Kapittel 1 - prosjekter og deres betydning Flashcards
Hvordan defineres et prosjekt?
Et prosjekt er en midlertidig organisasjon som innenfor begrensede tids- og ressursrammer skal gjennomføre en engangsoppgave som skal skape merverdi for oppdragsgiver. I løpet av sin levetid skaper prosjektet leveranser.
Hvorfor brukes prosjekt som organisasjonsform for å nå effektmålet?
Prosjekt brukes som organisasjonsform for å nå effektmålet fordi der er et behov som søkes dekket, og der oppgaven er av en slik art at virksomhetens eksisterende organisasjonsstruktur ikke er egnet til å løse den. Årsaken kan være at oppgaven innebærer innovasjon eller krever tverrfaglig kunnskap.
Hva er viktig for en prosjekteier i prosjektet?
Det som er viktig for en prosjekteier i et prosjekt er å ivareta oppdragsgiverens ansvar og interesser tilknyttet prosjektet. Vedkommende skal følge opp og legge til rette for at prosjektet lykkes, gjennom å tilføre nødvendig oppmerksomhet, avklaringer og ressurser.
Hva er viktig for en oppdragsgiver i et prosjekt?
Det som er viktig for oppdragsgiver i prosjektet er å ha meldt inn behovet og initiert prosjektet. Ofte er dette en organisasjon. Det er vanlig at oppdragsgiver også er den som i første rekke blir berørt og skal nyte godt av prosjektets effekter: verdiskapningen.
Hva er viktig for en prosjektleder i et prosjekt?
Det som er viktig for en prosjektleder i et prosjekt er å være en daglig leder som er ansvarlig for å gjennomføre prosjektet innenfor gitte rammer.
Hva er viktig for et prosjektteam i et prosjekt?
Det som er viktig for prosjektteamet i et prosjekt er å gjøre den jobben som omhandler prosjektet for å skape selve leveransen.
Hvordan forholder en seg til interessenter i prosjektbasert industri?
I prosjektbasert industri forholder man seg til interessenter på den måten at man ønsker å sikre verdiskapning. Aktører som påvirker eller blir påvirket av prosjektets gjennomføring eller leveranser er det vi kaller interessenter.
Hvilke ulike faser har ett prosjekt, og hvordan skal en tenke om gevinstrealisering i de ulike fasene?
I fasen behov klargjøring identifiserer man behovene som prosjektet skal adressere. Dette inkluderer å forstå problemet eller muligheten prosjektet skal løse eller utnytte. Gevinstrealisering i denne fasen innebærer å tydeliggjøre hvilke konkrete gevinster eller fordeler som forventes å oppnås ved å gjennomføre prosjektet. F.eks kostnadsbesparelser, økt effektivitet, bedre kundetilfredshet osv …
I planleggingsfasen utarbeides en detaljert plan for gjennomføringen av prosjektet, ressursallokering, tidsplanlegging, risikohåndtering osv … Gevinstrealisering i denne fasen innebærer å knytte spesifikke gevinster til planlegging aktivitetene som å identifisere hvilke milepæler eller delmål som må oppnås for å realisere de ønskede gevinstene.
I gjennomføringsfasen implementeres planene som er utviklet i planleggingsfasen, utførelse av aktiviteter, styring av ressurser, løpende oppfølging osv … Gevinstrealiseringen i denne fasen handler om å sikre at implementeringen av prosjektet skjer i tråd med planene og at nødvendige tiltak gjennomføres for å sikre de forventede gevinstene.
I avslutningsfasen markerer vi slutten på prosjektet og inkluderer aktiviteter som evaluering av resultater, dokumentasjon og overlevering av produkter eller tjenester til driftsenheten. Gevinstrealiseringen i denne fasen innebærer å evaluere i hvilken grad de ønskede gevinstene faktisk er oppnådd og å identifisere eventuelle avvik eller mangler som må adresseres.
Effektrealiseringsfasen følger gjerne etter avslutningfasen og fokuserer på å sikre at de forventede gevinstene oppnås på lang sikt. Gevinstrealisering i denne fasen innebærer å overvåke og måle de faktiske resultatene og effektene av prosjektet over tid. Dette kan inkludere å gjennomføre etter evalueringer, justere strategier og implementere endringer for å maksimere gevinstene.
Hvorfor har jerntriangelet stort fokus i prosjekt?
Jerntriangelet har stort fokus i et prosjekt fordi den er med på å øke sannsynligheten for at prosjektet lykkes. Tid (prosjektets varighet), kostnad (den økonomiske rammen for å produsere leveransen) og kvalitet (omfang og kvaliteter ved leveransen som produseres) er jerntriangelet. De fleste prosjekter har disse tre hovedkriteriene som definerer hva som blir en suksess eller en fiasko.
Tradisjonelt har man omtalt disse rammebetingelsene som styringsparametere - det er dem man skal styre prosjektet etter. Dette er fordi jerntriangelet representerer de tre viktigste begrensningene i et prosjekt, og ofte vil en prosjektleder eller ledere slite med å balansere dem når de er motstridende.
Jerntriangelet kan også hjelpe interessenter med å forstå hva som kan endres, og hva som er fastsatt. Det kan også gjøre det mulig å treffe informerte beslutninger og ta nødvendige tiltak for å minimere risiko og sikre at prosjektet holder seg innenfor akseptable grenser. Jerntriangelet gjør det også mulig å kvantifisere suksess og ytterligere forbedre fremtidige prosjekter gjennom læring.
Hva er de sentrale kjennetegnene ved et prosjekt?
TOTO
Tid: Fremste kjennetegnet for prosjekter. At det er bestemt en sluttdato for arbeidet, gjør noe med prosessene i prosjektet. Det gir muligheter for planlegging og kan oppleves som tidspress.
Vi har lineær tidsdimensjon for prosjekter med etablering som start og stopp ved dets sluttdato. Noen forstår tid som syklisk tidsdimensjon, for eksempel i undervisningsinstitusjoner. Årene er ikke like - men skjer igjen og igjen.
Oppgave: Man ønsker å løse unike eller sjeldent forekommende oppgaver. Ikke alltid mulig å løse noe unikt, det kan være en repetitiv oppgave som forekommer i prosjektet.
Team: Prosjektet er ingenting uten menneskene, altså medlemmene i prosjektteamet. Prosjektteamet er ofte sammensatt av ulike typer mennesker med ulike erfaringer og kunnskap.
Omforming: Å skape verdi i prosjekter medfører en endringsprosess, også kalt en omformingsprosess. Dette er en prosess der flere aktører er involvert i prosjektgjennomføringen for å sikre at resultatene blir mest mulig relevante og gode for dem som skal bruke den i fremtiden, men også for å sikre at det skapes holdninger og forankring som gjør det sannsynlig at leveransen blir tatt i bruk av mottaker.
Hvilke ulike prosjekttyper eksisterer, og når skal en bruke de ulike prosjekttypene?
Utviklingsprosjekt: Et utviklingsprosjekt innebærer elementer av innovasjon. Dette er prosjekter som skal utvikle en ny teknikk, et nytt produkt, enten det er fysiske produkter eller tjenester, for produksjon til markedet , til brukergrupper eller til andre mottakergrupper. Dette kan også være en forbedring eller oppgradering av et allerede eksisterende produkt.
Endringsprosjekt: Et endringsprosjekt er et prosjekt som skal endre virksomhetens organisasjons- og arbeidsmåte for å bedre effektiviteten. Disse prosjektene er ofte tidkrevende og handler i stor grad om å innføre nye arbeidsmetoder og prosesser med tanke på forbedring og økt effektivitet.
Leveranseprosjekt: Et prosjekt hvor en tredjepart skal levere og implementere komplekse løsninger til kunden. Dette er vanlig i større bygg- og anleggsprosjekter. Da er det en oppdragsgiver som skal gjennomføre et prosjekt, eksempelvis bygge ut en tunnel, og oppdragsgiver står som oftest ikke selv for selve utbyggingen, men engasjerer leverandører til å gjennomføre ulike deler av leveransen. Leveranseprosjekter anvendes i stort omfang, og de har særegne trekk for organisering og ansvarsfordeling samt bruk av kontrakter og forhandlinger.
Arrangementsprosjekt: Et prosjekt som skal gjennomføre et arrangement som skal gi ringvirkninger. Disse gjennomføres på et bestemt tidspunkt og har en pulserende organisasjon, dvs få i planleggingen og etterarbeidet, men mange i gjennomføringen som er ansatt i en meget begrenset tid. Disse prosjektene er komplekse og uforutsigbare og her kan det oppstå mange uventede problemer som må håndteres impulsivt og fleksibelt. Suksess i slike prosjekter oppnås ved å ha en tydelig struktur og detaljerte planer, slik at alle teammedlemmer kan følge instrukser mot suksess.
