настройка учета и обработки документов

Question 1

этапы настройки документооборота

Answer 1

*Настройки документов. Создание видов документов, категорий договоров, прав подписи для сотрудников, у которых есть полномочия на подписание документов, а также настройка шаблонов и типов связей документов;

*Регистрация и нумерация. Создание групп, журналов и настроек регистрации, способов доставки корреспонденции;

*Номенклатура дел. Создание дел в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел. Определение сроков хранения дел;

*Настройки согласования. Создание правил и этапов согласования для обработки документов согласно регламенту компании;

*Приложения-обработчики. Добавление приложений для создания, просмотра и редактирования содержимого электронных документов системы.

Question 2

как в системе классифицируются документы

Answer 2

документопоток- типы документов- виды документов

Question 3

кто может создавать и настраивать виды документов

Answer 3

Виды создает и настраивает
администратор системы с учётом потребностей организации.

Question 4

для чего предназначены виды документов

Answer 4

Виды документов предназначены для:

*классификации, поиска и фильтрации документов в системе;

*настройки автоматического подбора журнала регистрации и определения необходимости регистрации/нумерации документа;

*автоматического формирования имени документа;

*определения порядка обработки документа и срока его рассмотрения;

*ограничения вариантов отправки документа для его обработки в системе.

Question 5

можно ли создавать типы документов

Answer 5

нет, типы предопределены системой

Question 6

как создать вид документа

Answer 6

1 В модуле «Документооборот» в справочнике Виды документов нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Вид документа. Заполните поля в карточке (имя, сокращенное имя, тип документа - обязательные поля)

2 сохранить

Question 7

для чего выделяются категории договоров

Answer 7

Категории договоров используются для дополнительной классификации договоров внутри видов. Позволяют настроить разные правила согласования для договоров, которые относятся к одному виду, но отличаются по предмету договора или по другим признакам. Рекомендуется выделять категории только в тех случаях, когда видов договоров недостаточно для настройки правил согласования.

Question 8

что такое регистрация документов

Answer 8

Регистрация — это присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе в
журнале регистрации по установленной форме.

Question 9

для чего нужна регистрация документов

Answer 9

Регистрация документов позволяет обеспечить учет, контроль, поиск и отслеживание местонахождения
документов.

Question 10

для чего нужна нумерация документов

Answer 10

Нумерация документов позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат виды документов, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К таким видам документов относятся, например акты к договорам и дополнительные соглашения

Question 11

настройка нумерации документов

Answer 11

Чтобы настроить нумерацию документов, создайте:

1.Виды документов, которые будут подлежать нумерации. Например, Акт к договору, Дополнительное соглашение.

2.Журналы регистрации, в которых не указана группа регистрации. Это необходимо, чтобы все сотрудники смогли присваивать номера документам. В журналах задайте формат номера для документов.

3.Настройки регистрации с типом Нумерация.

В результате для присвоения номера в карточках документов выбранных видов на панели действий будет доступна кнопка Присвоить номер.

Question 12

можно ли настроить возможность автоматического присвоения номера документу

Answer 12

Если документам нужно автоматически присваивать номер при сохранении в системе, то настройте автоматическую нумерацию. Для этого в карточке вида документа установите флажок Автоматическая нумерация.

Question 13

из каких этапов состоит
настройка регистрации документов

Answer 13

Чтобы настроить регистрацию документов, создайте:

1.Виды документов, которые будут подлежать регистрации. Например, Исходящее письмо, Приказ.

2.Группы регистрации, сотрудники которых будут регистрировать документы.

3.Журналы регистрации, по которым будет определяться формат регистрационного номера и в которых будут регистрироваться документы.

4.Настройки регистрации с типом Регистрация, по которым для документа будет автоматически подбираться журнал регистрации в соответствии с реквизитами документа.

В результате для регистрации документа в карточках документов выбранных видов на панели действий будет доступна кнопка Зарегистрировать.

Question 14

что такое журналы регистрации, для чего нужны

Answer 14

Журналы регистрации предназначены для нумерации или регистрации документов. В журналах регистрации определяется:

*тип журнала регистрации: Нумерация или Регистрация;

*документопоток, для регистрации документов которого будет использоваться журнал;

*группа регистрации, у участников которой будут права на регистрацию документов указанного документопотока в журнале регистрации;

*формат номера, согласно которому будут нумероваться или регистрироваться документы.

Question 15

кто может настраивать журналы регистрации

Answer 15

ответственный за группу регистрации и администратор системы.

Question 16

что такое группа регистрации, что определяется в ней

Answer 16

один или несколько сотрудников, которые регистрируют документы в определенных журналах регистрации

определяет:

*ответственного за группу регистрации;

*состава участников группы регистрации. Участники получат права на регистрацию документов в журналах регистрации этой группы и на изменение документов, которые уже зарегистрированы в журналах группы;

*списка подразделений, которые будет обслуживать группа.

Question 17

кто настраивает группы регистрации

Answer 17

Первоначальную настройку проводит администратор Directum RX.
В дальнейшем ответственные за группы регистрации (сотрудники, указанные в поле Ответственный
карточки группы регистрации) могут самостоятельно:

 изменять состав участников своей группы;

 изменять состав подразделений, которые обслуживает его группа;

 создавать и настраивать журналы регистрации для своей группы;

 создавать настройки регистрации;

 устанавливать очередной номер в своих журналах;

 создавать и настраивать виды документов.

Question 18

этапы настройки учета и обработки документов

Answer 18

1. Анализ процессов обработки документов в организации (создание, согласование, регистрация) в
   разрезе документопотоков.
2. Выделение и настройка видов документов.
3. Настройка групп регистрации.
4. Настройка журналов регистрации.
5. Настройка регистрации (настройка правил автоматического подбора журналов).
6. Настройка прав подписи документов.
7. Настройка правил согласования документов.

Question 19

кому по умолчанию доступно право подписи “утверждено”

Answer 19

По умолчанию подписание документов в системе электронной подписью (ЭП) с результатом «Утверждено» доступно всем руководителям наших организаций. При создании нашей организации для руководителя автоматически создается право подписи любых документов, в карточках которых указана эта организация. При смене руководителя запись справочника закрывается и создается новая.

Question 20

что определяет право подписи

Answer 20

Право подписи определяет:

*кто может подписывать документы с результатом «Утверждено»;

*кого можно указывать в поле Подписал в карточке документа;

*кого можно выбрать в качестве подписывающего в поле *На подпись в карточке задачи на согласование по регламенту.