Projectmanagement H2 + H5 Flashcards
Wat is een organigram?
Een plaatje met alle afdelingen van de organisatie en de machtsverhoudingen die gelden.
Welke functies zitten er in een projectgroep?
- Projectleiding
- Projectleider, werkgroepleiders - Projectsecretariaat
= Administratie - Projectleden
- Adviseurs
- Deskundigen of consultants (= externe deskundigen)
Benoem enkele externe partijen in de projectomgeving.
- De opdrachtgever
- Een stuurgroep
- Een klankbordgroep
- Afdelingshoofden
- Medezeggenschapsraad
- De overheid
- Belangengroepen
Tussen welke 3 soorten partijen is er een wisselwerking bij een project?
En wat wisselen deze uit?
- De Lijnorganisatie (eigen organisatie)
- Het project (de projectorganisatie)
- De Buitenwereld
Zij wisselen informatie, geld, middelen en mensen uit met elkaar.
Waarvoor zijn een stakeholderanalyse en communicatieplan nodig?
Een stakeholderanalyse is nodig om een overzicht te krijgen van alle betrokkenen en hun belang bij het project. Het communicatieplan beschrijft met wie en hoe er wordt gecommuniceerd. Vooral de externe communicatie is van belang.
Wat weet je over de opdrachtgever?
- De opdrachtgever is de eigenaar van de projectdoelen.
- Een project kan meerdere opdrachtgevers hebben, maar het handigste is om er maar 1 te hebben.
- De opdrachtgever weet niet altijd 100% precies wat hij wilt.
- Neemt belangrijke beslissingen, keurt zaken goed, stelt budget, mensen en middelen ter beschikking.
Wat weet je over de toekomstige gebruikers?
- Zij gaan het projectresultaat gebruiken en zijn ‘materiedeskundig’.
- Zij moeten het projectresultaat accepteren en daadwerkelijk gebruiken.
Wat weet je over de projectleider?
- ‘Eigenaar’ van het projectresultaat.
- 1 per project, niet meer.
Benoem de competenties van een (goede) projectleider.
- Zich als een leider gedragen
- Kunnen onderhandelen
- Vergaderingen voorzitten
- Hoofd- en bijzaken onderscheiden
- Inschatten risico’s project
- Bepalen projectgrenzen
- Opstellen Plan van Aanpak
- Bepalen benodigde competenties van het projectteam
- Plannen en vooruitdenken
- Taakgericht werken
- Stressbestendig zijn
- Kwaliteit bewaken
- Motiveren projectleden
- Inrichten projectorganisatie
- Aansturen projectleden
- Beheren financiën
- Kunnen organiseren en delegeren
Wat is een competentie?
= De combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren.
Wat is het nadeel van een deskundige projectleider?
Deze kan zich te veel met de details gaan bezighouden, waardoor de hoofdzaken minder aandacht krijgen.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectleider?
- De competenties
- Het bewaken van de planning, het budget en het resultaat
- Conflicten oplossen
- Werkverdeling
- Zorgen voor externe communicatie
- Leiding nemen
- Zorgen voor goede motivatie
- Voorzitten van projectteamvergaderingen
Welke verantwoordelijkheden hebben reguliere projectleden?
- Een correcte uitvoering van de taken
- Het behalen van de eigen deelplanning
- Voortgangsrapportage + tijdverantwoording aan projectleider
- Informeren v/d leiding van de eigen afdeling
Weet je wat een deserteur is? En wat de leiderschapsstijl “Laissez-faire” inhoudt?
Een deseurteur is iemand die noch taakgericht noch mensgericht is en dus zijn werk niet doet als leider.
“Laissez-faire” betekent “Laat maar gaan”. De leider is dan geen leider.
Wat is het carrièreconflict/het twee-bazen-probleem?
Een projectlid heeft 2 bazen: de projectleider en zijn dagelijkse baas (de afdelingsmanager). De afdelingsmanager bepaalt welke medewerkers promotie krijgen, dus een medewerker zal eerder naar deze luisteren dan naar de projectleider.
Belbinrollen.
- Bedrijfsman
- Voorzitter
- Vormer
- Plant
- Brononderzoeker
- Monitor
- Groepswerker
- Zorgdrager / “Afmaker”
- Specialist
Wat zijn enkele handige digitale hulpmiddelen voor samenwerking?
- (Digitale) agendabeheer
- Tele- of videoconferentie
- Documenten delen
- Planningssoftware
- Digitaal samenwerken
- Social media + contact stakeholders
Wat is brainstormen?
Brainstormen is een creatieve manier om ideeën te bedenken. Er zijn geen goede, slechte of gekke ideeën bij brainstormen; het geven van kritiek is niet toegestaan. Pas achteraf worden ideeën beoordeeld en/of aangevuld o.b.v. bruikbaarheid.
Wat is belangrijk bij onderhandelen?
- Bereid je voor en zorg dat je goed op de hoogte bent van het onderwerp van de onderhandeling
- Bepaal vooraf wat je wilt bereiken en wat je maximale onderhandelingsruimte is
- Probeer vooraf een strategie te bedenken
- Vermijd persoonlijke tegenstelling, concentreer je op het resultaat
- Heb respect voor je onderhandelingspartner
- Toon begrip voor het standpunt van de ander
- Vermijd conflicten
- Laat je niet onder druk zetten
- Houdt het zakelijk; ga niet uitbundig juichen als je het gevoel hebt het beste resultaat te hebben behaald.
Benoem enkele methode voor het vormen van besluiten.
- Op grond van meerderheid van stemmen
- Op grond van consensus (doorgaan tot ieder het ermee eens is)
- Op grond van unanimiteit
- Op grond van gebrek aan negatieve reacties
- Op grond van autoriteit
- Op grond van automatische goedkeuring
Wat zijn samenhangende projecten en wat is hierbij van belang?
Wanneer een project heel groot is, kan deze verdeeld zijn over meerdere, naast elkaar lopende projecten. Dit zijn samenhangende projecten.
1. Stuurgroep
= De vertegenwoordiging van de opdrachtgever + de projectleiders van de diverse groepen
2. Programma
= Een aantal samenhangende projecten
- Overheid, energiebedrijven, multinationals, oliemaatschappijen
3. Taskforce
= Groep medewerkers die geheel wordt vrijgemaakt voor een groot project.
Wat weet je over het uitbesteden van een project?
- Detacheringsbureaus
- Outsourcing
= Het uitbesteden van taken of het zelfstandig laten uitvoeren van taken door een extern bedrijf. - Turnkeyproject
= Fixed time, specification en price.
Waar moet je rekening mee houden bij een project waarin mensen werken van verschillende culturele achtergronden?
- Waarden en normen
- Tijdsoriëntatie
- Macht
- Taalgebruik
- Handgebaren
- Fysieke afstand
(Zie ook de 5 cultuurdimensies volgens Hofdstede, p.63 van Projectmanagement)
Wat zijn de 5 cultuurdimensies volgens Hofstede?
- Machtsafstand
- Individualisme vs Collectivisme
- Masculiniteit vs femininiteit
- Onzekerheidsvermijding
- Tijdsbeleving (toekomst of heden?)
