8.1. GESTÃO DE PROCESSOS (questões) Flashcards
CESPE - O gestor de processos, no âmbito da administração pública, deve dar atenção especial àqueles que ultrapassam as fronteiras da instituição, como ocorre geralmente na execução de políticas públicas. C/E
CERTO
Segundo o Guia de Gestão de Processos do Governo do GESPUBLICA, os processos no âmbito da administração que ultrapassam as fronteiras da instituição são de atenção especial.
CESPE - A identificação de pontos de atenção no processo como passagens de responsabilidade que geram desconexão é um dos objetos da análise de processos.
CERTO
- ANÁLISE / MAPEAMENTO
De acordo com o CBOK [4], a análise tem por objetivo entender os atuais processos organizacionais no contexto das metas e objetivos desejados. Ela reúne informações oriundas de planos estratégicos, modelos de processo, medições de desempenho, mudanças no ambiente externo e outros fatores, a fim de compreender os processos no escopo da organização como um todo. Durante essa etapa são vistos pontos como: objetivos da modelagem de negócio, ambiente do negócio que será modelado, principais stakeholders e escopo da modelagem (processos relacionados com o objetivo geral).
A análise de processos incorpora várias técnicas e metodologias, de forma a facilitar as atividades dos envolvidos com a identificação do contexto e diagnóstico da situação atual do negócio. Dentre as possíveis técnicas, temos: Brainstorming, Grupo Focal, Entrevista, Cenários, Survey/Questionário e 5W1H. Parte dessas técnicas será empregada pelo analista de negócios para entender e documentar um processo ou reelaborar sua versão.
A Metodologia de Modelagem de Processos apresenta em detalhes técnicas úteis à etapa de análise de processos, além de fornecer uma análise comparativa de cada uma delas, discutindo pontos fortes e deficiências com base em uma avaliação conceitual e operacional.
CESPE - Mapeamento de processos é uma técnica utilizada para se entender como atividades existentes dentro de um mesmo processo se relacionam, permitindo a identificação das diferentes atividades que compõem o processo, assim como sua sequência.
CERTO
BENEFÍCIOS DO MAPEAMENTO
- Conhecer e entender quais são os diversos agentes internos e externos envolvidos no processo
- Uma melhor compreensão do real impacto que o processo tem para a organização e seus clientes;
- Saber quais são as interdependências e as relações entre as diversas áreas envolvidas no processo;
- Identificar quais são os fatores críticos no processo; (equivale ao “documentar”)
- Avaliar se o processo é bem executado e se é necessário; (equivale ao “medir”)
- Propor alterações no processo;
CESPE - No ciclo de vida BPM, a fase de desenho e modelagem de processos de negócio deve assegurar a implantação de métricas adequadas para a medição de desempenho e conformidade.
CERTO
No tópico 5.5, Desenhando o estado futuro do processo do CBOK*, são listadas todas as atividades-chave que devem ser executadas durante o desenho, dentre as quais estão as citadas no texto da questão. Correto o gabarito.
O desenho real tomará lugar nos diversos níveis no modelo de processos. Tudo deve estar alinhado em qualquer mudança e tudo deve ser usado quando as atividades na sequência de execução são consideradas. Embora possam ser usadas várias abordagens de desenho de um novo processo, há certas atividades-chave que devem ser realizadas no desenho de processos. Algumas dessas atividades-chave mais comuns são:
• Desenho do novo processo nos diversos níveis de detalhe apropriados
• Definição de atividades internas ao novo processo e identificação do fluxo de trabalho e dependências
• Definição de cenários de operação de negócio e modularização em torno desses
cenários
• Definição das necessidades de dados
• Definição de regras que controlam atividades
• Definição de handoffs de processos entre áreas funcionais
• Definição de valor para o cliente a partir da mudança e vinculação à medição do sucesso
• Definição de métricas desejadas no novo processo
• Definição e desenho de reportes de desempenho
• Comparações com análises existentes
• Criação de requisitos e especificações de mudança de sistemas técnicos e de negócio
• Criação de desenho físico
• Análise e desenho de infraestrutura de tecnologia da informação
• Simulação de modelo, teste e aceitação
• Desenho e construção de interfaces para dados e sistemas legados
• Geração ou construção de aplicativos de suporte
• Teste de atividades de negócio com suporte a aplicativos, interfaces com o legado, e regras
• Criação e execução de um plano de implementação
* CBOK v3. ABPMP 2013. pg 154.
CESPE - Os propósitos da modelagem de processos incluem melhorar o entendimento do negócio, apoiar treinamentos de pessoas e criar uma representação que facilite a análise.
CERTO
CESPE - No desenho de processos, são desenvolvidas as atividades necessárias para a criação de representações dos processos já existentes ou ainda em fase de projeto.
ERRADO
DESENHO => o desenho de processo consiste na “criação de especificações para processos de negócio novos ou modificados dentro do contexto dos objetivos de negócio, objetivos de desempenho de processo, fluxo de trabalho, aplicações de negócio, plataformas tecnológicas, recursos de dados, controles financeiros e operacionais, e integração com outros processos internos e externos”.
CESPE - A modelagem de processos ocorre, basicamente, nos cenários futuro (to be) e como deveria ser (should be).
ERRADO
E. A modelagem de processos ocorre em dois cenários:
1 - AS-IS. Modelagem de processos atuais contemplando erros e acertos.
2 - TO-BE. Modelagem de processos desejados (como deveriam ser executados).
CESPE - O monitoramento da execução de um processo redesenhado tem por finalidade identificar novas oportunidades de melhoria.
CERTO
O monitoramento da execução do processo visa ver quanto tempo as atividades estão levando para serem feitas, quantos recursos estão sendo gastos, quantas pessoas estão sendo envolvidas, dentre diversos outros aspectos.
Como o enunciado descreveu, esse monitoramento serve para apontar o que pode ser aprimorado no processo. O gabarito é questão certa.
CESPE - A análise de ciclo de tempo possibilita conhecer o tempo total de realização das atividades de um processo, que consiste na medida das atividades desde o momento da entrada (input) até o momento da criação da saída (output).
CERTO
CESPE - No refinamento de processos, devem-se considerar, pelo menos, os seguintes vetores: a melhoria do desempenho, o custeio de atividades e o relacionamento com o cliente.
CERTO
CESPE - A adoção de um programa de gestão da qualidade e a obtenção de uma certificação ISO 9000 são fatores que motivam as iniciativas de gerenciamento de processos de negócio.
CERTO
CESPE - A melhoria contínua de um processo se baseia na entropia, que é uma das principais motivações para identificação de necessidades de melhoria e uma característica própria de todos os sistemas.
CERTO
CESPE - Os passos para implementação da melhoria de processos são os seguintes: identificar necessidades, mapear e modificar o processo atual e buscar alternativas em organizações de sucesso.
CERTO
CESPE - c) O gerenciamento do ciclo de vida de um processo objetiva assegurar que a organização entenda as necessidades de seus clientes e, na expectativa de melhor atendê-los, modifique a forma de realizar o trabalho.
CERTO
ATENÇÃO => Qualquer que seja o ciclo de vida, ele se repete numa espécie de melhoria contínua.
As atividades integradas da gestão de processos são 6:
1. planejamento: delimita objetivos
2. análise: mapeamento (como é o processo)
3. desenho e modelagem: especificações para melhoria
4. implementação : prática
5. monitoramento: controle
6. refinamento: melhoria
