4.4 La tenue des dossiers

Question 1

la tenue des registres des dossiers est elle une obligation?

Answer 1

Oui. Tous les ingénieurs du Quebec, doivent tenir un registre de leurs dossiers

Question 2

ou est ce que l’ing doit tenir les dossiers

Answer 2

à l’endroit ou il exerce sa profession

Question 3

Quels dossier doivent tenir les ing?

Answer 3

Un registre de mandats
un dossier general du projet
un dossier technique du projet

Question 4

à quelle condition les dossiers de l’employeur sont considérés comme les dossiers

Answer 4

à la seule condition d’y avoir accès

Question 5

dispositions à prendre pour les courriels.

Answer 5

consigner les communications par courriel dans le dossier

Question 6

en quoi consiste la gestion electronique des dossiers

Answer 6

gestion des documents électronique

Question 7

en quoi consiste la gestion integrée des dossiers (GID)

Answer 7

gestion des documents tant papiers qu’électronique

Question 8

les 4 volets qui composent la gestion integrée des documents

Answer 8

acquisition
classement
stockage
diffusion

Question 9

est il obligatoire de conserver la version papier des documents

Answer 9

non… mais sous certaines conditions

Question 10

les elements qui font que l’intégrité d’un document est maintenue

Answer 10

l’information est intégrale et n’a pas été altérée

le support de l’information assure la stabilité et la pérennité a celle ci

Question 11

ou sont maintenues les conditions nécessaires pour préserver l’intégrité des documents

Answer 11

Loi concernant le cadre juridique des technologies de

l’information

Question 12

ou doit etre conservée une copie de a sauvegarde

Answer 12

Une copie de sauvegarde doit être conservée dans un lieu distinct ou dans un coffre-fort à l’épreuve du feu et de l’eau.
PAS DANS UN CLASSEUR

Question 13

que doit faire l’ing dans le processus de numérisation

Answer 13

• s’assurer qu’il existe une politique de numérisation de dossiers et de destruction de documents décrivant les règles spécifiques à respecter
• engager une firme spécialisée dans la numérisation et l’archivage

Question 14

que doit faire l’ing lorsqu’un client retire un document dans un dossier qui le concerne.

Answer 14

une note signée par le client ou par l’ingénieur et indique la nature du document et de la date du retrait doit apparait

Question 15

Les éléments que couvrent les classements des documents

Answer 15

• Nommage des docs
• établissement des metadonnnés
• structure des repertoires

Question 16

Les éléments que couvrent l’aquisition des documents

Answer 16

integrité des documents
numerisation des documents
Verifier l’information

Question 17

Le lieu de stockage à long terme et celui à court terme peuvent ils être pareils

Answer 17

Non. Le lieu de stockage à long terme doit être different de celui à court terme. Celui a long terme doit garantir une protection suffisante en cas d’incendie et de desastres.

Question 18

Recommandations quant a la diffusion des documents d’ingenierie

Answer 18

page 15

Question 19

précautions supplémentaires

Answer 19

page 15

Question 20

les conditions pour la preservation de l’integrité

Answer 20

page 17

Question 21

les precautions a prendre dans la destrution de docs

Answer 21

• s’assurer que la confidentialité est preservée tout au long du processus
• mettre en oeuvre une politique de destruction des documents
• conserver un registre des documents detruits

Question 22

que doit comporter le registre des documents detruits?

Answer 22

-la date
-le procedé de destruction
-nom du responsable de destruction, du transport
-lieu de destruction et
description sommaire du document

Question 23

recommandation pour la conservation de doc

Answer 23

page 21

Question 24

quel règlement encadre la cessation d’exercice

Answer 24

le règlement sur la cessation d’exercice d’un membre

Question 25

titre de la personne qui est le responsable des dossiers apres une cessation definitive

Answer 25

Cessionnaire

Question 26

titre de la personne qui est le responsable des dossiers apres une cessation partielle

Answer 26

Cessionnaire

Question 27

titre de la personne qui est le responsable des dossiers après une cessation temporaire

Answer 27

gardien provisoire

Question 28

quel est le délai pour faire connaitre à l’ordre le responsable des dossiers, lorsque la cessation est VOLONTAIRE

Answer 28

21 jours avant la date fixée

Question 29

quel est le délai pour faire connaitre à l’ordre le responsable des dossiers, lorsque la cessation est causée par une sanction disciplinaire ou un décès

Answer 29

15 jours avant la date fixée

Question 30

que se passe t’il si le délai est dépassé et qu’aucun cessionnaire/gardien n’a été choisi pat l’ing

Answer 30

l’ordre prend possession des dossiers

Question 31

comment garantir une conservation et destruction approprié des docs

Answer 31

• preserver l’integrité des docs pendant au moins 10 ans
• détruire le doc de manière à preserver l’info confidentielle
• tenir compte en cas de cessation, du délai octroyé pour communiqué le cessionnaire/gardien

Question 32

que concerne le système de gestion intégré des docs?

Answer 32

l’aquisition, le classement, le stockage et la diffusion

Question 33

lire la page résumé 25

Answer 33

…

Question 34

que doit noter l’ing dans son registre quand son client demande une copie

Answer 34

-une note signée par le client ou par l’ing indiquant la nature du document et la date du retrait doit apparaitre dans le dossier