Grundlagen des Prozessmanagements - 1 Flashcards
Was versteht man unter einer Prozessorientierung?
Was sind die Kennzeichen einer prozessorientierten Organisation?
=> der Ablauf/ das WIE steht im Vordergund (nicht die Frage, welche Hierarchie oder Stelle was darf)
=> Struktur der Organisation richtet sich nach den Bedrüfnissen des Marktes
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- Schwerpunkt auf der Wertschöpfung (Kernkompetenz)
- Kundenorientierung
- Schlanke Strukturen und klare Verantwortlichkeiten
- Eindeutige Prozesse incl. Kennzahlen und Zielen
- Effektivität und Effizienz der Prozesse stehen im Vordergrund
- Wenig/ Keine Reibungsverluste durch Abteilungskriege
In der Praxis - vor allem bei historisch gewachsenen Unternehmen - orientiert man sich häufig an Funktion und Hierarchie.
Was sind die Folgen?
=> eingefangene Strukturen (“Das haben wir schon immer so gemacht”)
=> Ziele werden häufig abteilungsintern festgelegt, viele gute “Insellösungen”, jedoch wenig Arbeit am gemeinsamen großen Ganzen
=> steigende Anforderungen (Kostendruck, Ressourcenbegrenzung, veränderte Kundenanforderungen etc.) erfordern ein Umdenken: Aufträge/Kundenanforderungen laufen quer durch die Organisation und über Abteilungsgrenzen hinaus
-> es entstehen häufig Schnittstellenprobleme bei zu starker Funktionsorientierung!!!
Von der Funktions- zur Prozessorientierung:
Was ist mit der 90 Grad-Drehung der Organisation gemeint?
=> Prozess folgt nicht mehr der Struktur, sondern Struktur folgt dem Prozess
Was bedeutet eine stärkere Prozessorientierung für ein Unternehmen?
Wie sieht das im Gesundheitsbereich aus?
=> es wird nicht mehr in Funktionen, sondern in Prozessen gedacht
=> das gesamte betriebliche Geschehen wird als Kombination von unterschiedlichen aufeinander abgestimmten Prozessen betrachtet
=> In der Praxis ist die Umorientierung einer Organisation nicht selten mit großen organisatorischen Änderungen und v.a. Änderungen im Verhalten der Beteilgten verbunden => große Herausforderung!!
(mögliche Methode zur strukturierten Ermittlung von internen/externen Themen sowie Chancen und Risiken: SWOT-Analyse)
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=> reine Prozessorientierung v.a. im Gesundheitsbereich nur bedingt anwendbar (zu große Spezialisierung der einzelnen Abteilungen, der Sporttherapeut kann z.B. nicht die Arbeit eines Arztes übernehmen)
=> aber Ansatz gibt Denkanstöße
Was sind Vorteile der Prozessorientierung im Allgemeinen?
- Transparenz über den Gesamtprozess, sodass alle MA und Führungskräfte ihre Prozesse kennen und verstehen (“Blick für das Ganze”)
- Ausrichtung der Funktionsziele auf eine gemeinsame Zielsetzung (“Der gemeinsame Wertschöpfungsprozess ist das Ziel”)
- Die Erfüllung des Auftrags bestimmt die Leistungserstellung (“Kundenanforderungen werden konsequent umgesetzt”)
- Förderung von Selbstorganisation, Eigenverantwortung und bereichsübergreifende Zusammenarbeit (“Empowerment der MA”)
- Wegfall von Schnittstellen, Organisationsbrüchen oder Engpässen (“Nahtlose Organisation und Versorgungsketten”)
- Flexibilisierung von Anpassungsprozessen (“Prozess ist leichter formbar als Abteilungen”)
Erläutere den Unterschied zwischen einer Funktions- und einer Prozessorientierung
Funktionsorientierung: Arbeitsschritte orientieren sich an Abteilungen => Wer macht was?
=> es gibt einzelne Bereiche/Abteilungen und jeder/jede hat unterschiedliche Aufgaben im zugehörigen Spezialisierungsbereich
Prozessorientierung: Arbeitsschritte orientieren sich am Prozess
=> Wertschöpfungskette/ Prozess wird als Ganzes gesehen und ist abteilungsübergreifend
=> Prozessorientierung gewinnt immer mehr an Bedeutung
Was ist ein Prozess?
= Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erziehlen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet
=> Jede Tätigkeit, die Eingabe erhält und diese in Ergebnisse umwandelt, ist ein Prozess!
=> ein “vorgesehenes Ergebnis” kann ein Produkt oder eine Dienstleistung sein
Erläuterung zum Begriff Begriff Prozess.
Ein Prozess…
… wird ausgelöst durch ein Ergebnis
… oder durch den Output eines anderen Prozesses
… und endet mit einem Ergebnis
… hat das Ziel, Kundenbedürfnisse zu befriedigen
… und kann anhand von messbaren Faktoren (Prozesskennzahlen) bewertet werden
Nenne ein Beispiel für einen Prozess in der vereinfachten Form Eingabe -> Tätigkeiten -> Ergebnisse
Einen Lebensmitteleinkauf tätigen/im Supermarkt einkaufen gehen:
Eingabe = Zeit, Geld, Einkaufszettel
Tätigkeiten = Lebensmittel im Supermarkt aussuchen, an der Kasse zahlen
Ergebnisse = volle Einkaufstasche mit Lebensmitteln, die jetzt mir gehören
Wie sieht es mitd er Identifikation und Abgrenzung von Prozessen in der Praxis aus?
=> häufig schwer zu sagen, wo der Prozess aufhört und endet
=> ist in Organisationen zum Glück meistens nicht so => einzelne Prozesse in Unternehmen funktionieren häufig gut, nur die Schnittstellen dazwischen sind entweder nicht hergestellt oder schlecht untereinander abgestimmt
=> deshalb ist die klare Definition von Prozessbeginn und -ende wichtig, sodass definiert werden kann, wer der “Eigentümer” des Prozesses ist und damit die Verantwortung trägt!
