S2 Les RI d'une grande université en sciences sociales

Question 1

Programme ERASMUS

Answer 1

1987 : emplois de chargés de coop ou de directeurs RI généralisés depuis 1990

Question 2

Objectif service RI

Answer 2

Internationalisation de 2 missions propres à tout EES : formation et recherche.

Question 3

3 missions du service RI

Answer 3

1. Fournir expertise aux autorités académiques
2. Développer des réseaux européens et internationaux à travers la signature de conventions
3. Développer la mobilité auprès des publics concernés (étudiants, enseignants, personnel admin)
   2 et 3 correlées : pas de mobilité sans convention formalisée.

Question 4

Stratégie internationale

Answer 4

Impulsion par le VP aux RI de l’univ, respectant la feuille de route du Président de l’univ, stratégie variable.

Question 5

Position du service au sein de l’EES

Answer 5

Direction du service présente actions ou propositions auprès des membres des conseils qui rendront des décisions officielles servant de base de travail aux agents du service RI (missions légitimées par textes réglementaires)

Question 6

Commission des RI

Answer 6

Réunion plusieurs fois par an en formation restreinte : présidée par le VP RI, le DRI, les Doyens des facultés et toute personne dont le travail a une portée internationale.
Commission propose nouvelles orientations ou présente projets en cours et à venir.
Discussions : offre de formation en anflais ou stratégie de communication à l’international.
Parfois Cellule Europe (recherche de financements Commission euro)

Question 7

Vcie-Président aux RI

Answer 7

• Proposé par le Président
• Définit axes politique internationale, validés par présidence et votés par les conseils
• Impulse ptiq internationale, orientation au service RI.
• Veille à mise en oeuvre de la politique
• Rend compte de son travail au P régulièrement.

Question 8

Chargés de mission RI

Answer 8

• Enseignants-chercheurs selon zones géographiques
• Acteurs importants de la promo de leur étab, du recrutement d’étudiants internationaux, développement de partenariats et réseaux, d’échanges et coop sci
• Personnes ressources pour la communauté acad et sci et l’étab

Question 9

Directeur des RI

Answer 9

• Pilote la mise en oeuvre de la politique stratégique du VP et réalisation des objectifs
• Rôle ressource en termes de connaissance des activités de coop en cours, veille stratégique, info et diffusion
• Chef de service : encadre une équipe, veille au bon fonctionnement du service, recrute nouveaux agents ou modifie fiches de poste selon évo des activités

Question 10

Référents ou responsables RI

Answer 10

Relais entre faculté et service RI qui les consulte lorsque partenaire étranger souhaite signer convention dans leur discipline

Question 11

Conseillers pédagogiques

Answer 11

Conseillent étudiants entrants et sortants dans leur choix de cours et valident officiellement leur contrat d’études (learning agreement) ou de stage (internship agreement)

Question 12

Agents du service RI

Answer 12

2 pôles, 2 calendriers différents.
- Mobilité entrante : accueille étudiants Erasmus et hors Europe au début de chaque semestre, à leur disposition tout au long de l’année
- Mobilité sortante : encadre les sortants de la péruide de candidature à leur retour de mobilité. Informe les futurs sortants et veille à la reconnaissance des notes obtenues à l’étranger

Question 13

Composition service RI

Answer 13

• Agents chargés de la coopération internationale (négocient conventions selon zone géo)
• Gestionnaires mobilité sortante
• Gestionnaires mobilité entrante
• Gestionnaire ou responsable financier (bons de commande liés aux déplacements des étudiants et enseignants sortants, interlocuteur avec bailleurs de fond (region, MESRI, Erasmus)
• Gestionnaire des bourses (veille à l’attribution aux étudiants sortants (Erasmus, Réguion, Aide à la mobilité internationale du Ministère)
• Gestionnaire assurant tâches de secrétariat et logistique
• Chargé de communication assurant la promotion internationale de l’établissement

Question 14

Spécificité du service

Answer 14

Service d’appui, fonction transversale et tourné vers l’extérieur : agit selon exigences imposées par les partenaires étrangers, positionnement parfois délicat (modes opératoires différents). Demande grande adaptabilité et indulgence.

Question 15

Mission 1 : Expertise et veille stratégique

Answer 15

1. Expertise : recueil d’infos, bilans et traitements indispensables à la prise de décision. Outils d’aide à la décision : éclairage aux autorités politiques ou porteurs de projets (réponses à un appel d’offre)
2. Veille stratégique : sur les activités internes (collabirations pour una cartographie précise des activités internationales de l’étab) et sur les appels d’offre des organismes extérieurs, différents canaux :
   - Mailing list
   - Abo aux Newsletters d’institutions (Agence univ de la Francophonie) ou France Universités (conf des présidents d’univ)
   - Consultation Campus France, MEAE (Min. Europe et Aff Etr), MESRI (Min Ens Sup, Rech et Innov)
   - Lecture rapports et revues (Flash Erasmus+, infos ministères)
   - Participation à réunions, colloques ou séminaires locaux, rég, nationaux, européens ou internationaux

Question 16

Mission 2 : Coordination et vision d’ensemble

Answer 16

• Coordination de projets et facilitateur auprès des composantes.
• Rôle transversal : travail quotidien avec quasi totalité des services de l’étab (communication, GRH, scolarité, services info, compta, logistique, dépt de formation, labos)
• Efforts d’harmonisation pour faire converger les modes opératoires en respectant spécificités.
• Circuit centralisé dans le domaine des conventions internationales, veille au respect des calendriers et à ce que tout nouveau partenaire fournisse offre de formation adaptée et de qualité.
• Mise en relation et coordination des personnels souhaitant developper coop avec région, zone géo ou étab. Propose projets à l’échelle de l’étab, développer réseaux…

Question 17

Mission 3 : Information et communication

Answer 17

1.Bilans et statistiques :
- indicateurs pour informer et communiquer sur l’établissement : ses propres indicateurs et ceux fixés par le MESRI et l’HCERES (haut conseil d’éval de la rech et de l’ES) ou la Cour des Comptes
- indicateurs : chiffres et infos plus fines (nb de publications suite à des co-tutelles de doctorat)
- base de données MoveOn dédiée aux RI, utilisée par les étab en France et à l’étranger (enregistrer accords existants, afficher mobilités effectives, recenser demandes de bourses, enregistrer missions des personnels etc) garantit qualité de l’information
- indicateurs pour valorisation de l’étab : classements nationaux de l’Etudiant, Educpros ou Shanghai = vitrines de promotion et de référence
2. Outils de communication :
- supports de comm fr et ang (pages web, plaquettes, ppt présentant l’ES, posters, goodies) élaborés et actualisés
- actualités du service diffusés dans la newsletter de l’établissement, pages web ou revues dédiées à l’international, écrans, réseaux sociaux etc

Question 18

Mission 4 : Missions opérationnelles

Answer 18

1. Mise en oeuvre de la politique internationale
2. Conduite de projets
3. Développement de l’attractivité
4. Gestion budgétaire
5. Gestion du personnel

Question 19

1. Mise en oeuvre de la politique internationale

Answer 19

Réforme universités loi LRU (loi relative aux Libertés et Responsabilités des Universités 2007) : plus grande autonomie politique et budgétaire aux univ : gouvernance des étab renforcée. Missions RI réaffirmées : tâches de proximité dans les services RI décentralisés ou tâches collectives réalisées par la direction centralisée des RI. Tâches :
- actualiser les bilans et comptes rendus
- préparer les missions (réservation de billets, documentation)
- participer à des réunions internes ou externes (COMUE, Conseil Régional…)
- organiser des manifestations comme les Erasmus International Staff Weeks
- organiser l’accueil de délégations étrangères
- préparer des tableaux d’aides financières accordés aux étudiants en fonction des projets de mobilité
- faciliter l’accueil d’étudiants ou d’enseignants-chercheurs : conventions d’accueil, aide à l’obtention de visas, hébergement
- conseiller et aider au montage de projets (dans certains cas)

Question 20

2. Conduite de projets

Answer 20

Le service RI assure la gestion de plusieurs programmes ou projets, en collab avec porteurs ou coordinateurs de projets sont mis en place tableaux de suivi et calendriers. Rigueur du bilan financier impérative (règles de compta publique et en cas d’audit si prog financé).
Projets divers, suivi sur des mois ou années. Prog exigeants : consortia d’établissements pu budgets européens conséquents (chronophages, nécessitent réunions ou visites de partenaires synchronisées)

Question 21

3. Développement de l’attractivité

Answer 21

Attractivité dépend d’un environnement variable (lois immigration, décrets etc) et d’un environnement maîtrisé (performances d’étab comme rang d’un classement, label, notoriété etc)
Site web : outil incontournable de la communication à l’international, porte d’entrée (donc multilingue, infos faciles à trouver, actualisée très régulièrement, liens actifs et utiles : hébergement, carte de séjour, coût de la vie et dossier de candidature)

Question 22

4. Gestion budgétaire

Answer 22

Budget annuel de l’étab = compta publique : BP (budget prévisionnel) de l’année à venir établi, basé sur recettes prévues et répartition des fonds en coord avec VP aux RI.
Ajustements indispensables sur l’année (Erasmus+ induit simulations annuelles pour calculer montants de bourses selon enveloppe accordée et nb de futurs sortants)
Grande partie des activités rendue possible grâce à la subvention Erasmus+ : finance missions, déplacements, accueils de délégation, cours de FLE etc. En échange : respect des grands principes de la Charte signée à chaque nouvelle programmation par le Président

Question 23

5. Gestion du personnel

Answer 23

Chaque année entretien pro obligatoire entre personnels (n) et supérieur hié (n+1) : bilan sur l’année écoulée, modifier ou redéfinir les tâches de la fiche de poste, repositionner les charges de travauk, programmer des formations
Formations linguistiques peuvent être proposées, management pour les resp de service. Chaque agent = un objectif pour l’année à venir, monter en compétence et répondre aux besoins des usagers

Question 24

Rayonnement et collaborations externes

Answer 24

• Lien contractuel avec les partenaires
• Coopératiob avec l’Université de Toulouse
• Appartenance à des réseaux

Question 25

Conventions de coopération (lien contractuel partenaires)

Answer 25

• Engagement réciproque
• Plusieurs formes, art D123-16 Code de l’Education définit domaines d’intervention des conventions inter-universitaires (conventions d’échanges d’étudiants, formation, ingéniérie péda, diffusion, échange ou réalisation de docs d’info sci et technique, colloques et congrès internationaux)
• Accords Erasmus : entre 2 étab disposant d’une charte Erasmus. Faciles à négocier et faire valider, signature du coordinateur instit Erasmus et pas de passage en CA
• Accords hors-Europe : processus plus complexe, natures différentes : marque d’intérêt (courrier), accord-cadre (engagement d’échanges, volet formation recherche abordé, cadre juridique coop) puis conventions d’application (précises accords cadres, double diplôme, mobilité doctorants, formations délocalisées etc)
• Il vaut mieux avoir un modèle à proposer aux partenaires, risques d’omission des éléments évité.
• Reconduction tacite de certaines conventions mais tend à disparaitre (gestion sérieuse et raisonnée)

Question 26

Choix des partenaires (liens contractuels)

Answer 26

• Réseau de partenaires élargi ou restreint selon stratégie de l’établissement : privilégiés (réputation et qualité avérées) ou offre de destinations plus large.
• Refus proposition possible si trop d’étab de la même zone géo, si échanges déséquilibrés en sa défaveur, si demande ne correspond pas à la politique RI de l’étab. Toute demande doit être analysée scrupuleusement.
• Approche qualitative privilégiée (Erasmus+ : tri obligatoire)
• Réévaluation des conventions hors Europe exigée après 3 ou 5 ans (peu praiquée mais bilan annuel utile)

Question 27

Comment élaborer une convention ? (liens contractuels)

Answer 27

• Convention nait d’un lien entre 2 professeurs, forgé lors de colloques ou mobilités, volonté réciproque d’une collab. Parfois sollicitation après visite site web.
• Service RI réfléchit à l’opportunité selon besoins de l’univ : consultation doyens et directeurs composantes, négociation sur conditions de l’accord, évaluation pertinence des offres de cours.
• Si modèle propre de convention : attention aux conditions énoncées, si doute consultation juriste de l’étab (conventions américaines pointues)
• Nouvelle convention validée passe par circuit officiel (conseil de composante, CFVU puis CA). CA : Président obtient autorisation de signer convention, RI l’enverra au partenaire pour signature, enregistre sur MoveOn et communique aux publics concernés

Question 28

Coop Université de Toulouse

Answer 28

• Loi ESR juillet 2013 : pression par les gouv sur les ES qu’on encourage à fusionner ou se regrouper.
• Créés en 2006, les Pôles de Rech et ES (PRES) permettaient aux univ, grandes écoles et organismes de recherche de mettre en commun leurs dispositifs, mutualisé activités et moyens.
• PRES devenu COMUE (COMmunautés d’Univ et d’Etab) décret 10 juin 2015. Université de Toulouse puis Université de Toulouse, janvier 2023
• UT : 15 membres + étab et centres de rech partenaires (CNRS, IRD) Bureaux organisés par les VP RI et DRI pour politique commune
• Univ Européenne UNIVERSEH programme phare de l’UT : thématique commune “Le Projet European Space University for Earth and Humanity” (univ euro consacrée à l’espace sous tous ses aspects pour former les étudiants aux métiers d’avenir. Dispositif euro lancé en 2020 : fédère membres de l’UT, liens privilégiés avec 6 partenaires étrangers.

Question 29

Services mutualisés Univ Toulouse

Answer 29

Services aux étudiants et chercheurs des étab membres : Toul’Box pour les entrants et International Welcome Desk (guichet unique de services pour étudiants et chercheurs étrangers à Toulouse)

Question 30

Positionnement UT

Answer 30

La « bannière » UT ; meilleure visibilité aux étudiants étrangers désireux de venir à Toulouse et dans sa région (salons étudiants organisés à l’étranger par Campus France). Permet d’accéder aux très convoités classements internationaux, certaines publications scientifiques mutualisées et diffusées sous un seul et même nom.
UT coordonne les actions des membres, elle doit tenir compte des spécificités de chacun des membres et membres associés. Réajustements occasionnels. La grande diversité du site toulousain rend la coordination complexe.

Question 31

Importance et intérêt des réseaux

Answer 31

Structures d’appui utiles, facilitant et consolidant liens entre étab aux statuts identiques ou différents.
Permet de s’imposer sur la scène internationale, d’être facilement repérables. Favorisent networking, lien entre membres éloignés.
Cotisations donc bien choisir. Certains européens, d’autres internationaux, plutôt étudiants ou recherche.

Question 32

Quels réseaux ?

Answer 32

• RISUP (association des resp RI) : organise réunions sur thématiques précises
• EAIE (European Association for International Education) : Erasmus+, forum annuel de rencontres instit en septembre. European University Association : lobby chargé de défendre les intérêts des univ européennes à Bruxelles
• AUE (Agence univ de la franco) : intéresasnt à l’échalle mondiale, réunit étab proposant formations en fr. Membres bénéficient de l’expertise des chargés de projet AUF et financements appels à projet ou à candidature
• Ecoles d’ingé ou de gestion : réseaux propres, finances salons avec stands communs voire élaborent ensemble stratégie internationale (Réseau Gay-Lussac regroupe écoles de chimie fr)

Question 33

Impact crise sanitaire

Answer 33

Mars 2020, interruptions et annulations séjours. Adaptation : communication de crise, procédures dématérialisées devenues pérennes. Offre de cours en ligne encore aujourd’hui proposée. Modernisation accélérée = plus grande attractivité.

Question 34

Label BEF (Bienvenue En France)

Answer 34

Délivré pour 5 ans par Campus France, validé par commission indép, 151 étab fr. Qualité estimée de l’accueil des étudiants étrangers (échange ou individuels free movers) varie selon les étoiles attribuées. Nombreux indicateurs (accueil multilingue, accompagnement méthodo, accessibilité formation)
MESRI décret 2019 : impose droits d’inscription différenciés pour étudiants extra communautaires (hors Europe) pour améliorer accueil et conditions d’apprentissage. Hausse significative mais ptiq exonération propre à chaque étab.

Question 35

Univ européennes et programmation Erasmus+ 2021-2027

Answer 35

Discours Macron “Initiative pour l’Europe” 2017 à la Sorbonne : ambition ES, concurrencer anglo-saxons attirant les meilleyrs étudiants.
Fonds alloués permettet campus virtuels européens : offres de cours thématiques, articulation formation/recherche. Co Euro : objectif 60 alliances d’univ euro et 500 univ participantes.
Programmation : mobilité plus verte, plus inclusive (publics éloignés), plus innovante (cours hybrides). Ouverture mobilité hors Europe (20% enveloppe budgétaire).
Digitalisation des procédures, évolution des pratiques (processus long et complexe) : accords Erasmus signés en ligne et learning agreements figurent sur les nouvelles cartes étudiantes européennes.