Dokumentationen im QM - 2

Question 1

Wie werden Prozessbeschreibungen noch genannt?

Answer 1

Verfahrensanweisungen

Question 2

Warum kommt den Prozessbeschreibungen eine große Bedeutung bei der Dokumentation im QM zu?

Answer 2

da Prozesse im QMS den Kern darstellen

Question 3

Wie detailliert sollten Prozessbeschreibungen sein?

Answer 3

Beim Erstellen sollte man sich immer wieder fragen:
- Warum wird dieser Prozess beschrieben?
- Welche Personen werden die Darstellung nutzen?

=> Mittelweg finden: Ausreichende Informationen für den Adressaten ohne übergenaue Darstellung (so viel wie nötig, so wenig wie möglich)

=> sollten anwendergerecht und verständlich formuliert sein!

=> Umfang und Komplexität der Prozessbeschreibungen richtet sich nach den Anforderungen der Organisation (von rein graphischer Darstellung bis zu sehr umfangreichen Beschreibungen)

=> beliebt in der Praxis: Flussdiagramme

===> sehr unterschiedlich je nach Organisation!!

Question 4

Was ist beim Erstellen eines Flussdiagramms zu beachten?

Answer 4

= übersichtliche Darstellung einer Abfolge verschiedener Tätigkeiten und Ereignissen anhand logischen Verknüpfungen

=> es sollte immer am Anfang und Ende ein Ereignis stehen, um eine Abgrenzung von anderen Prozessen zu ermöglichen

=> dazwischen sind Tätigkeiten aufgeführt

Ereignisse = Zeitpunkt
Tätigkeiten = Zeitraum

=> um Einheitlichkeit zu erreichen: gewisse Symbolik für die Ereignisse, Tätigkeiten, Verknüpfungen, Schleifen etc.

Question 5

Was enthalten viele Prozessbeschreibungen zusätzlich zum Flussdiagramm?

Answer 5

• Prozessübersichtsblatt mit allen wichtigen Infos und Daten wie z.B. Titel, Auslöser und Kunde des Prozesses, Prozessbeteiligte…
• Ergänzungen und Erläuterungen zum Ablauf
• Art und Umfang der Dokumentation bzw. “mitgeltende” Dokumente

Question 6

Wie ist die Hierachie von Dokumenten in einem QMS?

Wozu dient diese Staffelung?

Answer 6

1. QB (Qualitätsbericht) => Qualitätsnachweis und Qualitätsmanagementdarlegung
2. QMH (QM-Handbuch) => Sammlung relevanter Qualitätsdokumente

Nutzer: Geschäftsführung + ggf. Externe
Inhalte: Unternehmensstrategie, Politik, Ziele, Prozesslandkarte…
____
3. Verfahrensanweisungen => Allgemeine Vorgehensweisen (Prozesse und Verfahren)
Nutzer: Führungskräfte
Inhalte: Darstellung Prozessabläufe incl. Verantwortlichkeiten
____
4. Arbeitsanweisungen => Detailvorgaben

5. Informationsträger für Qualitätsaufzeichnungen => Aufzeichnungen (= Nachweisdokumente)

Nutzer: Alle MA
Inhalte: Arbeitsplatzbezogene Detailregelungen
____________________________________

=> dient in erster Linie der Benutzerfreundlichkeit, da jede Anwendergruppe die für sich wichtigen Dokumente selektieren kann

=> auch hier keine starre Vorgaben, wie genau die Ebenen beschaffen sein müssen (richtet sich nach den Anforderungen der Organisation)