Kapittel 4 - valg av gjennomføringsstrategi og planlegging Flashcards
Hvilken gjennomføringsstrategi skal du bruke når?
- sekvensiell/fossefall: egner seg best hvor usikkerheten er veldig lav og forutsigbarheten er veldig stor (lukkede prosjekter).
Fossefallsmodellen er en sekvensiell prosess der prosjektet deles opp i ulike faser og arbeidspakker, og har som grunnpremiss at man må fullføre en fase før man beveger seg til neste. - milepæl basert: egner seg best når det gis stort rom for meningsskaping og fortolkning av hva oppdraget egentlig er og hvordan det bør løses.
Milepæls Modellen er en mer fleksibel modell som også går i faser. Den beveger seg gjennom sekvenser, men i mindre grad enn fossefallsmodellen. Her kan man gå tilbake og organisere eller re-planlegge delprosesser etter hvert som man arbeider med prosjektet. En utfordring med fasemodellen er at mange av premissene for gjennomføring legges tidlig i prosjektet - på det tidspunktet hvor man har tilgang på minst informasjon.
Smidig: egner seg best når det er stort behov for medvirkning av kunder/brukere og fremmer proaktivitet. - smidige gjennomføringsmodeller representerer motsatsen til fossefallstrategier ved at de formaliserer re-planlegging i gjennomføringsfasen. Disse modellene imøtekommer dilemmaet ved å basere seg ved å basere seg på mange gjentakende sykluser hvor en leveranse produseres, testes og får tilbakemelding.
Hva kjennetegner god planlegging?
Det som kjennetegner god planlegging er at man har skapt en omforent forståelse av hva oppgaven er, hvordan den kan løses, og de viktigste prosessene som vil inngå i arbeidet. Ved god planlegging vil man kunne ha en bedre forståelse for oppgaven, bedre oversikt over arbeidet, et godt grunnlag for å forplikte ressurser, et bedre grunnlag for organisering og oppfølging, økt sjokk toleranse, økt forståelse for sårbarhet og risiko, økt forståelse for sammenhengen mellom strategi, taktikk og operasjon, og økt aksept for endring.
Planlegging bidrar til at prosjektdeltakerne blir kjent med hverandre og oppdraget fordi de møtes og jobber sammen med å skape en felles forståelse av prosjektet.
Hva er fordelene og ulempene med å bruke en Agile, smidig, gjennomføringsstrategi?
Fordelene med å bruke smidig gjennomføringsstrategi er hvor fleksibel modellen er, dens evne til å tilpasse seg endringer og uforutsette utfordringer underveis i prosjektet. Modellen legger også stor vekt på å involvere kunden tidlig eller gjennom hele prosjektet. Det kan bidra til å sikre at sluttproduktet samsvarer med kundens forventninger og behov. Modellen oppmuntrer også til kontinuerlig forbedring ettersom den bidrar til å identifisere utfordringer og muligheter underveis før sluttproduktet leveres. Dette er med på å øke kvaliteten på leveransen. Modellen legger også til rette for selvstyrte og kryssfunksjonelle team, noe som kan føre til økt engasjement, motivasjon og ansvar hos teammedlemmene.
Ulemper ved å bruke smidig gjennomføringsstrategi er at det krever tett samarbeid og kommunikasjon både innad i teamet og med interessenter. Det kan være utfordrende for team som har det vanskeligere for hyppig kommunikasjon med kunden og hverandre. Et annet faktum er at denne modellen kan føre til at prosjektet mangler forutsigbarhet når det kommer til jerntriangelet, tid, kostnad og kvalitet. Manglende erfaring hos teammedlemmer og prosjektledelsen kan også være et problem, da dette kan føre til dårlig gjennomføring og utilfredsstillende resultater. Det er også en stor risiko for å mangle formell dokumentasjon og sporbarhet, dette henger sammen med kvalitetssikringen.
Samlet sett har Agile, smidig, gjennomføringsstrategi mange fordeler når det gjelder fleksibilitet, kundeinvolvering og levering av verdi. Imidlertid kan det også ha utfordringer knyttet til forutsigbarhet, kompetansekrav og organisatoriske endringer, som må håndteres nøye for å sikre suksess.
Hva er riktig planleggingsnivå?
Det finnes ikke et “riktig” planleggingsnivå som passer for absolutt alle prosjekter. Planleggingsnivået bør tilpasses prosjektets spesifikke behov, kompleksitet, omfang, risiko og organisatoriske kontekst.
Strategisk nivå: Overordnet plan, prosjektmål og effektmål
Taktisk nivå: Beslutningspunkter
Operativt nivå: Arbeidsoppgaver, detaljplanlegging
Detaljplanlegging av prosjektet ved oppstart har negative effekter på prosjektet fordi det kan føre til overdreven kontroll, og at detaljplanene utarbeides med utgangspunkt i den overordnede planen. Man kan detaljplanlegge, men dette bør gjøres i korte tidsrom.
Vi er ofte for tid optimistiske når vi planlegger.
Hva er forskjellen mellom, og hvem er ansvarlig for, overordnet planlegging, milepælsplanlegging, detaljplanlegging og effektmål planlegging?
Overordnet planlegging:
Forskjell: Overordnet planlegging fokuserer på å etablere overordnede mål, strategier og retningslinjer for organisasjonen eller prosjektet. Den tar sikte på å definere det overordnede rammeverket og konteksten for prosjektet, inkludert visjon, misjon, mål og strategier.
Ansvarlig: Ansvarlig for overordnet planlegging kan være toppledelsen, strategiske planleggere eller prosjekteiere som har det strategiske ansvaret for å sette kursen for organisasjonen eller prosjektet.
Milepælsplanlegging:
Forskjell: Milepælsplanlegging innebærer identifisering og planlegging av kritiske milepæler eller faser i prosjektet. Dette inkluderer definisjon av klare og målbare milepæler som markører for prosjektets fremdrift og suksess.
Ansvarlig: Ansvarlig for milepælsplanleggingen er vanligvis prosjektlederen eller prosjektteamet, i samarbeid med interessenter og beslutningstakere, for å sikre at milepælene er relevante, realistiske og oppnåelige.
Detaljplanlegging:
Forskjell: Detaljplanlegging innebærer å bryte ned prosjektet i mindre oppgaver og definere detaljerte arbeidsplaner, tidsrammer, ressursallokering og avhengigheter mellom oppgaver. Dette nivået av planlegging er mer konkret og operasjonelt enn overordnet og milepælsplanlegging.
Ansvarlig: Prosjektlederen og prosjektteamet er vanligvis ansvarlige for detaljplanleggingen, med støtte fra ulike fagfolk og interessenter som kan bidra med spesifikk ekspertise og kunnskap.
Effektmål Planlegging:
Forskjell: Effektmål planlegging fokuserer på å identifisere og planlegge forventede resultater, effekter eller fordeler av prosjektet. Dette innebærer å definere tydelige og målbare effektmål som prosjektet forventes å oppnå.
Ansvarlig: Ansvarlig for effektmål planlegging kan variere avhengig av prosjektets art og formål. Det kan inkludere prosjekteiere, strategiske planleggere, interessenter eller dedikerte effektmålplanleggere som har ansvar for å definere og spore prosjektets forventede resultater.
