настройка согласования договоров Flashcards
Как настроить правило согласования, чтобы ответственному сотруднику приходило задание о
наступлении срока возврата документа от контрагента? Как настроить, чтобы задание приходило за 3
дня до наступления даты возврата?
значение в поле “отсрочка старта дней” должно быть на три меньше чем значение в поле “срок дней”
В правиле согласования договоров для этапа типа «Контроль возврата» указано два исполнителя:
«Регистратор документа» и «Инициатор согласования». В рамках задачи по этому регламенту оба
исполнителя получили задание на контроль возврата. Один из них выполнил свое задание. Что
произойдёт с заданием второго исполнителя?
Контролировать возврат документа от контрагента в соответствии с регламентом могут несколько сотрудников. Если один из сотрудников выполнит задание на контроль возврата от контрагента, то задания остальных сотрудников автоматически прекратятся.
В вашей компании принято нетиповые договоры (составленные с отклонением от шаблонов,
согласованных юридической службой) дополнительно отправлять на согласование зам. директора по
правовым вопросам. Сейчас в системе настроено одно общее правило согласования всех видов
договоров. Какие настройки необходимо произвести в системе
в последовательность согласования нужно добавить блок условия “документ типовой?” в ветке “нет” добавить этап согласования с зам.директора
В вашей компании договоры согласовываются с несколькими обязательными согласующими.
Необходимо настроить систему так, чтобы после отправки договора на доработку одним из
согласующих, задания у остальных сразу же прекращались, а инициатор получал задание на доработку.
Как это сделать?
при настройке этапа “согласование” в поле “порядок доработки” указать значение “после каждого с прерыванием”
Как настроить правило согласования, чтобы согласующие не могли вносить изменения в договор после
того, как они его согласовали?
при настройке этапа согласования ставить флажок “понизить права исполнителя до “просмотр” после выполнения задания”
Вы создали новую версию правила согласования и сделали ее действующей. Что произойдет с задачами,
которые были стартованы по старой версии правила согласования и еще не были завершены?
новая версия правила согласования станет действующей. Предыдущая версия станет закрытой, при этом стартованные по ней задачи продолжатся, пока не будут завершены. В новых задачах будет использоваться новая версия правила согласования.
В регламенте указано шесть различных этапов согласования и по каждому этапу вычислен исполнитель.
Однако при тестировании правила вы получаете только пять заданий для сотрудников. Какова наиболее
вероятная причина?
этапы были объединины
У коммерческого директора вашей компании есть право подписи исходящих документов, при этом он
является руководителем одного из подразделений. В правиле согласования настроены этапы
«Согласование с руководителем» и «Подписание». Как правильно настроить схему, чтобы
коммерческий директор получал только одно задание на подписание документов, отправленных
сотрудниками его подразделения?
в настройку регламента перед этапом “согласование с непосредственным руководителем” нужно добавить условие типа “исполнители ролей согласования совпадают”
роль согласования - “непосредственный руководитель инициатора”
роль для сравнения - “подписывающий”
как рассчитывается приоритет правил согласования
Каждый критерий в правиле согласования имеет свой вес. Критерии в карточке расположены в порядке уменьшения веса: сначала Наши организации, затем Виды документов, Подразделения и Категории договоров. По заполненным критериям и их весу автоматически считается значение в поле Приоритет правила согласования.
как выполняется проверка на наличие дублей при создании правила согласования договорных документов
проверка выполняется по приоритету, который автоматически рассчитывается в зависимости от заданных критериев: Наши организации, Подразделения, Виды документов, Категории договоров. Если дубли найдены, появится соответствующее сообщение
как работает условие “сравнение сотрудника и исполнителя роли согласования”
Тип условия используется, когда для определенного исполнителя необходимо изменить порядок согласования документа.
если (роль == сотрудник)
задание 1
иначе
задание 2
условие “сотрудник входит в роль согласования”
Тип условия используется, когда нужно проверить, входит ли конкретный сотрудник или роль с одним участником в выбранную роль согласования.
если (сотрудник входит в роль)
задание 1
иначе
задание 2
для каких документов доступно выполнение условия “документ типовой?”
Тип условия доступен только для видов документов с типом Договор и Дополнительное соглашение.
какой тип условия применяется если процесс обработки документа зависит от способа доставки
тип условия “способ доставки документов”
Для исходящих документов с несколькими адресатами условие всегда выполняется по ветке Нет.
как система проводит валидацию схемы
При сохранении правила согласования система проверяет, что в схеме:
*есть хотя бы один этап;
*заполнены все свойства этапов и условий;
*в этапах используются роли согласования, которые доступны для указанных в правиле видов документов. Например, роль «Ответственный за договорной документ» можно использовать только в правилах согласования договоров, а роль «Руководитель проекта» – только в правилах согласования проектных видов документов;
*нет этапов, в которые логически невозможно попасть из начала схемы;
*этапы «Согласование с руководителем», «Подписание», «Регистрация», «Рассмотрение адресатом», «Создание поручений по документу» используются в одной ветке схемы только один раз;
*этап «Согласование» используется в одной ветке схемы только один раз, если в карточке этапа установлен флажок Инициатор согласования может указывать дополнительных согласующих;
*этап «Подписание» идет после этапов согласования или рассмотрения;
*этап «Создания поручений по документу» идет после этапа подписания или рассмотрения;
*условия применимы к видам документов, указанным на закладке «Свойства».
При настройке схемы согласования можно использовать несколько типов условий. Каждый тип условия используется для настройки согласования определенных видов документов. Например, проверять, является ли договор типовым имеет смысл только при согласовании договоров и дополнительных соглашений. Поэтому тип условия «Типовой» можно использовать только в схемах согласования договоров и дополнительных соглашений.
