Kapitel 2 - the organisational context Flashcards
Vad kräver framgångsrik projektledning?
Organizational setting:
- Culture
- Structure
- Strategy
Vad består strategic management av?
Består av följande element som ska hjälpa företaget att nå sitt objective:
- Developing vision statement and mission statement
- Formulating, implementing and evaluating
- Making cross-functional decisions
- Achieving objectives
Vad innebär Achieving objectives?
Hur företag når marknads ledarskap och agerar genom att sätta priser, kvaliteter, eller på andra sätt skapar sitt projekt på effektivaste sätt för att målemn ska kunna nås.
Vad innebär making cross-functional decisions?
Experter från olika funktionella grupper kommer tillsammans till ett team med personer med olika bakgrund och personligheter. För att möta dessa funktionella gruppers mål så samarbetar dessa bildade team.
Vad innebär Formulating, implementing and evaluating?
Utvärderar sina affärsmöjligheter genom att bedömma externa och interna svagheter och styrkor. Även genom att fastställa långsiktiga mål och välja mellan olika strategier. Allt det gör samman med formuleringen av strategin.
Vad innebär Developing vision statement and mission statement?
vision statement är det som beskriver hur organisationen vill vara i framtiden. Mission statement förklarar företagets anledning till att existera och stötta visionen. (varför bolaget excisterar)
Vad är TOWS matrix?
Används för att se kopplingen mellan projekt och organisationens strategiska val. Refererar till utmaningarna som företag ställs inför både i deras internal environment (inom företaget) och external environment (utanför företaget)
T: threats
O: opportunities
W: weaknesses
S: strengths
Vad är stakeholder analysis?
är ett viktigt verktyg för att demonstrera det som upplevs som olösbara konflikter som uppstår genom skapandet och genomförandet av ett projekt
Vad är projekt stakeholders?
individer eller grupper som har aktivt intresse i projektet och kan påverkar eller påverkas av projektet.
Vad kallar Clevland externa stakeholders?
Intervenour groups
Vad är intervenour groups?
grupper som är externa till projektet men har makten att effektivt ingripa och avbryta projektets utveckling.
Vilka externa stakeholders finns det?
Clients, competitors, suppliers, intervener groups.
Beskriv de externa stakeholders: Clients, competitors, suppliers, intervener groups.
Clients: ofta är en investering inblandad i en projekt-deal. → clients vill ha projektet levererat så snabbt som möjligt eftersom investeringen (projektet) då kan börja generera pengar.
Competitors: konkurrenter kan påverka ett projekt både negativt och positivt. De kan tvinga ett annat projekt att ändra, försena eller överge ett projekt. Däremot kan även information från konkurrenterna vara användbara för ett nytt inledande projekt.
Suppliers: grupp som förser projektet med resurser. Projektledaren måste se till att leverantörer får nödvändig information, att leveransen levereras som den ska.
Intervenour groups: grupper som är externa till projektet men har makten att effektivt ingripa och avbryta projektets utveckling. (t.ex. miljö, politiska, aktivistgrupper).
Vilka interna stakeholders finns det?
Top management, accounting, functional managers, project team members
Beskriv de interna stakeholders: Top management, accounting, functional managers, project team members
top management: toppledningen har stor kontroll över projektet. De som ger tillåtelse att starta projektet. Sanktionera ut resurser när teamet behöver, stötta projektledare m.m
Accounting: Revisor har hand om kostnadseffektiviteten hos projektteamet, även om budget.
Functional managers: positioner i linjeorganisationen.
Project team members: medlemmarna I teamet
Beskriv Blocks’s sex steg för att hantera stakeholders.
Assess the environment:
Avgöra hur omgivningen ser ut, hur mycket uppmärksamhet kommer projektet dra till sig?
Identify the goals of the principal actors:
Projektledare måste förutom att se över målen och intressenternas oro titta efter gömda agendor och andra källor till begränsningar för genomförandet.
Assess your own capabilities:
Projektteam/organisationer måste vara medvetna om sina styrkor och svagheter.
Define the problem:
Problem måste identifieras från både projektgruppens perspektiv och stakeholders perspektiv.
Develop solutions:
Skapa en actionplan av behoven av de olika stakeholders i förhållande till andra stakeholder grupper.
Det är viktigt att vi gör vår politiska hemläxa innan vi utvecklar lösningar
Test and refine the solutions:
När projektteam testar och förfinar sina lösningar så är implementeringen av lösningar iterativ process. Projektteamet och projektledaren arbetar fortfarande med ofullständig information. Man gör alltså sina gissningar, testar intressenternas reaktioner och omformar sin strategi därefter.
Vilks 6 steg består Block’s hantering av stakeholders av?
- Assess the environment
- Identify the goals of the principal actors
- Assess your own capabilities
- Define the problem
- Develop solutions
- Test and refine the solutions
Vilka tre viktiga element består organisationsstruktur av?
- formal reporting relationships and the span of control of managers and supervisors.
Vem rapporterar till vem? - identifies the grouping together of individuals into departments and departments into the total organization.
Hur samlas individer in till en stor grupp?
funktion; människor med liknande aktiviteter till samma grupper
product: individer som jobbar med liknande produkt
geography: de vid samma område
projekt: de med samma projekt blir en grupp - includes the design of systems to ensure effective communication, coordination, and integration of effort across departments.
De stödjande mekanismer som ett företag förlitar sig på för att stödja dess struktur
Forms of organizational structure:
Functional organization,
Projekt organization,
Matrix organization
Beskriv Functional organization
delar upp grupper som utför liknande uppgifter i avdelningar.
beskriv project organization
Organistationer som endast fokuserar på att arbeta med projekt. Delar upp individer i projektgrupper temporärt
beskriv matrix organization
Kombination av projekt och functional organisation. Fokuserar på båda samtidigt.
Skapa en dubbel hierarki där “functions” och projekt har samma framträdande plats.
Vad är functional siloing?
Vanligt att de anställda fixerar sig vid sina bekymmer och arbetsuppgifter och exkluderar andra avdelningars behov.
Vanligt för funtional organizations
Vad är fördelarna med en pure project struktur?
Alla stora beslut och all auktoritet har projektledaren.
The functional structure och dess potential för “silo-problem” är borta. → bättre kommunikation både i organisationen och i projektteamet. Snabbare beslutsfattning.
Alla i organisationen har samma fokus eftersom fokuset för alla uppgifter är projektbaserat.
Uppmanar till flexibilitet och snabba svar på förändringar i omgivningen.
Vad är dual hierachy?
auktoritet (balans) mellan projektledaren och den funktionella gruppen. Projektledaren delar ut uppgifter över funktionella uppgifter, som en administratör.
Vilka tre typer av matrix finns det inom matrix organisationer?
Weak matrix: funktionella avdelningar behåller kontrollen över sina resurser
Balanced matrix: Befogenhet och resurs ansvaret delas jämnt över den funktionella gruppen och projektledaren.
Strong matrix:Projektledaren har maktöverskottet. kontrollerar de flesta funktioner och och har nyckelbefogenhet när beslut ska fattas.
Weak matrix
funktionella avdelningar behåller kontrollen över sina resurser
Balanced matrix
Befogenhet och resurs ansvaret delas jämnt över den funktionella gruppen och projektledaren.
Strong matrix
Projektledaren har maktöverskottet. kontrollerar de flesta funktioner och och har nyckelbefogenhet när beslut ska fattas.
När är matrix strukturer användbara?
There is pressure to share scarce resources across product or project opportunities:När ett företag har brist på mänskliga resurser, men många projektmöjligheter, måste människorna fördelas och användas så effektivt som möjligt för att maximera antalet projekt.
There is a need to emphasize two or more different types of output: när ett företag behöver främja sin tekniska kompetens(med funktionell struktut) samtidigt som de behöver skapa nya produkter(projektstruktur). Med det dubbla trycket över att prestera passar denna matrix struktur för att utveckla en ny produkt snabbt.
The environment of the organization is complex and dynamic: När företag står för snabbt skiftande och komplex miljö är det bra med en matrix struktur för att enkelt kunna byta information och samordna saker över funktionsgränserna.
Heavy weight project organizations
refererar till tron om att företag kan få enorma fördelar genom att skapa projektorganisationer som är helt dedikerade till projektet.
Skunkworks model
Projektledaren har all makt och ansvar för projektets framgång
Vad är Project management office PMO?
PMO är en avdelning som övervakar och förbättrar förvaltningen av projektet. PMO är designade för att utföra olika typer av uppgifter, olika beroende på i vilket syfte de skapades
Vilka typer av PMO finns det?
Supportive, controlling, directive
Beskriv Supportive PMO
konsultera projekt genom att förse teamet med träning, tillgång till information och vad man lärt sig av tidigare projekt. Denna typ av PMO:s kontroll över projektet→ låg.
Beskriv controlling PMO
ger stöttning och kräver efterlevnad av standard och antagna rutiner. Denna typ av PMO:s kontroll över projektet → medel
Beskriv directive PMO
tar kontroll genom att direkt leda projekt i organisationen. Denna typ av PMO:s kontroll → hög.
PMO har beskrivits som att de opererar enligt tre olika former och syfte i företaget, vilka tre?
Weather station: Övervakar och spårar projektets framgång och hur det förhåller sig till den ursprungliga planen.
Control tower: Skydda projektet och stötta det, utveckla metoder för att förbättra projektet och dess arbete. Jobbar direkt med och stöttar projektledaren och teamet.
Resource pool: Se till att det finns kunnig personal när de behövs i projektet.
Beskriv weather station
Weather station: Övervakar och spårar projektets framgång och hur det förhåller sig till den ursprungliga planen.
Övervakningen fokuserar på:
Progress?
Kostnad?
Projektrisker?
Beskriv control tower
Control tower: Skydda projektet och stötta det, utveckla metoder för att förbättra projektet och dess arbete. Jobbar direkt med och stöttar projektledaren och teamet. Det görs genom 4 funktioner:
Establishes standard for managing projects: Skapa en metod för alla projektets delaktiviteter, budget, riskhantering mm.
Consults on how to follow these standards: PMO skapas för att hjälpa projektledare möta standarder genom interna konsulter och experter.
Enforces the standards: Control tower PMO har auktoritet att upprätthålla standarder. Utan någon form av process som upprätthåller dessa, kommer de inte tas på allvar.
Improves the standards: Förbättra standarden och hur projektprocessen utförs för att göra det bättre.
Beskriv resource pool
Se till att det finns kunnig personal när de behövs i projektet.
Span of control
antalet anställda som en “chef” har ansvar över
