5/6. De voorbereiding van een onderhandeling / Het verloop van een onderhandeling

Question 1

Noem de zes stappen van de voorbereiding van een onderhandeling.

Answer 1

1. Verzamelen van relevante markt-, product- en leveranciersinformatie
2. Schatten van de eigen machtspositie
3. Bepalen van de onderhandelingsdoelen
4. Kiezen van een onderhandelingsstijl
5. Maken van een communicatieplan
6. Plannen van de onderhandeling

Question 2

Tijdens de voorbereiding van een onderhandeling wordt de product-, markt- en leveranciersinformatie verzameld, geordend en verwerkt. Deze activiteiten zijn een voorwaarde om doelgericht en planmatig te werk te gaan tijdens de onderhandeling.

Op basis van de beschikbare informatie kunnen de onderhandelaars van de inkopende partij conclusies trekken over:

Answer 2

• Het hebben van (on)voldoende markt- en materiekennis.
• Het wel of niet beschikken over een BAZO (Beste Alternatief Zonder Overeenkomst).
• De hoogte van de omschakelkosten

Question 3

Voorafgaand aan de onderhandeling moet duidelijk zijn hoe de voorwaarden van de leverancier, met wie je het gesprek hebt, zich verhouden tot die van zijn concurrenten. Wat zijn sterke punten van deze leverancier? En wat zijn zwakke punten?

Hoe bepaal je dit bij een nieuwe leverancier en hoe bepaal je dit bij een bestaande leverancier?

Answer 3

Bij een nieuwe leverancier is het verstandig om het jaarverslag op te vragen. Ook kun je referenties inwinnen.

Bij een bestaande leverancier kun je zijn leveringen analyseren, kwaliteitsdefecten en onverwachte prijsverhogingen.

Question 4

Wat heb je als inkoper nodig om vraagtekens te kunnen zetten bij de kostenopbouw en eventueel oneigenlijk doorberekende kosten te identificeren?

Answer 4

Markt- en materiekennis kun je gebruiken om de geoffreerde prijs te beoordelen op marktconformiteit of, bij complexere aankopen, om de kostenopbouw kritisch te analyseren.

Question 5

Wat betekent de afkorting BAZO?

Answer 5

Beste Alternatief Zonder Overeenkomst

Question 6

Wat is het voordeel aan het ontwikkelen van een BAZO?

Answer 6

Het voordeel van het ontwikkelen van een BAZO is tweeledig:

1. Het beschermt je tegen het akkoord gaan met iest dat je zou moeten verwerpen
2. En het helpt je je eigen mogelijkheden uit te buiten (het hebben van een BAZO kan gebruikt worden om de wederpartij in de onderhandeling onzeker te maken)

Question 7

Waarom is het verstandig om ook na te denken over het BAZO van de ander partij?

Answer 7

Als je weet welke alternatieven de andere partij heeft, dan kun je beter inschatten wat de andere partij wel of niet zal accepteren

Question 8

Wanneer is de machtspositie van een inkoper sterk?

Answer 8

Het hebben van relevante kennis en het beschikken over alternatieven is zeer belangrijk voor het opbouwen van een sterke onderhandelingspositie.

Heb je voldoende alternatieven en kennis, dan is je onderhandelingspositie in principe sterk. (Bij geen of weinig alternatieven en/of hoge omschakelkosten, is de onderhandelingspositie beduidend zwakker)

Question 9

Bij stap 3: het bepalen van de concrete onderhandelingsdoelen is het belangrijk om doelstellingen te kwantificeren op basis van markt- of interne informatie. Je moet je doelstellingen zo nauwkeurig mogelijk afbakenen.

Hiervoor zijn twee manieren in het leven geroepen, noem deze twee.

Answer 9

1. Een barometer tekenen (zie afbeelding)
2. Een andere methode is het onderverdelen van onderhandelingsdoelen in:

• Musts (eisen): de absoluut te bereiken resultaten en/of doelen. Het niet bereiken van deze doelen betekent het afbreken van de onderhandeling.
• Wants (wensen): de resultaten die je graag wilt bereiken. Het niet bereiken van deze wants is geen breekpunt voor de onderhandeling
• Jokers: elementen die interessant kunnen zijn voor de leverancier, maar die jou niets of weinig kosten. Hierbij kun je bijv. denken aan jouw bereidheid om als referentie te dienen.

Question 10

Op basis van de informatie die je hebt van de andere partij, kun je proberen een inschatting te maken van haar doelen.

Wat zijn haar belangen en onderhandelingsdoelen? Een confrontatie tussen de doelen van de eigen organisatie en die van de leverancier wordt dan mogelijk. Hiervoor teken je een confrontatiematrix.

Leg uit hoe een confrontatiematrix in elkaar steekt.

Answer 10

Zie afbeelding.

Waar de musts elkaar ontmoeten, ligt duidelijk de zone van potentiele tegenstellingen en conflict. Waar musts en wants tegenover elkaar staan, kunnen we proberen creatieve oplossingen te vinden.

Question 11

Waarvoor kan een confrontatiematrix nog meer voor gebruikt worden anders dan het in kaart brengen van de musts, wants en jokers?

Answer 11

De confrontatiematrix kan gebruikt worden bij het plannen van de volgorde van de gespreksonderwerpen. Het is niet gebruikelijk om met de moeilijkste punten (daar waar de musts met elkaar conflicteren) te beginnen.

Het wordt dan ook aangeraden om met een eenvoudigere kwestie te starten.

Question 12

Geef enkele voorbeelden van gedrag en houding bij een distributieve onderhandeling.

Answer 12

• minimale concessiebereidheid
• gebruik maken van concurrentie
• stellend
• met tijdslimieten werken
• distributieve opstelling legitimeren met objectieve criteria
• stiltes laten vallen
• af en toe bluffen en doordrukken
• indien nodig impasses creëren

Question 13

Geef enkele voorbeelden van gedrag en houding bij een integratieve onderhandeling.

Answer 13

• compromisbereidheid
• voorzichtig schermen met alternatieven
• zoeken naar gemeenschappelijke belangen en voordelen
• niet werken met tijdsdruk
• gebruik maken van eigen deskundigheid om voorstellen te analyseren
• initiatief nemen
• open communicatie bevorderen
• als ik…, dan u…..

Question 14

Noem de vijf onderhandelingsfasen (ook wel genoemd de globale gespreksstructuur voor het verloop van een onderhandeling).

Answer 14

1. verkenning
2. reces
3. beweging
4. transactie
5. evaluatie

Question 15

Wat zijn de vijf doelen tijdens de eerste onderhandelingsfase: de verkenningsfase

Answer 15

• welkom heten en constructief openen van het gesprek
• checken van de beslissingsbevoegdheid van de wederpartij
• krijgen van aanvullende informatie
• beantwoorden van vragen
• krijgen van een globaal inzicht in de belangen en onderhandelingsruimte van de wederpartij

Question 16

Welke communicatie vaardigheden gebruik je tijdens de eerste onderhandelingsfase: de verkenningsfase?

En wat moet je proberen te vermijden?

Answer 16

Gebruik:

• luisteren
• zwijgen
• open vragen stellen
• samenvatten

Vermijd:

• zelf alleen aan het woord te zijn
• in een keer alle kaarten op tafel te leggen
• je in verwarring te laten brengen door nieuwe of detailinformatie

Question 17

Wat is een goeie woordkeuze om de beslissingsbevoegdheid van de wederpartij te controleren?

Answer 17

Je kunt bijvoorbeeld de volgende woordkeuze hanteren:

Goed, we moeten vooraf duidelijkheid hebben wiens goedkeuring nodig is indien wij tot overeenstemming komen - zowel aan uw kant als aan die van mij. Ik ben bevoegd om een overeenkomst te tekenen. Tot hoever gaat uw bevoegdheid?

Question 18

Waarvoor dient fase 2: de recesfase?

Answer 18

Tijdens de verkenningsfase (fase 1) is het mogelijk dat je onverwacht nieuwe en belangrijke informatie krijgt. Belangrijke informatie moet je altijd controleren op juistheid en nieuwe voorstellen moeten eventueel worden besproken met de intern belanghebbenden.

Wellicht is het noodzakelijk om een andere onderhandelingsstijl te heroverwegen, bijv. een distributieve onderhandeling kan worden gewijzigd in een meer integratieve benadering, indien de leverancier duidelijk kan maken dat hierdoor substantiële voordelen ontstaan.

Question 19

Wat zijn de 3 doelen bij fase 2: de recesfase?

Answer 19

• nieuwe cijfers controleren
• doelstellingen heroverwegen
• andere aanpak van onderhandeling gewenst?

Question 20

Waarvoor dient fase 3: de bewegingsfase?

Answer 20

Na de verkennings- en recesfase hebben de partijen een globaal inzicht in de eisen, wensen en (on)mogelijkheden van de wederpartij.

Stap 1.

In de bewegingsfase zullen partijen proberen te inventariseren wat de feitelijke verschillen of tegenstellingen zijn.

Stap 2.

Vervolgens zullen zij proberen deze verschillen/tegenstellingen te slechten. Om dit laatst te bereiken, zullen zij voorstellen doen en proberen concessies te krijgen of te ruilen. Hoe dit gebeurt is afhankelijk van de gehanteerde onderhandelingsstijl (distributief of integratief)

Question 21

Wat zijn de 3 doelen bij fase 3: de bewegingsfase?

Answer 21

• kijken wat de geschilpunten zijn
• naar mogelijkheden zoeken om deze geschilpunten op te lossen
• concessies krijgen of ruilen

Question 22

Welke communicatie vaardigheden gebruik je tijdens de derde onderhandelingsfase: de bewegingsfase?

En wat moet je proberen te vermijden?

Answer 22

Gebruik:

• onderhandelingstechnieken

Vermijd:

• zinloze discussie
• de wederpartij persoonlijk te kwetsen
• de onderhandeling te snel te beëindigen

Question 23

Noem de 2 doelen van de vierde onderhandelingsfase: de transactiefase

Answer 23

• uiteindelijke beslissing over wel of niet akkoord gaan
• afspraken maken

Question 24

Wat zijn de twee aandachtspunten bij de transactiefase?

Answer 24

Zorg ervoor dat:

• wijze en tijdstip van verdere actie en uitvoering worden afgesproken
• afspraken schriftelijk worden vastgelegd en ondertekend

Question 25

Wanneer breek je een onderhandeling af?

Answer 25

Wanneer de gevraagde concessies onverteerbaar zijn of waarop de voorgestelde overeenkomst als onvoldoende wordt gezien. De eigen doelen (musts!) worden niet behaald. Een onderhandelaar moet op zulke momenten beslist en overtuigend ‘nee’ kunnen zeggen.

Het is ook noodzakelijk om de onderhandelingen af te breken wanneer de tegenpartij totaal nieuwe punten of eisen, die nooit eerder aan de orde waren, op tafel legt. Als onderhandelaar is het immers onmogelijk om daarop juist te reageren. Je overlegt in zo’n geval eerst met de achterban en start de onderhandeling opnieuw als je je terdege hebt voorbereid op de nieuwe situatie.

Question 26

Wij als westerlingen kunnen nog veel leren van de oosterlingen die gemakkelijker een glimlach bewaren bij het nee-zeggen. Op welke manier wordt dit gedaan?

Answer 26

• Er wordt geprobeerd om gezichtsverlies van de ander te voorkomen door alternatieven te bieden en voorwaarden aan te reiken waardoor het ‘nee’ kan worden omgezet in ‘ja, maar….’
• Ze behouden de grimlach (bundeling van grimmig en lach)

Question 27

Hoe sluit je de onderhandeling af?

Answer 27

Je kunt dit doen door:

• Een aantal controlevragen te stellen om de belangrijkste punten van de overeenkomst nogmaals na te gaan en definitief vast te leggen
• Een korte samenvatting te geven
• Erop te wijzen dat je niet verder wilt onderhandelen, zodat de verkoper kan concluderen dat hij niet veel argumenten meer hoeft aan te dragen en zeker geen fundamentele wijzigingen meer moet voorstellen

Question 28

Wat is een impasse?

Answer 28

Impasses houden in dat de standpunten van beide partijen - gewild of ongewild - zo ver uit elkaar liggen dat de kloof onoverbrugbaar lijkt. Argumenten komen lijnrecht tegenover elkaar te staan.

De discussie wordt scherp, verder praten brengt beide partijen verder weg van een eventuele overeenkomst.

Question 29

Wat te doen wanneer een onderhandeling in een impasse raakt?

Answer 29

Dit vraagt om drastisch ingrijpen, waarbij en de discussie wordt stopgezet en de voorwaarden worden gecreëerd om met een schone lei te beginnen. Je maakt dus ruimte voor een time-out, voor overleg met de achterban, voor de mogelijkheid om een nieuw gesprek voor te bereiden.

Het verdient aanbeveling om zoveel mogelijk nieuwe elementen in dit gesprek te brengen, bijv. een aantal nieuwe thema’s, een nieuw voorstel of een nieuwe onderhandelingsplaats.

Dit is bedoeld om te vermijden dat hetzelfde geblokkeerde gesprek zich voordoet.

Bij een minder ernstige blokkade kun je een pauze houden of een lunch of diner voorstellen. Dan begint iedereen daarna weer vol goede moed opnieuw. De kans is zeer groot dat inmiddels onbewust ‘deblokkeringsideeën’ zijn ontstaan en dat de impasse zich nadien niet opnieuw voordoet.

Er ontstaat dan een nieuw platform voor de overeenkomst, dat zelfs het geblokkeerde voorstel weer aanvaardbaar kan maken.

Question 30

Noem enkele suggesties om onderhandelingen uit een impasse te halen

Answer 30

Hieronder volgt een aantal suggesties om onderhandelingen uit een impasse te halen: 

• Las een pauze in.
• Houd informele besprekingen, los van de onderhandelingstafel.
• Stel nieuwe keuzemogelijkheden voor.
• Isoleer de geschilpunten.
• Tracht eerst op ondergeschikte punten overeenstemming te bereiken.
• Doe kleine concessies.
• Geef jouw bereidheid tot verandering te kennen (bijvoorbeeld: ‘Normaal doen wij dit niet’).
• Verander je concurrerende instelling in een integratieve. 
• Vraag de wederpartij waarom ze tegen het bereiken van overeenstemming gekant zijn. 
• Vervang een teamlid of de teamleider door een ander.
• Kies een andere plaats om de onderhandelingen voort te zetten. 
• Doe een beroep op derden als de situatie werkelijk uit de hand loopt.

Question 31

Waarvoor dient de vijfde onderhandelingsfase: evaluatie?

Answer 31

Het is zinvol om bij belangrijke aankoopbeslissingen de onderhandeling te evalueren dmv diverse vragen die je aan jezelf stelt. Door het beantwoorden van deze vragen en het zekerstellen van deze informatie in een archief, kan de organisatie leren van ervaringen.

Voor toekomstige onderhandelingen is dit zeer waardevolle informatie.

Question 32

Noem enkele voorbeelden van vragen die je jezelf kunt stellen bij de vijfde onderhandelingsfase: evaluatie.

Answer 32

Vragen:

• hebben wij onze doelen bereikt?
• was onze voorbereiding voldoende?
• was onze onderhandelingsstijl effectief?
• wat waren onze sterke punten en onze zwakke?
• wat moeten wij de volgende keer anders doen?

Question 33

Wanneer is de uitgangspositie van de leverancier sterk bij een onderhandeling?

Answer 33

Wanneer er weinig alternatieven zijn en de omschakelkosten hoog zijn.

Question 34

Wanneer krijgt een onderhandeling een objectieve basis?

Answer 34

Wanneer de leverancier prijsverhogingen gelegitimeerd door het onderbouwen van deze verhoging met objectieve criteria.

Voorafgaand aan de onderhandeling moet duidelijk zijn hoe de voorwaarden van de leverancier zich verhouden tot die van zijn concurrenten.

Question 35

Noem de eerste stap die moet leiden tot betere onderhandelingsresultaten. Geef hierbij een toelichting

Answer 35

Evaluatie.

De eerste stap om betere resulaten mogelijk te maken is het zien van onderhandelen als een organisatie competentie die ontwikkeld en geborgd moet worden, en niet als een ad-hoc activiteit.

Aandacht voor het onderhandelingsproces zelf waarbij vooral rekening gehouden wordt met de kritsiche elementen en de vaardigheid van medewerkers s hiervoor een vereiste.