Kapittel 7 - ledelse i prosjekt Flashcards
Hva er forskjellen på styring og ledelse i et prosjekt?
Hva er forskjellen på å være prosjektleder og vanlig mellomleder?
Prosjektleder:
- En prosjektleder er ansvarlig for planlegging, organisering, gjennomføring og styring av et spesifikt prosjekt fra start til slutt.
- Prosjektlederen har ofte en midlertidig rolle som er begrenset til varigheten av prosjektet, og har ansvar for å lede et tverrfaglig team for å oppnå prosjektmålene.
- Prosjektlederen fokuserer på å oppnå prosjektmål innenfor gitte tidsrammer, budsjett og ressursbegrensninger, og må håndtere kompleksiteten og usikkerheten som er knyttet til prosjektgjennomføringen.
- Prosjektlederen koordinerer og kommuniserer jevnlig med interessenter, teammedlemmer og andre relevante parter for å sikre at prosjektet forblir på rett spor og at eventuelle problemer eller avvik håndteres effektivt.
Vanlig mellomleder:
- En vanlig mellomleder har en mer permanent stilling i organisasjonen og har ansvar for å lede en bestemt avdeling, enhet eller team innenfor organisasjonens struktur.
- Mellomledere er vanligvis ansvarlige for å implementere strategier og retningslinjer fra øverste ledelse på sin operasjonelle nivå, og sikre at avdelingens mål og oppgaver blir oppfylt effektivt.
- Mellomledere fokuserer på daglig ledelse av teamet, inkludert tildeling av oppgaver, opplæring og utvikling av ansatte, ytelsesvurderinger og konflikthåndtering.
- Mellomledere er ofte involvert i å formidle informasjon og beslutninger fra øverste ledelse nedover i organisasjonen, og bidrar til å opprettholde god kommunikasjon og samarbeid innad i avdelingen.
Hva kjennetegner en god prosjektleder?
Det som kjennetegner en god prosjektleder:
Nevrotisisme – Tåle press og stress. Følelsesmessig stabil
Ekstroversjon: Sosial selvsikker og utadvendt
Åpenhet: Kreativ og ha en liberal tilnærming. Skal skape noe nytt
Omgjengelig: Ydmyk, imøtekommende og varm. Ikke dominerende konkurranseinstinkt eller selvsentrert (Relasjonsorientert)
Planmessige (Samvittighetsfulle) ; Motiverte, pliktoppfyllende og grundige. (Oppgaveorientert)
leder ved å gjøre andre gode - moderne prosjektleder
planmessighet - takle tidspress, være realistisk, forholde seg til planer og progresjon
omgjengelighet - tilbøyelig til å støtte og hjelpe andre
åpen for nye erfaringer - åpenhet, fantasi og preferanse for nye opplevelser
empati - evnen til å fange opp signaler, lytte til medarbeiderne sine og gi dem oppmerksomhet når det er hensiktsmessig
Hvem forholder en prosjektleder seg til, og hva er viktig i de relasjonene?
Prosjektleder forholder seg til:
En prosjektleder må forholde seg til en rekke interessenter og interessentgrupper gjennom hele prosjektets levetid. Noen av de viktigste interessentene som en prosjektleder må samhandle med, inkluderer:
Prosjekteier eller kunde: Prosjekteieren eller kunden er den som har initiert prosjektet og som er ansvarlig for å definere prosjektmålene, kravene og forventningene. Det er viktig for prosjektlederen å opprettholde en god kommunikasjon med prosjekteieren for å sikre at prosjektet oppfyller kundens behov og forventninger.
Prosjektteamet: Prosjektlederen har ansvaret for å lede og koordinere prosjektteamet gjennom hele prosjektet. Det er viktig å bygge et sterkt team som samarbeider godt og som har tillit til prosjektlederens ledelse. Prosjektlederen må gi støtte, veiledning og motivasjon til teammedlemmene for å sikre effektiv gjennomføring av prosjektet.
Interne interessenter: Dette kan inkludere ledere og ansatte i andre avdelinger eller enheter i organisasjonen som er berørt av prosjektet, for eksempel leverandører av ressurser eller tjenester, andre prosjektledere, og andre interessenter som har interesse i eller påvirkes av prosjektets resultater.
Eksterne interessenter: Dette kan inkludere eksterne leverandører, samarbeidspartnere, regulatoriske organer, interessegrupper, eller andre interessenter som har interesse i eller påvirkes av prosjektet.
I relasjonene med disse interessentene er det flere viktige faktorer som prosjektlederen må vurdere:
Kommunikasjon: Effektiv kommunikasjon er avgjørende for å bygge og opprettholde gode relasjoner med interessentene. Prosjektlederen må sørge for klar og tydelig kommunikasjon, lytte til interessentenes behov og bekymringer, og være åpen for tilbakemeldinger og innspill.
Tillit og troverdighet: Prosjektlederen må jobbe aktivt for å bygge tillit og troverdighet hos interessentene ved å være pålitelig, transparent og profesjonell i alle interaksjoner.
Samhandling og samarbeid: Prosjektlederen må oppmuntre til samarbeid og samhandling mellom alle interessentene for å sikre felles forståelse, felles mål og enighet om prosjektets fremdrift.
Konflikthåndtering: Konflikter kan oppstå mellom ulike interessenter, og det er viktig for prosjektlederen å kunne håndtere disse konfliktene på en konstruktiv måte for å opprettholde gode arbeidsrelasjoner og fremdrift i prosjektet.
Prosjektmedlemmer har ofte flere ledere, hvordan skal du som prosjektleder forholde deg til det?
Som prosjektleder er det viktig å anerkjenne og håndtere det faktum at prosjektmedlemmer kan ha flere ledere eller rapporteringslinjer, spesielt i store organisasjoner eller komplekse prosjektmiljøer.
Tydelig kommunikasjon av roller og ansvar: Som prosjektleder bør du tydeliggjøre for prosjektmedlemmene hva deres rolle er i prosjektet, hvem som er deres primære leder og hvem de skal rapportere til når det gjelder prosjektspesifikke oppgaver. Dette kan bidra til å unngå forvirring og konflikt når det gjelder ansvar og autoritet.
Samarbeid med andre ledere: Det er viktig å etablere god kommunikasjon og samarbeid med andre ledere som deler ansvar for prosjektmedlemmene. Dette kan inkludere avdelingsledere, funksjonelle ledere eller andre prosjektledere. Ved å samarbeide effektivt kan du koordinere arbeidsbelastningen, sikre ressurstilgjengelighet og støtte prosjektmedlemmene på best mulig måte.
Koordinering av arbeidsoppgaver: Som prosjektleder må du koordinere arbeidsoppgavene til prosjektmedlemmene på en måte som tar hensyn til deres andre forpliktelser og prioriteringer. Dette kan innebære å justere tidsplaner, delegere oppgaver på en fleksibel måte og forstå og respektere eventuelle begrensninger som følger med andre ledere eller prosjekter.
Klare retningslinjer for rapportering: Du bør etablere tydelige retningslinjer for rapportering slik at prosjektmedlemmene vet hvem de skal rapportere til når det gjelder prosjektets fremdrift, utfordringer eller behov. Dette kan bidra til å sikre effektiv kommunikasjon og oppfølging innad i prosjektteamet.
Fokus på teamets suksess: Til syvende og sist er målet å oppnå suksess for prosjektet og teamet som helhet. Som prosjektleder bør du fokusere på å skape et samarbeidende og støttende miljø der alle kan bidra til å oppnå felles mål, uavhengig av deres andre lederbindelser.
