) Organisationen mit Mitgliedern
Strukturen:
- Verwaltungsenscheidungen sind strukturell
orientiert
- Programm, Organisation und Personal sind
entscheidbare Strukturen
- Hier setzen Gestaltung/ Reformen an.
- Kultur ist eine unentscheidbare Prämisse.
Maßstäbe:
- Verwaltungen haben es mit komplexen Erwartungen zu tun.
- Es gibt keine einfachen Kriterien/Maßstäbe für die
Beobachtung (und Bewertung) der Verwaltung.
- Organisationsgestaltung in der Verwaltung ist nicht
bloße Ökonomisierung
eigenes aus Internet: die Zusammenfassung beschreibt verschiedene Schlüsselkonzepte und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Organisation der Verwaltung:
Öffentliche Verwaltung als modernes Phänomen:
Dies bezieht sich auf die Idee, dass die öffentliche Verwaltung ein relativ neues Konzept in der Geschichte der Gesellschaften ist. Sie entstand als Reaktion auf das Problem der sozialen Ordnung und die Notwendigkeit, Regeln und Vorschriften durchzusetzen.
Verwaltung als Funktion:
Hier wird die Verwaltung als eine Funktion in einer Gesellschaft betrachtet, die Aufgaben wie die Umsetzung von Gesetzen, die Ressourcenallokation und die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen umfasst.
Verwaltungen als (Entscheidungs-)Organisationen mit Mitgliedern:
Dies bedeutet, dass Verwaltungen Organisationen sind, in denen Entscheidungen getroffen werden, und sie bestehen aus Individuen, die in verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation arbeiten.
Strukturell orientierte Verwaltungsentscheidungen:
Verwaltungsentscheidungen sind strukturiert und beziehen sich auf Programme, Organisationsstrukturen und Personal. Diese Strukturen können gestaltet und reformiert werden, um die Effektivität und Effizienz der Verwaltung zu verbessern.
Kultur als unentscheidbare Prämisse:
Hier wird betont, dass die Organisationskultur in der Verwaltung eine unentscheidbare Prämisse darstellt. Das bedeutet, dass kulturelle Aspekte schwerer zu kontrollieren oder zu gestalten sind und oft nicht so einfach wie organisatorische Strukturen beeinflusst werden können.
Komplexe Erwartungen an Verwaltungen:
Die öffentliche Verwaltung muss sich mit komplexen Erwartungen der Gesellschaft auseinandersetzen, die oft nicht durch einfache Kriterien oder Maßstäbe gemessen oder bewertet werden können.
Keine einfachen Kriterien/Maßstäbe für die Beobachtung der Verwaltung:
Es wird darauf hingewiesen, dass es keine einfachen oder universellen Kriterien gibt, um die Leistung oder Effektivität der Verwaltung zu bewerten. Die Bewertung der Verwaltung erfordert eine differenzierte Betrachtung ihrer Ziele und Aufgaben.
Organisationsgestaltung in der Verwaltung ist nicht bloße
Ökonomisierung:
Hier wird betont, dass die Gestaltung von Verwaltungen nicht nur darauf abzielen sollte, wirtschaftliche Prinzipien anzuwenden. Es ist ein komplexer Prozess, der verschiedene Aspekte berücksichtigen muss, darunter soziale, politische und kulturelle Faktoren.
Leitfragen der 2. Sitzung
Wie kann man die öffentliche Verwaltung und die Organisationen der öffentlichen Verwaltung überhaupt als Teil der sozialen Wirklichkeit bzw. als
soziales Phänomen erfassen und beobachten?
Welche Erwartungen und Anforderungen richten sich an die öffentliche Verwaltung bzw. welche Maßstäbe gelten für das Operieren der öffentlichen
Verwaltung?
Auf welcher Grundlage steht das Bemühen, die öffentliche Verwaltung bzw. ihre Organisationen zu analysieren, zu gestalten und zu optimieren?
Hintergründe und theoretische Basis
ab hier 3. Sitzung
- Welche Möglichkeiten gibt es überhaupt, um an Informationen und Daten zu gelangen? Wie geht man vor?
Und was gilt es zu beachten? - Wie können Daten und Informationen strukturiert aufbereitet, dargestellt und der Analyse zugeführt werden?
- Welche Möglichkeiten der Analyse gibt es? Wie geht man methodisch vor?
- Worum geht es bei der Bewertung von Maßnahmen? Welche Rolle spielen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen?
Leitfragen
Überblick der Organisationstechniken - es wird überlicherweise ein Sechsklang an Formen der Organisationstechnik unterschieden - welche sind diese sechs?
Projektmanagementtechniken
Bewertungstechniken
Lösungstechniken
*Analysetechniken
Dokumentationstechniken
Erhebungstechniken
*
Projektmanagementtechniken (Teilmodul Projektmanagement) und Lösungstechniken (folgt) werden jetzt noch nicht behandelt
Erhebungstechniken
- was ist entscheidender Antrieb für die Erhebung?
- was ist entscheidend und worauf ist zu achten?
- Wer sind Träger von Informationen?
Entscheidender Antrieb für die Erhebung ist der
Bedarf an Daten und Informationen.
- Im Zentrum steht das Beschaffen von
Informationen, um eine Organisation kennen,
verstehen und greifen zu können. - Entscheidend ist, möglichst relevante
Informationen möglichst zielsicher zu gewinnen. Zu
achten ist auf einen adäquaten Detaillierungsgrad. - Träger von Informationen sind in erster Linie
Menschen und Dokumente – und an diesen beiden
Informationsträgern richten sich die Techniken
aus.
Erhebungstechniken = Zugang zu Daten und Informationen
Welche Methoden gibt es bei den Erhebungstechniken und wozu dienen diese?
Ausgewählte Methoden dienen dem Gewinnen von
Informationen aus Dokumenten und von Menschen.
- Dokumentenalyse
- Interview
- Fragebogen
- Workshop
- Laufzettelverfahren
- Selbstaufschreibung
- Multimomentaufnahme
Die Dokumentenanalyse
was ist das?
Wie lautet die Beschreibung?
Wie ist die Vorgehensweise?
Welche Einsatzbereiche gibt es?
Die Dokumentenanalyse ist eine Auswertung
schriftlich/elektronisch vorliegender Informationen.
Beschreibung:
Sammlung und Auswertung von Informationen und Daten zum Untersuchungsbereich
(schriftlich, elektronisch)
Benötigte Informationen abhängig vom jeweiligen
Untersuchungsziel
In der Regel keine Einbindung der Mitarbeiter/innen des Untersuchungsbereichs
Vorgehen:
Erfragen und Benennen der relevanten Unterlagen durch Projektteam im Vorfeld, z. B.
- Organigramme
- Geschäftsverteilungspläne
- Stellenbeschreibungen
- Prozessdarstellungen
- Haushaltspläne
- Berichte, Gutachten, Protokolle, Vermerke
- Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Einsatzbereiche:
In der Regel unentbehrlich für die Durchführung aller Formen von Organisationsuntersuchungen (z. B. Aufgabenkritik, Geschäftsprozessoptimierung,
Personalbedarfsermittlung)
Die Dokumentenanalyse ist in der Regel Grundlage der Voruntersuchung, um Einblick
in Aufgaben, Prozesse, Schnittstellen und Rahmenbedingungen des Untersuchungsgegenstandes zu bekommen.
Siehe in Präsentation für Beispiele
aus Internet: Die Dokumentenanalyse ist eine wichtige Methode in der öffentlichen Verwaltung, um Informationen aus schriftlichen Unterlagen zu gewinnen, zu bewerten und zu nutzen.
Beispiele: Haushalt, Politikbewertung, Budgetanalyse, Projektbewertung, Beschwerdemanagement, Evaluation, Berichterstattung, UVP
Das Interview(leitfaden) als Methode der Erhebungstechnik -
wozu dient der Leitfaden?
Was ist die Beschreibung?
Wie ist das Vorgehen?
Was sind die Einsatzbereiche?
Ein Interviewleitfaden hilft sehr, Interviews
strukturiert zu erfassen und zu dokumentieren.
(Leitfragen im Vorfeld mit Personalrat abstimmen)
Beschreibung:
Mündliche Befragung einer Person (Einzelinterview) oder Gruppe (Gruppeninterview/
Workshop)
Zweckgerichtetes Gewinnen von Informationen durch gezielte Fragen
3 Fragekategorien:
Offene Fragen:
Ohne Vorgabe fester Antwortkategorien
(Welche Prozessabläufe sind aus Ihrer Sicht verbesserungsfähig?)
Geschlossene Fragen:
Antwort auf vorgegebene Antworten
beschränkt
(Finden Sie den Prozess A verbesserungsfähiger als B?)
Suggestivfragen sollten vermieden werden.
(Finden Sie nicht auch, dass das Rechnungsystem bei Ihnen verbesserungsfähig ist?)
Vorgehen:
Standardisiertes Interview: Gesprächsführung nach einem festen Fragenkatalog
Freies Interview:
freie Gestaltung von Struktur und Ablauf des Interviews;
lediglich grober Gesprächsleitfaden (Stichworte, offenes Gespräch)
Halbstandardisiertes
Interview:
Mischform aus freiem und standardisiertem Interview ( Themenfelder, da wird dann etwas gefrat aber nicht jede Frage muss beantwortet werden, es kann spontan mehr geantwortet werden)
Einsatzbereiche:
Standard-Erhebungstechnik nahezu in allen Bereichen und Phasen von Organisationsuntersuchungen
Voruntersuchung:
Kennenlernen und Eingrenzen des Untersuchungsbereichs
Hauptuntersuchung:
Instrument zur Informationsbeschaffung
Soll-Konzeption z. B. bei Qualitätszirkeln oder Befragungen zur Aufgabenkritik
Was sind Vor- und Nachteile von standardiesierten und von freien Interviews?
Standardisierte Interviews sind einfacher zu handhaben, freie Interviews fördern weiterreichende Informationen.
**Standardisiertes Interview: **
Vorteile:
geringer Interview- und Auswertungsaufwand
wenige Mindestanforderungen an Interviewkompetenz der Fragenden (gegebenenfalls
Interviewdurchführung durch Hilfskräfte)
Auswertung der Ergebnisse kann nach
standardisiertem Verfahren erfolgen
gute Vergleichbarkeit der jeweiligen Antworten
Nachteile:
Für das Untersuchungsziel interessante
(inoffizielle) Informationen können mit dieser
Interviewform nicht ermittelt werden.
großer Aufwand in der Vorbereitung des Interviews
Freies Interview
Vorteile:
Das Interview verläuft lebendig und flexibel.
Förderung von offenen und „ungeschminkten“
Antworten
Nachteile:
hoher Dokumentations- und Auswertungsaufwand
für die Interviewer
Standardisierung nahezu unmöglich
hohe fachliche Anforderungen an
InterviewerInnen
Der Fragebogen
- wann ist er sinnvoll?
- Beschreibung? Vorgehen? Einsatzbereiche?
Bei klarem Informationsbedarf von vielen zu
Befragenden ist ein Fragebogen sinnvoll.
Beschreibung:
Schriftliche Erhebung von Informationen im
Untersuchungsbereich anhand standardisierter
Fragen
Fragen müssen eindeutig und ohne Erklärungen verständlich sein
Keine Möglichkeit für Rückfragen
Einsatz in personifizierter oder anonymisierter Form
Rücklauf ist ungewiss
Vorgehen:
Vorbereitung
Planung und Vorbereitung der Datenauswertung
Information des Untersuchungsbereichs
Durchführen eines Probelaufs
Durchführung
Auswertung
Ggf. Einbindung der Führungskräfte und
Personalvertretung in die Durchführung der Befragung
Einsatzbereiche:
Voruntersuchung:
Kennenlernen und Eingrenzen des Untersuchungsbereichs,
Hauptuntersuchung:
Instrument zur Informationsbeschaffung
Erhebung von Fakten, Meinungen und Bewertungen
Einsatz, wenn ein klar umrissener, einheitlicher
Informationsbedarf von einer Vielzahl von Personen
besteht.
Einsatz bei Erwartung einer hohen Rücklaufquote
Der Workshop / Moderation
Was geschieht bei einem Workshop?
Beschreibung? Vorgehen? Einsatzbereiche?
In Workshops können kleinere Gruppen an einem
gemeinsamen Ziel arbeiten.
Beschreibung:
Veranstaltungen, bei denen sich kleinere Gruppen mit begrenzter Zeitdauer intensiv
mit einem Thema auseinandersetzen.
Schwerpunkt: gemeinsame Arbeit an einem gemeinsamen Ziel
Vorgehen:
Ziele des Workshops festlegen
Auswahl des Teilnehmerkreises
Durchführung / Moderation
Ergebnisdokumentation
Einsatzbereiche:
Z. B. Erhebung von Daten
(Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen)
Z.B. gemeinsame Durchführung von
Stärken/Schwächen-Analysen
Z.B. Erarbeitung von Konzepten
Dokumentationstechniken
was ist das?
eine (von den 6) Organisationstechnik(en)
Das Fixieren von Informationen und das strukturierte Darstellen von Daten stehen im Fokus der Dokumentation.
Bei der Organisationsgestaltung werden Regeln
gefasst und Strukturen gebildet. Diese müssen
beschrieben und dokumentiert werden.
Die Strukturen betreffen die Organisationsmitglieder, deshalb müssen
sie bekannt sein und eindeutig beschrieben
werden.
Die Strukturen müssen Analyse und Kritik
zugänglich sein.
Eine (folgende) Optimierung von SollStrukturen benötigt – als Ausgangspunkt
und zur Abgrenzung – die Beschreibung der
Ist-Situation.
Als Dokumentationsmittel kommen v.a. verbale
Beschreibungen, Schaubilder oder
Ablaufdarstellungen in Betracht.
Was sind zentrale Dokumentationstechniken?
- Aufgabengliederung
- Funktionsanalyse
- Arbeitsplatzbeschreibung
- Prozessmodell
Aufgabengliederung - Definition?
Ziel der Aufgabengliederung ist die systematische und übersichtliche Dokumentation der in einem
abgegrenzten Untersuchungsbereich (Organisationseinheit, Stelle, Arbeitsplatz) anfallenden Aufgaben.
Dabei wird auch die inhaltliche Verknüpfung der einzelnen Teilaufgaben zur Erfüllung der Gesamtaufgabe abgebildet.
Zu diesem Zweck werden die Aufgaben in Haupt-, Teil- und Unteraufgaben (Tätigkeiten) zerlegt und
gegliedert.
Als Unteraufgaben werden diejenigen Tätigkeiten bezeichnet, die nicht weiter sinnvoll zu untergliedern sind
–> Die Aufgabengliederung ist der Schlüssel zu
zahlreichen vertiefenden Folgeanalysen.
Formate: Protokollblatt, Mindmap, Rasterblatt
