Modulo 6 Ley Notarial Flashcards
1
Q
Art. 1 Titulo corto.
A
Este Capitulo se conocera como la “Ley Notarial de Puerto Rico”.
2
Q
Art. 2 Notario - Concepto.
A
El notario es el profesional del derecho que:
1. Ejerce una funcion publica.
2. Autorizado para dar fe y autenticidad conforme a las leyes:
• de los negocios juridicos y
• demas actos y hechos extrajudiciales que ante el se realicen, sin perjuicio de lo
dispuesto en las leyes especiales
Es su funcion recibir e interpretar la voluntad de las partes, dandole forma legal, redactar las escrituras y documentos notariales a tal fin y conferirle[s] autoridad a los mismos. La fe publica al notario es plena respecto a los hechos que, en el ejercicio de su funcion personalmente ejecute o compruebe y tambien respecto a la forma, lugar, dia y hora del otorgamiento.
3
Q
Art. 3 Autonomia.
A
El notario estara autorizado para ejercer su funcion en todo el Estado Libre Asociado
de Puerto Rico.
En tal funcion:
• disfrutara en plena autonomia e independencia
• la ejercera con imparcialidad y
• estara bajo la direccion administrativa del Tribunal Supremo de Puerto Rico
• por conducto de la Oficina de Inspeccion de Notarias que por este Capitulo se crea
4
Q
Art. 4 Incompatibilidad con cargos publicos.
A
Ademas de los impedimentos que pudieran existir por ley, sera incompatible el cargo de notario con cualquier cargo publico cuando medie una prohibicion del ejercicio del notariado por el organismo publico para el cual desemperia sus funciones.
Los organismos publicos notificaran a la Oficina de Inspeccion de Notarias las
prohibiciones que establezcan.
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Q
Art. 5 Prohibiciones; ineficacia
A
(a) NINGUN NOTARIO PODRA AUTORIZAR INSTRUMENTOS en el que el:
• intervenga como parte o que contenga disposiciones a su favor.
8 Tampoco podra autorizarlos si alguno de los otorgantes es pariente suyo dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, excepto cuando aquel comparezca en el instrumento en calidad representativa
(b) NO PRODUCIRAN EFECTO LAS DISPOSICIONES A FAVOR DE:
• parientes, dentro del cuarto grado de consanguinidad o
• segundo de afinidad
del notario que autorizo el instrumento publico en que se hicieron.
6
Q
Art. 6 Instrumentos; protocolos; depositos.
A
El notario:
• redactara escrituras matrices
* expedira copias y
0 formara protocolos
Podra recibir en deposito los documentos, valores y cantidades que las partes quieran
depositar en la notaria como prenda de sus contratos.
La admision de estos depositos es voluntaria y el notario podra imponer condiciones al depositante, las cuales se consignaran en el recibo o documento de resguardo que el notario expida.
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Q
Art. 7 Ejercicio del notariado - Requisitos.
A
Solo podran practicar la profesion notarial en Puerto Rico:
• quienes estuvieren autorizados para ejercerla actualmente y
• los abogados que en el futuro fueren admitidos al ejercicio de la profesion y que en lo sucesivo sean autorizados por el Tribunal Supremo de Puerto Rico para ejercer el notariado.
Todo notario, antes de entrar en el ejercicio de su cargo, prestara juramento de fidelidad a: # la Constitucion de los Estados Unidos de America, • a la Constitucion y a las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Ninguna persona autorizada para practicar la profesion notarial en Puerto Rico podra ejercerla sin tener prestada y vigente una fianza por una suma no menor de quince mil dolares ($15,000) para responder del buen desempeno de las funciones de su L cargo y de los danos y perjuicios que por action u omision cause en el ejercicio de su y ministerio. El limite de esta fianza no menoscaba los derechos del Gobierno ni de las personas naturales o jurfdicas en virtud de las disposiciones del Articulo 1802 del 6 Codigo Civil de Puerto Rico o de cualquier otra disposition legal o jurisprudencial. La 2 fianza del notario debera ser hipotecaria o prestada por una companla de seguros, 0 autorizada para hacer negocios en Puerto Rico, o por la Oficina del Comisionado de 1 Seguros que queda autorizada a cobrar por la prestacion de esa garantia, la cantidad 2 que estime razonable, segun se dispone en la ley.
La fianza debera ser renovada anualmente y aprobada por el Tribunal Supremo de Puerto Rico, el que pasara juicio sobre la suficiencia de las hipotecarias, las cuales deberan inscribirse en el registro de la propiedad correspondiente, antes de su aprobacion final.
La fianza respondera preferentemente de las cantidades que dejare de abonar el notario al erario publico por concepto de sellos de Rentas Internas, notariales, estampillas de la Sociedad para Asistencia Legal y demas derechos exigidos por ley, por encuadernacion de los protocolos y cualquier otro gasto necesario incurrido que indique el Director de Inspection de Notarfas para poder llevar a cabo la inspection de notarios y su aprobacion. El Director de Inspection de Notarfas podra proceder directamente contra la fianza, una vez demostrado los gastos, para hacer efectivas las obligaciones.
Si en una reclamation judicial que se haga contra un notario se adjudica al reclamante el todo o parte de la fianza, aquel no podra seguir ejerciendo hasta tanto preste nueva fianza.”
8
Q
Art. 8 Certification; exhibition.
A
El Secretario de Estado expedira para el notario una certification en la que haga
constar:
• el nombre y
* residencia del notario
8 asi como su numero de colegiado y
8 la fecha en que el Tribunal Supremo le autorizo a ejercer la notarla
8 la fecha en que registro su firma, rubrica, signo y sello como notario en el
Departamento de Estado y
8 el facsimile de:
8 su firma
8 signo
8 sello y
8 rubrica registrados
atestado todo ello por el Secretario de Estado.
Sera obligation del notario exhibir dicha certification en una de las paredes de su
oficina.
9
Q
Art. 9 Sustituciones temporales.
A
El notario podra nombrar otro notario para que lo sustituya cuando se ausentare de su oficina por cualquier causa que no sea permanente, por un perfodo maximo inicial de tres (3) meses. Dicho periodo podra extenderse previa solicitud al Director de Inspector de Notaries, en casos excepcionales y mediando justa causa, hasta un plazo maximo de seis (6) meses.
Tanto el notario como su sustituto deberan notificar a la Oficina de Inspection de
Notarfas en un mismo escrito y bajo sus firmas la sustitucion.
El notario no podra autorizar documentos matrices a nombre del notario sustituido. Este sera responsable de la custodia y conservation de los protocolos del sustituido y como tal podra expedir copias certificadas. (Enmendado el primer parrafo en el 2002, ley 25).
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Art. 10 Deberes del notario - Sellos; exenciones.
A
Sera deber de todo notario ADHERIR Y CANCELAR en cada escritura original que otorgare y en las copias certificadas que de ella se expidieren los correspondientes SELLOS DE RENTAS INTERNAS Y UN SELLO QUE EL COLEGIO DE
ABOGADOS de Puerto Rico adoptara y expedira por valor de un (1) dolar cuyo producto de venta ingresara en los fondos de dicho Colegio. Disponiendose que el Secretario de Hacienda podra adoptar y expedir electronicamente, por si o por medio de agentes de Rentas Internas, un sello de impuesto notarial que servira el mismo proposito y que se utilizara de la misma forma.
Sera anulable o ineficaz la escritura o las copias certificadas de la misma cuando no se hubieren adherido los sellos correspondientes. No obstante, cualquiera de las partes en el documento podra entregar al funcionario correspondiente el importe de dichos derechos, sin perjuicio a lo dispuesto en el parrafo quinto de la sec. 2011 de este titulo.
El Colegio de Abogados de Puerto Rico vendra obligado a destinar cuando menos una tercera (1/3) parte del total de los ingresos que se devenguen por concepto del sello notarial a programas de servicios a la comunidad, tales como asistencia legal gratuita a los indigentes, programas de education legal continuada a los abogados y a los propios notarios. El Colegio vendra obligado a rendir un informe anual no mas tarde del mes de
febrero ante el Tribunal Supremo especificando los ingresos por tal concepto en el ano
anterior, su utilization y sobrante.
Los notarios de la Corporation de Servicios Legales de Puerto Rico, Servicios Legales de San Juan y cualquier otra entidad u organization sin fines de lucro, certificada por el Secretario de Justicia, cuyas funciones y propositos sean similares a las de dichas corporaciones, no vendran obligados a adherir y cancelar los sellos a que se refiere esta section cuando otorgaren escrituras de personas indigentes, siguiendo los criterios de elegibilidad establecidos por dichos organismos, pero haran constar tal circunstancia en el documento. (Enmendado el primer parrafo en el 1999, ley 188)
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Q
Art. 11 Planilla Informativa sobre Segregacion, Agrupacion o Traslado de Bienes
Inmuebles.
A
Dicha planilla incluira la siguiente information:
1. Numero, fecha de escritura y negocio jurfdico efectuado.
2. Nombre de los comparecientes, con especificacion del caracter de su comparecencia
y su numero de seguro social.
3. Numero de Propiedad o Catastro.
El numero catastral de la propiedad se tomara de la ultima notification o recibo contributivo disponible expedido por el Centro de Recaudacion de Ingresos Municipales.
Se dispone que el Centro de Recaudacion de Ingresos Municipales ofrecera el numero catastral o de codification dentro de los proximos siete (7) dias siguientes de ser solicitado. De no ser posible, debera expedir certification negativa haciendo constar las razones por las cuales no puede ofrecer el numero solicitado. Esta certification debera remitirse al Secretario de Hacienda y al Centro de Recaudacion de Ingresos Municipales en union a la planilla informativa.
4. Datos registrars del inmueble incluyendo folio, tomo, numero de finca y pueblo.
5. Precio de la tasacion.
6. Tipo de escritura, de ser aplicable.
7. Tipo de propiedad y su localization y direction.
Dicha planilla debera ser firmada por el transmitente, o por quien segregue o agrupe, quien certificara mediante su firma y su responsabilidad la veracidad de la information suministrada. Cuando se trate del traslado de un bien mueble residencial en el cual el comprador se proponga solicitar la exencion contributiva correspondiente a la residencia principal, el notario facilitara a este, la solicitud correspondiente, y debidamente complementada la remitira al Centro de Recaudacion de Ingresos Municipales (CRIM).
Sera la obligation de los notarios remitir durante los primeros diez (10) dias de cada mes al Departamento de Hacienda y al Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales las planillas correspondientes a las escrituras otorgadas ante ellos durante el mes anterior, al igual que las solicitudes de exencion contributiva sobre residencias principales.”
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Q
Art. 12 Indices mensuales.
A
Los notarios remitiran a la Oficina del Director de Inspeccion de Notarfas de Puerto Rico un indice mensual sobre sus actividades notariales, no mas tarde del decimo dia calendario del mes siguiente al mes informado, en el que haran constar respecto a las escrituras matrices y los testimonios por ellos autorizados en el mes precedente, los numeros de orden de estos, los nombres de los comparecientes, la fecha, el objeto del instrumento o del testimonio y el nombre de los testigos, de haber comparecido alguno.
En dicho informe el notario debera certificar haber remitido al Departamento de Hacienda las planillas que se requiere remitir a tenor con el Artxculo 11 de esta Ley.
De no haber tenido actividad notarial durante algun mes, el notario enviara a la
Oficina del Director de Inspeccion de Notarfas un informe negativo para ese mes.
El indice mensual sobre actividad notarial debe contener:
• el numero de notario
• la direccion fisica y telefono de la oficina notarial
Cuando el notario sea empleado publico, tambien contendra el nombre y direccion de la
agencia publica donde labore.”
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Art. 13 Instrumentos publicos.
A
Es escritura matriz la original que el notario ha de redactar sobre:
8 el contrato o
8 acto sometido a su autorizacion
Firmada por:
8 los otorgantes
8 por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso
firmada, signada, sellada y rubricada por el mismo notario.
Los instrumentos publicos comprenden las escrituras publicas y las actas, bien sea
original o en copia certificada.
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Articulo. 13-A. Informe estadistico anual de actividad notarial.
A
Todo notario remitira al Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias, no mas tarde del ultimo dia de febrero del ano siguiente, el informe estadistico anual que le sea requerido de los documentos notariales autorizados durante el ano precedente.
En caso de que esa fecha fuera sabado, domingo o dia feriado o que por disposition de autoridad competente, estuviera cerrada la Oficina de Inspeccion de Notarias, el plazo sera considerado extendido hasta el proximo dia laborable.
El informe sera rendido en el formulario que proveera el Director de la oficina de
Inspeccion de Notarias.
En el caso de presentation tardia del informe estadistico anual de actividad notarial, el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra requerir del notario que explique la tardanza y que someta cualquier otra information que el estime conveniente.
El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra aceptar la explication ofrecida y apercibir al notario respecto al estricto cumplimiento de sus obligaciones como tal en el futuro. En los casos que estime apropiado, podra presentar un informe al Tribunal Supremo de Puerto Rico sobre este particular.
El informe sera rendido en el formulario que proveera la Oficina de Inspeccion de Notarias. Cuando el notario sea empleado de una instrumentalidad publica y esta le permita la practica privada de la notaria fuera de horas laborables, separara en el informe aqui requerido el trabajo notarial hecho como notario del organismo publico del hecho en la practica privada.
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Art. 14 Redaccion; contenido.
A
Los notarios redactaran las escrituras publicas de acuerdo con la voluntad de los
otorgantes y adaptandola a las formalidades juridicas necesarias para su eficacia.
Siempre que los otorgantes entreguen al notario proyectos o minutas relativas al acto o contrato que sometan a su autorizacion, este lo hara constar asi, sin perjuicio de revisarlos y rectificar su redaccion con anuencia de aquellos, al efecto de que expresen clara y concretamente el sentido de las declaraciones de voluntad y los convenios que comprendan.
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Q
Art. 15 Formalidades; conocimiento; advertencias.
A
La escritura publica, en adicion al negocio juridico que motiva su otorgamiento y sus antecedentes y a los hechos presenciados y consignados por el notario en la parte expositiva y dispositiva contendra lo siguiente:
(a) El numero de orden que le corresponda en el protocolo, escrito el mismo en letras
al comienzo de la misma.
(b) La calificacion del acto o contrato con el nombre conocido que en derecho salvo que no lo tuviere especial.
tenga,
(c) El nombre del notario, su vecindad, el sitio donde radica su notaria, asi como
el dia, mes, ano y lugar del otorgamiento, que sera aquel en que el
otorgantes firme el documento, si no hubiese testigos instrumentales.
ultimo de los
(d) El nombre y apellido o apellidos, segun fuere el caso, la edad o mayoridad, estado civil, profesion y vecindad de los otorgantes, nombre y circunstancias de los testigos, de haber alguno, segun sus dichos. En caso de que cualquiera de estos otorgantes fuera casado, y no sea necesaria la comparecencia del conyuge, se expresara el nombre y apellido de este aunque no comparezca al otorgamiento.
(e) La fe expresa del notario de su conocimiento personal de los otorgantes o, en su defecto, de haberse asegurado de su identidad por los medios establecidos por este Capitulo, de que a su juicio estos tienen la capacidad legal necesaria para otorgar el acto o contrato de que se trata y de haberles leido a ellos y a los testigos, en su caso, la escritura o de haber permitido que la leyes en a su election antes de firmarla, o de la renuncia al derecho que tienen de asi hacerlo.
(f ) El haberles hecho de palabra a los otorgantes en el acto del otorgamiento las reservas y advertencias legales pertinentes. No obstante, se consignaran en el documento aquellas advertencias que por su importancia deban, a juicio prudente del notario, detallarse expresamente.
(g) En una escritura de compraventa en la cual se efectue un negocio jurldico sobre una portion abstracta e indefmida en “pro indiviso” de un terreno, el notario tendra que advertirle a los otorgantes los efectos legales de la comunidad de bienes, segun lo establecido por las disposiciones del Codigo Civil de Puerto Rico. Ademas, advertira que no podra segregar, lotificar, marcar o de algun modo identificar su participation sobre dicho terreno sin el correspondiente penniso de la Junta de Planificacion, la Administration de Reglamentos y Permisos o la agenda correspondiente. Que la participation adquirida por el comprador es abstracta e indefmida y que cualquier arreglo, convenio o pacto para segregar, lotificar, marcar o de algun modo identificar sera nulo e ineficaz y podria constituir delito grave, si no existe el correspondiente permiso de las agendas reguladoras. Incluira tambien la aceptacion del comprador de adquirir en capacidad de comunero, todo lo cual hara constar en el texto de la escritura. (Adiciona el inciso g en el 1998, ley 194; Enmienda en el 1998, ley 297)
(h) En toda escritura publica de un negocio juridico sobre un bien inmueble, el notario
debera incluir el numero de catastro que el Centro de Recaudacion de Ingresos L Municipales le haya asignado al inmueble, el cual le sera provisto por las partes al e notario. En aquellos casos en los cuales el numero de catastro sea desconocido o aun y no haya sido asignado, el notario asf lo hara constar en la escritura.
Nota 0
1
Ley Num. 208 de 27 de septiembre de 2006, se aprovo con el proposito de eliminar, como 2
requisite de contenido de una escritura publica, el que se deba incluir el numero de seguro
social de los otorgantes.
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Q
Art. 16 Firmas; iniciales; rubrica y sello.
A
Los otorgantes y los testigos:
* firmaran la escritura y ademas
* estamparan las letras iniciales de su nombre y apellido o apellidos al margen
DE CADA UNA de las hojas del instrumento
* las cuales rubricara y sellara el notario
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Q
Art. 17 Identification de los otorgantes
A
Seran medios supletorios de identificacion, en defecto del conocimiento personal del
notario:
(a) La afirmacion de una persona que conozca al otorgante y sea conocida por el notario, siendo aquella responsable de la identificacion y el notario de la identidad del testigo.
(b) La identificacion de una de las partes contratantes por la otra, siempre que de esta
ultima de fe de conocimiento el notario.
(c) La identificacion por documento de identidad con RETRATO Y FIRMA, expedido
por:
• las autoridades publicas competentes del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico
• de los Estados Unidos, o
• de uno de los estados de la Union, cuyo objeto sea identificar a las personas o
0 por pasaporte debidamente expedido por autoridad extranjera
Los testigos de conocimiento seran responsables de la identificacion de los otorgantes; igualmente lo sera el otorgante que testifique sobre la identidad de otros otorgantes no conocidos por el notario y el notario lo sera del conocimiento de tales testigos.
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Q
Art. 18 Caracter de los otorgantes.
A
El notario expresara la intervention de los otorgantes, haciendo constar si lo hacen en su propio nombre o en representation de otro, salvo cuando la representation emane de la ley, en cuyo caso se acreditara la investidura del otorgante, excepto que la misma sea de conocimiento general, en cuyo caso podra tomar el notario conocimiento de ello, haciendolo asi constar.
El representante suscribira el documento con su propia firma sin que sea necesario que anteponga el nombre de su representado, ni use la firma o razon de la entidad que represente.
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Q
Art. 19 Acreditacion del caracter.
A
Todo otorgante que comparezca en representation de otra persona debera siempre acreditar ante el notario su designation con los documentos fehacientes, salvo que exista la conformidad expresa de los otorgantes. La eficacia plena de la escritura quedara subordinada a la presentation de prueba documental de la representation alegada.
Tambien se hara constar el caracter con que intervienen los otorgantes que solo comparezcan al efecto de complementar la capacidad o de dar su autorizacion o consentimiento para el contrato.
Los funcionarios publicos autorizados por ley a representar al Estado Libre Asociado, municipios, instrumentalidades o corporaciones no tendran que acreditar sus facultades ante el notario.
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Q
Art. 20 Testigos instrumentales.
A
En la autorizacion de escrituras no sera necesaria la intervention de testigos instrumentales, salvo que la reclame el notario autorizante o cualesquiera de las partes, o cuando alguno de los otorgantes no sepa o no pueda leer o firmar. No aplica esta disposition a los testamentos que se regiran por lo establecido en la legislation aplicable.
Los testigos instrumentales, incluso en testamentos, presenciaran el acto de lectura, consentimiento, firma y autorizacion del instrumento publico. Estos pueden ser a la vez testigos de conocimiento, los que a su vez podran serlo instrumentales si cumplen con las cualificaciones exigidas a estos por la ley aplicable.
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Q
Art. 21 Otorgante que no sabe o no puede leer o firmar.
A
Cuando no sepa o no pueda leer alguno de los otorgantes se dara lectura dos (2) veces en voz alta al instrumento de que se trate, una por el notario y otra por el testigo que dicho otorgante designe, de lo cual dara fe el notario.
Cuando alguno de los otorgantes fuere ciego o sordo, que no supiere leer y firmar, este debera designar un testigo para que a su ruego, lea o firme por el la escritura o ambas cosas. El notario hara constar estas circunstancias.
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Q
Art. 22 Requisitos generales de los testigos.
A
Los testigos, incluso los de conocimiento, deberan:
• ser mayores de edad
® capacitados y
• que sepan y puedan leer y firmar
No podran ser testigos instrumentales:
8 los empleados del notario autorizante, ni
8 los parientes del notario o de las partes interesadas, dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad
24
Q
Art. 23 Suficiencia de los testigos.
A
Una sola persona bastara como testigo instrumental designada por los otorgantes, si estos lo requieren o por el notario. Cualquiera de los dos podra, sin embargo, oponerse a que lo sean determinadas personas.
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Art. 24 Unidad de acto.
Cuando al otorgamiento comparecieren testigos instrumentales, sera indispensable la unidad de acto, lo que bajo su fe notarial hara constar el notario en la escritura. Disponiendose, que cuando el otorgamiento solamente requiera la presencia de testigo de conocimiento, quien no sea a su vez instrumental, no sera necesaria dicha unidad de acto. No obstante, en el acto de la firma deberan coincidir ante el notario la presencia del testigo de conocimiento y del compareciente a quien dicho testigo conoce e identifica para el notario, quien asf lo hara constar en la escritura."
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Art. 25 Otorgante que no sabe o no puede firmar.
Siempre que cualquiera de los otorgantes NO SEPA O NO PUEDA FIRMAR, el
notario exigira que:
• fijen las huellas digitales de sus dos (2) dedos pulgares
Si no los tuviere, de cualesquiera otros, junto a la firma del testigo que a ruego de tal o tales firme y al margen de los demas folios de la escritura, lo cual se hara constar por el notario en la escritura. Si el otorgante u otorgantes carecieren de dedos en las manos, el notario expresara esta circunstancia y dos (2) testigos instrumentales firmaran a su ruego.
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Art. 26 Fe notarial; expresion
No sera preciso que el notario exprese que da fe en cada clausula escrituraria de la estipulacion que contenga, ni de las condiciones o circunstancias legales de las personas o casos a que se refiera, bastara que consigne una vez al final del documento, que certificara de todo lo contenido en el mismo, para que tal expresion se entienda aplicada a todas las palabras, estipulaciones, manifestaciones y condiciones reales o personales contenidas en el instrumento con arreglo a las leyes.
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Art. 27 Uso de guarismos o abreviaturas; espacios en bianco; redaccion material.
No podran usarse guarismos en la expresion de fechas y cantidades, a no ser que tambien se consignen en letras, exceptuando aquellos incluidos en citas directas. Tampoco podran usarse abreviaturas ni dejarse espacios en bianco en el texto, y podran redactarse los originales en manuscritos, siempre que se use tinta indeleble, impresos o en maquinilla con cinta indeleble o por otros mecanismos electronicos o mecanicos que produzcan documentos indelebles y permanentes
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Art. 28 Suscripcion.
Los que suscriban un instrumento publico en cualquier concepto, lo haran:
8 firmando al final y
8 estampando las iniciales de su nombre y apellido o apellidos al margen de
todos los folios
en la forma que habitualmente empleen y el notario lo hara a continuation de los
mismos:
8 rubricandolo
8 signandolo y
8 sellandolo
Si no hubiere testigos instrumentales, sera INNECESARIO que los comparecientes firmen el documento todos juntos en presencia del notario, sino que este podra recibir personalmente sus firmas en cualquier tiempo, dentro del mismo dia natural del otorgamiento, con arreglo a lo expresado en el Artlculo 24 de esta Ley.
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Art. 29 Subsanacion de defectos.
Los defectos de que adolezcan los documentos notariales inter vivos podran ser subsanados, sin perjuicio de terceros, por las partes que hubiesen comparecido en el documento o por sus herederos o causahabientes por medio de una escritura publica en que se haga constar el defecto, su causa y la declaration que lo subsana.
Si se dejase de hacer constar por el notario algun dato o circunstancia dispuesto por este Capitulo, o si se tratase de error en el relato de hechos presenciados por el notario que corresponda a este consigner, podran estas faltas ser subsanadas por el notario autorizante a sus expensas, por propia iniciativa o a instancia de cualesquiera de las partes, por medio de acta notarial en que se haga constar el defecto o error, su causa y la declaration que lo subsana.
Si fuera imposible hacer la subsanacion en las formas indicadas anteriormente, podra obtener esta por cualquier medio de prueba admitido en derecho mediante el procedimiento judicial correspondiente ante el Tribunal Superior.
En cualquier caso el notario indicara al margen del documento matriz, bajo su firma y sello, el hecho de la correction e indicara la escritura o acta notarial en las que se haya efectuado.
31
Art. 30 Actas notariales.
Los notarios, a instancia de parte o por su propia iniciativa y bajo su fe, firma, signo, rubrica y sello notarial, extenderan y autorizaran actas en que se consignen hechos y circunstancias que presencien o le consten de propio conocimiento, y que por su propia naturaleza no constituyan un contrato o negocio juridico.
32
Art. 31 Contenido y forma de las actas.
Las actas notariales deberan contener:
• el numero de escritura que les corresponda,
• la fecha en que se suscriban,
8 la parte expositiva y
8 la firma del notario
El requirente podra firmar el acta si asi lo desea o si lo requiere el notario.
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Art. 32 Errores materiales y su correccion.
Se tendran por no puestas las adidones, apostillas, entrerrenglonaduras, raspaduras y tachaduras en los instrumentos publicos a menos que se salven a continuacion del ultimo renglon con la aprobacion expresa y la firma de los que deben suscribir el documento.
Se podran poner, sin embargo, entre parentesis las palabras equivocadas seguidas de la
palabra "digo" para hacer constar que no deben leerse aquellas.
No se reputaran blancos los espacios que resulten al fin de una linea, o cuando en la siguiente empiece un parrafo; pero en este caso debera cubrirse el bianco con una raya o guion.
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Art. 33 De adhesion.
Podra una parte, en un negocio juridico, comparecer en escritura publica y efectuar una oferta a ser aceptada por otra parte en distinto documento que podra ser otorgado en otra fecha y lugar, y ante otro notario.
En este caso la escritura principal en la cual se efectua la oferta, contendra tambien las circunstancias personales de la parte que luego comparecera en la escritura de adhesion, como sean estas informadas por la parte compareciente, asi como el texto integro del negocio juridico, sin que falte detalle a ser anadido por la escritura de adhesion. Debera fijar tambien el plazo dentro del que habra de otorgarse la escritura de adhesion, sus requisites y las causas de revocation o caducidad de la oferta, de haberlas.
En la escritura de adhesion, ademas de cumplirse con los requisitos impuestos por este Capitulo a los instrumentos publicos, debera relacionarse con precision y exactitud o unirsele copia certificada de la escritura de oferta a la que se refiere la adhesion, y la declaration del compareciente de que conoce, entiende y acepta la oferta hecha en dicho documento.
El notario ante quien se otorgue o protocolice la escritura de adhesion en caso de ser uno distinto al autorizante de la escritura principal enviara a este ultimo, bajo su fe notarial, copia certificada de dicha escritura personalmente o por correo certificado con acuse de recibo, y debera, ademas, notificar al oferente de la aceptacion por correo certificado con acuse de recibo. El notario debera hacer constar mediante nota al margen o al final de esta escritura principal la existencia de la escritura de adhesion, identificando a esta con su numero, fecha y nombre del notario autorizante. Cumplido este requisite se entendera que el oferente conoce la aceptacion de su oferta.
De ser aceptada la oferta fuera de Puerto Rico, el notario autorizante de la escritura de oferta cumplira con lo aqui mandado al recibir la aceptacion en documento autentico y debidamente hecha, cumpliendo ademas, con el requisito de protocolizacion de la sec. 2056 de este titulo.
La adhesion puede tambien efectuarse mediante diligencia en la misma escritura donde conste la oferta, y toda otra information que facilite la identification y localization del notario autorizante.
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Art. 34 Nulidad.
Seran nulos los instrumentos publicos:
(1) Que contengan alguna disposicion a favor del notario que lo autorice.
(2) En que sean testigos los parientes de las partes en ellos interesadas en el grado de que esta prohibido por la sec. 2040 de este tltulo, a los parientes o criados del mismo notario.
(3) En que no aparezcan las firmas de las partes y testigos cuando deban hacerlo, y la
firma del notario
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Art. 35 Anulabilidad.
Seran anulables los instrumentos publicos en que el notario:
• no de fe del conocimiento de los otorgantes, o
• no supla esta diligencia en la forma establecida en la sec. 2035 de este tltulo
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Art. 36 Disposiciones mortis causa.
Lo dispuesto en los arts. 13 a 35 de esta ley [4 LPRA secs. 2031 a 2053] respecto a la forma de los instrumentos y su nulidad, no es aplicable a los testamentos y demas disposiciones mortis causa, los cuales se rigen por el Codigo Civil [Titulo 31 LPRA],
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Art. 37 Papel; margenes; encuadernacion.
Los documentos publicos notariales deberan redactarse en hojas de papel o planas de trece pulgadas de largo por ocho y medio (81/2) pulgadas de ancho, y por la parte que hayan de encuadernarse tendran un margen en bianco de veinte (20) milimetros mas otro de sesenta (60) milimetros a la izquierda de la escritura y a la derecha un canto o margen de tres (3) milimetros. Si se usare el reverso de la hoja, los margenes del reverso
coincidiran totalmente con los del anverso.
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Art. 38 Otorgados fuera de Puerto Rico; protocolizacion.
Para que tenga eficacia de un instrumento publico todo documento notarial otorgado fuera de Puerto Rico debera ser previamente protocolizado, siendo obligacion del notario cancelar los mismos derechos arancelarios, como si hubiera sido otorgado originalmente en Puerto Rico.
No sera necesaria la protocolizacion de certificaciones expedidas fuera de Puerto Rico
de las resoluciones adoptadas por
6 una Junta de Directores de una entidad bancaria, corporacion o fideicomiso; pero las mismas deberan ser debidamente autenticadas ante notario y legalizada la firma del notario
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Art. 39 Copias - Certificadas.
Una copia certificada es:
• el traslado literal, total o parcial
de un doeumento otorgado ante notario, que libre este o el que tenga legalmente a cargo su protocolo, con certification respecto a la exactitud del contenido y al numero de folios que contenga el doeumento, asi como la firma, signo y rubrica y, en todos los folios, el sello y rubrica del notario.
41
Art. 40 Parciales.
El notario podra, a instancia de parte, expedir copias parciales de documentos que consten en su protocolo haciendo constar bajo su responsabilidad que en lo emitido no hay nada que amplie, restrinja, modifique o condicione lo inserto.
42
Art. 41 Nota de expedition en la matriz.
Al librarse una copia certificada, el notario consignara en la escritura matriz por nota firmada el nombre de la persona a quien se haya librado y la fecha, y el numero que le corresponda a la copia segun las ya expedidas. Tales datos apareceran en las copias.
43
Art. 42 Documentos incorporados a la matriz.
Cuando a la escritura matriz se haya incorporado otro doeumento, en la copia que se expida debera sellarse y rubricarse por el notario cada hoja del mismo y asimismo debera el notario certificar que es copia fiel y exacta del original unido a la matriz.
44
Art. 43 Personas con derecho a obtenerlas.
Ademas de los otorgantes, sus representantes y causahabientes, tienen derecho a obtener copias, en cualquier tiempo, todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura algun derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella y quienes acrediten a juicio del notario o Archivero Notarial concernido tener interes legitimo en el doeumento, salvo de testamentos antes de la muerte del testador. Todas las personas con derecho a obtener copias pueden realizar esa gestion mediante representation legal o voluntaria siempre que se acredite ante el notario o Archivero Notarial concernido, el derecho que para ello ostenta y expresa por escrito y bajo su firma, el nombre completo de la persona que representa, y exprese el fundamento por el cual considera que la persona asi representada tiene derecho, por si, a obtener la copia que se este solicitando. (Enmendado en el 1999, ley 89)
45
Art. 44 Denegacion de expedition; remedios.
Denegada la expedition de la copia por el notario se podra acudir formalmente o informalmente ante el Director de la Oficina de Inspection de Notarias, quien oyendo al propio notario y al querellante dictara lo que proceda. Si la decision fuese ordenando la expedition de la copia, el notario lo hara constar en la nota de expedition de la copia en la escritura matriz y en la nota de certification de la misma copia. Tal resolution podra hacerse en una forma breve y concisa y se le notificara al notario.
Contra la negativa del notario confirmada por el Director de la Oficina de Inspection de Notarias se podra recurrir ante la sala competente del Tribunal Superior. Dicha sala luego de examinar los argumentos de la persona solicitante y la resolution del Director de la Oficina de Inspection de Notarias, con o sin vista, podra ordenar la expedition de la copia o confirmar la denegacion. Tal resolution sera revisable mediante certiorari ante el Tribunal Supremo.
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Art. 45 Reproducciones de matrices por medios electronicos.
Se faculta al notario a expedir copias certificadas, fotograficas o copias reproducidas por cualquier otro medio electronico, de escrituras matrices, las cuales una vez certificadas por el notario seran consideradas validas para todos los efectos legales.
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Art. 46 Simples.
Los notarios podran expedir copias simples de documentos matrices a solicitud de las mismas personas con derecho a solicitar copias certificadas pero sin garantxa por la transcription del instrumento.
Tales copias no llevaran firma, sello o rubrica, ni de su saca se pondra nota al margen
de la escritura matriz.
Podra el notario dar lectura del contenido de documentos de su protocolo a quienes
demuestren, a su juicio, interes legitimo segun lo dispuesto en la sec. 2065 de este titulo.
48
Art. 47 Protocolo - Concepto y naturaleza.
ES EL PROTOCOLO la coleccion ordenada de escrituras matrices y actas autorizadas
durante un ano natural por el notario, asi como los documentos que se le incorporen.
El protocolo sera SECRETO y solo podra ser examinado segun lo dispuesto en este
Capitulo o por mandato judicial expedido conforme a lo dispuesto en el mismo.
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Art. 48 Propiedad estatal; responsabilidad por su custodia.
Los protocolos PERTENECEN AL ESTADO. Los notarios los conservaran con arreglo a lo dispuesto en este Capitulo, siendo responsables de su integridad. Si se deteriorasen o perdiesen por falta de diligencia, los repondran a sus expensas, pudiendo el Tribunal Supremo imponer tambien a su discretion las sanciones establecidas en la sec. 2102 de este tltulo. Si hubiere motivo para sospechar la comision de un delito se informara de ello a la autoridad competente para que se tome la action que corresponda.
50
Art. 49 Hojas foliadas.
Todas las hojas del protocolo, incluyendo sus anexos, IRAN FOLIADAS EN LA PARTE SUPERIOR DERECHA EN FORMA PERMANENTE CON EL NtJMERO QUE LES PERTENEZCA POR SU ORDEN, EN GUARISMOS. Cada folio llevara el
numero que le corresponda segun las paginas que contenga el documento.
51
Art. 50 Notas de apertura y cierre.
La primera cara del primer documento de cada documento de cada protocolo se
rotulara del modo siguiente:
"Protocolo de instrumentos publicos correspondientes al ano (tal)."
Del mismo modo se cerrara cada protocolo en el ultimo dia de cada ano natural, autorizando el notario la siguiente nota, a continuation de la pagina final del ultimo instrumento protocolado:
"Concluye el protocolo del ano (tal) que contiene (tantos) instrumentos publicos y
(tantos) folios autorizados por mi, el infrascrito notario, de lo que certifico."
Estas notas, tanto las de apertura como las de cierre del protocolo deberan ser firmadas,
signadas, selladas, rubricadas y fechadas por el notario autorizante.
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Art. 51 Tomos adicionales.
De tener mas de un tomo el protocolo para algun ano, cada tomo adicional se abrira con
la siguiente nota:
"Comienza el tomo (tanto) de mi protocolo de instrumentos publicos correspondiente
al ano (tal)."
Asimismo cada tomo adicional que no sea el ultimo debera tambien cerrarse con la
siguiente nota:
"Termina el (tanto) tomo de mi protocolo de instrumentos publicos que consta de
(tantos) instrumentos y (tantos) folios."
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Art. 52 Encuadernacion.
En el tercer mes de cada ano, deberan quedar encuadernados los Protocolos del ano anterior con su correspondiente indice de contenido para cada Tomo. Dichos indices se haran por orden de instrumentos y deberan incluir el nombre completo de los comparecientes, el nombre de la persona representada, de ser este el caso, la fecha y lugar del otorgamiento, el negocio juridico realizado y los numeros de los folios que incluye el mismo.
No obstante lo anterior, podran los notarios insertar en el Protocolo otros indices que convenga a
sus practicas y usos como tales. (Enmendado en el 1999, ley 265)
54
Art. 53 Prohibicion de extraerlo de la oficina; excepciones.
El protocolo no podra ser extraido de la oficina que se custodie, a no ser por decreto
judicial, o por autorizacion de la Oficina de Inspeccion de Notarias.
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Art. 54 Proteccion contra fuegos.
Cuando la oficina del notario se halle instalada en un edificio construido en madera o construccion mixta debera esta oficina estar provista de cajas de acero o hierro a prueba de fuego, para guardar en ellas los protocolos.
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Art. 55 Reconstruccion en caso de perdida o destruccion.
En caso de inutilizarse o perderse el todo o parte de un protocolo el notario dara cuenta al Juez Presidente del Tribunal Supremo, quien ordenara reconstruir, con citacion de partes, el oportuno expediente. Se cotejaran los Indices y libros y examinara cuantos antecedentes fueren neCesarios, procurando que se reponga en lo posible lo que se haya inutilizado o destruido. El Tribunal Supremo, a recomendacion del Director de la
Oficina de Inspeccion de Notarias aprobara el expediente.
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Art. 56 Testimonio o declaracion de autenticidad
extension de la fe publica.
Concepto; limitaciones;
Llamese testimonio o declaracion de autenticidad al documento mediante el cual un notario a requerimiento de parte interesada, da testimonio de fe de un documento no matriz, ademas de la fecha del testimonio:
(1) De la legitimacion de las firmas que en el aparezcan, siempre que no se trate de los actos comprendidos en los incisos (1) al (6) de la sec. 3453 del Titulo 31 [31 LPRA sec. 3453];
(2) De haber tornado juramento por escrito;
(3) De que es traduction fiel y exacta de otro, siempre que conozca ambos idiomas y asi
lo certifique el propio testimonio;
(4) De que es copia fiel y exacta de un documento que no obra en un Protocolo Notarial;
(5) O en general, de la identidad de cualquier objeto o cosa.
Podra el notario, a requerimiento de partes interesadas, dar testimonio de fe en un documento no matriz, de la legitimacion de las firmas que en el aparezcan, siempre que no se trate de los actos comprendidos en los incisos (1) al (6) del Articulo 1,232 de Codigo Civil vigente, [31 LPRA sec. 3453] que es una traduction o copia fiel y exacta de cualquier documento que no obre en su protocolo, o en general, de la identidad de cualquier objeto o cosa.
Solo los notarios podran dar testimonio de hechos, actos o contratos de mero interes particular sin perjuicio de lo dispuesto en cualesquiera leyes vigentes. Las declaraciones de autenticidad podran comprender o no el juramento.
No podran los notarios autorizar testimonies en los casos comprendidos en el Articulo 5 de esta Ley, ni en los incisos (1) al (6) del Articulo 1,232 del Codigo Civil. [31 LPRA sec. 3453] Esta prohibition incluye especificamente los contratos de venta de inmueble que pretendan expresa o implicitamente, adjudicar porciones especificas en un inmueble cuya segregation no haya sido previamente aprobada por las agencias correspondientes.
El notario no asume responsabilidad alguna por el contenido del documento privado
cuyas firmas legitime.
58
Art. 57 Formulas; firma.
Las formulas a utilizarse en los testimonios seran breves y sencillas, y comprend®ran la
autenticidad del acto, expresando siempre el notario que conoce personalmente a los firmantes o al testigo de conocimiento, o haciendo constar que ha suplijjta su
conocimiento personal en la forma senalada a la sec. 2035 de este titulo. 1
En caso de que los interesados no sepan o no puedan leer o firmar se aplicaicin las
mismas normas de la escritura publica
59
Art. 58 Numeracion.
Los testimonios llevaran una numeracion sucesiva y continua y seran encabezados por el numero que les corresponda, que sera correlativo al de la inscription en el Registro que mas adelante se establece.
60
Art. 59 Registro.
Los notarios llevaran un Registro de Testimonios en notas concisas fechadas, numeradas, selladas y suscritas por ellos haciendo constar el nombre de los otorgantes y una relation sucinta del acto autenticado.
El Registro de Testimonios se llevara en libros debidamente encuadernados, con sus
paginas numeradas sucesivamente, de no mas de quinientas (500) hojas.
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Art. 60 Testimonio o declaration de autenticidad —Nulidad.
Sera nulo el testimonio no incluido en el indice, o el que no lleve la firma del notario autorizante,
o que no se haya inscrito en el Registro de Testimonios.”
62
Art. 61 Reglamento.
El Tribunal Supremo podra aprobar un reglamento para la ejecucion de este Capitulo, para la regulation del ejercicio del notariado y la admision al mismo y para complementar las disposiciones de este Capitulo.
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Art. 62 Inspection y examen - Funcionarios a cargo.
La inspeccion de notarias y el examen de los protocolos estaran a cargo del Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico. El Juez Presidente nombrara un Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias y notarias de experiencia como Inspectores, todos los cuales estaran cubiertos por las disposiciones de las secs. 521 a 525 de este titulo, conocidas como "Ley de Personal de la Rama Judicial" y de las reglas y reglamentos que se adopten en virtud de las mismas. Uno de los Inspectores de Protocolos residira en el Distrito de San Juan, otro residira en el Distrito de Ponce. Los demas residiran en el sitio que el Juez Presidente designe. El Tribunal Supremo, previa oportunidad al notario de ser oido en su defensa, podra corregirlo disciplinariamente mediante reprimenda, multa que no exceda de quinientos (500) dolares o suspension temporal o permanente de su cargo en caso de cualquier infraction a las disposiciones de este Capitulo o de cualquier otra ley relacionada con el ejercicio del notariado, todo
ello sujeto a lo dispuesto en la sec. 2105 de este titulo. Tanto el Tribunal Supremo como el Juez Presidente podran delegar en el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias cualesquiera funciones relacionadas con la supervision de los notarios y el ejercicio del notariado que estimen conveniente, con la exception de la facultad de imponer sanciones disciplinarias.
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Art. 63 Divergencias de criterio; solution.
Si durante el curso de la inspeccion del protocolo notarial surgiera cualquier divergencia de criterio entre el Inspector de Protocolos y el notario, en relation con la forma y la manera de llevar este sus protocolos y Registros de Testimonies con respecto al cumplimiento de este Capitulo la cancelation de derechos o cualquier otra ley relacionada con las formalidades de los instrumentos o documentos, el Inspector debera hacerlo constar en su informe haciendo una breve exposition de los hechos y de las razones en que se funda la controversia. Dicho informe sera remitido a la sala del Tribunal Superior, sin pago de derechos o impuestos de alguna clase para que oyendo al Inspector y al notario resuelva la controversia. La resolution recaida podra ser revisada por el Tribunal Supremo mediante recurso de certiorari interpuesto dentro de los treinta (30) dias siguientes a ser notificados, todo ello sujeto a lo dispuesto en la sec. 2105 de este titulo.
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Art. 64 Fallecimiento, incapacidad o cese del notario; destino del protoeolo.
En caso de fallecimiento o incapacidad mental o fisica de caracter permanente de un notario, o cuando cesare voluntaria o forzosamente en el desempeno de su ministerio, o en el caso de que la entidad aseguradora solicitare la termination de la fianza, o cuando acepte un nombramiento de caracter permanente para cualquier cargo judicial o ejecutivo, el ejercicio del cual sea incompatible con el libre ejercicio de la profesion de abogado o de notario de acuerdo a las leyes de Puerto Rico, sera deber del notario, de sus herederos, sucesores o causahabientes, entregar dentro de treinta (30) dias sus protocolos y Registros de Testimonios, debidamente encuadernados, a la Oficina de Inspection de Notarias con el fin de que sean inspeccionados.
Si no verificare dicha entrega voluntariamente, dentro del indicado termino, el Tribunal
Supremo de Puerto Rico podra dictar las ordenes correspondientes a tal efecto.
Una vez inspeccionados y aprobados los protocolos entregados a tenor con esta section, los mismos deberan ponerse bajo la custodia del Archivero Notarial del distrito correspondiente.
66
Art. 65 Correcciones disciplinarias a notarios; debido proceso.
Ningun notario podra ser disciplinado, separado o suspendido de la Notarfa excepto mediante procedimiento que cumpla en todas sus etapas con todas las garantias del debido proceso de ley, tanto en lo procesal como en lo sustantivo.
67
Art. 66 Entrega del protoeolo al Archivero General; revision; devolution al
notario
Una vez examinados los protocolos y los Registros de Testimonios, por los motivos establecidos en la sec. 2104 de este titulo, seran entregados por el Inspector al Archivero General del distrito correspondiente dandose cumplimiento a la sec. 2111(d) de este titulo en cuanto a Registros de Testimonios cuyos affidavit tuvieren menos de treinta
(30) anos. Si del examen practicado resultare que se han dejado de adherir las
estampillas de Rentas Internas, las estampillas del impuesto notarial o de Asistencia Legal correspondientes, el Procurador General debera proceder a demandar el reembolso de las cantidades pendientes del notario, de sus herederos, sucesores o causahabientes, o de sus fiadores, para beneficio del Estado y del Colegio de Abogados y para Asistencia Legal, debiendo informar al Juez Presidente del resultado de dichas gestiones.
Cuando haya cesado la incapacidad del notario o cuando haya cesado en el desempeno del cargo judicial o ejecutivo que hubiera estado desempenando, previa orden al efecto, al Archivero General del distrito le restituiria sus protocolos, si volviera a incorporarse al ejercicio de la notarfa y asi lo solicitase el notario.
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Art. 67 Distritos notariales; archivos; funcionamiento
El territorio del Estado Libre Asociado se dividira en los siguientes distritos notariales comprensivos de la demarcation correspondiente a la salas del Tribunal de Primera Instancia con sus cabeceras en San Juan, Arecibo, Aguadilla, Mayagiiez, Ponce, Guayama, Humacao, Caguas, Bayamon, Aibonito, Utuado, Carolina y Fajardo debiendo residir en cada una de esas cabeceras el respectivo Archivero General que sera un notario nombrado por el Juez Presidente del Tribunal Supremo, excepto lo que mas adelante se dispone respecto al Archivero Notarial de San Juan. El Juez Presidente del Tribunal Supremo resolvera todo lo concerniente a dichos archivos, y sobre las renuncias y vacantes de los archiveros de protocolos, y tomara las medidas que creyera oportunas en todo lo relativo a los archivos generales. El Juez Presidente podra delegar en el Director de la Oficina de Inspection de Notarfas las facultades sobre esta materia que estime conveniente.
Los Archiveros Generales de Distritos y, en el caso del Distrito Notarial de San Juan, el Director de la Oficina de Inspection de Notarfas podran expedir copias literales, totales o parciales, manuscritas, mecanografiadas, fotograficas o fotostaticas o copias reproducidas por cualquier otro medio electronico de reproduction disenado para obtener una reproduction exacta de un original, de las escrituras matrices bajo su custodia y mediante el pago del costo de reproduction de dichas copias mas los
honorarios que prescribe el arancel para la expedition de copias y el pago de los correspondientes sellos de Rentas Internas requeridas por ley. En el Archivo General de San Juan los honorarios se pagaran' mediante comprobantes expedidos por el colector de Rentas Internas ademas de los sellos que deberan cancelarse en las copias de las
escrituras.
Las copias asf expedidas de cualquier escritura, debidamente certificadas por el Archivero General de Distrito, o por el Director de la Oficina de Inspection de Notarfas en el caso del Archivo del Distrito Notarial de San Juan, seran admisibles en evidencia.
Las personas que en la actualidad desempenan los cargos de Archiveros Generales continuaran desempenando sus puestos mientras observen buena conducta o renuncien o hasta que sean destituidos por cualquier causa.
El funcionamiento del Archivo Notarial de San Juan estara a cargo del Director de Inspection de Notarfas como archivero. Todos los gastos de operation que conlleva el funcionamiento del mencionado Archivo Notarial de San Juan, y los gastos de supervision de los demas Archivos Notariales de Distrito, deberan figurar en el presupuesto anual de gastos del Tribunal Supremo. (Enmendado en el 1995, ley 209, efectivo el1 de julio de 1996).
69
Art. 68 Oficina de Inspection de Notarias; personal.
Los funcionarios de la actual Oficina de Inspection de Notarfas continuaran desempenando sus cargos con las mismas prerrogativas mientras observen buena conducta, no renuncien o no sean destituidos por cualquier causa justificada.
70
Art. 69 Archivo General de Protocolos - Contenido y funciones.
(a) Se autoriza el traslado al Archivo General de Puerto Rico de los Protocolos Notariales que se conserven en los Archivos de Protocolos Notariales de Puerto Rico, que al momento de la vigencia de esta ley tengan mas de sesenta (60) anos de existencia. Se autoriza ademas el traslado al Archivo General de Puerto Rico, en el futuro, de aquellos protocolos que vayan con el transcurso del tiempo, alcanzando ese limite de antigiiedad.
(b) El Archivo General de Puerto Rico sera custodio de los Protocolos Notariales que sean trasladados al Archivo General de Puerto Rico de conformidad con el inciso (a) de esta seccion. Sera deber del Archivo General tomar medidas necesarias para asegurar la debida conservation de los protocolos que sean puestos bajo su custodia debiendo conservarlos siempre en su forma y ordenacion original.
(c) Los protocolos a que se refiere esta seccion seguiran siendo secretos de conformidad con lo dispuesto en este Capitulo. En cuanto a investigadores historicos bona fide, el Archivero General de Puerto Rico establecera, mediante reglamento al efecto, las normas necesarias para establecer su condition y autorizar las investigaciones.
(d) El Archivero Notarial del Distrito de San Juan queda facultado, con exclusion de cualquier otro funcionario, para expedir copias de las escrituras que obren en los protocolos a que se refiere esta seccion, de acuerdo con lo dispuesto en este Capitulo, incluso en los casos de protocolos trasladados al Archivo General de Puerto Rico o de aquellos documentos que mantenga bajo su custodia y de los que temporalmente tenga bajo su custodia el Director de la Oficina de Inspection de Notarlas.
Previa autorizacion del funcionario designado para administrar y reglamentar en la Rama Judicial el Programa de Administration de Documentos Publicos, el Director de la Oficina de Inspection de Notarlas podra permitir la destruction de todos aquellos Registros de Testimonios cuyo ultimo asiento tenga mas de treinta (30) anos de existencia y que se encuentren depositados en el Archivo de cada Distrito Notarial.
De igual forma el Director de Inspection de Notarlas podra autorizar a los notarios a que destruyan cualquier libro de testimonios cuyo ultimo testimonio tenga mas de treinta (30) anos. Dicha autorizacion debera expedirse por escrito. No podra destruirse ningun registro que no haya sido previamente examinado y aprobado por un Inspector de Protocolos. Una vez autorizada la destruction de dichos registros, el notario podra conservarlos en su poder, si lo desea, pero no seran recibidos en ningun Archivo Notarial, salvo que el Tribunal Supremo as!lo ordenase.
71
Art. 70 Notarios Archiveros.
Los Notarios Archiveros podran ser corregidos disciplinariamente por iguales causas y en la misma forma que pueden serlo los notarios, sin menoscabo de lo dispuesto en el Codigo Penal. [33 LPRA secs. 3001 et
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Art. 71 Registro de Testamentos - Creadon y funciones.
Por este Capftulo se crea un Registro de Testamentos, adscrito a la Oficina de Inspeccion de Notarias. Las funciones y facultades de dicho Registro seran ejercidas por el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias bajo la supervision directa del Juez Presidente del Tribunal Supremo.
73
Art. 72 Reglamento
El Tribunal Supremo queda facultado para establecer por reglamento todo lo relativo al funcionamiento y operation del Registro de Testamentos que por este Capftulo se crea en forma no incompatible con las disposiciones del mismo.
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Art. 73 Partes notariales certificados.
Los notarios:
• remitiran por correo certificado con acuse de recibo
8 al Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias
• o radicaran personalmente ante este
el proximo dxa a partir de su otorgamiento, no contandose sabados y domingos ni los dias feriados decretados por ley, una certification autorizada por ellos con su firma y sello notarial de cada:
• escritura matriz de otorgamiento
• modification
• revocation o ampliation de testamento
8 o protocolizacion de testamento olografo o cerrado
haciendo constar en dicha certification:
8 el numero de la escritura o acta
8 la fecha
8 lugar y hora de su otorgamiento, y
8 el nombre y apellido segun sea el caso del testador
8 y de los testigos, con sus circunstancias personales
segun aparezca del documento y cualquier otra information que sea requerida.
75
Art. 74 Acuse de recibo del parte certificado; certificaciones de constaneia.
Sera deber del Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas acusar recibo al notario de dicha certificacion y mantener un Registro con el nombre y apellido o apellidos del testador y de las demas circunstancias obrantes en dicha certificacion notarial.
Tales certificaciones seran conservadas bajo la custodia de dicho funcionario quien conservara las mismas en el orden que fueron remitidas. Este queda autorizado a certificar bajo su firma y sello oficial a peticion por escrito de parte interesada o su abogado, acompanada de sellos de Rentas Internas por tres (3) dolares, si se halla anotado el otorgamiento del testamento que se interese.
Podra tambien certificar mediante el pago de los mismos derechos, certificar que no aparece de las constancias obrantes en su oficina que la persona designada haya otorgado testamento.
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Art. 75 Certificado negativo necesario para promover declaratorias de herederos.
El Tribunal Superior no admitira ni dara curso a peticion alguna sobre declaratoria de herederos que no se presente acompanada de un certificado negativo de la Oficina de Inspeccion de Notarfas expedida a tenor con el sec. 2124 de este titulo.
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Art. 76 Registro de Poderes; otorgamiento.
En caso de otorgamiento de poderes, el notario cumplira con las disposiciones de la Ley de Registro de Poderes, [4 LPRA secs. 921 a 927] y con el Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico.
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Art. 77 Honorarios notariales - Arancelarios.
Los Notarios quedan autorizados a cobrar los siguientes honorarios por la prestacion de
servicios notariales, fijados de acuerdo al Arancel establecido en las siguientes normas:
(1) Documentos sin cuantia.
(a) Por la autorizacion de instrumentos publicos sin cuantia, los honorarios notariales se fijaran por acuerdo entre las partes y el Notario, pero nunca seran menores de ciento cincuenta (150) dolares.
(b) Por la autorizacion de testimonies, declaraciones juradas y reconocimiento de firmas o affidavit, los honorarios notariales se fijaran por acuerdo entre las partes y el Notario.
(2) Documentos con cuantia.
Por la autorizacion de instrumentos con cuantia se percibiran los honorarios notariales que resulten aplicando el valor de los bienes objeto del negocio juridico documentado, o que medie cosa o cantidad de valor determinable, conforme a la siguiente escala:
(a) Por la autorizacion de instrumentos de objetos valuables o en que medie cosa o cantidad de valor determinable cuyo valor no exceda de diez mil (10,000) dolares, los honorarios notariales fijados por este Arancel seran de ciento cincuenta (150) dolares.
(b) Por la autorizacion de instrumentos de objetos valuables o en que medie cosa o cantidad de valor determinable cuyo valor exceda de diez mil (10,000) dolares, pero que no exceda de cineo millones (5,000,000) de dolares, los honorarios notariales fijados por este Arancel seran establecidos por acuerdo entre las partes y el notario, pero nunca sera mayor del uno por ciento (1%) ni menor del punto cincuenta por ciento (.50%) de su valor, lo cual nunca sera menor de doscientos cincuenta (250) dolares.
(c) Por la autorizacion de instrumentos de objetos valuables o en que medie cosa o cantidad de valor determinable que exceda de cinco millones (5,000,000) de dolares, los honorarios notariales fijados por este Arancel seran el arancel establecido en el inciso (b) anterior, mas los honorarios notariales que sean establecidos por acuerdo entre las partes y el Notario(a), por el exceso de cinco millones (5,000,000) de dolares.
(d) Por la autorizacion de instrumentos de objetos valuables o en que medie cosa o cantidad de valor determinable que exceda de diez millones (10,000,000) de dolares, los honorarios notariales fijados por este Arancel sera el arancel establecido(s) en los incisos (b) y (c) anteriores, mas los honorarios notariales que sea establecido por acuerdo entre las partes y el Notario(a) sobre el exceso de diez millones (10,000,000) de dolares.
(e) Por las caneelaciones de hipoteca, los honorarios notariales seran establecidos por acuerdo entre las partes y el Notario(a) los cuales nunca seran menores del punto cincuenta por ciento (.50%) de la cuantia establecida como el principal del pagare garantizado por la hipoteca a cancelarse, cuyo valor no exceda de cinco millones (5,000,000) de dolares. Cuando exceda los cinco millones (5,000,000) de dolares, los honorarios notariales se estableceran por acuerdo entre las partes y el notario. En ningun caso de los incluidos en este inciso la cuantia a pagar por honorarios notariales sera menor de doscientos cincuenta (250) dolares.
(f) En los casos de vivienda de nueva construccion y en los de refinanciamiento donde una parte otorgue en una misma transaccion mas de un instrumento publico ante el mismo Notario, se autoriza a este ultimo a cobrar por los honorarios notariales del instrumento de mayor valor, lo establecido en los anteriores incisos (b) y (c), por los demas instrumentos de esa misma transaccion, cobrara la mitad de lo dispuesto en los incisos anteriores, disponiendose que la suma de lo cobrado nunca sera mayor del uno por ciento (1%) del instrumento publico de mayor valor.
(3) Excepciones.
A) En los casos de viviendas de interes social los instrumentos publicos que se otorguen y en los que intervenga la Autoridad para el Financiamiento de la Vivienda de Puerto Rico, el Banco de Desarrollo Economico de Puerto Rico, el Banco Gubernamental de Fomento de Puerto Rico y cualquier otra agencia o instrumentalidad del gobierno, sea estatal, municipal o federal, de manera directa o por medio de programas de subsidios, el arancel sera fijado mediante acuerdo entre la parte y el notario, pero nunca sera menor del punto veinticinco por ciento (.25%) o doscientos cincuenta (250) dolares, lo que sea mayor, salvo que la ley habilitadora o reglamento que establezca el programa gubernamental disponga otra cosa. Cuando haya dos o mas instrumentos publicos otorgados sobre el valor total de una misma vivienda de interes social en una misma transaccion, se dispone que los honorarios notariales nunca seran mayor del uno por ciento (1%) de la cantidad de valor determinable a la vivienda de interes social en cuestion. Este inciso se refiere a fmanciamientos de vivienda de interes social exclusivamente y no aplica a prestamos con financiamiento o refinanciamiento garantizado por agencias federales o estatales como por ejemplo, los conocidos como FHA, Reverse, Veteranos, y otros de la misma naturaleza.
(4) Normas Complementarias
(a) Ningun Notario(a) podra cobrar o recibir por sus servicios notariales otra compensation que no sea la establecida en esta Ley, ya sea mediante reembolso de los honorarios, concesion de descuentos o privilegios, o cualquier otro metodo utilizado para reducir los honorarios aqui establecidos. Esta prohibition no incluye la prestacion de los servicios de forma gratuita cuando el Notario lo entienda y considere meritorio, siempre y cuando no se haga como parte de una practica habitual de negocios, ni como subterfugio, violentando asi el proposito de esta Ley; de asi hacerlo sera sancionado segun se establece en el apartado (c) de este inciso. El Notario informara en el indice mensual de actividad notarial, aquellos instrumentos publicos en los cuales presto sus servicios de forma gratuita haciendo una marca en una columna que se incluya a esos efectos.
79
Articulo 77 Tabulado
Objetos valuables o que medie cosa o cantidad de valor determinable cuyo valor
determinable sea de:
Valor Honorario Maximo
la. Sin cuantfa. Por acuerdo entre las partes y el Notario, pero
nunc $150.00.
2. a. No exceda de $10,000. *>00.
2. b. > de $10,000 no exceda $5,00
2. c. > de $5,000,000.
2. d. > de $10, 000,000.
Por acuerdo entre las partes y el notario, pero nunca > de 1% ni < del .50% de su valor, lo cual nunca sera < de $250.00.
El arancel establecido en el inciso (b) anterior, mas los honorarios notariales que sean establecidos por acuerdo entre las partes y el Notario(a), por el exceso de cinco millones (5,000,000) de dolares.
El arancel establecido(s) en los incisos (b) y
(c) anteriores, mas los honorarios notariales que sea establecido por acuerdo entre las partes y el Notario(a) sobre el exceso de
$10, 000,000.
80
Art. 78 Extraarancelarios.
Los honorarios anteriormente fijados por el otorgamiento de los documentos no impiden ni limitan al notario de que, por sus gestiones previas y preparatorias, e inclusive posteriores, tales como estudios de antecedentes, titulo, consultas, dictamenes, preparar minutas y mandatos retribuidos en que el notario presta un servicio adicional como jurista, cobre los honorarios que crea razonables y prudentes de acuerdo con el Canon 24 de Etica Profesional sobre la fijacion de honorarios
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Art. 79 Fianza notarial, administration.
El Fondo Especial de la Fianza Notarial estara gobernado por la Junta de Gobierno
del Colegio de Abogados.
La Junta de Gobierno tendra las siguientes obligaciones:
(1) Establecer y mantener una reserva que sea suficiente para responder de cualquier reclamation legitima contra el Fondo Especial como consecuencia de la fianza notarial que garantice el Colegio de Abogados y para cubrir los gastos necesarios para administrar, operar y proteger el Fondo Especial.
(2) Custodiar e invertir en forma prudente el balance del Fondo Especial, descontada la cantidad de reserva requerida por el inciso anterior. La cantidad correspondiente a este balance y los intereses que devengue podran utilizarse o invertirse para los siguientes propositos:
(a) Realizar estudios para modernizar el sistema de los registros de la propiedad y el Registro de Poderes, el Registro de Testamentos y cualesquiera otros asignados a la Oficina de Inspection de Notarias y colaborar en el logro de dichos objetivos, mediante la production de formularios en formato electrdnico, facilitar la conversion
de informes a medios electronicos, facilitar el uso de correo electronico para la
transmision de informes, y otras medidas similares conducentes a la modernization de los sistemas y procedimientos de los referidos registros.
(b) Establecer y mantener un programa de education continua para todos los abogados de Puerto Rico mediante cursos, seminarios, conferencias o cualesquiera otros programas educativos que la Junta estime apropiados.
(c) Establecer y mantener la debida coordination con las instituciones educativas para proveer programas de education continua para todos los miembros de la profesion legal y fortalecer la docencia en las Facultades de Derecho del pais.
(d) Propiciar un programa de becas para que miembros distinguidos de la profesion, jueces del Tribunal General de Justicia, profesores y estudiantes distinguidos graduados de las Facultades de Derecho puedan cursar estudios avanzados para mejorar la calidad de la education legal, la calidad de la profesion y la calidad de la justicia.
(e) Facilitar a todos los abogados del pais servicios auxiliares a la investigation legal, mediante acceso a bancos de information u otros medios que posibiliten la investigation legal adecuada para el cabal ejercicio de la profesion.
(f) Realizar los estudios pertinentes para formular, dentro del termino de un (1) ano, contado a partir de la vigencia de esta Ley, un plan de seguro voluntario que cubra el riesgo de impericia profesional en el ejercicio de la abogacia y la notarfa general, incluyendo el ejercicio de competencias encomendadas a los notarios por las leyes vigentes o transferidas por leyes especiales. El plan podra ser ofrecido por el Colegio de Abogados o por una compafua de seguros autorizada para hacer negocios en Puerto Rico. Cualquier plan de seguro voluntario que la Junta de
Gobierno se proponga instituir debera organizarse como una entidad autonoma
con un sistema de contabilidad y recursos independientes y responsabilidad
limitada, y debera ser sometido al Comisionado de Seguros para su aprobacion.
(g) Realizar los estudios pertinentes para formular, dentro del termino de un (1) ano, contado a partir de la vigencia de esta ley, un plan de fianza escalonada a base de las cantidades envueltas en las transacciones objeto de las escrituras que formalicen los notarios.
(h) Establecer cualquier otro programa o servicio que sea afin con los objetivos antes
senalados.
**Nota**
No podran utilizarse los recursos del Fondo Especial creado por esta seccion, ni los intereses que ellos devenguen para ningun otro fin que los antes establecidos. (Enmendado los incisos a y f en el 2000, ley 265)
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Regia 1 Titulo y fundamento juridico
Este Reglamento sera conocido como "Reglamento Notarial de Puerto Rico" y es adoptado de conformidad con las disposiciones del Articulo 61 de la Ley Numero 75 de 2 de julio de 1987, conocida como "Ley Notarial de Puerto Rico".
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Regia 2 Doble caracter de la funcion notarial
Integran el notariado puertorriqueno todos los Notarios de Puerto Rico admitidos y los que en adelante fueren admitidos por el Tribunal Supremo de Puerto Rico a ejercer dicho ministerio.
El Notario es el profesional del derecho que ejerce una funcion publica que consiste
en:
• recibir
• interpretar
• dar forma legal a la voluntad de las partes
• dar fe de hechos
• redactar los instrumentos adecuados a ese fin
• conferirles autenticidad
• conservar los originales de estos
• expedir copias que den fe de su contenido
En su funcion publica, ejerce la fe publica notarial que tiene y ampara un doble
caracter:
(A) en la esfera de los hechos, la exactitud de lo que el Notario ve, oye o percibe por sus
sentidos y
(B) en la esfera del Derecho, confiere autenticidad y fuerza probatoria a las declaraciones de voluntad de las partes en el instrumento publico redactado conforme a su juicio sobre los preceptos del ordenamiento juridico para la validez y eficacia del acto o contrato formalizado, y sobre la identidad y capacidad de las parte
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Regia 3 Jurisdiccion
La autoridad del Notario para ejercer sus funciones esta limitada a la jurisdiccion del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
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Regia 4 Autonomia e independencia del Notario
El Notario disfruta de plena autonomia e independencia en su funcion, sujeto
solamente en organization jerarquica al Tribunal Supremo de Puerto Rico.
En el ejercicio de su ministerio, el Notario representa la fe publica y la ley para todas las partes. Su obligation de ilustrar, de orientar y de advertir ha de desplegarla con imparcialidad.
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Regia 5 Funcion dual de abogado y Notario
La practica de la profesion de abogado puede ser en algunas ocasiones incompatible
con la practica de la notaria.
El Notario autorizante de un documento publico esta impedido de actuar posteriormente como abogado de una de las partes otorgantes para exigir en un litigio contencioso las contraprestaciones a que se haya obligado cualquier otra parte en el documento otorgado ante el.
El Notario esta impedido de representar como abogado a un cliente en la litigation contenciosa y, a la vez, servir de Notario en el mismo caso por el posible conflicto de intereses o incompatibilidades que puedan dimanar del mismo.
Las normas recogidas en los dos parrafos precedentes aplicaran al Notario personalmente y no a aquellos Notarios y abogados que sean o hayan sido sus socios o companeros de oficina. No obstante, los socios o companeros de oficina del Notario autorizante no podran representar a una parte otorgante en un documento publico autorizado por este, cuando en un litigio se impugne la validez de cualquiera de los acuerdos que surgen del documento o se alegue que se omitieron acuerdos relativos al asunto objeto del mismo, o cuando por alguna otra razon se cuestione la actuation del Notario autorizante.
No obstante, podra actuar el abogado como Notario en toda action ex parte, de jurisdiction voluntaria, y en los recursos gubernativos a menos que su actuation este expresamente prohibida por ley o doctrina jurisprudencial. Tambien, podra actuar el Notario como abogado en un mismo asunto cuando el Notario antes de un litigio solo haya dado fe de la autenticidad de firmas y en el litigio no esten en controversia las firmas ni el documento donde aparezcan tales firmas sea el objeto principal de la reclamation.
Queda siempre al sano juicio del Notario y sus socios o companeros de oficina, dentro de su responsabilidad profesional, decidir cuando deben abstenerse de actuar aun en casos en que su actuation estuviere permitida, pero que por sus particulares circunstancias en la dimension etica podrian generar un potencial de conflicto o la apariencia de conducta impropia.
La Oficina de Inspection de Notarfas llevara un Registro de Prohibiciones al Ejercicio del Notariado establecidas por los organismos publicos para los Notarios que se desempenan como empleados de estos.
El Registro de Prohibiciones al Ejercicio del Notariado sera un legajo organizado en orden cronologico que debera informar el nombre del organismo publico, la fecha en que fue notificada la prohibition, asf como sus enmiendas y derogaciones
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Regia 7 De los impedimentos al ejercicio del notariado
Ningun Notario podra autorizar o protocolizar instrumento publico alguno o autenticar documento alguno en el cual comparezca una corporation o persona jurldica de la cual el o su conyuge, o ambos conjuntamente, posean mas del cincuenta por ciento (50%) de las acciones o de participation con derecho al voto.
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Regia 8 Del ingreso al notariado; examen de revalida
Podra ser admitida al ejercicio del notariado cualquier persona que, ademas de ser admitida por el Tribunal Supremo de Puerto Rico al ejercicio de la profesion de abogado, hubiere aprobado un examen de revalida sobre Derecho Notarial preparado y ofrecido por la Junta Examinadora de Aspirantes al Ejercicio de la Abogatia.
No le sera requerido dicho examen a persona alguna que hubiere sido admitida al
ejercicio de la abogatia antes del primero de julio de 1983.
El examen de admision al ejercicio del notariado comprendera, ademas de la materia de Derecho Notarial, aquellas otras materias relacionadas que la Junta Examinadora de Aspirantes al Ejercicio de la Abogatia estime apropiadas.
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Regia 9 Fianza; presentation y cancelation
Todo abogado admitido al ejercicio de la abogatia que hubiere aprobado, ademas, la revalida sobre Derecho Notarial e interesare ejercer el notariado, presentara en la Secretaria del Tribunal Supremo de Puerto Rico una solicitud donde afirmara que se compromete a adherir y cancelar en cada declaration jurada, affidavit o testimonio el sello de la Sociedad para Asistencia Legal. Dicha solicitud debera estar acompanada de una fianza en duplicado, conforme los requisites establecidos en el Articulo 7 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
El Tribunal Supremo de Puerto Rico hara constar en la resolution de cancelation de fianza la fecha en que el Notario sometio su renuncia o la fecha en que asumio funciones incompatibles con el ejercicio del notariado.
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Regia 10 Fianza notarial
(A) Fianza por eompania aseguradora. Cuando el Notario presente fianza suplida por una comparaa aseguradora, esta sera enviada al Comisionado de Seguros, quien certificara su suficiencia.
(B) Fianza hipotecaria. Cuando un Notario presente una fianza hipotecaria, la misma debera cumplir con todas las exigencias de la Ley Notarial de Puerto Rico y de este reglamento, asi como con la Ley Hipotecaria y del Registro de la Propiedad y su reglamento.
Toda fianza hipotecaria que fuere presentada debera estar acompanada de los documentos siguientes:
(1) Certificacion de valores contributivos del bien a ser hipotecado, expedida por el
Departamento de Hacienda.
(2) Certificacion de deuda del Negociado de Recaudaciones del Departamento de
Hacienda, acreditativa de que dicha propiedad no adeuda contribuciones.
(3) Certificacion del Registrador de la Propiedad, que debera ser en relacion al
estado de titulo y cargas de dicho bien.
(4) Tasacion del valor en el mercado de la propiedad a ser hipotecada emitida por
un tasador autorizado.
(5) Seguro de huracan, fuego, terremoto e inundation en los casos en que la hipoteca grave la estructura solamente o en que el valor del terreno fuere insuficiente.
No sera aceptada fianza hipotecaria constituida sobre propiedad previamente hipotecada, que adeude contribuciones, excepto que haya sido tomada la action necesaria para evitar la execution del gravamen contributivo, o sobre la cual pesen gravamenes de cualquier otra indole, con exception de aquellas servidumbres usuales
para los servicios publicos, servidumbres de paso y servidumbres en equidad o
restricciones de uso.
La aceptacion de la fianza mediante resolution del Tribunal Supremo de Puerto Rico sera suficiente a los fines de lo dispuesto en el Articulo 186 de la Ley Hipotecaria y del Registro de la Propiedad y la misma se hara constar en el Registro de la Propiedad por la nota correspondiente.
El Notario acreditara ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico la presentation para su inscription en el Registro de la Propiedad de la copia certificada de la escritura de fianza hipotecaria dentro de los diez (10) dias siguientes a la fecha de la notification de la resolution en la que acepta la fianza. Una vez inscrita la misma, lo acreditara ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico mediante certificacion registral para su aprobacion final. Esta certificacion podra ser literal o en relacion.
La fianza hipotecaria aprobada solo podra ser cancelada mediante resolution del Tribunal Supremo de Puerto Rico.
(C) Reclamaciones contra la fianza por el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas. En los casos de reclamation, el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra proceder directamente contra la fianza o referir el asunto al Tribunal Supremo de Puerto Rico para que sea exigido el reembolso de las cantidades adeudadas a traves del Procurador General, conforme los Articulos 7 y 66 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
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Regia 11 Notification de direccion residencial y profesional
Todo Notario, una vez admitido, notificara inmediatamente al Secretario del Tribunal Supremo de Puerto Rico y al Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias el lugar de su residencia, su direccion postal profesional y la localizacion de la oficina donde conservara el Protocolo de instrumentos publicos y el Registro de Testimonios. Asimismo, notificara cualquier cambio de residencia, de direccion postal o de localizacion de su oficina dentro de los cinco (5) dias siguientes a la fecha del cambio.
Si tuviere Protocolo cumplira, ademas, con lo dispuesto en el Articulo 53 de la Ley
Notarial de Puerto Rico y la Regia 58 de este reglamento.
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Regia 12 Indice mensual sobre actividad notarial
El indice mensual sobre actividad notarial debe contener la direccion fisica y el telefono
de la oficina notarial.
Si el termino limite de diez (10) dias naturales siguientes al mes informado para remitir el indice mensual fuere sabado, domingo, dia feriado o, por disposition de autoridad competente, estuviere cerrada la Oficina de Inspeccion de Notarias, este sera considerado extendido hasta el proximo dia laborable.
En caso de error u omision en el indice mensual sobre actividad notarial, el Notario debera someter un indice mensual enmendado con la correspondiente explication conforme al procedimiento para presentation tardia.
En el caso de presentation tardia del indice notarial, el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra requerir al Notario que explique la tardanza y someta cualquier otra information que el estime conveniente.
El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra aceptar la explication ofrecida y apercibir al Notario respecto al estricto cumplimiento de sus obligaciones como tal en el futuro. En los casos que lo estime apropiado, podra presentar un informe al Tribunal Supremo de Puerto Rico sobre este particular.
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Regia 13 Informe estadistico anual de actividad notarial
Todo Notario remitira al Director de la oficina de Inspeccion de Notarias, no mas tarde del ultimo dia de febrero del ano siguiente, el informe estadistico anual que le sea requerido de los documentos notariales autorizados durante el ano precedente.
En caso de que esa fecha fuera sabado, domingo o dia feriado o que por disposition de autoridad competente, estuviera cerrada la oficina de Inspeccion de Notarias, el plazo sera considerado extendido hasta el proximo dia laborable.
El informe sera rendido en el formulario que proveera el Director de la oficina de
Inspeccion de Notarias.
En el caso de presentation tardia del informe estadistico anual de actividad notarial, el Director de la oficina de Inspeccion de Notarias podra requerir del Notario que explique la tardanza y que someta cualquier otra information que el estime conveniente.
El Director de la oficina de Inspeccion de Notarias podra aceptar la explication ofrecida y apercibir al Notario respecto al estricto cumplimiento de sus obligaciones como tal en el futuro. En los casos que estime apropiado, podra presentar un informe al Tribunal Supremo de Puerto Rico sobre este particular.
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Regia 14 Derechos arancelarios
Todo derecho de arancel o de otra indole que conforme a la ley devengue el instrumento publico, tanto en el original como en las copias certificadas del mismo, sera sufragado por los interesados de conformidad con lo dispuesto en el Derecho vigente o de los acuerdos al respecto habidos entre estos.
El Notario podra rehusar autorizar el instrumento hasta que se hubiere provisto para el
pago de los derechos arancelarios a su satisfaction.
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Regia 15 Planilla informativa; personas responsable
El Notario tiene la obligation de remitir al Departamento de Elacienda solamente la Planilla Informativa relacionada en el Articulo 11 de la Ley Notarial de Puerto Rico que le haya sido depositada por el transmitente o el que segregue o agrupe. La misma sera remitida durante los primeros diez (10) dias del mes siguiente al mes en que fue otorgada la escritura objeto de la transmision de dominio, segregation o agrupacion. El Notario hara constar su envio en el indice mensual.
Si el transmitente del dominio o el que agrupa o segrega no depositara en la oficina del
Notario la planilla informativa, este debera expresar tal hecho en el indice mensual.
Cualquier escritura de aclaracion, rectification o modification que afecte el precio, los terminos de pago, el transmitente, el adquirente o la identidad del inmueble estara igualmente sujeta a lo dispuesto en esta regia.
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Regia 16 Planilla informativa; delegacion de este deber
La persona responsable de completar y firmar la Planilla Informativa relacionada en el Articulo 11 de la Ley Notarial de Puerto Rico, podra descargar tal responsabilidad a traves del Notario autorizante o de un tercero.
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Regia 17 Deposito notarial
Los Notarios podran recibir cantidades en metalico, valores, documentos, resguardos u otros objetos en deposito por cualquier concepto, retribuido o gratuito, con los requisitos de forma que los interesados tengan por conveniente, por simples recibos privados que el Notario suscriba o mediante acta notarial.
Tanto para la devolucion del deposito como en el caso de cesar el Notario en el
desempeno de la notaria, regira lo dispuesto en el documento de recibo.
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Regia 18 Notario Sustituto
El Notario podra designar, en caso de enfermedad o ausencia, a otro Notario para que le sustituya. Tal designacion sera notificada a la Oficina de Inspeccion de Notarxas en escrito conjunto firmado por ambos Notarios y no excedera los terminos permitidos en el Articulo 9 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
El Notario sustituto velara por la integridad y proteccion de los Protocolos y Registros
de Testimonies del Notario sustituido, pero no los removera de la oficina del Notario.
El Notario sustituto no podra autorizar instrumentos publicos o testimonies en
nombre del Notario sustituido.
El Notario sustituto no rendira Indices por el termino de ausencia del Notario sustituido. No obstante, el Notario sustituto debera rendir un Indice por el periodo transcurrido durante el mes y hasta la fecha en que comenzo la sustitucion.
Cuando el notario sustituto reciba una escritura de adhesion relacionada con una escritura principal otorgada ante el Notario sustituido y en la que fue efectuada la oferta, el Notario sustituto se limitara a hacer constar mediante nota al margen o al final de la escritura principal la existencia de la escritura de adhesion, identificando esta con un numero, fecha y el nombre del Notario autorizante, as!como notificar al oferente de la aceptacion de su oferta segun lo requiere el Articulo 33 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
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Regia 19 De la naturaleza de los instrumentos publicos
Son instrumentos publicos:
• las escrituras publicas y
8 las actas
bien sean en original o en copia certificada.
Llamese "instrumento publico matriz" al original que el Notario redacta sobre el contrato, acto o hecho que relata, firmado por los comparecientes y los testigos, si los hubiere, firmado, rubricado, signado y sellado por el Notario.
El contenido propio de las escrituras publicas son las declaraciones de voluntad, los actos juridicos que impliquen prestacion de consentimiento y los contratos de todas clases.
El ambito de las actas notariales cubre los hechos y circunstancias que presencie, le relaten o le consten al Notario y que por su naturaleza no fueren materia de contrato u otras manifestaciones de voluntad.
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Regia 20 Uso de guarismos
Podran ser expresados unicamente en guarismos en un instrumento publico los
siguientes:
(A) Citas directas.
(B) Citas legales.
(C) Datos de inscription en los registros.
(D) Numero de licencia de conducir.
(E) Numero de seguro social.
(F) Numero de pasaporte.
(G) Numero de identification de casos o informes judiciales y de agencias
administrativas.
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Regia 21 Abreviaturas
A los fines de la prohibition del Articulo 27 de la Ley Notarial de Puerto Rico, no seran consideradas abreviaturas las frases reconocidas de respeto o de buena memoria, siglas de uso comun y el nombre o apellido que consiste de una sola letra.
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Regia 22 Blancos
No seran reputados como blancos los espacios menores de diez (10) milfmetros que
resulten al final de una lfnea que no preceda una nueva clausula o apartado.
No seran reputados como blancos los espacios menores de diez (10) milfmetros que resulten entre palabras en el texto de un instrumento escrito en un ordenador- procesador de palabras que justifique el texto, de modo que tanto el margen derecho como el margen izquierdo sean presentados uniformes verticalmente.
Los espacios en exceso de diez (10) milfmetros y aquellos que resulten al final de una lfnea que preceda una nueva clausula o apartado deberan ser cubiertos con una raya o guion.
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Regia 23 Requisitos generales respecto al idioma en la redaction de los instramentos
publicos
Los instrumentos publicos deberan ser redactados en el idioma espanol, en ingles, o en ambos idiomas.
Si el Notario y las comparecientes conocieren otro idioma ademas del espanol o el ingles, debera entonces el Notario redactar el instrumento en espanol o ingles y podra tambien hacerlo en el otro idioma.
Cuando uno o mas de los comparecientes desconocieren el espanol y el ingles, y el Notario conociere el idioma de este, debera entonces el Notario redactar el instrumento en espanol o ingles. En estos casos el Notario debera, a su discretion, redactar el instrumento en el otro idioma o utilizar el traductor a que se refiere el parrafo siguiente.
Cuando el Notario desconozca el idioma de uno o mas de los comparecientes, y estos a su vez desconozcan el espanol y el ingles, debera entonces el Notario redactar el instrumento en espanol o ingles. En estos casos el Notario debera hacer uso de una persona que haga las funciones de interprete y traductor. Este comparecera como testigo instrumental en la autorizacion del instrumento publico para hacer las traducciones verbales y por escrito que fueren necesarias, y declarara bajo su responsabilidad la fidelidad de la traduction en el instrumento publico.
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Regia 24 Traducciones verbales
Cuando algun compareciente en el instrumento publico solamente entendiera el espanol y alguno o los demas comparecientes solamente entendieran el ingles, el Notario podra autorizar, a su discretion y con el consentimiento expreso de los comparecientes, el instrumento en espanol o en ingles solamente. El Notario hara constar en el instrumento tal consentimiento expreso, que les ha traducido verbalmente su contenido al otro idioma y que, segun su mejor saber y entender, este refleja fielmente la voluntad de los comparecientes.
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Regia 25 Requisitos generales de las escrituras matrices
A1 expresar el sitio donde radica su notaria, bastara con que el Notario exprese el
municipio.
El Notario expresara el nombre completo de los comparecientes. El mismo comprende los dos apellidos de estos. Podra indicar, ademas, los otros nombres y apellidos por los que fueren conocidos. La comparecencia con el uso de una letra o con un solo apellido sera considerado como que constituye elnombre completo del compareciente.
Cuando no fuere necesaria la comparecencia del conyuge de un otorgante, el unico dato
requerido es el nombre completo de este.
Si el otorgante fuere una persona juridica, debera ser incluido su numero de seguro social patronal, de tenerlo. No sera necesario incluir el nombre del conyuge ni el numero de seguro social de quien comparece en caracter representative o como testigo.
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Regia 26 Elevacion de contrato privado a escritura publica
El Notario podra elevar a escritura publica un documento privado cuyo contenido es
materia de contrato.
En tal caso, el Notario podra optar por redactar nuevamente el contrato privado, pero
hara constar en la escritura la existencia previa del documento privado.
Podra optar, ademas, por unir el contrato privado a la escritura que autoriza sin redactarlo nuevamente. En tal caso el Notario relacionara el contrato privado, dara fe de haberlo leido, de haber aceptado su redaccion, del numero de folios de que consta este, y de que su texto se incorpora como si estuviere transcrito, de todo lo cual los comparecientes en su presencia lo ratifican y firman el original de la escritura.
En ambos casos sera indispensable que comparezcan al acto todas las partes que intervinieron en el documento privado o, en su defecto, sus herederos, representantes legales o voluntaries a prestar su consentimiento.
El Notario cumplira, ademas, con todas las formas y solemnidades que requiere la
autorizacion de una escritura publica.
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Regia 27 Comparecencia
El Notario dejara consignado en el instrumento publico la calidad en que intervienen los comparecientes, bien fuere como otorgante, como testigo, en capacidad representativa o en cualquier otro concepto.
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Regia 28 Acreditacion de la capacidad representativa voluntaria de un compareciente
El caracter representative de un compareciente debera ser acreditado al Notario mediante documento fehaciente, en cualquier momento antes del otorgamiento, salvo que exista la conformidad expresa de los demas comparecientes para que sea acreditado en momento posterior.
El Notario, a su discretion, copiara en la escritura el documento que le ha sido mostrado y que acredita la capacidad representativa de un compareciente. Cuando fuere solicitado por alguno de los comparecientes, el Notario debera copiar tal referencia en la escritura. En todo caso, sin embargo, el Notario consignara en la escritura el tipo de documento que se le ha presentado, asi como la fecha de tal documento y el nombre del Notario autorizante, de existirlo.
Cuando no fuere acreditada la capacidad representativa al momento de la autorizacion, el Notario debera consignar expresamente en la escritura tal hecho y que los comparecientes han dado su anuencia para que la escritura sea autorizada y para la presentation en fecha posterior de la prueba documental de tal capacidad. En tal caso el Notario consignara en la escritura que hizo a todas las partes la advertencia sobre la eficacia en suspenso de la escritura.
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Regia 29 Conocimiento personal de los comparecientes
El Notario tiene el deber primario de asegurarse de su conocimiento personal de los comparecientes. DE CONOCERLOS, tiene el deber de dar fe expresamente de dicho conocimiento en el instrumento. A estos efectos, basta el conocimiento que el Notario deriva de su juicio critico a traves de su relation y su observation de los comparecientes en etapas preliminares al otorgamiento.
De no conocer personalmente a los comparecientes, el Notario asi lo hara constar y, entonces, utilizara los medios supletorios de identification que establece la Ley Notarial de Puerto Rico
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Regia 30 Medios supletorios de identificacion
(A) El testigo de eonocimiento tendra como funcion identificar a los comparecientes a quienes el Notario no conozca personalmente. El Notario sera responsable de su eonocimiento personal del testigo de eonocimiento.
(B) Podran ser testigos de eonocimiento los parientes y empleados del Notario autorizante y los parientes de los comparecientes sin importar el grado de consanguinidad o de afinidad.
(C) Cualquier parte contratante que fuere conocida del Notario puede ser testigo de
eonocimiento de la otra parte contratante.
(D) Cuando el Notario utilizare uno de los documentos de identidad que establece el Artfculo 17(c) de la Ley Notarial de Puerto Rico para identificar a los comparecientes, bastara con que denomine el documento sin necesidad de describirlo o relacionarlo.
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Regia 31 Testigos
Los testigos de eonocimiento son aquellos indicados en la Regia 30(A), (B) y (C)
El testigo instrumental es el que presencia el acto de lectura, de consentimiento, firma y autorizacion del instrumento publico a requerimiento de las partes o del Notario autorizante, o cuando alguno de los otorgantes no sepa o no pueda leer o firmar.
El testigo instrumental podra ser simultaneamente, incluso en los testamentos, testigo
de eonocimiento.
El testigo de eonocimiento solo podra ser, a la vez, testigo instrumental cuando no se encuentre dentro de las prohibiciones que establece la segunda oracion del Artfculo 22 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
Los testamentos estan regidos por lo establecido en la legislacion aplicable.
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Regia 32 De las incapacidades y los testigos
(A) Normas generales:
(1) Las incapacidades, sobre las que trata esta regia, pueden ser temporales o
permanentes.
(2) Para la determinacion de los requisitos de forma en el otorgamiento de un instrumento publico la incapacidad mayor, de similar naturaleza, comprendera las menores incluidas. Asi, la ceguera comprendera la incapacidad temporal de ver.
(3) La capacidad para firmar puede existir aun en ausencia de la capacidad para leer
y escribir al momento del otorgamiento.
(4) Toda persona que pueda firmar debera hacerlo en la forma que habitualmente lo hace. En tal caso no sera requerida la fijacion de sus huellas digitales en el instrumento.
(5) El juicio del Notario, en torno a las incapacidades aquf senaladas, sera final.
(B) Requisitos para la comprension del contenido del instrumento:
(1) El ciego. En el caso del otorgante ciego, el instrumento debera ser leido dos (2) veces, en alta voz, una por el Notario y otra por el testigo que dicho otorgante designe, lo que hara constar el Notario en el instrumento.
(2) El sordo. El sordo que no sabe o no puede leer debera designar un testigo que a su ruego lea el instrumento, lo que hara constar el Notario en el mismo. El sordo que puede leer y el sordomudo que puede escribir no necesitan designar testigos al momento del otorgamiento.
(3) El que no sabe o no puede leer. En este caso sera seguido el procedimiento
senalado para el otorgante ciego.
(C) Formalidades a observar en el otorgamiento:
Cuando la incapacidad resulte en que el otorgante no puede firmar, el Notario
exigira que sean fijadas:
0 las huellas digitales de los dos (2) dedos pulgares de la mano o
0 a falta de pulgares, de cualesquiera otros dos
0 junto a la firma del testigo que a ruego de aquel firme el instrumento, al igual que seran estampadas las iniciales del testigo y las huellas digitales del otorgante al margen de todos los folios.
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Regia 33 Prohibition en cuanto a testigos
Sera nulo el instrumento publico en que:
• hubiere sido testigo instrumental algun pariente de las partes o del Notario, y
• los empleados de este, en los grados que prohfbe el Artlculo 22 de la Ley
Notarial de Puerto Rico
El Articulo 34(2) de la ley no aplica al testigo de conocimiento conforme la Regia 30 de
este reglamento.
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Regia 34 Otorgamiento
Todos los que comparezcan en un instrumento publico firmaran al final de este y ademas estamparan sus iniciales en la forma en que acostumbran hacerlo, al margen de cada hoja del instrumento:
• rubricara y
0 sellara el Notario
No sera necesario que los comparecientes estampen sus iniciales en los documentos
anejados.
Si es utilizado el reverso, bastara con poner las iniciales de los comparecientes y el sello y rubrica del Notario en el anverso, excepto cuando el reverso constituya el final o el cierre del instrumento publico.
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Regia 35 La unidad de acto
La unidad de acto es indispensable en el otorgamiento del instrumento publico en que comparezca un testigo instrumental. En los casos en que fuere requerida la unidad de acto, el Notario asi lo hara constar en la escritura.
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Regia 36 Acto de comparecencia
Cuando el otorgamiento requiera la presencia de testigo de conocimiento que no sea a la vez instrumental, no sera necesaria la unidad de acto. No obstante, debera coincidir la presencia ante el Notario, en el acto de la firma, del testigo de conocimiento y el compareciente que dicho testigo conoce e identifica para el Notario, quien asi lo hara constar en la escritura.
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Regia 37 Requisites generates de las actas
Ademas de lo dispuesto en los Articulos 29, 30 y 31 de la Ley Notarial de Puerto Rico,
en la autorizacion de actas el Notario observara lo siguiente:
A) Bastara relatar la solicited que le ha sido hecha para acreditar su intervention a
requerimiento de parte.
(B) Cuando la identidad del requiriente o de la persona que comparece ante el fuere
indispensable por el contenido del acta, asi lo hara constar.
(C) El acta podra ser extendida en el momento del acto o posteriormente. Cuando el acta sea redactada posteriormente, podra utilizar como referencia las notas tomadas sobre la gestion realizada.
(D) Cuando el acta fuere extendida en el lugar donde ocurren los hechos, podra invitar a que la suscriban los que en ello tengan interes, sin que fuere necesario que hubiere hecho mention de que estos comparecen a firmar.
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Regia 38 Objeto de actas
Sin, que esta enumeration implique limitation, podran ser objeto de actas notariales los
actos, hechos o circunstancias siguientes:
(A) Para acreditar:
(1) los hechos presenciados por el Notario o percibidos por sus sentidos y que
motivan su autorizacion;
(2) la remision de documentos, que acredite su contenido y su fecha de envio;
(3) la notificacion o requerimiento que haga constar el nombre del requirente y del destinatario, el contenido de la misiva y la forma en que la notificacion fue efectuada, y
(4) la existencia de documentos privados.
(B) Para referir o relatar, a requerimiento de parte, manifestaciones hechas en su presencia. El Notario da fe de que fue dicho y no de la veracidad del contenido de la manifestation.
(C) A solicited de parte, y a option del Notario, el recibo en deposito de objetos, valores y documentos para su custodia o como prenda de sus contratos. En dicha acta podran ser consignadas las condiciones impuestas por el Notario al depositante para la constitution y disposition del deposito.
(D) Los poderes, testamentos y demas documentos otorgados fuera de Puerto Rico.
(E) Los expedientes judiciales referentes a la adveracion de testamentos, en los casos que lo requiera, la partition de herencia, asi como cualquier otro expediente en cumplimiento de providencia judicial o a requerimiento de parte.
119
Regia 39 Acta de subsanacion
ES ACTA DE SUBSANACION el instrumento que redacta el Notario, sin intervention de las partes otorgantes y sin perjuicio de tercero, para corregir los defectos u omisiones de que adolezca un instrumento publico previo. El Notario hara constar en el acta que la subsanacion obedece a datos o hechos que presencio o que de otro modo le constan personalmente y que no afectan el negocio jurfdico.
Excepto en los testamentos, pueden ser objeto de acta de subsanacion, a manera de
ejemplo, asuntos tales como:
(A) el nombre o los nombres y apellido o apellidos por los cuales fueren tambien conocidos cualquiera de los comparecientes o sus conyuges, as! como sus circunstancias personales
(B) la omision o incorreccion en la description de una propiedad cuando la correction fuere para conformar lo informado en el instrumento a cualquier information que surja del Registro de la Propiedad o en documento fehaciente, y que no fuere incompatible con lo convenido por las partes contratantes
(C) el resultado incorrecto de un computo aritmetico, siempre que los fundamentos utilizados en el computo hayan sido consignados o fueren determinables del propio instrumento o del Registro de la Propiedad, y permanezcan inalterados a pesar de la
• y*
correccion
(D) hechos tales como la existencia o inexistencia de una edification, el cotejo de documentos, la existencia y detalles de pianos, fotografias y otros documentos y las fechas y entrega de documentos o valores
(E) la falta de expresion notarial sobre la identidad o la capacidad de los otorgantes
(F) la falta de expresion en los casos de cancelation o de liberation de que tuvo a su vista el original del pagare o de que fue puesta la correspondiente nota de cancelation
(G) la falta de expresion de que fueron hechas las advertencias y reservas
legales
(H) la falta de expresion en cuanto a la forma en que fue realizada la lectura del
instrumento publico.
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Regia 40 Acta de protocolizaeion
EN EL ACTA DE PROTOCOLIZACION el Notario hara constar la entrega del documento por el requirente, e identificara adecuadamente el mismo. En caso de que el documento contenga firmas, y estas o alguna de ellas no aparezcan en original, asx lo hara constar.
Cuando la protocolizaeion obedezea a providencia judicial, debera ser incorporada esta
as!como cualquier otro documento que la misma requiera.
Cada uno de los folios del acta y del documento protocolizado debera tener el sello y
rubrica del Notario autorizante.
A1 protocolizar el documento o expediente es indispensable unirlo al acta, siendo
potestativo del Notario transcribirlo.
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Regia 41 Requisitos a ser cumplidos en la protocolizaeion de documentos otorgados
fuera de Puerto Rico
Los documentos notariales otorgados fuera de Puerto Rico deberan ser PROTOCOLIZADOS para que tengan eficacia de instrumento publico en esta jurisdiction. Tales documentos deberan estar legitimados por autoridad competente como condition para ser protocolizados en Puerto Rico.
(A) Documentos que deberan ser legalizados:
Los documentos legitimados por autoridad competente distinta a aquellos de que
trata el inciso (B) de esta regia deberan ser legalizados:
(1) si provienen de los estados, territorios y posesiones de Estados Unidos de America la legalizacion debera ser hecha por el funcionario autorizado y, a esos fines debera ser presentada evidencia de la autoridad del funcionario ante quien fueron otorgados, o la certification expedida por autoridad competente, de la que surja que el funcionario esta autorizado para actuar como tal;
(2) si los documentos provienen de parses acogidos al Tratado Internacional de la Haya de 5 de octubre de 1961, la legalizacion sera la apostille que dicho tratado dispone, y
(3) si los documentos provienen de parses no acogidos al Tratado Internacional de la Haya deberan estar legalizados por la autoridad consular correspondiente de Estados Unidos de America. Cuando el pais no tenga relaciones diplomaticas con Estados Unidos de America, el documento puede ser legalizado por el funcionario que por autoridad de Estados Unidos de America haya sido designado para tales propositos.
(B) Documentos que no requieren legalizacion:
No requieren legalizacion los documentos otorgados ante funcionarios de Estados Unidos de America investidos de autoridad notarial como consules, funcionarios militares y otros.
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Regia 42 Protocolizaeion de documento privado cuyo contenido fuere materia de
contrato
Un documento privado cuyo contenido fuere materia de contrato podra ser protocolizado mediante acta cuando alguno de los contratantes desee evitar su extravio y dar certeza a su fecha. En tal caso el Notario hara constar que la protocolizaeion no tiene los efectos de la escritura publica.
Tal acta sera considerada como documento sin cuantia
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Regia 43 Otros documentos
Tambien pueden ser protocolizados mediante acta, al efecto de asegurar su existencia e identidad, los documentos publicos de todas clases, los impresos, los pianos, los fotograbados, las fotograffas o cualesquiera graficos cuya medida y naturaleza lo permitan.
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Regia 44 Acta sin previa notificacion
El Notario podra extender acta notarial en sitios abiertos al publico o lugares publicos, o por orden judicial, sin necesidad de notificacion o autorizacion alguna previa o posterior al acto.
Esta facultad no opera como eximente de responsabilidad etica, civil o criminal en la
que, atendida su actuation, pueda incurrir el Notario conforme la legislation vigente
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Regia 45 Anulabilidad de instrumentos publicos
Ademas de los casos expresados en la ley, seran anulables, sin afectar el negocio
jurfdico, los instrumentos en que falten:
(A) las iniciales de uno o mas de los comparecientes o las huellas de algun otorgante,
en caso de ser necesarias, al margen de uno o mas folios o
(B) las estampillas correspondientes.
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Regia 46 Personas autorizadas a expedir copia certificada y simple
Estan autorizados para expedir copia certificada y simple de un instrumento publico:
• el Notario ante quien fue otorgado el documento
• el Notario sustituto
° los Archiveros Generales de Distrito y
0 el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarlas
No obstante lo dispuesto en el Articulo 46 de la Ley Notarial de Puerto Rico, el Notario podra incluir una nota bajo su firma y sello, al final del instrumento a los efectos de identificar que la copia emitida es simple
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Regia 47 Personas con derecho a copia
Ademas de los otorgantes, pueden solicitar y obtener copia de un documento matriz
en un protocolo bajo la custodia de un Notario, entre otros:
(A) el causahabiente de cualquiera de los otorgantes en la materia del contrato:
(1) el heredero o legatario de las partes
(2) el donatario
(3) elcesionario
(B) el representante de cualquiera de los otorgantes al momento de solicitar la copia:
(1) el abogado
(2) el mandatario o apoderado
(3) el tutor de un incapaz o menor
(4) el albacea o contador-partidor
(5) el padre o la madre con patria potestad sobre un menor
(6) el oficial autorizado de cualquier entidad
(
C) la persona a cuyo favor resulte del documento matriz algun derecho, o por acto
distinto a este, en relation a la materia del contrato:
(1) el comunero
(2) el acreedor hipotecario
(3) el arrendatario
(4) el usufructuario
(5) el que disfrute del derecho de uso y habitation
(6) el censualista
(7) el titular del derecho de servidumbre
(8) el fiduciario y fideicomisario
(9) el que invoque tener derecho de retracto
(10) el conyuge no otorgante
(D) cualquier persona que, a juicio del Notario, acredite tener interes legitimo en el documento para el ejercicio de un derecho, facultad o action, o para acreditar la celebration del acto contenido en el instrumento.
(E) el Registrador de la Propiedad
Denegada la expedition de la copia por el Notario, el solicitante acudira al procedimiento que establece el Articulo 44 de la Ley Notarial de Puerto Rico. De no cumplir el Notario con la decision del Director de la Oficina de Inspection de Notarfas, la persona interesada podra acudir al Tribunal Supremo para que dicho tribunal disponga lo que en derecho procede.
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Regia 48 Reconocimiento de hijos
En caso de reconocimiento de hijos, el que tiene interes en la filiation tiene derecho a obtener copia parcial certificada, en vida del testador, de la clausula del testamento donde es reconocido
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Regia 49 Certification de copia
(A) La certification de una copia sera efectuada al final o a continuacion del
instrumento. En el caso de que hayan sido incorporados documentos al
instrumento, la certification los incluira
continuacion de estos.
y esta sera efectuada al final o a
(B) La certification expresara el numero de folios del instrumento, incluso los folios de los documentos que le hayan sido incorporados. Sera suficiente con indicar en guarismo los folios que este contiene sin considerar el reverso, aunque este escrito y numerado.
(C) La certification de una copia expresara que en el original aparecen:
(1) las firmas e iniciales de los comparecientes
(2) la firma, rubrica, signo y sello del Notario
(3) la cancelation de las estampillas de Rentas Internas y del Impuesto Notarial
(D) La certification indicara, ademas:
(1) el numero de folios que comprende
(2) la certification de concordancia total o parcial con el original. En caso de certification parcial el Notario hara constar que en lo omitido no hay nada que restrinja, modifique o condicione lo insertado
(4) el lugar y fecha de su expedition
(5) el nombre de la persona a favor de quien es expedida la copia
(6) que los documentos incorporados son copia fiel y exacta de los originales unidos
a la matriz
(E) Todos los folios de la copia certificada, incluso los incorporados, llevaran el sello y rubrica del Notario. Si el reverso estuviere escrito, bastara con que el Notario rubrique y selle el anverso, excepto cuando el reverso constituya el final o el cierre del instrumento publico.
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Regia 50 Expedicion de eopia certificada parcial
El Notario podra negarse a expedir copia certificada parcial cuando, a su juicio, la misma no cumpla con los requisitos dispuestos en el Artlculo 40 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
En la certification parcial seran cancelados los derechos de rentas internas, segun el arancel correspondiente, utilizando para el computo unicamente la cantidad que concierne a lo certificado. Cuando lo certificado no tuviere cuantia, los derechos de rentas internas a ser cancelados estaran regidos por el arancel correspondiente a los instrumentos sin cuantia
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Regia 51 Nota de saca
La nota de saca o nota de expedicion de copia debera ser puesta al margen de los folios de la matriz y de agotar este, al pie de las mismas o en el reverso. La nota de saca podra ser hecha a maquina, por sello pre-impreso, manuscrita o impresa, o en cualquier otra forma legible, pero siempre estara firmada por el Notario.
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Regia 52 Costo de reproduction de copias
El Notario podra cobrar los costos, gastos y desembolsos razonables y prudentes
incurridos en la busqueda y reproduction de copias.
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Regia 53 El Protocolo
El Protocolo es la coleccion ordenada por secuencia numerica y fecha concordante de los instrumentos publicos matrices autorizados por un Notario durante un ano natural, incluso los documentos que le fueron incorporados inmediatamente despues del mismo.
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Regia 54 Nota de apertura del Protocolo
La nota de apertura relacionada en el Articulo 50 de la Ley Notarial de Puerto Rico sera
hecha en la primera cara del primer instrumento
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Regia 55 Numeration de folios del Protocolo
Cada folio del Protocolo sera numerado en guarismo en forma sucesiva y continua en la parte superior derecha y le sera asignado numero unicamente al anverso de la hoja, aunque el reverso tambien este escrito.
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Regia 56 Numeration de folios de cada instrumento
Cada folio del instrumento, incluso los documentos que le fueren incorporados o anejados, llevara en lugar visible en la parte inferior, el numero que le corresponda segun los folios que contenga.
No sera necesario numerar el reverso aunque este escrito.
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Regia 57 Tomos; cantidad de folios
A1 finalizar el segundo mes de cada ano debera quedar encuadernado el Protocolo del ano anterior con su correspondiente indice de contenido para cada tomo. Los tomos podran contener hasta un maximo de quinientos (500) folios cada uno. No es permitido el fraccionamiento de un instrumento, salvo con la autorizacion escrita del Director de Oficina de Inspeccion de Notarfas.
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Regia 58 Traslado del Protocolo
El Notario, antes de trasladar ffsicamente los Protocolos de la oficina o lugar, en que los tenga bajo su custodia, debera obtener la debida autorizacion del Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias para removerlos.
En caso de una emergencia, que ponga en peligro la integridad del Protocolo y Registro de Testimonies, el Notorio debera trasladarlos a sitio seguro y protegido sin la autorizacion previa del Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas. En tal caso debera notificar inmediatamente al Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas, personalmente o por correo certificado con acuse de recibo, indicando la emergencia que a su Juicio justified tal actuacion y la direccion a la cual fueron trasladados los mismos.
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Regia 59 Registros de poderes y de testamentos
(A) Registro de Poderes. El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias llevara un Registro de Poderes organizado en orden cronologico en el que hara constar toda la informacion que les requerida a los Notarios incluir en la notificacion correspondiente.
Este registro contendra la informacion relativa a la autorizacion de instrumentos publicos cuyo objeto fuere la protocolizacion, constitution, modification, ampliation, sustitucion, revocacion, renuncia o renovation de poder y la ratification de comparecencia o actuation de mandatario o apoderado.
(B) Registro de Testamentos. El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias llevara un Registro de Testamentos organizado en orden cronologico en el que hara constar toda la informacion que les requerida a las Notarios incluir en la notificacion correspondiente.
Este registro contendra la informacion relativa a la autorizacion de instrumentos publicos cuyo objeto fuere el otorgamiento de testamento o la modification, revocacion o ampliation y protocolizacion de los mismos.
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Regia 60 Presentation de la notificacion sobre poderes y testamentos
La notificacion exigida a los Notarios de remitir al Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias relacionada con la autorizacion de instrumentos sobre poderes y testamentos, sera preparada en original y copia, y entregada personalmente o por correo certificado con acuse de recibo. En el caso de que la notificacion fuere efectuada personalmente, el presentante podra incluir copia adicional de la notificacion para que se le acuse recibo de su presentation.
Una vez recibida y hecha la anotacion de su contenido en el Registro de Poderes o en el Registro de Testamentos, segun corresponda, el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias archivara el original y devolvera al Notario una copia en la que hara constar la fecha en que fue recibida dicha notificacion y los datos de su inscription en el Registro pertinente.
Si el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias observare que en la notificacion presentada hubiere sido omitido algun dato, requerira del Notario que provea la informacion omitida, a lo cual este dara cumplimiento inmediato mediante notificacion complementaria.
En el computo de los plazos dispuestos para dar cumplimiento a los requisitos de notificacion no seran contados sabados, domingos, dias feriados ni aquellos en que por disposition de autoridad competente este cerrada la Oficina de Inspeccion de Notarias.
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Regia 61 Notification sobre otorgamiento de poderes
(A) La notification al Registro de Poderes dispuesta en el Articulo 76 de la Ley Notarial de Puerto, Rico contendra la siguiente information, segun surja del instrumento, bajo la fe, firma y sello del Notario:
(1) numero y tltulo del instrumento
(2) nombre y apellido o apellidos del poderdante y sus circunstancias personales
(3) nombre y apellido o apellidos del apoderado y sus circunstancias personales
(4) aquellos nombres por los cuales el poderdante y el apoderado fueren tambien
conocidos
(B) En los casos de ampliation, modification, revocation, sustitucion, renovation y renuncia de poder, la notification debera contener, ademas, la siguiente information sobre la escritura afectada:
(1) su numero y fecha
(2) nombre del Notario autorizante
(C) En caso de ratification de la comparecencia representativa debera ser consignada, ademas de la information anterior aplicable, el numero y fecha del instrumento afectado y el nombre del Notario ante quien fue otorgado.
(D) Cuando la notification trate sobre la protocolizacion de un poder, esta debera incluir ademas, cuando fuere aplicable, la information siguiente:
(1) fecha y lugar de su otorgamiento
(2) nombre del Notario que legitimo el instrumento o funcionario que intervino
(3) nombre del funcionario que legalizo la firma del Notario o funcionario que
intervino, asf como la fecha de la legalization.
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Regia 62 Notificacion sobre otorgamiento de testamento
(A) La notificacion al Registro de Testamentos dispuesta en el Articulo 73 de la Ley Notarial de Puerto Rico contendra la siguiente informacion bajo la fe, firma y sello del Notario:
(1) numero y titulo del instrumento
(2) fecha y hora del otorgamiento
(3) lugar del otorgamiento
(4) nombre y apellido o apellidos y circunstancias personales del testador
(5) nombre y apellido o apellidos y circunstancias personales de los testigos
(6) De surgir del instrumento:
(a) otros nombres y apellidos por los que es conocido el testador
(b) nombre del padre y de la madre del testador, de haber sido expresado en el
instrumento
(B) En los casos de revocation, modification o ampliation de testamento, la notificacion debera contener, ademas, la siguiente informacion sobre la escritura afectada:
(1) su numero y fecha
(2) nombre del Notario autorizante
(C) Cuando la notificacion trate sobre la protocolizacion de un testamento otorgado fuera de Puerto Rico debera incluir ademas, cuando fuere aplicable la informacion siguiente:
(1) fecha y lugar de su otorgamiento
(2) nombre del Notario que legitimo el instrumento o funcionario que intervino
(3) nombre del funcionario que legalizo la firma del Notario o funcionario que
intervino, asi como la fecha de la legalization
(D) Cuando la notificacion trate sobre la protocolizacion de testamento olografo o
cerrado debera incluir, ademas:
(1) el nombre y apellido o apellidos, asi como las circunstancias personales del
compareciente en el acta de protocolizacion
(2) el numero y la sala del tribunal que atendio el caso
(3) la fecha de la resolution que ordena la protocolizacion
(4) el nombre del juez que firmo la resolution que ordena la protocolizacion
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Regia 63 Notificacion tardia sobre testamentos y poderes
(A) En caso de que el Notario no haya remitido la correspondiente notificacion sobre la autorizacion de testamento o poder, dentro del plazo dispuesto por ley, debera hacerlo a la brevedad posible y acompanar con la notificacion, bajo su fe, firma y sello de Notario, una exposition detallada de los hechos y circunstancias que dieron lugar a la notificacion tardia y expresara:
(1) si la tardanza ha causado dano a persona alguna
(2) si ha sido causa de pleito o controversia
(3) si la tardanza fue debida a actos de terceras personas, debera acompanar junto
con su exposieion de los hechos:
(a) declaraciones juradas y otros documentos pertinentes que acrediten tales
actos
(b) cualquier otra evidencia que el Notario interese someter como justification de
la tardanza
(B) El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra requerir en todo caso
que el Notario remita cualquier otra information que estime conveniente.
(C) El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias podra aceptar la explication ofrecida y apercibir al Notario respecto al estricto cumplimiento de sus obligaciones como tal en el futuro. En los casos que lo estime apropiado, podra presentar un informe al Tribunal Supremo de Puerto Rico.
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Regia 64 Legislation aplicable
Las reglas de este Capitulo recogen y armonizan los conceptos contenidos en los Articulos 1, 2, 3, 4 y 5 de la Ley de 12 de marzo de 1903; las Secciones 1, 3, 4, 6, 6A, y 8 de la Ley de 12 de marzo de 1908, segun enmendada, y los Articulos 56 a 60 de la Ley Notarial de Puerto Rico
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Regia 65 Testimonio; concepto
El testimonio o declaration de autenticidad es la actuation y documento notarial que no va al Protocolo, en el que el Notario expresa, bajo su fe notarial, sello y firma, sobre la veracidad de un hecho ocurrido ante el o que le conste.
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Regia 66 Tipos de testimonio
El Notario podra autorizar los tipos de testimonio siguientes:
(A) de legitimation de firma ante el Notario
(B) de que un documento es copia fiel y exacta de otro que no obre en su Protocolo
(C) de que un documento es traduction fiel y exacta de otro que no obre en su Protocolo
(D) de la identidad de cualquier objeto o cosa
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Regia 67 Testimonio de legitimation de firma
El testimonio de legitimation de firma es el testimonio que acredita el hecho de que, en determinada fecha, una firma ha sido puesta en presencia del Notario y por quien evidentemente es quien dice ser.
La legitimation de firma podra o no comprender el juramento o afirmacion.
El Notario hara constar tanto en el testimonio, como en el Registro, su conocimiento personal del firmante o en su defecto la utilization de los medios supletorios que provee el Art. 17 de la Ley Notarial de Puerto Rico. Cuando el firmante no sepa o no pueda leer o firmar, regira lo dispuesto en los Arts. 21 y 25 de la Ley Notarial de Puerto Rico y la Regia 32 de este reglamento.
148
Regia 68 Prohibition (Articulo 1232 del Codigo Civil)
En ningun caso podra el Notario legitimar las firmas en documentos privados que traten de los contratos contenidos en los incisos 1 al 6 del Articulo 1232 del Codigo Civil.
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Regia 69 Testimonio de traduecion de documentos
El Notario podra dar testimonio de la fidelidad de la traduecion de un documento solamente respecto a idiomas que le son conocidos.
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Regia 70 Testimonio de fidelidad de copia
El Notario podra certificar al pie, al dorso o a continuacion de cualquier fotocopia o documento que no fuere de los del Protocolo a su cargo que tal fotocopia o documento, segun fuere el caso, es copia fiel y exacta de aquel que tenga ante su presencia.
El Notario describira adecuadamente el documento que tiene ante si y hara constar, tanto en el testimonio como en el Registro, si es original, copia certificada, copia, y quien se lo presenta. El Notario sellara y rubricara cada folio de la copia.
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Regia 71 Testimonio de identidad de objeto o cosa
El Notario podra dar testimonio al pie o al dorso de fotografias, o en otras reproducciones graficas, que estas corresponden a objetos o cosas identificadas por el propio Notario.
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Regia 72 Registro de Testimonios
El Notario anotara todos los testimonios en el Registro de Testimonios, anteriormente
conocido como Registro de Affidavit.
El Notario cancelara en el Registro de Testimonios la estampilla de la Sociedad para Asistencia Legal con relacion a cada testimonio autorizado, excepto aquellos casos exentos por ley.
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Regia 73 Nulidad de testimonios
La nulidad de que trata el texto del Articulo 60 de la Ley Notarial de Puerto Rico no es la radical o absoluta, sino la anulabilidad que subsistira hasta que fuere demostrado fehacientemente que el defecto ha sido subsanado por el Notario.
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Regia 74 Designation como archivero
El Juez Presidente del Tribunal Supremo de Puerto Rico podra designar a un Inspector de Protocolos para que actue como archivero de algun distrito notarial cuando lo crea necesario.
El Director o Inspector que se desempene como archivero cobrara los honorarios conforme lo dispone el segundo parrafo del Artlculo 67 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
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Regia 75 Investigadores historicos
Los archiveros de los distritos notariales podran permitir a los identificados como investigadores historicos bonafide hacer investigaciones en los protocolos notariales que tengan mas de sesenta (60) anos de existencia y que esten bajo su custodia pendientes de transferir al Archivo General de Puerto Rico.
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Regia 76 Publication de instrucciones
Las instrucciones generates que fueren de la competencia del Director de la Oficina de Inspection de Notarfas seran remitidas al Colegio de Abogados para su difusion a los Notarios.
El Director de la Oficina de Inspection de Notarfas debera tener disponible para inspection por los Notarios y por el publico en general un compendio actualizado de tales instrucciones generales.
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Regia 77 Procedimiento ordinario de inspeccion de Protocolos y Registros
(A) En la inspeccion de Protocolos y Registros, la Oficina de Inspection de Notarfas dara prioridad en lo posible a los Notarios que tengan pendiente de inspeccion el mayor numero de Protocolos y Registros.
(B) El Inspector de Protocolos informara al Notario, por los medios y con anticipation razonable, la fecha en que comenzara la inspeccion. No sera necesario que el Notario este presente durante la inspeccion, pero de ausentarse debera proveer las facilidades necesarias para que la inspeccion no sea interrumpida.
(C) Si el Inspector no hubiere podido comunicarse con el Notario, podra presentarse al lugar de la ultima direction de la oficina del Notario que obre en el record del Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas.
(D) Si el Inspector no hubiere podido localizar la oficina del Notario o habiendola localizado no pudiere comunicarse con el durante horas laborables, notificara por correo al Notario sobre cuando y donde comenzara la inspeccion, pautandola para una fecha posterior al decimo dfa siguiente a la notification. Si el Notario no comparece segun requerido, y de no comunicarse con el Inspector antes de la fecha senalada, el Inspector remitira un informe a tales efectos al Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas, incluira una breve relation de las gestiones realizadas, y notificara copia por correo al Notario. Tal informe sera considerado como final, sin perjuicio del que pueda ser rendido una vez efectuada la inspeccion.
(E) La inspeccion debera ser efectuada en la oficina del Notario, quien proveera las facilidades necesarias en dfas y horas laborables, ello sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior o a traves de cualquier incautacion que el Tribunal haya ordenado. Una vez comenzada una inspeccion de un Protocolo, sera continuada en lo posible, de dfa a dfa, hasta tanto sea completada.
(F) El Inspector hara un senalamiento preliminar en el cual indicara las faltas y comentarios pertinentes. En los casos necesarios, hara una lista e indicara en cuanto a cada falta: el numero del instrumento y del folio donde la observo, y su naturaleza, o en caso de una deficiencia en estampillas, su cuantfa. En los casos de faltas repetidas, el Inspector podra hacer un senalamiento de caracter general.
(G) E1 Inspector dejara al Notario, al terminar cada dfa de inspeccion, una copia del
senalamiento de faltas correspondiente a ese dfa.
(H) Si finalizado el examen el Inspector no aprueba el Protocolo o el Registro de Testimonies, debera pautar una reunion final para una fecha posterior al decimo quinto dfa de su ultima visita.
(I) En la reunion final, el Inspector determinara si las faltas preliminares senaladas han
sido subsanadas y discutira con el Notario cualesquiera divergencias de criterio.
(J) Si luego de la reunion final no subsiste falta o divergencia alguna, el Inspector extendera bajo su firma la correspondiente nota de aprobacion al reverso del ultimo folio de cada tomo del ultimo instrumento publico del Protocolo objeto de la
inspection. Remitira subsiguientemente su informe final e indicara tal aprobacion al
Director de la Oficina de Inspection de Notarias.
(K) Si luego de la reunion final subsiste falta o divergencia alguna de criterio, el Inspector remitira su informe al Director de la Oficina de Inspection de Notarias dentro del termino de sesenta (60) dias y notificara simultaneamente copia al Notario.
(L) Si el Inspector no puede completar la inspection por razones atribuibles al Notario, remitira un informe a tales efectos al Director de la Oficina de Inspection de Notarias, que incluira una breve relation de los hechos ocurridos; le unira copia de los senalamientos hechos hasta ese momento, y notificara simultaneamente copia al Notario.
(M) Cualquier notification por correo sera efectuada a la ultima direction postal del
Notario que obre en los records de la Oficina de Inspection de Notarias.
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Regia 78 Procedimiento extraordinario de inspection
El Inspector informara de inmediato al Director de la Oficina de Inspection de Notarias cualesquiera casos que presenten circunstancias extraordinarias, particularmente aquellos en que este en riesgo la integridad de un Protocolo.
En tales casos, asi como en aquellos previstos en el Artlculos 64 de la Ley Notarial de Puerto Rico, sera seguido en lo posible el procedimiento ordinario de inspection establecido en la Regia 78, sujeto a lo que el Tribunal Supremo de Puerto Rico ordene en cada caso particular.
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Regia 79 Procedimientos ante el Director
El Notario podra notificar al Director de la Oficina de Inspeccion de Notanas, dentro de los quince (15) dias siguientes a la fecha de la notification del informe, cualesquiera objeciones que tenga a este.
El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarias dentro de los cuarenta y cinco (45)
dias siguientes a la fecha del informe final debera:
(A) conceder un termino adicional al Notario para que subsane las faltas senaladas.
(B) iniciar o instruir al Inspector para que inicie el procedimiento provisto en el Art. 63
de la Ley Notarial de Puerto Rico en cuanto a cualesquiera divergencias de criterio.
(C) decretar su sobreseimiento, por no justificarse accion posterior alguna. El informe, junto con los escritos que haya recibido del Notario sera archivado en el expediente de este. El Director notificara de dicha accion al Notario por escrito para que la una al Protocolo objeto del informe.
(D) determinar que el Notario no ha incurrido en la falta senalada e instruir a tales
efectos al Inspector.
(E) someter al Tribunal Supremo un informe junto con cualesquiera escritos que haya
recibido del Notario.
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Regia 80 Procedimiento para dilucidar divergencia de criterio
(A) En caso de que surja una o mas divergencias de criterio entre el Inspector de Protocolos y el Notario en el curso de una inspeccion el Inspector, sujeto a las instrucciones del Director de la Oficina de Inspeccion de Notarlas, podra iniciar en el Tribunal de Primera Instancia, Sala de lo Superior correspondiente a la oficina del Notario el procedimiento provisto en el Articulo 63 de la Ley Notarial de Puerto Rico dentro de los ciento veinte (120) dfas siguientes a la fecha de su informe final, debiendo acumular todas las divergencias surgidas en el curso de la inspeccion.
(B) De no ser iniciado el procedimiento dentro de tal termino, se presumira que el Inspector ha aceptado el criterio del Notario, pero solo a los efectos de la inspeccion objeto del informe, sin perjuicio de que en una inspeccion de un Protocolo posterior el Inspector insista en su criterio original.
(C) El epigrafe de la petition contendra el nombre del Inspector, designado como
peticionario, y el nombre del Notario, designado como Notario discrepante.
(D) La petition tendra las siguientes partes numeradas en el mismo orden aqui
dispuesto:
(1) la cita de la disposition legal que establece la jurisdiction del tribunal
(2) un senalamiento breve y conciso de cada una de las divergencias de criterio, cada cual seguida de una breve exposition de los hechos que motivan la controversia, las posiciones del peticionario, del Notario y las citas de las disposiciones legales en que fundan sus criterios
(3) el argumento en apoyo de su position
(E) El peticionario unira a la petition un apendice que contendra, en cuanto a cada divergencia, una lista que indique el aho, el numero del instrumento y del folio en el cual el Inspector observo la alegada falta y, en caso de una deficiencia en estampillas, la cuantia por instrumento y el total por tal divergencia, asi como copia de cualquier documento que estime indispensable para que el tribunal pueda tomar su decision sobre las divergencias planteadas. En caso de una alegada falta de caracter repetitivo, bastara una muestra adecuada de la misma.
(F) El peticionario notificara al Notario, con copia de la petition, dentro de los tres (3) dfas laborables siguientes a la presentation de la petition. La notification sera efectuada personalmente o por correo certificado con acuse de recibo a la ultima direction postal del Notario que obre en los records del Director de la Oficina de Inspection de Notarias. El peticionario certificara al tribunal la fecha y la forma en que el Notario fue notificado.
(G) El Notario presentara su contestation dentro de los veinte (20) dias siguientes a la
fecha de la notification de la petition, a menos que el tribunal disponga otra cosa.
(H) El Notario incluira en su contestation las siguientes partes numeradas en el
mismo orden aqui dispuesto:
(1) una breve relation de cualesquiera controversias de hecho, si alguna, que estime existen entre el y el peticionario y que deban ser resueltas por el tribunal para poder dilucidar la divergencia
(2) una breve relation de cualesquiera hechos no incluidos por el peticionario en su relation que estime indispensable al tribunal para dilucidar adecuadamente la divergencia
(3) un senalamiento breve y conciso de su position en cuanto a cada una de las divergencias de criterio senaladas en la petition, cada cual seguida de las citas de las disposiciones legales en que funda su criterio 124 (4) el argumento en apoyo de su position.
(I) El Notario discrepante hara formar parte de la contestation un apendice en el que incluira copia certificada, total o parcial, que emitira sin pago de derechos, de los instrumentos incluidos en la lista o listas del apendice de la petition o, en caso de ser los senalamientos repetitivos, una muestra adecuada de los mismos, asi como copia de cualquier documento que estime indispensable para que el tribunal pueda dilucidar las divergencias planteadas.
(J) Las paginas de los documentos en el apendice, unidos a la petition o a la contestation, seran numeradas consecutivamente. Si el apendice contuviere mas de un documento, el mismo ira precedido de un fndice al apendice que indicara las paginas en que aparece cada documento.
(K) No sera permitida la presentation de un memorando de autoridades separado de
la petition o de la contestation, a menos que el tribunal disponga otra cosa.
(L) Cualquiera de las partes podra comparecer ante el tribunal por si o a traves de abogado. Las partes se notificaran mutuamente de cualquier escrito que presenten ante el tribunal y asi lo certificara en el propio documento.
(M) Examinada la peticion y su contestation, asi como cualesquiera documentos sometidos en apoyo de una o de la otra, de no existir controversia real sustancial en cuanto a algun hecho, importante y pertinente el tribunal podra resolver las divergencias planteadas en la peticion sin celebrar vista o requerir un memorando de autoridades en cuanto a aquellos asuntos que estime pertinentes o senalar vista, a su discretion, a los fines de escuchar las partes.
(N) De determinar el tribunal que existe alguna controversia real sustancial en cuanto a algun hecho importante y pertinente, celebrara una vista evidenciarfa a los fines de dilucidar tal controversia.
(O) La sentencia sera dictada y notificada de conformidad con lo dispuesto en las
Reglas de Procedimiento Civil.
(P) Dicha sentencia podra ser revisada a tenor con el procedimiento correspondiente.
Luego de que advenga final y firme la sentencia dictada en tal procedimiento, las
partes daran cumplimiento a la misma.
Si la sentencia sostuvo la position del Inspector, este pautara una reunion con el Notario dentro de los treinta (30) dias siguientes a que advenga final y firme la sentencia a los fines de determinar si las faltas senaladas han sido subsanadas y, aprobar el Protocolo objeto de la inspection. El Inspector rendira un informe al Director de la Oficina de Inspection de Notarfas y hara constar la aprobacion de este. Si el Notario no hubiere subsanado las faltas, el Inspector rendira un informe al Director de la Oficina de Inspection de Notarfas y hara constar el incumplimiento.
Si la sentencia sostuvo la position del Notario el Inspector debera aprobar dentro de los treinta (30) dias siguientes a que advenga final y firme la sentencia, el Protocolo objeto de la inspection y rendira un informe al Director de la Oficina de Inspection de Notarfas, en el cual hara constar dicha aprobacion.
(Q) Las Reglas de Procedimiento Civil aplicaran en forma supletoria a este
procedimiento.
161
Regia 81 Procedimientos ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico
(A) En caso de que el Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas presente algun informe adverso ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico, notificara de tal presentation al Notario concernido personalmente o por correo a la ultima direction postal del Notario que obre en sus records. El Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas certificara al Tribunal la fecha y la forma en que el Notario fue notificado.
(B) El Notario podra presentar su contestation al informe final ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico dentro de los veinte (20) dias siguientes a la fecha de la notification, a menos que el Tribunal disponga otra cosa. El Notario incluira en su contestation una breve relation de cualesquiera controversias de hecho o de derecho que el Notario estime indispensables y que deban ser resueltas por el Tribunal.
(C) El Notario podra comparecer ante el Tribunal por si o a traves de abogado.
(D) Una vez presentado el informe, las partes se notificaran mutuamente de cualquier
escrito que presenten ante el Tribunal y as!lo certificaran en el propio documento.
162
Regia 82 Procedimiento disciplinario
El procedimiento disciplinario contra un Notario, con exception de los que surjan con motivo de un informe adverso del Director de la Oficina de Inspeccion de Notarfas, estara sujeto a lo dispuesto en la Regia 13 del Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico de 1995.
163
Regia 83 Conferencia Notarial de Puerto Rico
El ejercicio del notariado de tipo latino en Puerto Rico es de vital importancia en nuestro sistema de justicia. El mismo es caracterizado por la funcion dual del profesional del Derecho como asesor y consejero legal, arbitro de la ley e instrumentador de los documentos notariales que dan certeza a la contratacion privada evitando litigios y contribuyendo a la paz social.
Con el proposito de contribuir a elevar el nivel de capacitacion jurldica del Notario puertorriqueno el Tribunal Supremo de Puerto Rico establece la Conferencia Notarial de Puerto Rico, la cual convocara segun fuere preciso.
164
Regia 84 Vigencia
Este reglamento comenzara a regir el1 de agosto de 1995.
165
6.3 Las Escrituras
Las escrituras son instrumentos publicos ya sean en original o en copia certificada.
Es escritura matriz la original que el notario ha de redactar sobre:
• el contrato o
• el acto sometido a su autorizacion
firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, firmada, signada, sellada y rubricada por el mismo notario.
Los instrumentos publicos comprenden las escrituras publicas y las actas, bien sea
original o en copia certificada.
Los notarios redactaran las escrituras publicas de acuerdo con la voluntad de los
otorgantes y adaptandola a las formalidades juridicas necesarias para su eficacia.
Siempre que los otorgantes entreguen al notario proyectos o minutas relativas al acto o contrato que sometan a su autorizacion, este lo hara constar asi, sin perjuicio de revisarlos y rectificar su redaccion con anuencia de aquellos, al efecto de que expresen clara y concretamente el sentido de las declaraciones de voluntad y los convenios que comprendan.
La escritura publica, en adicion al negocio juridico que motiva su otorgamiento y sus antecedentes y a los hechos presenciados y consignados por el notario en la parte expositiva y dispositiva contendra lo siguiente:
(a) El numero de orden que le corresponda en el protocolo, escrito el mismo en letras
al comienzo de la misma.
(b) La calificacion del acto o contrato con el nombre conocido que en derecho tenga,
salvo que no lo tuviere especial.
(c) El nombre del notario, su vecindad, el sitio donde radica su notaria, asi como el dia, mes, ano y lugar del otorgamiento, que sera aquel en que el ultimo de los otorgantes firme el documento, si no hubiese testigos instrumentales.
(d) El nombre y apellido o apellidos, segun fuere el caso, la edad o mayoridad, estado civil, profesion y vecindad de los otorgantes y nombre y circunstancias de los testigos, de haber alguno, segun sus dichos. En caso de que cualquiera de estos otorgantes fuera casado, y no sea necesaria la comparecencia del conyuge, se
expresara el nombre y apellido de este aunque no comparezca al otorgamiento.
(e) La fe expresa del notario de:
• su conocimiento personal de los otorgantes o, en su defecto
0 de haberse asegurado de su identidad por los medios establecidos
• de que a su juicio estos tienen la capacidad legal necesaria para otorgar el acto
o contrato de que se trata y
• de haberles leido a ellos y a los testigos, en su caso, la escritura o de haber permitido que la leyesen antes de firmarla, o de la renuncia al derecho que tienen de asi hacerlo.
Aunque es obvio que toda escritura de las propiedades que mercadeemos o
vendamos, siempre sera examinada por nuestro abogado y/o notario, no es menos
cierto que como Intermediarios en distintas transacciones, tenemos que tener la capacidad de entender y poder identificar discrepancias en las mismas. El tipo de escritura a la cuales estaremos expuestos con mayor probabilidad son, de:
1. Compraventa.
2. Segregation.
3. Donation.
4. Division de Bienes Gananciales.
5. Cancelation.
6. Poder.
7. Rectification de Cabida.
Tipicamente la escritura de compraventa tiene los siguientes elementos:
1. --NUMERO-
2. -TIPO DE ESCRITURA--
3. --FECHA-
4. -ANTE MI-
Nombre y apellidos del Abogado y Notario, municipio donde reside y municipio
donde ubica su estudio.
5. -COMPARECEN-
Nombre, apellidos y datos de la PRIMERA PARTE.
Nombre, apellidos y datos de la SEGUNDA PARTE.
6. -DOYFE-
Expresion del Notario de conocer personalmente a los comparecientes y de su edad, estado civil, profesion y vecindad. Ademas que le aseguran tener y a su juicio tienen la capacidad legal necesaria para el otorgamiento de forma libre y voluntariamente.
7. -EXPONEN-
PRIMERO: Manifestation de LA PARTE VENDEDORA de ser duena en pleno dominio de la "Propiedad", seguida por la description legal de la misma.
• Rustica
• Urbana
• Propiedad Horizontal
SEGUNDO: Datos Registrales.
• Folio
8 Tomo
8 Section
8 Extension Territorial
8 Numero de finca
8. -TITULOS Y CARGAS-
TERCERO: Forma en que LA PARTE VENDEDORA adquirio la propiedad.
CUARTO: Cargas y gravamenes.
* Por si.
• Por su procedencia.
9. QUINTO: Clausulas y Condiciones bajo la cual se llevara a cabo la compraventa
de la propiedad.
10. -CALUSULAS Y CONDICIONES-
UNO: LA PARTE VENDEDORA VENDE, CEDE Y TRASPASA a favor de LA PARTE COMPRADORA la Propiedad y LA PARTE COMPRADORA
adquiere la misma, en las condiciones en que se encuentra, con todos sus usos, anexos, derechos y accesiones y con cuanto contiene y le es inherente.
DOS: Precio de compra y forma de pago.
TRES: El pago de contribuciones territoriales, hasta el dia del otorgamiento por cuenta y cargo de LA PARTE VENDEDORA y las que se deban e impongan de la fecha de otorgamiento en adelante lo seran por cuenta y cargo de LA PARTE VENDEDORA.
CUATRO: Los gastos de la escritura original, seran por cuenta y cargo de LA PARTE VENDEDORA, los de una primera copia certificada y los de su inscripcion en el Registro de la Propiedad seran por cuenta y cargo de LA PARTE COMPRADORA.
CINCO: Las partes se obligan por su propia cuenta y cargo a otorgar cuantos documentos publicos o privados sean necesarios para que se logre la inscripcion de la escritura en cuestion en el Registro de la Propiedad a nombre de LA PARTE COMPRADORA.
SEIS: LA PARTE VENDEDORA se obliga a sanear por eviction conforme a
derecho.
SIETE: LA PARTE COMPRADORA entra en posesion de la propiedad sin mas
formalidad que el otorgamiento de la escritura en cuestion.
OCHO: El Notario advierte de la importancia de efectuar el cambio de dueno en
el CRIM.
NUEVE: Advertencia de que de la propiedad encontrarse en zona inundable, la obligation cualquier titular y/o ocupante, de observar y cumplir con los requerimientos del Reglamento Sobre Zonas Susceptibles de Inundation.
ACEPTACION Y LECTURA DE OTORGAMIENTO-
E1 Notario reitera el haber hecho las advertencias legales pertinentes y
especificamente:
a. La necesidad de presentar el documento cuestion en el Registro de la
Propiedad y las consecuencias de asi no hacerlo.
b. El hecho de que el Notario descanso en el Estudio de Titulo realizado por una companla que se dedica a dichos menesteres y que el mismo no ofrece garantia de la inexistencia de gravamenes adicionales.
c. El notario advierte a las partes y en espedfico a LA PARTE COMPRADORA de que el hecho de que esta haya renunciado a la cancelacion en el mismo acto, de cualquier hipoteca existente, esta, esta plenamente consciente de los riesgos y consecuencias que conlleva el que no se cancelen dichas hipotecas.
**Nota**
A tono con la Ley 10 del 2012, el notario debera incluir el numero de catastro que el Centro de Recaudacion de Ingresos Municipales le haya asignado al inmueble, el cual le sera provisto por las partes al notario. En aquellos casos en los cuales el numero de catastro sea desconocido o aun no haya sido asignado, el notario asi lo hara constar en la escritura.
