Effectief vergaderen (hoofdstuk 7)

Question 1

Overleg op verschillende niveaus in de organisatie

Answer 1

• Hoogste niveau – het overleg van de Raad van Commissarissen. Deelnemers daaraan zijn de commissarissen en (meestal) de directie.
• Hogerkaderniveau – het overleg in de directievergadering. Deelnemers hieraan zijn directeuren en adjunct-directeuren.
• Middenkaderniveau – het sectoroverleg. Deelnemers hieraan zijn de verantwoordelijke managers voor een dienst of sector. (afdelingshoofden)
• Lagerkaderniveau – het afdelingsoverleg. De deelnemers hieraan zijn de verantwoordelijke middenkaderfunctionarissen en team- of groepsleiders van een afdeling.

Question 2

Patronen volgens Leavitt

Answer 2

• Sterpatroon
• Openkringpatroon
• Kettingpatroon
• Cirkelpatroon

Question 3

Aandachtspunten tijdens werkoverleg

Answer 3

• De normale dagelijkse gang van zaken van de werkgroep
• De taken die de groep moet verrichten
• De zakelijke gang van het bedrijf
• De sociale gang van zaken
• De werkomstandigheden

Question 4

Elementen die centraal staan bij werkoverleg

Answer 4

• Continuïteit: werkoverleg is niet incidenteel, maar kent een vaste regelmaat
• Deelnemers: de chef of het afdelingshoofd met medewerkers
• Besluitvorming: werknemers participeren in de afweging van argumenten; de eindbeslissing blijft echter bij de leidinggevende
• Onderwerpen: werk, werkuitvoering, werkomstandigheden, gang van zaken op de afdeling of dienst

Question 5

De motieven om tot werkoverleg over te gaan

Answer 5

• Sociaal-humanitaire motieven
  1. Zelfontplooiing medewerkers
  2. Motivatieverhoging
  3. Betere benutting aanwezige capaciteiten en kennis
  4. Erkenning en waardering
  5. Emancipatie
• Economische motieven
  1. Kwaliteitsbewaking van het werk
  2. Effectiviteitsverbetering
  3. Productiviteitsverbetering
  4. Verhoging slagvaardigheid
  5. Snelle invoering veranderingen in bijvoorbeeld werkmethoden en procedures
• Organisatorische motieven
  1. Verbetering van de communicatie tussen leiding en medewerkers
  2. Wegnemen van weerstand tegen veranderingen
  3. Verhoging acceptatie van besluiten
  4. Verbetering teamgeest
  5. Betere afstemming binnen het werk
  6. Betere coördinatie mogelijkheden
  7. Grotere beheersbaarheid van het menselijk gedrag
  8. Toetsing op haalbaarheid van beslissingen
• Maatschappelijke motieven
  1. Vergroting bewustwording werknemers
  2. Verhoging opleidingsniveau
  3. Verbetering inspraak en medezeggenschap
  4. Bij het werkoverleg zal er vrijwel altijd sprake zijn van een combinatie van motieven, met wisselende accenten

Question 6

Uitgangspunten en voorwaarden (werkoverleg)

Answer 6

• De leiding onderschrijft de doelstelling van het werkoverleg
• Bij de deelnemers bestaat de bereidheid om het werkoverleg te laten slagen
• Werknemers worden daadwerkelijk betrokken bij de besluitvorming op afdelingsniveau
• Alle medewerkers worden bij het werkoverleg betrokken

Question 7

De voorwaarden voor de invoering van werkoverleg

Answer 7

• De top van de organisatie formuleert de uitgangspunten en doelstellingen van het sociaal beleid
• Er is een concreet beleidsplan, ook ten aanzien van de algehele invoering van het werkoverleg, en er is iemand met de invoering belast
• Er is een goede planmatige introductie en begeleiding van de overleggroepen

Question 8

Andere vormen van overleg

Answer 8

• MANS en kwaliteitskringen (Management van Arbeid Nieuwe Stijl)
• Ondernemingsraad
• Werkgroepen
• Projectgroepen
• Informeel overleg

Question 9

Vergadering

Answer 9

Een vergadering is een bijeenkomst van personen, die uitgenodigd zijn en volgens een bepaalde procedure met elkaar spreken over één of meer van tevoren vastgestelde onderwerpen.

Question 10

Onderdelen voorbereiding vergadering

Answer 10

• Convocatie (uitnodiging)
  1. Wanneer is de vergadering (dag, maand, jaar)?
  2. Hoe laat (aanvang en sluiting) begint het?
  3. Waar (welk gebouw, welke vergaderruimte) vindt het plaats?
  4. Welke bijlagen zijn bijgevoegd?
• Agenda
  1. Stuur de agenda op tijd rond ((minstens een week van tevoren)
  2. Formuleer agenda punten zo, dat de doelstelling duidelijk is
  3. Zet niet te veel discussiepunten op de agenda
  4. Bijlagen, voorstellen en andere relevante informatie kunt u bij de agenda toevoegen

Question 11

Taken en verantwoordelijkheden bij vergaderingen

Answer 11

• Voorzitter
• Deelnemers
• Notulist
  1. Letterlijke weergave van het in stemming gebrachte punt
  2. Hoeveel stemmen voor (en eventueel wie)
  3. Hoeveel stemmen tegen (en eventueel van wie)
  4. Hoeveel stemmen blanco (en eventueel van wie)

Question 12

Agendapunten

Answer 12

• Opening
• Notulen vorige vergadering
• Mededelingen (de voorzitter moet erop letten dat hier geen rondvraagpunten worden genoemd)
• Ingekomen en uitgaande stukken
• Wisselende agenda punten of thema’s
• Afspraken- of besluitenlijst
• Rondvraag
• Sluiting

Question 13

Vormgeving notulen

Answer 13

• Bovenaan staat wie (welk orgaan) er wanneer (datum en tijd) vergaderde
• Daarna volgt een opsomming van aan- en afwezigen met eventueel een korte aanduiding van hun functie
• Namen moeten correct gespeld zijn met de juiste voorletters
• Elk agendapunt moet vermeld worden met daaronder de bespreking ervan
• Wanneer een aparte afspraken- of besluitenlijst niet gebruikelijk is, moeten bij de themabesprekingen vermeld worden wie voor welke datum wat moet doen