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Alimentation et collectivité > L'approvisionnement + voir schéma et procédure d'achat d'équipement > Flashcards

L'approvisionnement + voir schéma et procédure d'achat d'équipement Flashcards

1
Q

Qu’est-ce que l’approvisionnement?

A

Englobe la recherche, la sélection, l’achat, la réception, l’entreposage et la sortie des réserves des matières premières, en exploitant les opportunités du marché (Environnement externe) et en respectant les politiques de l’organisation.

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Q

Est-ce que l’achat et l’approvisionnement sont la même chose?

A

Non

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Q

Qu’est-ce que l’achat?

A
  • Achat = action de se procurer les biens et les services dont l’entreprise a besoin
  • Les achats représentent une activité de la fonction approvisionnement
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4
Q

Quelles sont les exigences du secteur

A
  • Recevoir des aliments qui répondent aux normes de qualité
  • Recevoir des aliments en quantité requise pour la production des mets offerts au menu
  • Recevoir des aliments requis dans un délai fixé
  • Avoir les aliments à l’endroit désiré
  • Avoir les aliments requis au moindre coût possible
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5
Q

Pourquoi doit-on respecter l’exigence de recevoir des aliments qui répondent aux normes de qualité?

A
  • La qualité des mets offerts aux patients commencent par des matières de qualité
  • Ces aliments doivent correspondent aux spécifications pré-établies
  • Si la qualité spécifiée est absente, alors secteur production ne pourra pas livrer un produit de qualité qui correspond aux exigences du patient.
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6
Q

Pourquoi doit-on respecter l’exigence de recevoir des aliments en quantité requise pour la production des mets offerts au menu?

A
  • Les recettes standardisées requièrent une quantité exacte de chaque ingrédient
  • Si la quantité diffère de celle demandée
    ♣ Le rendement de celle-ci risque de changer
    ♣ Le nombre de portions produites sera différent de ce qui est attendu
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7
Q

Pourquoi doit-on respecter l’exigence de recevoir des aliments requis dans un délai fixé?

A
  • Les aliments requis doivent être disponibles au secteur production au moment où celui-ci en a besoin, sans quoi, la production des mets ne pourra pas être fait à temps
  • De plus, ces délais auront des répercussions sur le processus suivant
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8
Q

Qu’est-ce qu’on doit faire pour respecter l’exigence d’avoir les aliments à l’endroit désiré?

A
  • Les aliments doivent être entreposés à l’endroit indiqué selon les procédures d’entreposage
  • Un aliment au bon endroit permet de conserver sa qualité et évite une perte de temps lors de la production.
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9
Q

Pourquoi doit-on respecter l’exigence d’avoir les aliments requis au moindre coût possible?

A
  • Les prix des matières premières doivent être plus bas possible
  • Afin de respecter le budget alloué
  • Afin de produire un mets au coût le plus bas possible
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10
Q

Quel est l’acronyme des objectifs opérationnels?

A

QVALITÉ

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11
Q

Quels sont les objectifs opérationnels?

A
  • Q: Selon le niveau de qualité exigée
  • V: En quantité requise
  • A: Corpo. D’achats + CSSS + CHU
  • L: À l’endroit désiré
  • I: Interrelations
  • T: Dans un délai fixé
  • É: Le tout au moindre coût possible ou optimal
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12
Q

Quelles sont les trois étapes de la chaîne d’approvisionnement?

A
  • Production
  • Transformation
  • Distribution
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13
Q

De quoi s’occupe la production, dans la chaîne d’approvisionnement?

A
  • Matières premières

- Ex: Producteur cultive et récolte des légumes

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14
Q

Qui sont les clients des producteurs, dans la chaîne d’approvisionnement?

A

Usines de transformation

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15
Q

De quoi s’occupe la transformation, dans la chaîne d’approvisionnement?

A
  • Traitement des matières premières

- Ex: le producteur vend ses produits à une usine de transformation. Elle fait la mise en conserve

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16
Q

Qui sont les clients des usines de transformation, dans la chaîne d’approvisionnement?

A

Distributeurs

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17
Q

De quoi s’occupe la distribution, dans la chaîne d’approvisionnement?

A
  • Les produits sont acheminés à un distributeur
  • Ex: Le transformateur vend les caisses de conserves à un distributeur. Celui-ci entrepose les caisses, fait connaître son offre de produits, vend et livre les caisses aux services alimentaires
  • Le distributeur offre toute une gamme de produits (frais-conserves-congelés… VVOP…)
  • Il assure le cheminement des produits du producteur ou transformateur aux services alimentaires.
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18
Q

Qui sont les clients des distributeur, dans la chaîne d’approvisionnement?

A

services alimentaires

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19
Q

Quels sont les rôles de la CPAC?

A
  • 4 Groupe d’approvisionnement en commun
  • Étude des marchés et des prix au marché
  • Recherche et évaluation des fournisseurs
  • Préparations des soumissions
  • Négociation
  • Évaluation des produits avec les utilisateurs
  • Recherche de substituts
  • Réduction des coûts
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20
Q

Que font les 4 groupes d’approvisionnement?

A

Gérer l’approvisionnement des biens et des services suivant l’article 383 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux et les articles 15 et 16 de la Loi sur les contrats des organismes publics

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21
Q

Quelle est la méthode d’approvisionnement des achats regroupés?

A

Mettre leurs besoins en commun pour pouvoir discuter avec les fournisseurs d’une quantité plus grande que celle dont aurait besoin l’un ou l’autre des acheteurs

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22
Q

Pourquoi est-il important de faire des achats regroupés?

A

Regroupement des volumes –> Pouvoir d’achat –> Pouvoir de négociation –> Réduction du prix des produits –> Économies

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23
Q

Pourquoi faire des achats regroupés représente un potentiel d’économies dans le temps?

A

Meilleure utilisation (60%)

  • Standardisation des produits
  • Élimination du gaspillage

Réduction de prix (40%)

  • Réduction du nombre de fournisseurs
  • Réduction du nombre de code de produits
  • Meilleure négociation
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24
Q

Quels sont les avantages de la méthode d’approvisionnement des achats regroupés?

A
  • Meilleur contrôle des ressources financières

- Développement de la compétence du personnel selon des spécialités

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25
Q

Quels sont les désavantages de la méthode d’approvisionnement des achats regroupés?

A
  • L’impossibilité, pour les petits fournisseurs, de demeurer concurrentiels en raison des fortes quantités requises : Élimine un nombre important de petits fournisseurs, incapables de fournir de très grandes quantités
  • Gestionnaire de l’institution doit accepter le produit listé, car les besoins sont standardisés
  • Présence d’un intermédiaire entre le client et le fournisseur
  • Démotivation du personnel (retrait du pouvoir de décision concernant les produits à acheter et le choix des fournisseurs
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26
Q

Comment s’approvisionne un établissement qui n’utilise pas la méthode d’approvisionnement des achats regroupés?

A

Inventaire –> Les quantités à commander commande –> réception –> entreposage –> réapprovisionnement

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27
Q

À quoi sert un contrat d’achat?

A

S’occupe des produits alimentaires, fournitures médicales, produits pharmaceutiques, lingerie, produits d’entretien, papeterie

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28
Q

Quelle proportion des achats est représenté par les produits alimentaires?

A

70%

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29
Q

Qu’est-ce que les produits d’inventaire?

A

on les commande au magasinier, verre de styromousse par ex.

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30
Q

Qu’est-ce que les achats directs?

A

les aliments pour le service alimentaire

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31
Q

Quelles sont les étapes du processus de l’approvisionnement?

A
  • Étapes préliminaires
  • Achats
  • Réception des marchandises
  • Entreposage des marchandises
  • Relance
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32
Q

Qu’est-ce que les étapes préliminaires dans le processus de l’approvisionnement?

A
  • Définir la qualité
  • Planifier les achats et les procédures d’achat
  • Définir les quantités requises
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33
Q

Qu’est-ce que l’étape des achats dans le processus de l’approvisionnement?

A
  • Prise d’inventaire
  • Déterminer les quantités à commander
  • Passer la commande aux Services aux achats et magasins (choix du fournisseur et prix)
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34
Q

Qu’est-ce que l’étape de la réception des marchandises dans le processus de l’approvisionnement?

A
  • Vérifier la quantité

- Vérifier la qualité du camion et des produits

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35
Q

Qu’est-ce que l’étape de l’entreposage des marchandises dans le processus de l’approvisionnement?

A
  • Conditions d’entreposage

- Contrôle des stocks

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36
Q

Qu’est-ce que l’étape de la relance dans le processus de l’approvisionnement?

A

Auprès du service des achats

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37
Q

Quelles sont les spécifications d’achat qu’il faut faire pour chacun des produits dans les étapes préliminaires de l’approvisionnement?

A
  • C’est une description complète, claire et précise du produit que l’on veut acheter
  • Ce sont les caractéristiques exigées
    ♣ Tant physiques (couleur, odeur, texture, coupe, maturité, apparence grosseur, emballage, dimension, format d’achat, température)
    ♣ Que chimiques (% de matières grasses, etc..)
  • Nom du produit et description générale
  • Format d’achat
  • Poids/volume
  • Quantité par caisse
  • Calibre/coupe/catégorie
  • Procédé
38
Q

Qu’est-ce que les quantités requises à établir lors des étapes préliminaires de l’approvisionnement?

A

quantité du produit nécessaire entre deux périodes d’approvisionnement

39
Q

Quelles sont les deux modes de prise d’inventaire?

A
  • Physique

- Permanent

40
Q

Qu’est-ce que le mode physique de prise d’inventaire ?

A
  • Contrôle visuel
    • Contrôle chaque jour
  • Dénombrement
    • Décompte physique des quantités en mains
    • Contrôle périodique par: semaine, mois, années
41
Q

Qu’est-ce que le mode permanent de la prise d’inventaire?

A
  • Informatisé
  • Peut avoir une différence, une marge d’erreur, entre l’inventaire permanent et l’inventaire physique
  • Permet d’avoir
    • La quantité en stock
    • La valeur unitaire et totale de chaque produit en stock en tout temps
42
Q

Quels sont les buts de la prise d’inventaire?

A

Méthode de contrôle

  • De connaître la valeur de l’inventaire périodiquement
  • De déterminer les quantités à commander
  • De prévenir les vols et le gaspillage
  • De déterminer les dépenses
43
Q

Que permet la prise d’inventaire?

A 
De déterminer les dépenses =
\+ inventaire de début
\+ achats
= stock disponible
- inventaire de fin (dernier prix)
= dépenses en nourriture ou coût réel
44
Q

Qu’est-ce que le coût aliment périodique?

A

Inventaire du début
+ Achats durant la période
- inventaire de fin

45
Q

D’où provient le coût des aliments?

A

Repas assemblés
+ Collations
+ Réserves alimentaires
+ Autres

46
Q

Quels sont les types de demande à prendre compte pour déterminer les quantités à commander?

A
  • Demande indépendante (pains, lait)

- Demande dépendante (steak, blé d’inde, patate)

47
Q

Qu’est-ce que les demandes indépendantes?

A
  • L’utilisation du produit n’est pas tributaire d’un plan de production (menu cyclique)
  • Découle d’une prévision de la demande, du nombre de clients ou d’une consommation moyenne journalière
48
Q

Qu’est-ce que les demandes dépendantes?

A
  • Les matières premières du produit fini (recettes)
  • Est générée à partir d’un plan de production d’un produit fini
  • Planification des besoins en matières premières en fonction des produits offerts sur le menu cyclique
49
Q

Quelle quantité doit-on commander?

A
  • Il y a une différence entre la quantité requise et la quantité à commander
  • Niveau maximum de stock est obtenu après la livraison du stock
  • Niveau de stock diminue durant la production
  • Lorsque le stock atteint le point de réapprovisionnement, il s’agit de re-commander le produit. La différence entre le temps de re-commander et le délai de livraison est appelé la période de réapprovisionnement
  • Période de réapprovisionnement
50
Q

Qu’est-ce que la période de réapprovisionnement?

A

Correspond aux délais administratifs
• De préparation de la commande
• De commande
• De transport et de réception de la marchandise

51
Q

Qu’est-ce que le niveau d’inventaire minimum?

A
  • Quantité pré déterminée en bas de laquelle un article est en quantité insuffisante pour répondre aux besoins dans une période donnée
  • Correspond au stock de sécurité
52
Q

À quoi sert le niveau d’inventaire minimum?

A
  • Prévient une éventuelle pénurie (augmentation de la demande ou retard de livraison) durant la période de réapprovisionnement
  • Empêcher toute rupture de stock
  • Pour contrer
    • Les variations de la demande (nombres patients admis ou inscrits)
    • La fiabilité du fournisseur
    o Dans leurs délais de livraison
    o La qualité des produits
    o La réception du produit non conforme
    • Les erreurs cléricales (s’est trompé entre carotte en tranche et carotte en dés dans l’inventaire)
53
Q

Qu’est-ce que le niveau d’inventaire maximum?

A
  • Quantité à commander + stock de sécurité
  • Le niveau de stock est ramené à son niveau maximum lors de la livraison
  • Est contraint par la capacité physique d’entreposage
54
Q

Quelle est la formule pour calculer la quantité à commander?

A

Q(C) = Q(R) + Q(n) + SS – S

  • Q(C) = Quantité à commander
    • Q (R) = + Quantité requise V-Jeu: menu 1 (vend-sam) + 2 (dim-jeu)
  • Q (n) = + Quantité nécessaire durant la période de ré approvisionnement
    • SS = + Stock de sécurité
  • – S = - Quantité en stock (ou inventaire)
55
Q

Quels paramètres nous permet de déterminer quand commander?

A
  • Quantité fixe à intervalle fixe
  • Quantité variable à intervalle fixe
  • Quantité fixe à intervalle variable
  • Quantité variable à intervalle variable
56
Q

Qu’est-ce que la quantité fixe à intervalle fixe?

A
  • Appropriée pour la consommation est presque constante et continue
  • Ex: Fournitures de bureau, papier pour imprimante et certains produits d’entretien
57
Q

Qu’est-ce que la quantité variable à intervalle fixe?

A
  • Il est préférable, du point de vue de la gestion des opérations, de réapprovisionner les stocks à intervalles réguliers
    • Il s’avère + facile de planifier la charge de travail lorsque les employés vérifient les stocks sur une base quotidienne, bi-hebdo, hebdomadaire, mensuelle
  • Produits laitiers et boulangerie, épicerie
  • Fruits et légumes
  • Viande et substituts
    • Selon les plans de production
58
Q

Qu’est-ce que la quantité fixe à intervalle variable?

A

Ex: Vaisselle de porcelaine, quelques produits d’entretien

59
Q

Qu’est-ce que la quantité variable à intervalle variable?

A
  • Réapprovisionnement se fait selon les besoins immédiats
  • Désavantages: irrégularité des périodes de réapprovisionnement
  • Appropriée:
    • Suppléments nutritifs
    • Service traiteur
    • Évènements spéciaux
60
Q

Sur quoi doit-on se baser pour choisir un fournisseur?

A
  • Conditions d’hygiène et d’entreposage et les conditions de transport
  • Selon rapport qualité/prix (qualité des produits et du service)
  • Évaluer les fournisseurs:
    o Valeur totale de l’achat
    o Fréquence des commandes
    o Fréquence des retard de livraison (B.O.)
61
Q

Quelles sont les exigences reliées à l’entreposage?

A
  • Les denrées à «odeur forte» doivent être isolées
  • Les produits non alimentaires doivent être séparés: produits de nettoyage, jetables
  • Les réserves et les entrepôts doivent être bien ventilés, secs et propres:
    ♣ 30 à 70 degrés F (10 à 21 degrés C) pour les denrées sèches
62
Q

Comment peut-on contrôlé les stocks lors de la réception et de l’entreposage?

A
  • Un mécanisme de rotation des stocks doit être prévu = FIFO First in, first out
  • Indiquer la date de réception sur les produits
  • Sécurité: L’accès doit être limité au personnel de l’entrepôt, magasinier, commis ou personnel cadre (t.d., superviseur, gérant, chef)
63
Q

Qu’est-ce que la relance?

A

Lorsque le produit livré n’est pas conforme aux spécifications et aux critères de qualité

64
Q

Quelles sont les étapes critiques du processus de l’approvisionnement?

A
  • Choix des fournisseurs (QVALITE)
  • Vérification de la qualité du camion et des matières premières à la réception (QValite)
  • Normes d’entreposage et de rotation des stocks QVe
  • Utilisation de Recettes standardisées V
  • Détermination des quantités commander
65
Q

En quoi le choix des fournisseurs est-elle un étape critique du processus de l’approvisionnement?

A

Est une étape pour assurer la qualité des aliments. Avant de faire son choix, il faut évaluer les conditions d’hygiène, d’entreposage et de transport du fournisseur. De cette étape, dépendra la qualité des aliments reçus, le respect des délais de livraison.

66
Q

En quoi la vérification de la qualité du camion et des matières premières à la réception (QValite) est-elle un étape critique du processus de l’approvisionnement?

A

Même s’il existe une relation de confiance avec les fournisseurs, la réception de la marchandise doit comporter la vérification de la qualité des matières premières. De cette, façon, on assure dès le début du processus des MP de qualité

67
Q

En quoi les normes d’entreposage et de rotation des stocks QVe est-elle un étape critique du processus de l’approvisionnement?

A

Une bonne gestion des stocks permet de faire des économies et de maintenir la qualité des aliments reçus le plus longtemps possible. Si les exigences d’entreposage des aliments ne sont pas respectées, il y aura des pertes en matières premières et en argent.

68
Q

En quoi l’utilisation de Recettes standardisées V est-elle un étape critique du processus de l’approvisionnement?

A

La standardisation des recettes permet toujours d’obtenir le même rendement. Les quantités d’ingrédients seton toujours les mêmes en fonction de ce rendement, ce qui simplifie les achats

69
Q

En quoi la détermination des quantités commander est-elle un étape critique du processus de l’approvisionnement?

A

Cette étape permet de recevoir les aliments requis en quantité suffisante, selon la prévision de la demande. Ceci est important pour produire le nombre de portions requises

70
Q

À quelles étapes du processus de l’approvisionnement peut-on faire un contrôle de qualité?

A
  • Pour chacun des sous systèmes du service alimentaires
    o Intrants
    o Processus
    o Extrants
    o Résultats
  • Contrôle à la réception des marchandises
  • Contrôle d’inventaire
  • Contrôle de rotation des stocks
  • Contrôle de rotation des produits finis congelés
71
Q

Quelles sont les catégories de stocks?

A
  • Le stock de matières premières
  • Le stock de produits finis
  • Stock = ensemble de matières ou de produits pour assurer la continuité des opérations de la production
72
Q

Qu’est-ce que la classification des stocks selon la méthode ABC?

A
  • Vise à aider le gestionnaire à consacrer plus d’attention aux produits importants
  • Point de départ de la gestion rationnelle des stocks
73
Q

Quels sont les critères utilisés pour la classification des stocks selon la méthode ABC?

A
  • La valeur et la quantité des stocks

- Il est préférable de déployer plus d’efforts pour les produits qui représentent un investissement monétaire important

74
Q

Quelles sont les étapes d’élaboration de la méthode ABC?

A
  • Cueillette de données
  • Calcul de la valeur monétaire
  • Regroupement des stocks
75
Q

Qu’est-ce que la cueillette de données dans la méthode ABC?

A
  • La quantité annuelle de chaque produit acheté

- Le coût unitaire de chaque produit

76
Q

Qu’est-ce que le calcul de la valeur monétaire dans la méthode ABC?

A
  • Valeur monétaire annuelle = Q x $ / un
  • Valeur totale = Additionne les valeurs de tous les produits
  • Calculer la valeur de chaque produit en % de la valeur totale annuelle
77
Q

Qu’est-ce que le regroupement des stocks dans la méthode ABC?

A
  • Classer les produits par ordre décroissant de la valeur monétaire
  • Répartir en 3 groupes
78
Q

Qu’est-ce que la catégorie A dans la méthode ABC de la classification des stocks?

A
  • 15 à 20% du nombre d’articles entreposés et représentant une valeur monétaire se situant entre 60 et 80% de la valeur totale des stocks
  • Important de bien prévoir la demande (pas ou peu de stock de sécurité
  • Quantité à commander bin définie
  • Contrôle des stocks plus serré: inventaire physique, décompte le plus exact possible
  • Surveillance fréquente pour améliorer les conditions d’entreposage
  • Contrôle à la réception rigoureux, par échantillonnage ou à l’unité
79
Q

Qu’est-ce que la catégorie B dans la méthode ABC de la classification des stocks?

A
  • Produits qui ne sont pas assez important pour faire partie de la catégorie A mais plus important que la catégorie C
  • Inclus dans les 20-25% suivants la cat. A et représentent une valeur monétaire se situant entre 10 et 15% de la valeur totale des stocks
  • Techniques et moyens de contrôle employés chevauchent parfois le groupe A, parfois le groupe C.
80
Q

Qu’est-ce que la catégorie C dans la méthode ABC de la classification des stocks?

A
  • La majeure partie du nombre d’articles entreposés soit de 60 à 65% des quantités, mais leur valeur est plus faible soit de 5 à 10% des stockes
  • Stocks les moins importants
  • Peu coûteux mais nombreux
  • Plus grande marge d’erreur dans la prévision de la demande
  • Contrôle moins étroit sur les quantités en stocks
81
Q

Que peut-on faire pour rentabilisé nos achats à l’aide de la méthode ABC de la classification des stocks?

A
  • Il est logique de consacrer plus d’efforts à protéger, à contrôler et à optimiser les stocks d’articles de classe A que de classe C
  • Pour réduire les capitaux immobilisés, il est plus avantageux de réduire la classe A que la classe C
  • Il serait dangereux de penser qu’on peut relâcher totalement le contrôle de la classe C. On ne peut pas se permettre une pénurie de produits.
82
Q

Comment fait-on pour classer les stocks dans les différentes catégories de la méthode ABC?

A
  • Premier facteur: valeur financière
  • Risque de rupture des stocks
  • Éloignement d’un fournisseur
  • Faire des exceptions pour certains produits
    • Article C devient un A
83
Q

Quelles sont les étapes d’une entente?

A
  • Appel d’offres
  • Soumission
  • Contrat
84
Q

Qu’est-ce qu’un appel d’offres?

A

Est une façon de demander des prix auprès des fournisseurs
- Appel lancé par écrit dans un document comportant les spécifications des produits désirés ou du projet à réaliser

L’acheteur invite les entreprises ou les personnes intéressées à soumettre une proposition (soumissionnaires)
- Vise à créer une situation de concurrence favorable à une diminution des coûts.

85
Q

Qu’est-ce qu’un soumission?

A

Formulaire(s) que remplit un concurrent pour répondre à un appel d’offres:
- Proposition d’une liste de produits et prix
- Propositions de réalisations d’un projet selon les exigences mentionnées
- Fournit une estimation
• Coût total
• Délai de réalisation (projet)

86
Q

Qu’est-ce qu’un contrat?

A

Lorsqu’une soumission est retenue, les 2 parties signent un contrat

Entente conclue

  • Entre le Groupe d’approvisionnement et le fournisseur
  • Entre un fournisseur et une institution de santé
87
Q

Qu’elles sont les différents types de clauses du contrat?

A
  • Clauses techniques
  • Clauses d’exécution
  • Clauses commerciales
  • Clause de service et garantie
88
Q

Qu’est-ce que les clauses techniques?

A

Description détaillée des produits ou des services

• Qualité requise, quantité

89
Q

Qu’est-ce que les clauses d’exécution?

A

Lieu – délai – fréquence de livraison

90
Q

Qu’est-ce que les clauses commerciales?

A
  • Prix et révision des prix
  • Modalité de paiement
  • Délai de paiement: intérêt vs retard de paiement
91
Q

Qu’est-ce que les clauses de service et garantie?

A
  • Délai de réparation en cas de non respect du mandat en totalité ou en partie
  • Résiliation du contrat
  • Retour de marchandises
  • Substitution de produits

Alimentation et collectivité (9 decks)

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