4.4 La tenue des dossiers Flashcards
la tenue des registres des dossiers est elle une obligation?
Oui. Tous les ingénieurs du Quebec, doivent tenir un registre de leurs dossiers
ou est ce que l’ing doit tenir les dossiers
à l’endroit ou il exerce sa profession
Quels dossier doivent tenir les ing?
Un registre de mandats
un dossier general du projet
un dossier technique du projet
à quelle condition les dossiers de l’employeur sont considérés comme les dossiers
à la seule condition d’y avoir accès
dispositions à prendre pour les courriels.
consigner les communications par courriel dans le dossier
en quoi consiste la gestion electronique des dossiers
gestion des documents électronique
en quoi consiste la gestion integrée des dossiers (GID)
gestion des documents tant papiers qu’électronique
les 4 volets qui composent la gestion integrée des documents
acquisition
classement
stockage
diffusion
est il obligatoire de conserver la version papier des documents
non… mais sous certaines conditions
les elements qui font que l’intégrité d’un document est maintenue
l’information est intégrale et n’a pas été altérée
le support de l’information assure la stabilité et la pérennité a celle ci
ou sont maintenues les conditions nécessaires pour préserver l’intégrité des documents
Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l’information
ou doit etre conservée une copie de a sauvegarde
Une copie de sauvegarde doit être conservée dans un lieu distinct ou dans un coffre-fort à l’épreuve du feu et de l’eau.
PAS DANS UN CLASSEUR
que doit faire l’ing dans le processus de numérisation
- s’assurer qu’il existe une politique de numérisation de dossiers et de destruction de documents décrivant les règles spécifiques à respecter
- engager une firme spécialisée dans la numérisation et l’archivage
que doit faire l’ing lorsqu’un client retire un document dans un dossier qui le concerne.
une note signée par le client ou par l’ingénieur et indique la nature du document et de la date du retrait doit apparait
Les éléments que couvrent les classements des documents
- Nommage des docs
- établissement des metadonnnés
- structure des repertoires
Les éléments que couvrent l’aquisition des documents
integrité des documents
numerisation des documents
Verifier l’information
Le lieu de stockage à long terme et celui à court terme peuvent ils être pareils
Non. Le lieu de stockage à long terme doit être different de celui à court terme. Celui a long terme doit garantir une protection suffisante en cas d’incendie et de desastres.
Recommandations quant a la diffusion des documents d’ingenierie
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précautions supplémentaires
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les conditions pour la preservation de l’integrité
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les precautions a prendre dans la destrution de docs
- s’assurer que la confidentialité est preservée tout au long du processus
- mettre en oeuvre une politique de destruction des documents
- conserver un registre des documents detruits
que doit comporter le registre des documents detruits?
-la date
-le procedé de destruction
-nom du responsable de destruction, du transport
-lieu de destruction et
description sommaire du document
recommandation pour la conservation de doc
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quel règlement encadre la cessation d’exercice
le règlement sur la cessation d’exercice d’un membre
titre de la personne qui est le responsable des dossiers apres une cessation definitive
Cessionnaire
titre de la personne qui est le responsable des dossiers apres une cessation partielle
Cessionnaire
titre de la personne qui est le responsable des dossiers après une cessation temporaire
gardien provisoire
quel est le délai pour faire connaitre à l’ordre le responsable des dossiers, lorsque la cessation est VOLONTAIRE
21 jours avant la date fixée
quel est le délai pour faire connaitre à l’ordre le responsable des dossiers, lorsque la cessation est causée par une sanction disciplinaire ou un décès
15 jours avant la date fixée
que se passe t’il si le délai est dépassé et qu’aucun cessionnaire/gardien n’a été choisi pat l’ing
l’ordre prend possession des dossiers
comment garantir une conservation et destruction approprié des docs
- preserver l’integrité des docs pendant au moins 10 ans
- détruire le doc de manière à preserver l’info confidentielle
- tenir compte en cas de cessation, du délai octroyé pour communiqué le cessionnaire/gardien
que concerne le système de gestion intégré des docs?
l’aquisition, le classement, le stockage et la diffusion
lire la page résumé 25
…
que doit noter l’ing dans son registre quand son client demande une copie
-une note signée par le client ou par l’ing indiquant la nature du document et la date du retrait doit apparaitre dans le dossier
