Kapittel 10 - interessenter og interessenthåndtering Flashcards
år skal interessenter involveres i prosjekt, og hvordan skal de involveres?
Interessenter bør involveres i prosjektet på et tidlig tidspunkt og gjennom hele prosjektets livssyklus. Involvering av interessenter er en viktig del av god prosjektledelse, da det bidrar til å sikre at prosjektet oppfyller forventningene og behovene til de som blir påvirket av eller har interesse i prosjektets resultater.
Når skal interessenter involveres?
1. Initieringsfasen: Interessenter bør identifiseres og involveres allerede i initieringsfasen av prosjektet. Dette inkluderer de som vil bli påvirket av prosjektet eller som har en interesse i dets resultater.
2. Planleggingsfasen: Interessenter bør være involvert i planleggingen av prosjektet for å sikre at deres behov og forventninger blir tatt hensyn til når prosjektplanen utvikles.
3. Utførelsesfasen: Interessenter bør fortsatt være involvert i prosjektet under utførelsesfasen for å gi tilbakemeldinger, løse eventuelle problemer som oppstår, og sikre at prosjektet går som planlagt.
4. Overleveringsfasen: Interessenter bør også involveres i overleveringsfasen for å sikre en jevn overgang til drift og bruk av prosjektets resultater.
Hvordan skal interessenter involveres?
1. Identifisering av interessenter: Identifiser alle interessenter som kan bli berørt av prosjektet eller som har en interesse i dets resultater.
2. Kommunikasjon: Oppretthold åpen og effektiv kommunikasjon med interessenter gjennom hele prosjektet. Dette kan inkludere regelmessige møter, e-postkommunikasjon, prosjektrapporter og andre kommunikasjonskanaler.
3. Innspill og tilbakemeldinger: Gi interessenter muligheten til å gi innspill og tilbakemeldinger på ulike stadier av prosjektet, for eksempel under planlegging, utforming og gjennomføring.
4. Beslutningstaking: Involver interessenter i beslutningstakingen når det er hensiktsmessig, spesielt når det gjelder viktige beslutninger som kan påvirke prosjektets retning eller resultat.
5. Tilpasning av kommunikasjons- og engasjementsstrategi: Tilpass kommunikasjons- og engasjementsstrategien basert på interessentenes behov og preferanser for å sikre effektiv involvering.
Hvordan vil du håndtere en positiv og en negativ interessent?
Grovt sett kan man si at interessenter har positive eller negative interesser (eller begge deler) i et prosjekt. og at man velger å inkludere eller eksludere deres stemmer i prosjektet.
Når det gjelder håndtering av både positive og negative interessenter i et prosjekt, er det viktig å ta en balansert tilnærming som tar hensyn til deres bekymringer og interesser, samtidig som man sikrer at prosjektets mål og suksess opprettholdes.
Positiv interessent:
1. Anerkjenn og involver: Identifiser de positive interessentene som støtter prosjektet eller som kan dra nytte av dets resultater. Anerkjenn deres støtte og verdsett deres bidrag til prosjektet.
2. Inkluder i beslutningstaking: Involver positive interessenter i beslutningstakingen når det er hensiktsmessig. Deres innsikt og støtte kan være verdifull for å sikre prosjektets fremgang.
3. Hold dem informert: Sørg for å holde de positive interessentene godt informert om prosjektets fremdrift, milepæler og eventuelle endringer som kan påvirke dem direkte eller indirekte.
4. Takknemlighet og anerkjennelse: Vis takknemlighet og anerkjennelse for deres støtte og bidrag til prosjektet. Dette kan bidra til å styrke forholdet og opprettholde deres engasjement.
Negativ interessent:
1. Forstå deres bekymringer: Identifiser og forstå bekymringene til de negative interessentene. Ta deg tid til å lytte til deres perspektiver og prøv å forstå årsakene til deres motstand mot prosjektet.
2. Adresser bekymringer: Utforsk mulighetene for å adressere de negative interessentenes bekymringer på en konstruktiv måte. Dette kan inkludere å tilby kompromisser, alternative løsninger eller å gi ytterligere informasjon og forklaringer.
3. Kommuniser tydelig: Sørg for å kommunisere tydelig og åpent med de negative interessentene om prosjektets mål, fordeler og eventuelle risikoer. Dette kan bidra til å redusere misforståelser og bygge tillit.
4. Arbeid med konflikthåndtering: Hvis konflikter oppstår med negative interessenter, må du håndtere dem på en profesjonell og konstruktiv måte. Dette kan inkludere å søke etter kompromisser, involvere tredjeparter for å megle eller finne andre løsninger som bidrar til å redusere konflikten.
Ved å ta hensyn til både positive og negative interessenters bekymringer og interesser, kan prosjektledelsen bidra til å sikre en mer balansert og vellykket gjennomføring av prosjektet.
Hvilke interessenter er de viktigste?
Identifisering av de viktigste interessentene i et prosjekt er en kritisk oppgave for prosjektlederen, da det hjelper med å fokusere ressurser og innsats på de som har størst innflytelse på eller påvirkning på prosjektets suksess. De viktigste interessentene vil variere avhengig av prosjektets art, omfang, bransje og kontekst, men her er noen generelle kategorier av interessenter som ofte anses som de viktigste:
1. Prosjekteier/styringsgruppe: Prosjekteier eller styringsgruppen er vanligvis blant de viktigste interessentene, da de har ansvar for å gi overordnet styring og retning til prosjektet. De tar ofte avgjørelser om ressursallokering, budsjettgodkjenning og prosjektets måloppnåelse.
2. Kunder/klienter: Kunden eller klienten som er mottaker av prosjektets resultater eller tjenester er også svært viktige interessenter. Tilfredsstillelse av deres behov og forventninger er avgjørende for prosjektets suksess.
3. Teammedlemmer: Teammedlemmer som er ansvarlige for å utføre prosjektets oppgaver og oppnå prosjektmål er blant de mest direkte og sentrale interessentene. Deres innsats og engasjement er avgjørende for prosjektets fremgang.
4. Leverandører/partnere: Leverandører eller samarbeidspartnere som bidrar med ressurser, tjenester eller produkter til prosjektet er viktige interessenter. Samarbeidet med dem kan påvirke prosjektets kvalitet, kostnader og tidsrammer.
5. Interne interessenter: Dette inkluderer personer eller enheter innenfor organisasjonen som har en direkte interesse i prosjektets resultat eller utfall, for eksempel ledere, ansatte og andre avdelinger som kan bli påvirket av prosjektet.
6. Eksterne interessenter: Eksterne interessenter som regulatoriske organer, interessegrupper, naboer, eller andre som kan bli berørt av prosjektet eller ha en interesse i dets resultat, er også viktige å ta hensyn til.
Det er viktig å merke seg at betydningen av hver interessent kan variere i ulike faser av prosjektet, og at det kan være nødvendig å tilpasse seg og prioritere interessentenes behov og forventninger etter hvert som prosjektet utvikler seg.
Hvordan gjennomføres en interessentanalyse og hva brukes den til?
Interessent er en eller flere som har interesse i prosjektets handlinger.
Det vesentlige er å forstå hvem de er og hva som er viktig for dem – slik at vi potensielt kan utforme løsninger som også kan tjene disse.
De viktigste interessentene er både mektige, legitime og har stort påtrykk.
Prosjektet må håndtere både de interessentene som ønskes inkludert, og de interessentene man forventer vi motarbeide prosjektet
Hvem følger opp interessentene?
Opplever interessentene å bli behandlet med respekt kan det gjøre at de reduserer sine krav.
Skap gode relasjoner tidlig
Vekk slumrende interessenter
Eksempler på interessentanalyse:
kartlegging
innflytelsesmatrise
tabell med ulike kategorier om hva de ulike interessentrene forventer
osv…
Hva er de 6 trinnene i interessenthåndtering?
- Identifisere, potensielle aktører som potensielt kan påvrike eller bli påvirket av prosjektet
- Analysere, interessentenes interesseområder og hvordan det kan påvirke prosjektet
- Prioritere, interessenter, basert på kriteriene: makt, legitimitet og pågåenhet
- Utvikle, tiltak om hvordan samhandle med interessentene til beste for prosjketet (altså etablere strategier)
- Iverksette, planlegge og gjennomføre tiltakene
- Evaluere, effektene av de gjennomførte tiltakene og behov for endringer i strategien
