Week 4 Flashcards
Benoem enkele aspecten van een zinvolle vergadering.
Checklist zinvol vergaderen
- Is de rollenverdeling duidelijk?
- Zijn er afspraken over de begintijd, eindtijd en/of duur van de vergadering?
- Zijn alle nodige documenten op tijd beschikbaar voor alle deelnemers?
- Is iedereen op tijd en is iedereen aanwezig?
- Is er een duidelijke, complete agenda?
- Laat iedereen de juiste vaardigheden zien? (Luister, zend en regulerende)
- Toont iedere deelnemer een gelijke inbreng en krijgen zij ook de kans hiervoor?
- Let iedereen op de deelname van de anderen?
- Geeft de voorzitter iedereen de kans om te praten?
- Is de vergadering doel- en resultaatgericht?
- Is de datum van de volgende vergadering vastgesteld?
- Eindigt de vergadering op tijd?
- Zijn de notulen compleet en representatief?
- Bevatten de notulen een besluiten- en actiepuntenlijst?
- Zitten er taalfouten in de notulen?
Wat bereidt de voorzitter voor een vergadering voor?
- Met welk doel en nut wordt de vergadering gehouden?
- Wat staat er op de agenda?
- Wie zijn geïnteresseerd en hebben informatie?
- Hoe bespreken?
- Wanneer?
- Waar bespreken?
Wat moet een notulist voorbereiden voor een vergadering?
- Reserveren van een vergaderruimte.
- Assisteert bij opstellen agenda.
- Formuleert de agendapunten.
- Geeft per agendapunt tijd aan.
- Stuurt de uitnodiging.
Hoe verloopt een vergadering?
Eerst is er de opening.
- Welkom, voorstelrondje, aanwezigen, notulen van vorige keer bespreken, mededelingen
Dan begint de vergadering echt:
1. Informatie
- Doel, nut, agendapunten, procedure toelichten, afbakenen
2. Meningsvorming agendapunten
- Start met openingsvraag, zorg dat iedereen aan bod komt, LSD, non-verbale communicatie
3. Besluitvorming
- Bepalen criteria op basis waarvan het besluit genomen wordt, bepaal de methode voor besluitvorming, kom tot een gezamenlijke conclusie, consensus, formuleer besluit.
Ten slotte is er de afronding.
- Rondvraag
- Afspraken volgende vergadering + dankwoord
Wat zijn voorbeelden van methoden voor meningsvorming?
- Brainstormen
- Brainwriting
- Probleemanalyse mbv de intervisiemethode
- Het luciferspel
- Argumenten pro en contra
- Wisselen van groepsgrootte
- Het stellingenspel
- Interviewen
- Vertegenwoordigen
Wat zijn voorbeelden van methoden besluitvorming?
- Beslissing door gebrek aan respons of het lot
- Eenmansbesluit
- Minderheidsbesluit
- Meerderheidsbeslissing / democratische besluitvorming
- Besluit met recht van veto
- Compromis
- Unanimiteit
Hoe maak je de resultaten van een vergadering zichtbaar?
- Actie- en besluitenlijst
- Muurkrant
- Meningen op A5-Kaarten schrijven en ophangen
- Puntensysteem
Wat zijn notulen?
= Schriftelijk verslag van een vergadering, geschreven in een neutrale schrijfstijl en samenvattend.
Wat doet een notulist?
- Noteert aan- en afwezigen en afspraken
- Noteert de samenvatting van de naar voren gebrachte meningen
- Zorgt dat besluiten worden vastgelegd
- Zorgt dat overwegingen die tot het genomen besluit hebben geleid, worden vastgelegd
- Vraagt door bij onduidelijkheid zodat besluiten concreet en eenduidig geformuleerd zijn
- Legt vergaderdatum en agendapunten vast
- Legt zo nodig de voorzitter en notulist voor de volgende vergadering vast.
