Föreläsning 8 - budgetering Flashcards
Vad är cybernetisk styrning? (budget)
Planering -> Utförande -> Utvärdering -> Korrigering
(i en loop)
Förklara nedbrytningsmetoden i budgetplanering
VD/styrgrupp har ett uppställande
Någon på ekonomi har en uppdelning
Sedan granskar någon detta
och skapar förslag
- detta är vanligast inom offentlig sektor
- skapar inget commitment hos arbetarna att följa budget
- Ledningen sätter övergripande mål: Den högsta ledningen bestämmer företagets strategiska mål och de ekonomiska ramarna, som till exempel total omsättning, kostnader och vinstmål.
- Fördelning till avdelningar: Budgetmålen bryts ned och fördelas till olika avdelningar eller enheter i organisationen. Varje avdelning får en tilldelad budget och mål att uppnå baserat på de övergripande riktlinjerna.
- Justering och feedback: Avdelningar kan lämna feedback om den tilldelade budgeten, men generellt har de begränsat inflytande på den övergripande budgetfördelningen.
Förklara uppbyggnadsmetoden i budgetplanering
Direktiv -> Anvisning -> Uppställande -> Sammanställande -> Förslag
- Avdelningar skapar egna budgetar: Varje avdelning eller enhet skapar en budget baserad på sina operativa mål, behov och resurser. Dessa förslag är baserade på vad de anser behövs för att uppnå sina specifika mål.
- Sammanställning och granskning: Budgetförslagen från alla avdelningar skickas till ledningen, som granskar, konsoliderar och eventuellt justerar dem för att skapa en övergripande budget.
- Dialog och justering: Det sker ofta en dialog mellan ledningen och avdelningarna för att justera och anpassa budgetarna så att de matchar företagets strategiska mål och tillgängliga resurser.
Förklara iterativa metoden i budgetplanerande
Direktiv -> Anvisningar -> Uppställande -> Sammanställning -> Förslag -> Granskning -> Revidering (av ledningen) -> Nytt förslag
Ganska vanlig metod
Stegvis förbättring:
- Istället för att försöka nå den perfekta lösningen direkt, delas arbetet upp i mindre delar (iterationer) som genomförs stegvis. Varje steg levererar en förbättrad version eller lösning jämfört med föregående steg.
Feedback och justering: - Efter varje iteration sker en utvärdering där resultatet granskas, och feedback används för att göra justeringar och förbättringar i nästa iteration. Detta säkerställer att man löpande förbättrar lösningen baserat på ny information eller förändrade förutsättningar.
Flexibilitet: - Den iterativa metoden är anpassningsbar och flexibel, vilket innebär att förändringar eller oväntade problem kan hanteras kontinuerligt. Detta gör att metoden är väl lämpad för situationer där alla krav eller förutsättningar inte är tydliga från början.
Förklara de två olika sättet att ställa upp en budget (budgetuppställande)
Bottom-up
Försäljning: Försäljarna budgeterar volymer och priser för varje artikel och kund. Detta ger en detaljerad försäljningsprognos.
Direkt material: Inköpsavdelningen budgeterar priser på inkommande material, vilket hjälper till att planera kostnader för direkt material.
Direkt lön: Produktionstekniker budgeterar hur mycket arbetstid som krävs för varje produkt, vilket resulterar i en uppskattning av lönekostnader.
Omkostnader: Övriga kostnader budgeteras av varje kostnadsställeansvarig, vilket innebär att indirekta kostnader tas med i budgeten.
Top-down
Investeringar: Alla investeringar för kommande år uppskattas av avdelningschefer, vilket ger en övergripande bild av kapitalbehovet.
Skuld- och tillgångsposter: Ekonomiavdelningen uppskattar dessa poster, vilket hjälper till att planera företagets finansiella ställning.
Räntor och avskrivningar: Dessa kostnader budgeteras också av ekonomiavdelningen, vilket är viktigt för att förstå finansiella effekter.
Produktkalkyler: Kalkyler för alla produkter färdigställs för att säkerställa lönsamhet och prissättning.
Finansiella rapporter: Resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys och Return on Net Assets beräknas för att ge en övergripande finansiell bild.
Budgetuppställande I är en detaljerad och avdelningsbaserad process som fokuserar på specifika volymer, priser och kostnader.
Budgetuppställande II är mer övergripande och strategisk, där fokus ligger på investeringar och finansiella ställningar, med en helhetssyn på företagets ekonomi.
Vad menas med stram vs lös budgetstyrning
Tajt
Låg acceptans för
avvikelser
Utpekande av ansvarig
Höga krav på
förklaringar och
åtgärdsplaner
Ofta kopplat till rädsla
Lös
Hög acceptans för
avvikelser
Konstruktiv dialog
Fokus på lösningar och att
hjälpas åt
Syftar till trygghet och
självförtroende
Varför gör man en budget?
Planeringssyftet
- Resursfördelning - hur mycket resurser ska olika enheter få göra av med?
- Samordning - Få alla att jobba mot samma mål
Ansvarsutkrävande
- Kontroll - budgeten används som måttstock på prestationer
- Motivation - genom att sätta upp mål i budgeten ökar förhoppningsvis motivationen
- Kontroll - motivationsmålet kan vara i konflikt med varandra då en tajt utvärdering kan minska motivationen
Processen
- Reflektion - måste tänka igenom vad man tror/vill hända nästa år
- Kommunikation - kommer på att man inte har alla svar själv och kontaktar då andra
Ritual
- Vana - man har alltid budgeterat
- Legitimitet - att budgetera kan ge sken av att man har kontroll även om man inte har det
Kritik mot budgetering
Resurskrävande
Orsakar taktiskt spel
Leder till kortsiktighet
Kalenderår inte en bra period
Turbulent omvärld (osäkerhet)
Gör organisationen mindre flexibel (dynamisk)
___
Om inget förändras är
det bara att köra på
som vanligt
Om något förändras
kommer vi inte att
förutse detta i
budgeten och därför
ända köra på som
vanligt
Vad innebär taktiskt beteende i budgetering och vilka skillnader finns mellan att exponera en budget som är bättre än förväntat och att gardera en budget som är sämre än förväntat?
Taktiskt beteende innebär att individer eller avdelningar strategiskt presenterar sina budgetar. Exponering innebär att visa en budget som är bättre än förväntat, vilket återspeglar låga förväntningar och riskvillighet. Gardering innebär att visa en budget som är sämre än förväntat, vilket återspeglar höga förväntningar, riskaversion och osäkerhet.
Förklara handelsbankens styrsystem
Långt driven
decentralisering
”Aktivitetsplanering” utan
kvantitativa mål
Jämför med tidigare
perioder
Jämför med (var)andra
Stark kostnads-
medvetenhet och kultur
~~~~~~~~~~
Handelsbanken var länge
den överlägset mest
framgångsrika svenska
banken
Trots det har dom väldigt
få efterföljare – förutom
Ahlsell
__
Långt driven decentralisering
- De flesta beslut fattas ute på bankkontoren
”Aktivitetsplanering” utan kvantitativa mål
- Man planerar saker som vilka produkter och kunder man ska satsa på men man sätter inga siffror på det, varken finansiella eller icke-finansiella
Jämför med tidigare perioder
- Hur gick det i år jämfört med samma period i ifjol
Jämför med (var)andra
- Jämför lönsamhet med andra banker
Jämför lönsamhet mellan bankkontoren
Stark kostnads-medvetenhet och kultur
Man spenderar ingenting i onödan
Vad finns det för lösningar för kritiken mot budgeten gällande att kalenderår inte är en lämplig period?
Rullande prognoser
Ej så detaljerade
Rullande perioder
Vid behov
ex Volvo
Huvudkontoret begär inte in
en budget en gång om året
Istället begär de in vissa
nyckeltal vid behov
Gör en ny budget utifrån
nyckeltalen
Kraftigt ökad snabbhet och
flexibilitet
Lägre nivåer gör budget om
de vill
Alternativ till budget
Rullande budget
Volvoexemplet
Flexibel/simulerad
budget
Budget för olika
scenarios
Anpassning istället för
planering
Omvärldsbevakning
Flexibilitet genom
decentralisering
Handelsbanken
Spotify
Netflix
