Orga 3.3 Aufgabenanalyse Flashcards
Um was geht es bei der Analyse von Aufgaben?
Um das Zerlegen der gesamtunternehmerischen Aufgaben in Teilaufgaben
Wie ist die Vorgehensweise bei der Aufgabenanalyse?
Vom Groben zum Feinen
Welche Stufen gibts bei der Aufgabenanalyse?
(Er hat explizit gesagt, dass es nicht für die Klausur relevant ist, die stufen sich einprägen zu können) (egal , sind nur 6 Stufen)
- Aufgaben
- Teilaufgaben (x.ter Ordnung)
- Elementaraufgaben
- Arbeitsgänge
- Arbeitsgangstufen
- Arbeitsgangelemente
Was ist der Zweck der Aufgabenanalyse?
- Schwachstellen/Fehler finden
- Optimieren von Abläufen
Welche sind grundlegende Kategorien nach denen man Prozesse und Aufgaben Strukturiere kann?
Verrichtung und Objekt!!!
Klassisches Beispiel für Verrichtung
Einkauf; Produktion; Vertrieb
Welche vier generischen (ganz allgemeine) Methoden gibt es eine Aufgabe zu analysieren?
Es sind immer nur diese vier Methoden, egal was man macht, es wird eine davon sein!
- Messen
- Befragen
- Beobachtungen
- Experiment
Ein Beispiel einer Methode zur Aufgabenanalyse?
Die RACI-Methode (zu deutsch DEBI)
RACI:
Was muss es nicht bei jeder Aufgabe geben, … und was muss es bei jeder Aufgabe geben?
Es muss nicht bei jeder Aufgabe alle Vier R, A, C und I geben.
Jede Aufgabe braucht immer R und A!!!!!!
RACI: Bei 2 A’s was passiert dann?
Bei 2 A’s wird’s zu A* und A*
RACI: Regeln zu R’s?
Es darf auch mehrere Personen/ Instanzen mit R’s geben
Es muss mindestens 1 Person/ Instanz mit R für jede Teilaufgabe geben
RACI: Wann macht 2 A’s Sinn
, dann, wenn es eine Bedingung fürs A gibt.
RACI: Je mehr C’s, desto …
länger dauert's. / desto mehr Personen müssen ihr C geben. / Entweder ists eine sehr wichtige Aufgabe... , oder hier hängt sich auf.
RACI: Macht CI Sinn? Warum/ Warum nicht?
Nein, macht keinen Sinn, ein C hat automatisch ein I.
RACI: Wie wird diese Matrix in der Realität benutzt?
- zur Analyse
2. Ideal-Zustand-beschreibung
Wozu braucht man eine Dokumentation?
- Nachweis; Rollenklärung
- Zur Einarbeitung/ Einweisung
- Zur Analyse
- Vorbereitung zur Prozessoptimierung oder Automatisierung
organisatorische Def. von Schnittstellen:
Übergabestellen von Arbeiten
Warum sind die Schnittstellen von Bedeutung?
Jede Schnittstelle ist eine potentielle Fehlerquelle.
Beim Prozessmanagement, mit was hat die Organisation viel zu tun?
Viele Schnittstellen zu eliminieren.
RACI:Für was steht R?
Responsible = Durchführungsverantwortung
RACI: Für was steht A?
Accountable = Entscheidungsverantwortung / Rechenschaftspflicht
RACI: Für was steht C
Consulted = Beratungsverantwortung
RACI: Für was steht I
Informed = Informationsrecht
RACI: Regeln zu A
Es muss genau eine Person/ Instanz mit A für jede Teilaufgabe geben (bei mehr als einer Person/ Instanz mit A ist eine abgrenzende Bedingung notwendig)
RACI: Regeln für C
Es kann mehrere oder eine oder keine Person/ Instanz mit einem C für eine Teilaufgabe geben
RACI: Regeln für I
Es kann mehrere / eine / keine Personen / Instanzen mit einem I für eine Teilaufgabe geben
RACI: Spezialregel noch zu R und A
R und A einer Teilaufgaben können derselben Person/ Instanz zugeordnet werden.
RACI: Was macht die R - Person/ Instanz?
die Person/ Instanz die eine Teilaufgabe durchführt, bearbeitet
RACI: Was macht die A- Person / Instanz
Person/ Instanz die im kaufmännischen Sinne Verantwortung für das Resultat einer Teilaufgabe trägt!
RACI: Was macht die C Instanz/
Person/ Instanz , deren fachlicher Rat, Input für eine Teilaufgabe eingeholt werden MUSS (Person hat also Vetorecht in Bezug auf bestimmte Fachaspekte einer Teilaufgabe!!!)
RACI: Was macht die I-Instanz?
Instanz, die die Berechtigung hat, über den Verlauf einer Teilaufgabe informiert zu werden. (darf den ausführende den R in seiner aufgäbe stoppen, und um um Informationen fragen)
Was heißt Benchmarking?
Vergleichsmessung
an was kann Benchmarking bsp.-weise gemacht werden
z.B.: an Output, Effizienz, Ressourcenverbrauch
Wo steckt heutzutage ganz viel Know-How drin?
In den Prozessen
