Gestão de Processo Flashcards
BPM:
Business process management
É um GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGOCIO, cujas ferramentas permitem extração detalhada de informações sobre CUSTOS, TEMPO E CONSUMO de recursos referentes aos DIVERSOS PROCESSOS
Integra ESTRATÉGIAS E OBJETIVOS E AS EXPECTATIVAS E NECESSIDADES de clientes por meio de foco em processo ponta a ponta.
Engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas org, papéis, políticas, metodos, tecnologias p/ analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer governança de processos.
Fluxo de trabalho
INTERFUNCIONAL - entre funções
Fluxo de processo
VISÃO INTERFUNCIONAL - Dentro de CADA função
BENCHMARKING
Ponto de referência/comparação.
Primeiro identifica desvios no dempenho do processo e depois pesquisa processos semelhantes na concorrência que apresentem desempenho superior, a fim de identificar as melhores práticas. Ou seja, Envolve a comparação sistemática entre operações, produtos, processos ou serviços de uma empresa com os de outras organizações.
A gestão por processos atua no sentido de:
REDUZIR INTERFERÊNCIAS ENTRE ÁREAS FUNCIOAIS E NÍVEIS HIERÁRQUICOS.
Na gestão de processos é indispensável:
A PADRONIZAÇÃO para a melhoria dos processos.
Indica meios e fins para a execução do trabalho.
Abordagem de processo é descrita por meio de:
Suas características COMPORTAMENTAIS e ações nas organizações, CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS e GESTÃO DE DESEMPENHO.
OBS: Estrutura organizacional e informações gerencias NÃO são características de comportamento.
MAPEAMENTO dos processos é definido na etapa de MODELAGEM do processo:
Fornece visão abrangente dos principais componentes do processo.
Retrata a situação atual e descreve a visao futura dos processos de negócio.
Situação atual (AS IS) e situação proposta (TO-BE)
NÃO REQUER MEDIÇÃO DE DESEMPENHO
É uma tecnica utilizada para visualizar e entender o fluxo de atividades de um processo, identificando pontos de melhoria e oportunidades de otimização
Medição de desempenho relaciona-se diretamente:
À capacidade de entendimento sobre o desempenho do processode negócio.
Egloba o TRABALHO DE CAPTURA DE MEDIDAS DE DESEMPENHO de processos, CRIAÇÃO DE METRICAS E INDICADORES, e INTERPRETAÇÃO DE RESULTADOS.
São realizados na etapa de GERENCIAMENTO, posterior à implementação do desenho - tendo suas metas e objetivos definidos ainda na etapa de desenho.
Etapas do processo
1- Mapeamento
2- Elab. Fluxograma
3- Monitoramento do processo
4- Identif. do problema
5- Priorização do problema
6- Identif. causas do problema
7- Priorização das causas do problema
8- Identif. das alternativas/soluções
9- Normatizando o processo
Metodologia de melhoria de Processos - Rummler e Bracher
Tbm chamado de Melhoria de desempenho humano
Identificar e definir os processos críticos interfuncionais que têm impacto sobre o desempenho organizacional.
Alinhar os recursos humanos centrais para o desempenho de uma ou mais cadeia de valor
Gerente de processo x dono de processo
GERENTE: É responsável por coordenar o desempenho do processo no dia a dia, apoiar gestores funcionais, e liderar iniciativas de transformação de processos. Operacional.
DONO: Responsabilidade mais amplae ESTRATÉGICA, como assegurar o cumprimento das expectativas de desempenho dos processos PONTA A PONTA, definir metas de desempenho, e atuar como a instância MAXIMA para questões relacionadas ao processo.
DIAGRAMA de processo x MAPA de processo x MODELO de processo
DIAGRAMA: Representação visual SIMPLIFICADA dos PRINCIPAIS elementos de um FLUXO DE PROCESSO, OMITINDO detalhes menores. Uasado para id3ntificar e compreender RAPIDAMENTE as principais atividades do processo. Similar a um esboço. Tbm chamado de fluxograma.
MAPA: visão mais ABRANGENTE e DETALHADA do processo, incluindo elementos como ATORES, EVENTOS E RESULTADOS. Tende a agregar informações adicionais sobre relacionamentos dentro do processo.
MODELO: Forma MAIS COMPLETA E DETALHADA DO ESTADO ATUAL OU DO FUTURO do processo, incluindo os RECURSOS envolvidos, como PESSOAS, INFORMAÇÕES, FINANÇAS E AUTOMAÇÃO. É utilizado para ANÁLISE E SIMULAÇÃO, requerendo mais dados sobre o processo e os fatores que influenciam o seu comportamento.
BPM é considerado:
Um conjunto de TECNOLOGIAS HABILITADORAS porque oferece FERRAMENTAS e METODOLOGIAS quem permitem às empresas otimizar e automatizar processos de negócio.
Quadro de distribuição de trabalho (QDT) ou quadro de alocação das tarefas:
Descrever as distribuições das atividades e tarefas entre diferentes indivíduos ou grupos dentro da organização.
Mostra quem é o responsável por cada tarefa e como é distribido entre a equipe.
Foco: alocação de RH e NÃO nos passos sequências ou no fluxo de informação.
A modelagem de processo abrange a identificação, o mapeamento, a analise e o redesenho dos processos
A banca considerou como certa
O desenho de processos sempre está inserido em um contexto organizacional, no qual há um ambiente interno, que deve ser entendido para se responder adequadamente às demandas do contexto externo
Certo
Modelos estatisticos de processos:
São ferramentas ANALÍTICAS que permitem apontar tendências ao longo do tempo, porém POR SI SÓ NÃO permitem uma interação dinâmica com o ator do processo.
BPMN É UM PADRÃO BPM com um conjunto ROBUSTO de símbolos que possibilitam modelar diferentes aspectos dos processos de negócios
Correto, ele fornece uma linguagem COMUM de MODELAGEM de processos de negócios compreensíveis para todos os estakholders (analistas, desenvolvedores e usuários) da empresa.
Foi orojetada para:
1- agilizar acordos sobre os processos atuais e os futuros por meio de modelos inequívocos.
2- incentivar a participação dos stakeholders
3- facilitar a analise e o aprimoramento das operações por meio da reengenharia
4- criar uma biblioteca de fluxos de processos, definições de casos e regras de negócios para treinamento de novos funcionários
5- fechar lacunas(gaps) de comunicação entre os stakeholders
6- informar os esforços de automação de processos de negócios
7- coordenar estratégias de terceirização de processos de negócios
E ainda os diagramas ajudam as equipes a criar os documentos necessários para execução de vários processos.
As CINCO etapas do BENCHMARKING
1- PLANEJAMENTO:
OBJETIVO: definir a pesquisa das MELHORES PRATICAS
PROCEDIMENTOS: Seleção do produto ou do processo a ser comparado, seleção do marco de referência, definição do metodo de obtenção dos dados.
2- ANÁLISE:
OBJETIVO: coletar, estudar e interpretar dados sobre a organização escolhida como marco de referência.
PROCEDIMENTO: entendimento das práticas do marco de referência, determinação das diferenças
3- INTEGRAÇÃO:
OBJETIVO: modificar produtos/processos a partir das informações resultantes do benchmarking
PROCEDIMENTO: obter informações do benchmarking e comunica-las
4- AÇÃO:
OBJETIVO: implementar
PROCEDIMENTO: colocar em pratica ações do benchmarking, avaliar continuamente, prever modificações e comunicar o progresso
5- MATURIDADE: incorporar as melhores praticas.
Categorias da diagramação do BPMN, cuja linguagem é baseada em fluxogramas e notações gráficas.
1- Objetos de fluxo - descritivos que definem um processo, como eventos, atividades e gatways.
2- Eventos - gatilhos que iniciam, alteram ou concluem um processo.
3- Atividades - ações ou tarefas executadas durante o processo de negócio. O MAPEAMENTO de processos mostra TODAS AS ATIVIDADES que devem ocorrer como resposta aos eventos iniciais e como pre-requisitos para eventos finais.
4- Gatways - pontos de decisão 1ue exigem uma escolha ATIVA antes de avançar no processo de negócios, levando a pelo menos 2 resultados possíveis, dependendo da decisão tomada.
5- Conexão de objetos
6- Raias - gerenciamento de mudanças
7- Artefatos - informações complementares sobre o processo, como objetos de dados, grupos e anotações
Tipos de modelos do BPMN, que podem ser simples ou complexos e relatam processos internos e externos:
Diagrama de colaboração - interações entre dois ou mais processos com vários conjuntos.
Diagrama de coreografia - interação entre dois ou mais participantes.
Diagrama de conversão- versões simplificadas dos diagramas de colaboração.
Na GESTÃO POR PROCESSOS, a avaliação de desempenho está centrada:
NOS RESULTADOS DO PROCESSO DE NEGÓCIO.
Enquanto na gestao FUNCIONAL, a avalia2de desempenho está centrada no desempenho funcional do indivíduo.
Uma vez definidas as metas dos itens de controle da qualidade, a unidade de gerenciamento deve:
Decidir como será controlada a efetividade dos processos por meio da elaboração de uma matriz de qualidade.
6 elementos do BPM
Alinhamento estratégico: o BPM precisa estar alinhado com a estratégia geral de uma organização. Alinhamento estratégico (ou sincronização) é definido como a estreita ligação de prioridades organizacionais e processos corporativos permitindo e ação eficaz para melhorar o desempenho dos negócios.
Governança: a governança de BPM estabelece uma accountability apropriada e transparente em termos de funções e responsabilidades para diferentes níveis de BPM (portfolio, programa, projeto e operações). Outro foco está no design de processos de tomada de decisão e recompensa para orientar as ações relacionadas ao processo.
Métodos: métodos no contexto de BPM são definidos como o conjunto de ferramentas e técnicas que auxiliam e permitem atividades ao longo do ciclo de vida do processo e dentro de iniciativas de BPM em toda a empresa. Exemplos são métodos que facilitam modelagem de processos ou análise de processos e técnicas de melhoria de processos.
Tecnologia da Informação (TI): as soluções baseadas em TI são importantes para as iniciativas de BPM. Com um foco tradicional na análise de processos (por exemplo, controle estatístico de processo) e suporte de modelagem de processos, soluções de TI relacionadas a BPM cada vez mais se manifestam na forma de sistemas de informação cientes do processo.
Pessoas: são definidas como indivíduos e grupos que continuamente aprimoram e aplicam seus processos e habilidades de gerenciamento de processos e conhecimento para melhorar o desempenho do negócio.
Cultura: a cultura BPM incorpora os valores e crenças coletivas em relação a organização centrada no processo. Precisa ser reconhecido que o impacto das atividades relacionadas à cultura tende a ter horizonte de tempo mais longo do que as atividades relacionadas a qualquer um dos outros cinco fatores.
Avaliação de desempenho x Avaliação de Programas
Avaliação de desempenho: 6E’s
Eficácia, Eficiênci e Efetividade (dimensão de RESULTADO)
+
Economicidade, Execução e Excelência (Dimensão do esforço)
Avaliação de Programa:
Insumo, Processo, Produto, Resultado, Impacto
