4.9 Engaging Project Stakeholders Flashcards
- ¿Cómo se define un Stakeholder?
- Son aquellas personas o entidad que es afectado por el proyecto o bien que pueden afectar al proyecto tanto positivamente como negativamente
- ¿A qué se refiere con Project Stakehoder Management?
- Es el proceso de:
I. Identificar Stakeholders: Además de identificarlos es documentar información relevante en relación a sus intereses, involucramiento, interdependencias, influencia y potencial impacto en el éxito del proyecto
II. Plan Stakeholder Engagement: El proceso desarrollar una estrategia para involucrar a los stakeholder basado en sus necesidades, expectaciones, intereses y potencial impacto en el proyecto
III. Mange Stakeholder Engagement: El proceso de comunicar y trabajar con los stakeholders para satisfacer sus necesidades, expectativas, responder a sus issues, y fomentar el involucramiento adecuado de éstos
IV. Monitor Stakeholder Engagement: El proceso de monitorear la relación con los stakehoders y ajustar la estrategia acorde.
- ¿Cuándo debería comenzar la identificación de los Stakeholders?
- Tan pronto como el Project Charter ha sido aprobado, el PM ha sido asignado y el equipo comienza a formarse
- ¿Qué clase de clasificación podemos utilizar para los stakeholders?
- Se puede clasificar cada uno según, interés, influencia, involucramiento
- ¿Qué técnicas o herramientas se utilizan para identificar a los Stakeholders?
Técnicas y herramientas
* Expert Judgment, quienes saben las estructuras de poder, la cultura interna, clientes y expertos
* Data Gathering:
▫ Cuestionario: uno a uno, focus group, mass collection
▫ Brainstorming/Brain writing
* Data Analysis:
▫ Stakeholder analysis:
Se analiza a cada uno según posición dentro de la organización Expectaciones, actitudes
Entre las cosas que se suelen evaluar:
o Interés: si es afectado por el proyecto y sus decisiones
o Rights: Derechos legales o organizacionales
o Ownership: dueño de donde se va a intervenir
o Knowledge
o Contribution: si entrega plata u otro recurso para el proyecto
Análisis de documentación pasada
* Data Representation:
▫ Power/interest grid, power influence grid, or impact/influenced grid:
a. Power: Nivel de autoridad
b. Interes: Nivel de interés por el resultado del proyecto
c. Influence: Habilidad para influir en el resultado del proyecto
d. Impact: Habilidad de causar variaciones en la planificación o ejecución del proyecto
▫ Stakeholder cube:
▫ Salience model:
Power: the stakeholder’s ability to influence the organization or outcome of the project.
Urgency: the stakeholder’s expectation for quick responses to their needs or requests.
Legitimacy: the stakeholder’s right to be involved. This is also the relationship of the stakeholder to the firm.
▫ Directions of influence: Clasifica a los stakeholders acorde a su influencia en trabajo del proyecto o en el equipo de éste
a. Upward: Senior management
b. Downward: especialistas del equipo
c. Outward: proveedores, publico, reguladores, usuario final
d. Sideward: compañeros que están haciendo otro proyecto
▫ Priorización: se hace cuando son muchos stakeholders
- ¿Cuál es el Output de Identify Stakeholders?
- Stakeholder Register:
▫ Identification information: Name, organización, ubicación, contacto, role en el proyecto
▫ Assessment information: expectativas, poderes, deseos
▫ Stakeholder Classification: internal/external, impact/influence/power/interest, etc.
- ¿Qué es el Stakeholder Register?
- Es un documento donde se encuentra la siguiente información
▫ Lista de los stakeholders
▫ Nombre, clasificación y ubicación geográfica
▫ Rol en el proyecto y su contribución
▫ Requerimientos del proyecto y sus expectativas
▫ En qué fase del proyecto estaría más interesado
▫ Otros detalles
- ¿Qué se refiere con Stakeholder engagement?
- Desarrollar una estrategia para involucrar a los stakeholders basado en sus necesidades, expectativas, intereses y potencial impacto en el proyecto. Es tener un plan accionable
- Esto se hace luego de haber identificado a los Stakeholder (primer paso)
- Normalmente se hace un update de esto cada vez que:
▫ Se pasa a una nueva fase del proyecto
▫ Hay cambios estructurales en la organización o jerarquía
▫ Nuevos stakeholder
- ¿Cuáles son las técnicas y herramientas para hacer un plan de Stakeholder engagement?
o Técnicas:
o Juicio experto
o Data Gahtering:
Benchmarking, comparar proyectos similares que sean de clase mundial
o Data Analysis:
Assumption and cosntrain. Analizar los presupuestos y las limitaciones en el proyecto
Root cause analysis
o Herramientas:
o Data representation:
Mind mapping: ver las relaciones entre sí.
Stakeholder engagement assessment matrix.
*
- ¿Cuál es el Output de Plan Stakeholders Engament?
- Es un plan donde se identifican las acciones requeridas para promover un involucramiento productivo de los stakeholder en la toma de decisiones y ejecución
- ¿En qué consiste Manage Stakeholder Engagement?
- Es el proceso de comunicar y trabajar con los stakehoder para cumplir con sus expectativas, necesidades y asuntos aumentando el involucramiento de éste. Con esto se logra apoyo y minimizar la resistencia de los mismos
- Entre las actividades con el stakeholder están:
▫ Involucrarlos en los distintos hitos para confirmar, obtener o continuar con su involucramiento
▫ Manejar las expectativas a través de la negociación
▫ Evaluar riesgos
▫ Resolviendo dudas
- ¿En qué consiste Monitor Stakeholder Engagement?
- Es el proceso de hacer seguimiento de las relaciones con los stakeholder ajustando acorde a lo que va sucediendo
- ¿Cuál es el Output de Monitor Stakeholder Engagement?
- Evaluación del estado de involucramiento de los stakeholder comparándolo con los niveles deseados
- ¿A cuáles se refieren con Key stakeholderst?
- Se refiere a aquellos que tienen poder de decisión
