S2 Les RI d'une grande université en sciences sociales Flashcards
Programme ERASMUS
1987 : emplois de chargés de coop ou de directeurs RI généralisés depuis 1990
Objectif service RI
Internationalisation de 2 missions propres à tout EES : formation et recherche.
3 missions du service RI
- Fournir expertise aux autorités académiques
- Développer des réseaux européens et internationaux à travers la signature de conventions
- Développer la mobilité auprès des publics concernés (étudiants, enseignants, personnel admin)
2 et 3 correlées : pas de mobilité sans convention formalisée.
Stratégie internationale
Impulsion par le VP aux RI de l’univ, respectant la feuille de route du Président de l’univ, stratégie variable.
Position du service au sein de l’EES
Direction du service présente actions ou propositions auprès des membres des conseils qui rendront des décisions officielles servant de base de travail aux agents du service RI (missions légitimées par textes réglementaires)
Commission des RI
Réunion plusieurs fois par an en formation restreinte : présidée par le VP RI, le DRI, les Doyens des facultés et toute personne dont le travail a une portée internationale.
Commission propose nouvelles orientations ou présente projets en cours et à venir.
Discussions : offre de formation en anglais ou stratégie de communication à l’international.
Parfois Cellule Europe (recherche de financements Commission euro)
Vcie-Président aux RI
- Proposé par le Président
- Définit axes politique internationale, validés par présidence et votés par les conseils
- Impulse ptiq internationale, orientation au service RI.
- Veille à mise en oeuvre de la politique
- Rend compte de son travail au P régulièrement.
Chargés de mission RI
- Enseignants-chercheurs selon zones géographiques
- Acteurs importants de la promo de leur étab, du recrutement d’étudiants internationaux, développement de partenariats et réseaux, d’échanges et coop sci
- Personnes ressources pour la communauté acad et sci et l’étab
Directeur des RI
- Pilote la mise en oeuvre de la politique stratégique du VP et réalisation des objectifs
- Rôle ressource en termes de connaissance des activités de coop en cours, veille stratégique, info et diffusion
- Chef de service : encadre une équipe, veille au bon fonctionnement du service, recrute nouveaux agents ou modifie fiches de poste selon évo des activités
Référents ou responsables RI
Relais entre faculté et service RI qui les consulte lorsque partenaire étranger souhaite signer convention dans leur discipline
Conseillers pédagogiques
Conseillent étudiants entrants et sortants dans leur choix de cours et valident officiellement leur contrat d’études (learning agreement) ou de stage (internship agreement)
2 pôles
2 calendriers différents.
- Mobilité entrante : accueille étudiants Erasmus et hors Europe au début de chaque semestre, à leur disposition tout au long de l’année
- Mobilité sortante : encadre les sortants de la période de candidature à leur retour de mobilité. Informe les futurs sortants et veille à la reconnaissance des notes obtenues à l’étranger
Composition service RI
- Agents chargés de la coopération internationale (négocient conventions selon zone géo)
- Gestionnaires mobilité sortante
- Gestionnaires mobilité entrante
- Gestionnaire ou responsable financier (bons de commande liés aux déplacements des étudiants et enseignants sortants, interlocuteur avec bailleurs de fond (region, MESRI, Erasmus)
- Gestionnaire des bourses (veille à l’attribution aux étudiants sortants (Erasmus, Réguion, Aide à la mobilité internationale du Ministère)
- Gestionnaire assurant tâches de secrétariat et logistique
- Chargé de communication assurant la promotion internationale de l’établissement
Spécificité du service
Service d’appui, fonction transversale et tourné vers l’extérieur : agit selon exigences imposées par les partenaires étrangers, positionnement parfois délicat (modes opératoires différents). Demande grande adaptabilité et indulgence.
Mission 1 : Expertise et veille stratégique
- Expertise : recueil d’infos, bilans et traitements indispensables à la prise de décision. Outils d’aide à la décision : éclairage aux autorités politiques ou porteurs de projets (réponses à un appel d’offre)
- Veille stratégique : sur les activités internes (collabirations pour una cartographie précise des activités internationales de l’étab) et sur les appels d’offre des organismes extérieurs, différents canaux :
- Mailing list
- Abo aux Newsletters d’institutions (Agence univ de la Francophonie) ou France Universités (conf des présidents d’univ)
- Consultation Campus France, MEAE (Min. Europe et Aff Etr), MESRI (Min Ens Sup, Rech et Innov)
- Lecture rapports et revues (Flash Erasmus+, infos ministères)
- Participation à réunions, colloques ou séminaires locaux, rég, nationaux, européens ou internationaux
Mission 2 : Coordination et vision d’ensemble
- Coordination de projets et facilitateur auprès des composantes.
- Rôle transversal : travail quotidien avec quasi totalité des services de l’étab (communication, GRH, scolarité, services info, compta, logistique, dépt de formation, labos)
- Efforts d’harmonisation pour faire converger les modes opératoires en respectant spécificités.
- Circuit centralisé dans le domaine des conventions internationales, veille au respect des calendriers et à ce que tout nouveau partenaire fournisse offre de formation adaptée et de qualité.
- Mise en relation et coordination des personnels souhaitant developper coop avec région, zone géo ou étab. Propose projets à l’échelle de l’étab, développer réseaux…
Mission 3 : Information et communication
1.Bilans et statistiques :
- indicateurs pour informer et communiquer sur l’établissement : ses propres indicateurs et ceux fixés par le MESRI et l’HCERES (haut conseil d’éval de la rech et de l’ES) ou la Cour des Comptes
- indicateurs : chiffres et infos plus fines (nb de publications suite à des co-tutelles de doctorat)
- base de données MoveOn dédiée aux RI, utilisée par les étab en France et à l’étranger (enregistrer accords existants, afficher mobilités effectives, recenser demandes de bourses, enregistrer missions des personnels etc) garantit qualité de l’information
- indicateurs pour valorisation de l’étab : classements nationaux de l’Etudiant, Educpros ou Shanghai = vitrines de promotion et de référence
2. Outils de communication :
- supports de comm fr et ang (pages web, plaquettes, ppt présentant l’ES, posters, goodies) élaborés et actualisés
- actualités du service diffusés dans la newsletter de l’établissement, pages web ou revues dédiées à l’international, écrans, réseaux sociaux etc
Mission 4 : Missions opérationnelles
- Mise en oeuvre de la politique internationale
- Conduite de projets
- Développement de l’attractivité
- Gestion budgétaire
- Gestion du personnel
- Mise en oeuvre de la politique internationale
Réforme universités loi LRU (loi relative aux Libertés et Responsabilités des Universités 2007) : plus grande autonomie politique et budgétaire aux univ : gouvernance des étab renforcée. Missions RI réaffirmées : tâches de proximité dans les services RI décentralisés ou tâches collectives réalisées par la direction centralisée des RI. Tâches :
- actualiser les bilans et comptes rendus
- préparer les missions (réservation de billets, documentation)
- participer à des réunions internes ou externes (COMUE, Conseil Régional…)
- organiser des manifestations comme les Erasmus International Staff Weeks
- organiser l’accueil de délégations étrangères
- préparer des tableaux d’aides financières accordés aux étudiants en fonction des projets de mobilité
- faciliter l’accueil d’étudiants ou d’enseignants-chercheurs : conventions d’accueil, aide à l’obtention de visas, hébergement
- conseiller et aider au montage de projets (dans certains cas)
- Conduite de projets
Le service RI assure la gestion de plusieurs programmes ou projets, en collab avec porteurs ou coordinateurs de projets sont mis en place tableaux de suivi et calendriers. Rigueur du bilan financier impérative (règles de compta publique et en cas d’audit si prog financé).
Projets divers, suivi sur des mois ou années. Prog exigeants : consortia d’établissements pu budgets européens conséquents (chronophages, nécessitent réunions ou visites de partenaires synchronisées)
- Développement de l’attractivité
Attractivité dépend d’un environnement variable (lois immigration, décrets etc) et d’un environnement maîtrisé (performances d’étab comme rang d’un classement, label, notoriété etc)
Site web : outil incontournable de la communication à l’international, porte d’entrée (donc multilingue, infos faciles à trouver, actualisée très régulièrement, liens actifs et utiles : hébergement, carte de séjour, coût de la vie et dossier de candidature)
- Gestion budgétaire
Budget annuel de l’étab = compta publique : BP (budget prévisionnel) de l’année à venir établi, basé sur recettes prévues et répartition des fonds en coord avec VP aux RI.
Ajustements indispensables sur l’année (Erasmus+ induit simulations annuelles pour calculer montants de bourses selon enveloppe accordée et nb de futurs sortants)
Grande partie des activités rendue possible grâce à la subvention Erasmus+ : finance missions, déplacements, accueils de délégation, cours de FLE etc. En échange : respect des grands principes de la Charte signée à chaque nouvelle programmation par le Président
- Gestion du personnel
Chaque année entretien pro obligatoire entre personnels (n) et supérieur hié (n+1) : bilan sur l’année écoulée, modifier ou redéfinir les tâches de la fiche de poste, repositionner les charges de travauk, programmer des formations
Formations linguistiques peuvent être proposées, management pour les resp de service. Chaque agent = un objectif pour l’année à venir, monter en compétence et répondre aux besoins des usagers
Rayonnement et collaborations externes
- Lien contractuel avec les partenaires
- Coopératiob avec l’Université de Toulouse
- Appartenance à des réseaux
