Kapittel 5 - prosjektstyring - premisser og praksis Flashcards
Hva handler prosjektstyring om og hvilke tre nivåer for styring opererer vi med?
Prosjektstyring handler om å følge opp prosjektets kurs og gjøre korrigerende tiltak hvis prosjektet ikke beveger seg i den retningen man ønsker seg. Kjernen i prosjektstyring er å etablere gode rammer, mål og planer, samt korrigere kurs når prosjektets utvikling avviker fra ønsket utvikling, og holde kontroll på prosjektets ressurser.
De tre nivåene for styring vi operer med er:
1. Overordnet nivå: Prosjektets Overordnede styringsrammer (POSt)
2. Taktisk nivå: Milepæler, beslutningspunkter
3. Operativt nivå: Aktiviteter, arbeidsoppgaver
Hva er de vanligste styringsparameterne i prosjektet?
Dette refererer til de variablene eller faktorene som blir målt eller overvåket for å vurdere ytelsen til et system, prosess eller enhet. Disse parameterne kan være målbare størrelser som temperatur, trykk, hastighet, kvalitet eller noen andre relevante målinger av ytelse. Styringsparametere gir innsikt i hvordan systemet fungerer og om det oppfyller de ønskede spesifikasjonene eller kravene.
De vanligste styringsparameterne i prosjekter:
- Tid ( Fremdrift)
- Kostnad ( Ressursbruk)
- Kvalitet
- Omfang ( behov for å gjøre endringer)
- Usikkerhet
- Gevinst/ Kontrakt
- Interessenter
Hvilke tre overordnede styringsrammer er prosjekteier ansvarlig for?
Prosjekteieren skal sikre at prosjektet fokuserer på leveransen, og rigget for å nå sine mål, uten å styre hvordan oppgavene løses.
Mange prosjekter mislykkes fordi eierstyringen er fraværende
Aktiv eier ønskes og tydelig mandat ønskes
Da får prosjektet lovede ressurser og gode retningsgivende beslutninger i riktig tid.
Evne og vilje til å slåss på vegne av prosjektet med andre i organisasjonen
Evne til å skape kontakt mellom prosjektet og andre relevante aktører
Eier (oppdragsgiver) er den som oppretter og eventuelt legger ned prosjektet.
Gevinstrealisering Analyse: Prosjekteieren er ansvarlig for å sørge for at gevinstrealiseringsanalysen blir utført. Dette innebærer å gi retning til prosessen, sikre tilstrekkelig ressurser og samarbeide med andre interessenter for å identifisere, analysere og vurdere de potensielle fordelene som prosjektet vil levere. Prosjekteieren vil også være ansvarlig for å godkjenne eller gi tilbakemelding på resultatene av analysen.
Interessentanalyse: Prosjekteieren har også ansvaret for interessentanalysen. Dette innebærer å identifisere nøkkelinteressentene, evaluere deres forventninger og behov, og utvikle strategier for å engasjere og kommunisere med dem effektivt gjennom hele prosjektet. Prosjekteieren må også koordinere med andre interessenter og teammedlemmer for å sikre at interessentanalysen er grundig og omfattende.
Prosjektmandat: Prosjekteieren er vanligvis den som utsteder prosjektmandatet. Dette dokumentet gir prosjektteamet den nødvendige autoriteten og mandatet til å starte og gjennomføre prosjektet. Prosjekteieren er ansvarlig for å sørge for at mandatet er tydelig definert og at det er i samsvar med organisasjonens retningslinjer og mål. De kan også arbeide sammen med andre interessenter, som sponsorer eller styringskomiteer, for å få mandatet godkjent før prosjektet starter.
Hvilke tre styringsrammer er prosjektleder ansvarlig for?
Prosjektets daglige leder
Dokumentere de resultater som er skapt
Status på planlagt aktivitet
Foreta beslutninger og valg innenfor mandatet
Løfte problemstillinger utenfor mandatet til eier
Gevinstrealisering Analyse: Prosjektlederen er ansvarlig for å samle inn informasjon og data som er nødvendig for å gjennomføre gevinstrealiseringsanalysen. Dette kan inkludere å samarbeide med ulike interessenter og teammedlemmer for å identifisere potensielle fordeler, samle relevante data og informasjon, og analysere resultatene. Prosjektlederen vil også bidra til å presentere funnene fra analysen til prosjekteieren og andre interessenter.
Interessentanalyse: Prosjektlederen er også ansvarlig for å gjennomføre interessentanalysen i samarbeid med teamet. Dette kan innebære å identifisere interessenter, evaluere deres interesser og behov, og utvikle strategier for å engasjere og kommunisere effektivt med dem. Prosjektlederen vil også koordinere med prosjekteiere og andre interessenter for å sikre at interessentanalysen er omfattende og tar hensyn til alle relevante parter.
Prosjektmandat: Prosjektlederen er ansvarlig for å sikre at prosjektmandatet er tydelig forstått og oppfylt av prosjektteamet. Dette kan innebære å bidra til utviklingen av mandatet, sikre at det er i samsvar med prosjektets mål og retningslinjer, og kommunisere det tydelig til teamet. Prosjektlederen kan også være ansvarlig for å arbeide sammen med prosjekteieren og andre interessenter for å få mandatet godkjent før prosjektet starter.
Hva er forskjellen på prosjektrapportering og prosjektoppfølging?
Prosjektrapportering:
- Prosjektrapportering refererer til prosessen med å samle, analysere og kommunisere informasjon om prosjektets status, fremgang og ytelse til interessenter.
- Dette innebærer regelmessige rapporter som oppsummerer viktige indikatorer som kostnader, tidsplan, kvalitet, ressursbruk og risikoer.
- Rapportene kan variere i omfang og detaljnivå avhengig av interessentenes behov og prosjektets kompleksitet.
- Målet med prosjektrapportering er å gi interessenter nødvendig informasjon for å ta beslutninger, sikre transparens og tillit, og sikre at prosjektet går i riktig retning.
Prosjektoppfølging:
- Prosjektoppfølging refererer til aktiviteter som gjøres for å overvåke, vurdere og kontrollere prosjektets fremdrift og utførelse.
- Dette inkluderer å analysere prosjektdata, identifisere avvik fra planen, identifisere årsakene til disse avvikene, og implementere tiltak for å korrigere dem.
- Prosjektoppfølgingen involverer vanligvis regelmessige møter, statusoppdateringer, og vurderinger av prosjektets ytelse mot målene og kriteriene som er satt.
- Målet med prosjektoppfølging er å sikre at prosjektet forblir på sporet, tar raskt tak i eventuelle problemer eller risikoer, og tar nødvendige tiltak for å opprettholde eller forbedre prosjektets fremdrift og resultat.
I korte trekk kan man si at prosjektrapportering er den formelle prosessen med å formidle informasjon om prosjektet til interessenter, mens prosjektoppfølging er den operative prosessen med å overvåke og kontrollere prosjektets fremdrift og ytelse for å sikre at målene oppnås. Disse to aspektene er imidlertid tett sammenknyttet og komplementerer hverandre i effektiv styring av prosjekter.
Hva må til for at det foreligger et avvik i prosjekt, og hvilke tiltak må iverksettes da?
Det som må til for at det foreligger et avvik i prosjektet er at det er en uoverensstemmelse mellom det som ble planlagt eller forventet av prosjektet, med det som faktisk skjedde eller ble oppnådd. Avvik kan oppstå i ulike former, som tidsplan, kvalitet, kostnader eller omfang.
Når man oppdager at det foreligger avvik i prosjektet, iverksettes en rekke tiltak. Det er ikke alltid man trenger å starte på nytt dersom man oppdager avvik i for eksempel tidsrammene, da kan man heller velge å arbeide mer effektivt og nå igjen en forsinkelse.
Rapportering og dialog er viktig i et prosjekt, slik at man avviker. Man må analysere hvorfor avvikene har oppstått, vurdere om avvikene representerer en ønsket utvikling eller om det er en utvikling man kan godta, og vurdere tiltak dersom man vil korrigere dem.
Disse tiltakene kan være:
1. Revurdering av prosjektplanen, revisjon av tidslinjer, ressursallokering eller budsjett
2. Endringsstyring, dersom det skjer endringer må disse ha en formell endringsstyringsprosess - vurdere, godkjenne og implemenetere
3. Tilføre ekstra ressurser
4. Kvalitetskontrollere, for at kvaliteten skal oppfylle de fastsatte standardene
5. Risiko Håndtere, hvis avviket er knyttet til risikoer som tidligere er identifisert, må risiko håndteringsstrategier aktiveres for å minimere konsekvenser
6. Kommunikasjon og interessant engasjement, kommuniser avviket til alle berørte parter - engasjere dem i prosessen med å finne løsninger.
7. Feilrette
8. Oppdatere rapporter og dokumentasjon, skal gjenspeile det oppståtte avviket og de iverksatte tiltakene
Kan du si noe om kontrakt og risikodeling i prosjekt?
I de fleste prosjekter bestilles det leveranser av varer eller tjenester fra eksterne aktører i form av leverandører i markedet. I prosjekter hvor det er mange av disse, er oppfølging en sentral del av prosjektgjennomføringen. Det er viktig å styre avtalene og kontrollere at anskaffelsene holder avtalt tid, pris og kvalitet.
En kontrakt er en avtale mellom minst to parter. En kontrakt inneholder:
Kontraktens parter
Arbeidsomfang
Partenes ansvar og forpliktelser
Pris og betalingsbetingelser
Leveringstid med milepæler og hvordan forsinkelser skal håndteres
Hvilken garanti som gjelder for leveransen
Hvordan endringer skal håndteres
Hvordan kommunikasjonen skal foregå (kontaktpunkt)
Rangordning mellom dokumenter og vedlegg
Hvordan konflikter mellom partene skal løses
Hvilken rett som skal legges til grunn (f.eks. Norges lover)
Valg av kontraktstype har betydning for fordeling av risiko mellom kunde og leverandør. Ved fastpriskontrakter (kost pluss-kontrakt) tar leverandøren størst risiko, mens ved reningskontrakt tar kunden størst risiko. Ved bruk av enhetspriskontrakter skal leverandøren kompenseres for alle enheter som inngår i leveransen, som arbeidstimer og materialer.
