ERP Flashcards
ERP Ausgeschrieben
Enterprise-Resource-Planning
Funktionen er ERP Systems
Finanzmanagement: Buchhaltung, Budgetierung, Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung.
Beschaffungsmanagement: Lieferantenverwaltung, Bestellprozesse, Bestandskontrolle.
Vertriebsmanagement: Kundenverwaltung, Auftragsabwicklung, Vertriebsanalysen.
Produktionsplanung und -steuerung: Ressourcenplanung, Fertigungsprozesse, Lagerverwaltung.
Personalmanagement: Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Zeit- und Anwesenheitsmanagement.
CRM (Customer Relationship Management): Kundendaten, Vertriebsunterstützung, Kundenbetreuung.
Berichtswesen und Analyse: Erstellung von Berichten, Datenanalyse, Geschäftsprognosen.
Definition ERP
„Als Enterprise-Resource-Planning-Systeme (abgekürzt ERP-Systeme) werden integrierte betriebswirtschaftliche Standardanwendungssoftware-Pakete bezeichnet, die nahezu alle Aufgabenbereiche und Prozesse innerhalb des Unternehmens unterstützen, wie z.B. Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft.“ [AbMü1, S 187
Als ERP-Systeme werden solche Systeme bezeichnet, die außer der Unterstützung der Prozeßkette Beschaffung – Produktion – Absatz auch Aufgaben der Planung und Information der Unternehmensleitung sowie der Informations- und Finanzwirtschaft
wahrnehmen.“ [Gron2, S. 64
Was ensured Target Materials Management?
Ensure that the required materials are available
In time
In requested quality
At the right place
With lowest cost
Overview PROCURE TO PAY process for stock material
Organizational Levels for MM / Procure to Pay
Storage Location
Plant
Company Code
Client
Purchasing organization / Purchasing group
Organizational Levels for MM - CLIENT
- Highest level from business view
- Independent master data and customizing settings
- Represents a corporate group
- Highest hierarchical level
Organizational Levels for MM - COMPANY CODE
- Smallest organizational unit for
general accounting - Can create an own balance sheet * Has a chart of G/L accounts * E.g. a company within a
corporate group
Organizational Levels for MM - PLANT
- Unit for manufacturing and logistics
- Examples:
Production facility
Maintenance location
Unit with common product prices for material evaluation
Organizational Levels for MM - STORAGE LOCATION
- Unit allowing a differentiation of material stocks within a plant
- Level for material movements and the physical inventory
Organizational Levels for MM - PURCHASING ORGANIZATION
- Purchasing organization:
Responsible for purchasing
activities in the enterprise,
Negotiates contracts, conditions etc. - Purchasing group:
Buyer or group of buyers, that is
contact for a purchasing activity
Views of a Material Master
Basic data
Sales data
Purchasing data
Work scheduling
Forecasting
MRP data
QM data
Material Accounting
Stock Quantities / Values
Storage
Warehouse Management
…
MRP Withing Planning Process
Overview Material Requirements Planning
MRP ausgeschrieben
Material Requirements Planning
Subprocess “Create Demand”
MRP Methods in SAP-ERP
Nenne die verschiedenen MRP Methoden und erklaere sie
LUCA S. 29
What are purchase requisitions?
Purchase requisitions are internal documents
Define demands that the purchasing dept. has to care for
Was können purchase requisitions triggern?
Procure to stock
Procure to consumer
RFQ processing
Purchase order for a concert
Special procurement types
Negotiation of a contract
Overview Purchase Requisitions in SAP ERP
Subprocess “Process Purchase Requisition”
Nenne die 7 purchasing master records for source of supplies in SAP ERP
Vendors
Conditions
Purchasing info records
Quota arrangements
Source lists
Contracts
Scheduling agreements
Erklaere Vendors (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Describe the business partner from
view of purchasing department and
accounts payable
Erklaere Conditions (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Define prices, discounts, scales etc. that are relevant for procurment
Erklaere Purchasing info records (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Define data for purchasing dependent of vendor and from material
Erklaere Quota arrangements (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Define quotas for the assignment of subsequent demands to SOSs (Source of Supply)
Erklaere Source lists (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Allow to define preferred SOS or to
exclude a SOS (Source of Supply)
Erklaere Contracts (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Outline agreements between the supplier and by the procuring company
Erklaere Scheduling agreements (Purchasing Master Records for Source of Supplies in SAP ERP)
Special type of outline agreements between the supplier and by the procuring company. Are fulfilled by
schedule lines
Subprocess “Create Purchase Order” (NICHT WICHTIG)
LUCA S.36
Subprocess “Monitor Purchase Order”
LUCA S.37
Subprocess “Receive Goods”
LUCA S.40
Overview for SAP S/4HANA Supply Chain
LUCA S.45
Basierend auf Bedeutung welchen Typen von belegen und Vorgängen koennte Lager vorgeplant werden um zu wissen was es tun soll?
Kundenaufträge, prognosen des verbrauches
Subprocess “Verify Invoice” (NICHT WICHTIG)
LUCA S.48
Subprocess “Release Invoice”
LUCA S.49
Was passiert in der Rechnungsprüfung?
Grund checken, entscheiden ob was angepasst wird, blocking grund aufheben oder nicht und die Rechnungs bezahlung freischalten
Material Valuation - Moving Average Price
LUCA S.50
Materials Valuation - Standard Price
S.51
Nenne die 4 Invoice Verification Features Within SAP ERP
Park invoice
Verification in the background
Self service invoicing: Evaluated Receipt Settlement
Prepayment
Erklaere PARK INVOICE (Invoice Verification Features Within SAP ERP)
Separation of data entry and verification of an invoice
Erklaere VERIFICATION IN THE BACKGROUND (Invoice Verification Features Within SAP ERP)
Reduced data entry, Automized verification
Erklaere SELF SERVICE INVOICING (Invoice Verification Features Within SAP ERP)
Automatized generation of an invoice Verification on vendor‘s side
Erklaere PREPAYMENT (Invoice Verification Features Within SAP ERP)
Business functionality
Nenne die 4 Overview Special Procurement Types (Sonderbeschaffungsarten)
-Procurement via stock transfer
-Subcontracting
-Vendor consignment
-Procurement for stock vs. Procurement for consumption
Procurment Via Stock Transfer
Re-organization of stock to improve performance and optimize storage capacity.
LUCA S.55
Was ist ein Business Process?
A Business Process
Ø Is a set of activities
Ø Performed in one organization
Ø According to a set of rules
Ø Realizing a business goal
- Business processes running in different organizations may interact
Example: buying process (customer) and order fulfillment process (supplier)
BPMN Ausgeschrieben
Business Process Model and Notation
Was ist ein BPMN?
BPMN (Business Process Model and Notation)
Ø Developed by IBM and the Business Process Management Initiative (BPMI) since 2006 a standard of the OMG
Ø Focus: Graphical notation of business processes
Ø Diagrams in the BPMN are called BPD (Business Program Diagram)
Ø As of version 2.0 (2011), there is a XML-based standard format for storage of BPDs
Graphical elements of BPMN:
Ø Flow objects: Activity (tasks and subprocesses), Gateway (splits/joins), Event
Ø Connecting objects: connecting lines in the diagrams
Ø Pools and swimlanes: Areas to model participants and systems
Ø Artifacts: Data objects, annotations etc
Elemente BPMN
LUCA Bild S.20
BPMN Overview Procure to Pay Process for Stock Material
Luca Bild S.21
Was ist eine Seriennummer?
Eindeutige Identifikation eines bestimmten artikels (das genaue stück und nicht allgemein die Art)
Bsp: Laptop nummer zum Mitarbeiter zuordbar
Was ist eine Badgenummer?
Was ist eine Chargennummer?
Was für Firmen können an einem Transportprozess beteiligt sein?
Was für Informationsbedürfnisse haben die Beteiligten bei diesem Prozess?
Asset Management, welche Prozesse gibt es (3). Erklaere kurz
Instandhaltungsprozess
o Maschine fällt aus und muss repariert/in Stand gehalten werden
Wartungsprozesse
o Macht man bevor etwas ausfällt
Inspektionsprozesse
o Macht man auch bevor etwas ausfällt
Welche Abteilungen sind im wesentlichen an den Unternehmensprozessen im ERP System beteiligt?
Unternehmensprozess bsp= Produktherstellung und absatz
Einkauf= Materialdaten pflegen, Lieferanten vergleiche
Produktion= Organisation und steuerung
Verkauf=
Kundenaufträge verwalten
…
Warum sind Organisationseinheiten in ERP systemen so wichtig.
Um die Datenstruktur je nach level anzupassen und für den zweck zu optimieren.
Welche Abteilung ist am fremdbeschaffungsprozess beteiligt?
Primär der Einkauf, wenn es nur um das bestellen geht. Nutzen informationen aus dem MRP dafür.
Größer betrachtet mit bezahlen:
(MRP, Einkauf, inventar management, abrechnung)
Warum sind Stammdaten (Material Master z.B.) für ein ERP System wichtig?
Stammdaten = lange gespeichert und selten geändert.
Auf diesen daten basieren alle darauffolgenden prozesse. Werden erweitert und für verscheidene bereiche mit verschiedenen Zielen verwendet.
–> bildet die Grundlage des ERP systems.
Welche Stammdaten sind für welche Abteilungen wichtig?
Einkauf = Storage, purchasing data, forecast…
Supply chain management = storage, forecasting, purchasing data, stock qties/values
Quality management = Material daten wie reinheitsgrade.
Viele daten werden an vielen stellen wiederverwedet.
Unterschied langfristige und kurzfristeige planung
Je weiter in der Zukunft so ungenauer und strategischer.
–> Forecasting auf basis von vergangenheitwerten
Je näher desto konkreter und operativer,
–> Planung auf basis von tatsächlichen aufträgen.
LUCA s.25
Was muss beim planungsprocess berücksichtigt werden?
Saleshistorie? Erfahrung mit den Forecasts?
Oders?
Plannungshorizont?
Strategische Aspekte mitberücksichtigen.
Was is das ziel auf der jeweiligen planungsstufe?
Was für Lieferanten gibt es und auf basis von was wähle ich?
Produktionskapazität beachten wie maschienen, personal, lager und co.
Wie sieht MRP ungefähr aus?
LUCA S.26
Warum werden welche entscheidungen getroffen in dem Schaubild:
LUCA S.28
internal oder external procurement: auf basis von kosten oder kapazitäten vlt.
Unterschied plangesteuerte Disposition und Nachfragegesteuerten disposition
LUCA S.29
Plangesteuert= plan vorgegeben, schauen was man machen muss um es abzuarbeiten.
Nur planung der kritischen materialien/komponenten (z.B. sehr teuere oder wenig angebot)
Oder nach gesamter stückliste alles planen.
Nachfragegesteuert= verbrauchswerte aus vergangenheit als prognose.
Reorder point wird auf basis von vergangenheitswerten so wie die bestellmenge bestimmt.
Was sind Bestellanforderungen (Purchase requisitions) ?
Interne Dokumente, welche die nachfrage definieren um welche sich der Einkauf kümmern muss.
Kann auslösen z.B.:
- Procure to stock
- Procure to consumer
Wie wirken sich “produce to stock” und “produce to Order” sich auf das Materiallager aus?
LUCA stichpunkte maybe
Wie plant man vor?
LUCA S.45
Mit den Reservations in goods movement und den übersichten der inventory analytics and control
Basierend auf welchen Typen von belegen und Vorgängen koennte Lager vorgeplant werden um zu wissen was es tun soll?
LUCA S.45
z.B. Kundenaufträge, prognosen des verbrauches
Welche Bedeutung hat inventur?
Transparenz über den momentanen Stand des Lagers bezüglich z.B. möglichen Engpässen
Was passiert in der Rechnungsprüfung?
Grund checken, entscheiden ob was angepasst wird, blocking grund aufheben oder nicht und die Rechnungs bezahlung freischalten
Welche Arten gibt es zur Materialbewertung?
Moving average Price und Standard price
Moving Average price
LUCA S.50
Standard Price
Luca S.51
Overview Subcontracting Process
LUUUUUUUUUUUCAAAAAAAA!!!! S.56
Es kann sein das auch interne stocks bei der materialbeschaffung oder beider bestleeung von externen verwendet wird.
Vendor Consignment
Vendor consignment stock ist:
Material welches vom lieferanten schon geliefert ist, bzw eine bestimmte menge im lager des kunden bleibt, aber erst berechnet wird, wenn es verbraucht wird.
- Available for consumption
- Owned by the vendor
- Liabilities only for consumed
quantities
Procurement for Stock Vs. Procurement for Consumption
Entweder du kaufst und und lagerst material oder du kaufst und verbrauchst es direkt
Auswirkung:
LUCAAAAAAAAAAAAAA!!!!!!!! S.58
Warum investiert man in Transportation & Warehousing?
-Kosten einsparung
-Gesteigerte Effizienz und Produktivität
-Besserer Service
-Bessere Sichtbarkeit und Entscheidungshilfe
-Prozess Automatisierung und Skalierbarkeit
-Compliance und Nachhaltigkeit
Prozesse, Player, und collaboration bei Transportation & Logistics
LUCAAAAA Foliensatz : Transportation Management S.6
Größerer Zusammenhang ERP und TM
JOOOOOOOOONNNNAAAASSSSS
Herausforderungen und Merkmale von Transportation Management
LUCAAAAA Foliensatz : Transportation Management S.14
