Avvik, rapportering og prosjektavsluttning Flashcards
Hva menes med varslingssignal
Tidlige tegn på at prosjektet ikke går som det skal
Hvilke varslingssignal er å finne i oppstartsfasen?
Prosjekteier har en uklar rolle eller har ikke beskrevet sine
krav, behov og forventninger fullt ut, og det er uklart hvorfor
prosjektet blir gjennomført.
* Ikke beskrevet hvordan prosjektleder og prosjektet skal
forholde seg til prosjekteier og finansierende part.
* Dårlig definert prosjektgrunnlag, herunder uklare mål, upresist
ønsket effekt og begrunnelse for prosjektgjennomføringen.
* Dårlig utviklet forretningsplan.
* Prosjektet er avhengig av å utvikle ny teknologi eller nye
løsninger.
* De største usikkerhetsmomentene er ikke identifisert og
beskrevet.
Hvilke varslingssignaler er å finne i tidligfasen iprosjektgjennomføringsfasen
Prosjektet mangler en god forretningsplan.
* Relasjonene mellom sentrale aktører i prosjektet blir dårligere.
* Prosjektet mangler en felles forståelse av roller og ansvarsfordeling.
* Prosjektet er avhengig av eksterne konsulenter for å ordne opp.
* Viktig informasjon mangler i de sentrale dokumentene (for eksempel
angivelse av usikkerhet, forutsetninger for prosjektets estimater
etc.).
* Pålagte evalueringer er ikke gjennomført, eller prosjektet overholder
ikke de avtale retningslinjene for evalueringene.
* Dokumentasjonen/underlaget for prosjektgjennomføringen er ikke
komplett.
* Prosjektteamet mangler nødvendig kompetanse.
* Uenighet omkring de sentrale beslutningene.
* De største usikkerhetsmomentene er ikke identifisert og beskrevet.
Hvilke varslingssignaler er å finne i prosjektgjennomføringsfasen
Aktører i besluttende posisjoner som ikke har myndighet til å ta beslutninger
* Manglende dokumentasjon
* Kontraktør/leverandør er ukjent med hvilket ansvar han har tatt på seg
* Lederskapsutfordringer
* Beslutninger som hele tiden overprøves og endres
* Mange krav og forespørsler om endringer og avvik fra leverandørene, både når
det gjelder kostnad og tid
* Vage svar på kritiske spørsmål
* Forsinkede planer, referater og statusrapporter
* Kontraktsforpliktelser som ikke er møtt
* Manglende beskrivelse av sentrale milepæler og viktige aktiviteter
* Prosjektteamet mangler nødvendig kompetanse
* Medarbeiderne jobber for mye – eller for lite
* Manglende tillit i prosjektorganisasjonen
* De gjenstående usikkerhetsmomentene er ikke identifisert og beskrevet
Tegn en avvik og robusthetsmatrise og beskriv formålet dens
Side 502.
Dette verktøyet kan gi tidlige signaler på prosjektavvik ved å hjelpe prosjektledere med å forstå og håndtere usikkerheter på en strukturert måte gjennom:
- Hjelper å identifisere problemene
- Hjelper med å prioritere de froskjellige risikoene
-Lager grunnlag for responsstrtegi for videre arbeid
- Ved å jevnli oppdatere matrisen oppdages nye problemer kontinuerlig
Hva er forskjellen på intern og ekstern kommunikasjon
Intern kommunikasjon er den formelle og uformelle kommunikasjonen som skjer internt i prosjektet. Følger ofte en ansvarsmatrise. Ekstern kommunkasjon handler i første omgang om kommunikasjon ut til de viktigste interessentene, først og fremst representert ved oppdragsgiver, mottakere og premissgivere
I en god månedsrapport burde følgende inngå:
Kostnadsoversikt, tidsplan, fremdriftskurver, kostnadsutviklingskurver, kostnads- og tidsplanleggingsindekser og utvikling i totalt arbeidsomfang
Hvilke tre verktøy har vi for rapportering av risiko/muligheter?
Risiko/mulighetsmatrise, risiko/mulighetsregister og proriteringsliste
En kommunikasjonsplan burde ta stilling til:
- Hvor skal teamet lagre infromasjonen og dokumentasjoen fra prosjektet
-Hvordan teamet skal kommunisere internt og eksternt - Hvilke møtestruktur skal prosjektet ha
- Hvordan skal prosjektet forberede kunden/linjen på å ta imot prosjektets leveranser og ta det i bruk
Elementer som uttrykkes forskjellig fra medie til medie. Litt uklart spørsmål, men viktige momenter. Og hva er rikinformasjon?
Mediet vi bruker påvirker:
-De ordene vi bruker
-Hvordan setninger og ord uttrykkes
-Kroppsspråk
Rikinfomrasjon er informasjon som inneholder alle momentene ovenfo
Hva er de tre grunnleggende faktorene som en prosjektoppfølging skal gi svar på?
? vet ikke. er opg 15.4. spør august
Hvilke aktiviteter inngår i gevinstrealisering fra prosjekteiers side?
Planlegger for suksess og legger til rette for gevinstrealisering og optimalisere gevinstrealiseringen.
Følgende skal gjennomføres;
- Identifisere gevinster
-gevinstrealiseringsplan
- gjennomføre gevinstrealiseringen
-dokumentere realiserte gevinster
Hva er de viktigste kriteriene for en suksessfull gevinstrealisering.
- Eier må erkjenne sitt ansvar
- Gevinstene må identifiseres tidlig i prosjektet
- Det må settes av nok ressurser til å høste gevinstene
Hvem har ansvaret for gevinstrealiseringen?
Prosjekteier har ansvaret for gevinstrealisering, men både prosjektleder og prosjektmedarbeidere må bistå prosjekteier og legge til rette for at eier skal høste gevinsten
Hva er hovedaktivitetene i prosjektavsluttning
- Test og vertifisering
- Overlevering av prosjekt-ressultater til kunde
-Administrasjon og økonomisk avsluttning - Demobilisering
- Evaluering og prosjektoverføring
