Cllase 12: Documentaion/Giras Flashcards
Que documentación se necesita para viajar en una gira internacional?
- Pasaporte vigente y con paginas libres
- Visa para USA o ESTÁ
- Egresos e ingresos con DNI
- Viajar on copias de la documentación y de las tarjetas de crédito
- Circular con DNI
- Tarjetas/avisos de viaje
- Impuesto PAÍS
Que hay que tener en cuenta sobre las visas?
Son muy pocos los países que no exigen visa de trabajo. Depende de la nacionalidad y de los acuerdos recíprocos.
El trámite lleva tiempo y los pasaportes quedan inmovilizados en el consulado entre tres y cinco días. Brasil tiene un trámite más largo.
Los pasaportes deben tener una validez mínima de 6 meses y contener páginas en blanco (depende del país, mínimo tres).
El trámite lo inicia el promotor que invita en la Cancillería o Ministerio de Trabajo de su país, según corresponda. Luego llega un cable al consulado.
Algunos países exigen que el trámite sea presencial.
Quien y como se realiza el tramite de las visas?
El trámite de las visas debe iniciarlo el promotor local en su país, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores o de Trabajo (dependiendo de las leyes locales). Generalmente, presentan una carta informando sobre la realización del evento e incluyendo una nómina del staff del artista que debería contener la siguiente información:
Apellido y Nombres
Fecha de nacimiento / Sexo como figura en el documento
Nacionalidad
Estado Civil
Ocupación
Número de pasaporte / Fecha y lugar de emisión / Fecha de vencimiento
Documento local (DNI, ID, etc.)
Consulado donde tramitará la visa cada miembro del staff*
Esa planilla la confecciona la producción del artista, que también deberá enviar escaneada la página principal de todos los pasaportes.
Como se maneja la logistica y compra de pasajes aéreos?
La compra de los pasajes podrá estar en manos del promotor local o del productor del show. En este último caso, su costo será incluido en el fee. Como productores del artista, siempre debemos analizar las propuestas de ruta para elegir la más conveniente (que no siempre será la más barata).
No es recomendable reservar vuelos con escalas y, si fueran estrictamente necesarias porque no hay vuelos directos, habrá que buscar la ruta con la escala más corta (si implica cambio de avión, no menos de 60 minutos). Si se tratara de una escala en el país de destino, vamos a precisar dos horas porque todos deberán hacer migraciones y aduana en el primer puerto del país al que se dirigen. Esto no cuenta si estamos en tránsito.
Como se realizan los check in aereos? Quien los realiza?
Cuando manejamos una gira como tour manager o personal de producción a cargo de uno de los parties, tenemos que realizar el check in de todos los integrantes de la comitiva.
La mayoría de las aerolíneas permiten realizar el check in online 48 horas antes del vuelo en el caso de vuelos internacionales, aunque algunas lo habilitan 36 o 24 horas antes. Para esto, será útil tener a mano los códigos de reserva* y la planilla de visas, porque habrá que completar información de cada pasajero. Asimismo, conviene agregarle el número de viajero frecuente de cada uno.
Algunas aerolíneas permiten seleccionar asientos con antelación al check in (generalmente, en Mis Viajes o Mi Reserva) y, cada vez más, ciertas ubicaciones tienen un costo que, seguramente, sólo se pagará a los integrantes del party A. En este punto, deberemos saber las preferencias de viaje de cada uno (ventanilla, pasillo, etc.).
Respecto a vuelos, de que se encarga el responsabkle de produccion del party A?
El responsable de producción del party A irá al aeropuerto con todos los documentos y equipaje para hacer el check in y despachar, y los miembros del party A llegarán cuando este trámite haya concluido para ingresar directamente al área de embarque.
Si tienen asientos en ejecutiva (business) podrán acceder al lounge de la aerolínea (área VIP). Puede que algunos miembros del staff tengan una tarjeta como la Priority Pass, que otorga ciertos beneficios como embarque preferencial o acceso a salón VIP (tiene un costo anual).
Con cuantos dolares es el max de salida o ingreso a un pais?
No es legal salir o ingresar a un país con más de US$ 10.000 (en dólares o su equivalente de otras divisas y/o cheques de viajero). La violación de esta norma de carácter internacional puede implicar el secuestro del dinero e incluso el inicio de una causa judicial.
Que son los codigos IATA?
El código de aeropuertos de IATA es un código de tres letras, creado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), que sirve para identificar los aeropuertos de todo el mundo, y que se utiliza en las tarjetas de embarque y en las etiquetas de las aerolíneas. Es bueno estar familiarizado con estos códigos, ya que se usan en las tarjetas de embarque o en las etiquetas del equipaje, y es una jerga común con las agencias de viajes.
Después esta el de dos letras para las Aerolineas.
Como se maneja el alojamiento para los artistas?
Hay artistas que tienen un rider específico para el hotel donde se detallan los requerimientos del staff.
Comúnmente, se solicita a las autoridades que instruyan al personal de modo que no solicite fotos, autógrafos, videos, etc. El artista es un pasajero más y va al hotel a descansar. Muchos hoteles difunden solapadamente que tal o cual banda se alojará en el establecimiento, sabiendo que mucha gente se alojará y estará pendiente de los movimientos del grupo. Un hotel serio no debería hacerlo, sino mantener la discreción.
Debemos chequear que haya ingresos alternativos y que la altura de ingreso al parking sea suficiente para el paso de los vehículos tipo H1 o SUV. Deberá ser un establecimiento que permita el vallado perimetral, si fuera necesario. A menudo se pide un salón especial para que el staff del artista o, al menos, el party A pueda desayunar, almorzar y/o cenar.
Es conveniente brindar con antelación la información de los pasajeros para que, a su llegada, puedan ingresar directamente a sus habitaciones.
