Kapittel 6 - prosjektorganisering Flashcards
Hva er forskjellen på organisasjonsformene autonomt-, internt- og matrise prosjekt?
Når er det hensiktsmessig å bruke styringsgruppe i prosjektbasert industri, og hvem bør medlemmene være?
Det er hensiktsmessig å bruke styringsgruppe i prosjektbasert industri når prosjektet er komplekst og har stor innvirkning på organisasjonen eller krever viktige strategiske beslutninger. Styringsgruppen fungerer som et overordnet organ som gir retningslinjer, strategisk veiledning, og overvåker prosjektets fremgang for å sikre at det er på linje med organisasjonens målsetninger og strategier. Styringsgruppe er at prosjekteierrollen fordeles mellom flere aktører
- Endringsprosjekter, svært viktig med forankring.
- Når prosjektleder har lite kompetanse eller knapt med tid
- Store prosjekter
Medlemmene i en slik styringsgruppe bør være:
- Ledere fra ulike avdelinger
- Toppledelse
- Eksterne interessenter
- Prosjektleder
- Prosjekteier som leder i styringsgruppen
(Hvem som deltar i styringsgruppen og hvordan de skal jobbe, må bestemmes ut fra hvem de sentrale aktørene er, og hvilken kontekst virksomheten er i.
Når er det hensiktsmessig å bruke referansegruppe i prosjektbasert industri, og hvem bør medlemmene være?
Det er hensiktsmessig å bruke referansegruppe i prosjektbasert industri når prosjektet har behov for å få input, tilbakemeldinger eller ekstern innsikt. En referansegruppe foregår som en sparringsgruppe for prosjektet. Referansegrupper har ingen beslutningsmyndighet. De er rådgivende organ for utformingen av prosjektets leveranser.
En referansegruppe består vanligvis av:
Kunder eller sluttbrukere
Eksterne eksperter/fagpersoner
Interessenter
Intern personell, andre avdelinger i organisasjonen
Hva er effekten av å bruke ansvarskart i prosjektbasert industri?
Effekten av å bruke ansvarskart i prosjektbasert industri er økt forståelse av ansvar og grensesnitt i prosjekter. Ved å bruke/utarbeide et ansvarskart har man oversikt over hvem som har ansvaret og deltar i utførelsen av ulike aktiviteter, hvem som har ansvaret for beslutninger, og hvem som kan eller må rådspørres i ulike situasjoner. Mange bruker en RACI-matrise i stedet for et ansvarskart for å tydeliggjøre mange av de samme temaene.
R - responsible
A - accountable
C - consulted
I - informed
Hvilke koordineringsmekanismer brukes i prosjektbasert industri?
De koordineringsmekanismene som brukes i prosjektbasert industri er:
Planer og regler, planer, regler og prosedyrer er vesentlige mekanismer for å koordinere innsatsen i prosjekter. Regler og planer bidrar til koordinert innsats ved at de gir retning for oppgaveløsningen og tydeliggjør hvilke handlinger som må utføres for å ferdigstille oppgaven.
objekter og representasjoner, Visualisering som tegninger og modeller er nyttige i koordineringen. Tegninger, BIM-modeller og andre slike representasjoner kan hjelpe prosjektdeltakerne til å snakke sammen om hvor de er i sin oppgaveløsning, hva de ikke får til, og hva de trenger fra andre.
roller, bidrar til en felles forståelse blant medlemmene, samt at det enkelte medlemmet får mer helhetlig forståelse for virksomheten. Dette forenkler koordinering og gir mulighet til å erstatte hverandre ved behov. Roller i prosjekt kan være: delprosjektledere for de ulike typene leveranser - i vårt prosjekt - en delprosjektleder for innovasjon ukene og en delprosjektleder for digital plattform
rutiner, rutiner er viktige. De setter blant annet oppsett for møter, videre en «mal» på hvordan ting skal gjøres. F. eks treningsflyt
Nærhet, å være til stede er nødvendig. Avstand hemmer samhandling og kommunikasjon mellom prosjektets deltakere. Digital lagring av dokumentasjon og digital kommunikasjon letter koordineringen.
Hvordan gjennomføre gode prosjektmøter?
Avklar formålet med møtet
Forklar hvorfor det er nødvendig å ha akkurat dette møtet
Forklar tydelig hvem som skal delta, og hvorfor
Saksforberedelser
Møtelengde og fordeling på saker
Møtefasiliteter
Deltakernes bidrag og møteledelse
Konkludering og oppfølging
Vurder møtet i etterkant
Hvordan bygge en god organisasjonskultur i prosjektbasert industri?
Å bygge en god organisasjonskultur i en prosjektbasert industri krever bevisst innsats fra ledelsen og alle ansatte. Her er noen viktige prinsipper og tiltak for å skape en positiv og støttende kultur:
Tydelig kommunikasjon og felles visjon: Ledelsen må kommunisere en klar og inspirerende visjon for organisasjonen, samt målene og verdigrunnlaget som støtter denne visjonen. Dette skaper en følelse av felles formål og retning blant alle ansatte.
Støtte for læring og utvikling: Det bør være en kultur som oppmuntrer til kontinuerlig læring og personlig utvikling blant ansatte. Dette kan inkludere tilgang til opplæring og utviklingsmuligheter, mentorprogrammer og støtte til faglig utvikling.
Teamarbeid og samarbeid: Oppmuntring til samarbeid og teamarbeid er avgjørende i prosjektbaserte organisasjoner. Dette kan fremmes gjennom teambygging, tiltak, felles målsettinger og belønningssystemer som fremmer samarbeid.
Åpenhet og tillit: Det er viktig å skape en kultur preget av åpen kommunikasjon, tillit og respekt. Dette betyr å oppmuntre til åpen dialog, gi og motta tilbakemelding konstruktivt, og skape et trygt miljø der ansatte føler seg komfortable med å dele ideer og bekymringer.
Feiring av mangfold og inkludering: Å anerkjenne og verdsette mangfoldet blant ansatte, både i form av bakgrunn, erfaring, kompetanse og perspektiver, er avgjørende for å bygge en inkluderende kultur. Dette kan inkludere tiltak for å fremme mangfold, likestilling og inkludering, samt å unngå diskriminering og trakassering.
Belønning og anerkjennelse: Det er viktig å anerkjenne og belønne ansatte for deres innsats og prestasjoner. Dette kan gjøres gjennom både økonomiske belønninger, som bonuser eller lønnsøkninger, og ikke-økonomiske belønninger, som ros, anerkjennelse foran kolleger eller muligheter for karriereutvikling.
Balansert arbeidsliv: Å oppmuntre til en sunn balanse mellom arbeid og fritid er viktig for å bygge en god organisasjonskultur. Dette kan inkludere fleksible arbeidstidsordninger, tilrettelegging for hjemmekontor, og støtte til ansatte som balanserer arbeid og familieliv.
Ved å implementere disse prinsippene og tiltakene konsekvent, kan organisasjoner i prosjektbasert industri skape en positiv og støttende kultur som fremmer engasjement, produktivitet og trivsel blant ansatte.
Hvordan påvirker formell og uformell makt måloppnåelsene av et prosjekt?
Formell makt:
Formell makt:
- Formell makt refererer til autoriteten og makten som er tildelt en person basert på deres stilling eller rolle i organisasjonen. Dette kan omfatte prosjektlederen, lederen av en avdeling, eller andre nøkkelpersoner med autoritet.
- Påvirkning av formell makt på måloppnåelse: Formell makt kan brukes til å sette klare mål og forventninger, delegere oppgaver og ansvar, tildele ressurser og ta beslutninger. En sterk og effektiv bruk av formell makt kan bidra til å sikre at prosjektet følger den fastsatte kursen og når sine mål innenfor gitte tidsrammer og ressursbegrensninger.
Uformell makt:
- Uformell makt refererer til den innflytelsen og autoriteten som en person har, selv om den ikke er formelt tildelt gjennom stilling eller rolle. Dette kan være basert på ekspertise, erfaring, relasjoner eller personlig innflytelse.
- Påvirkning av uformell makt på måloppnåelse: Uformell makt kan være like viktig som formell makt når det gjelder prosjektmål. Personer med uformell makt kan påvirke beslutningsprosesser, fremme ideer eller løsninger, motivere teammedlemmer, løse konflikter og bygge tillit. Deres innflytelse kan bidra til å sikre at prosjektet blir gjennomført effektivt og oppnår sine mål ved å mobilisere ressurser og støtte fra andre i organisasjonen.
Samlet sett kan både formell og uformell makt være avgjørende for måloppnåelsen i et prosjekt. Mens formell makt gir struktur og retning gjennom klare roller og ansvar, gir uformell makt fleksibilitet og smidighet gjennom relasjoner og nettverk. En balansert tilnærming som utnytter både formelle og uformelle maktstrukturer kan bidra til å maksimere sjansene for suksess i et prosjekt.
