4.1 Project Scope Flashcards
¿En términos generales, de que se trata hacer Project Scope Management?
- Se trata de que todo el trabajo necesario sea incorporado en el proyecto. No más, ni menos. Se trata de saber que incluye y no incluye el proyecto
¿Cuál es la diferencia entre Product Scope y Project Scope?
- Product Scope, es completar las características que se dijo iba a tener el producto
- Project Scope, además de incluir Product Scope, agrega lo demás necesario del proyecto, como planificación, gestión de cambios, despliegue del producto, etc. Logrando los objetivos del proyecto, KPI, dinero, alcance tiempo.
En caso de tener el Rol de Bussines Analyst ¿Cómo se diferencia con el rol de Project Manager?
- El Bussines Analyst es quien detecta la necesidad o el problema del negocio, busca la posible solución, y captura los requerimientos del proyecto para finalmente facilitar la implementación del producto. En cambio, el Project Manager se encarga que aquellos requerimientos sean atendidos por el equipo y realizados en forma, tiempo y costo
¿Qué es el concepto de Tailoring en Project Scope Management?
- Puesto que cada proyecto es único el PM puede ser que ajuste alguna de las etapas anteriores
Dentro de Project Scope Management, cuáles son sus 6 sub procesos, explique brevemente c/u?
i. Plan Scope Management: Define como el alcance del Proyecto/producto será definido, validado y controlado
ii. Collect Requirements: Determinar, documentar y administrar las necesidades de los stakeholders en relación al producto para lograr los objetivos
iii. Define Scope: Desarrollar una descripción detallada del producto
iv. Crear WBS: Subdividir el proyecto en piezas pequeñas trabajables y definir entregables
v. Validate Scope: formalización de aceptación de los entregables
vi. Control Scope: Monitorear el avance y manejar los cambios en relación a la línea base
¿Cuál es la ventaja de tener el proceso de Plan Scope Management?
- Es tener claro como se va a manejar el Scope a lo largo del proyecto
¿Cuáles son los inputs para Plan Scope Management?
- Project Chapter
- Project Management Plan -> Quality, Life Cycle, Development approach
- EEF
- OPA
¿Qué técnicas se utilizan para Plan Scope Management?
- Juicio Experto
- Data Analysis
- Meetings
¿Cuáles son los Outputs de Plan Scope Management?
- Scope Management Plan: como el alcance va a ser definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado: Como se arán los otros procesos
- Requirement Management Plan: Como los requerimientos del proyecto y producto serán analizados, documentados y manejados: seguimiento, reporte, priorización, métricas. RTM (Requirements traceability matrix)
¿Cuál es el beneficio de hacer el proceso de Collect Requirements?
- Es tener la base del producto y con ello la base del scope del proyecto y producto
¿Cuáles son los 6 tipos de requerimientos que puede haber?
- Business Requirements: De alto nivel como necesidad del negocio, es la razón de ser del proyecto. Ejemplo aumentar la producción de cobre en 2%
- Stakeholder requirements: Son solicitudes específicas de individuos para con el producto. Ejemplo, necesito ver que está entrando a la planta en términos de caracterización de mineral
- Solutions requirements:
Functional: es cómo se comporta el producto. Ej. Deben registrarse con contraseña, debe haber un botón de búsqueda
Nonfunctional: son las condiciones “ambientales” o cualidades. Rendimiento, datos encriptados - Transition and rediness requirements: lo necesario de hacer desde cómo estamos ahora lograr llegar al futuro y que no formarán parte de la solución final. Ejemplo, capacitación del personal, migración de datos, pruebas de aceptación
- Project Requirements: Lo que debe cumplir el proyecto. Ejemplo, milestone dates, obligaciones contractuales, etc.
- Quality requirements: validación de que lo entregado está acorde a lo solicitado. Test, certificaciones, validaciones, etc.
¿Cuáles son los inputs necesarios para Collect Requirements?
- Project Charter
- Project Management Plan
- Project Documents
Assumption Log
Lessons learned register
Stakeholder Register
Business case
Acuerdos - EEF
- OPA
¿Cuáles son las mejores técnicas para recolectar los requerimientos del producto?
o Juicio Experto
o Data Gathering:
▫ Interviewing Stakeholders
i. Registrar los stakeholders
ii. Reuniones uno a uno, uno a muchos, muchos a muchos
▫ Focus Groups
i. Es un evento moderado
ii. 6-12 personas
iii. El moderador es neutro
iv. Importante la composición del grupo (mezclado, solo los de un tipo, etc.)
▫ Questionnaries and Surveys:
i. Para grandes grupos
ii. Basados en papel
iii. Basados en web
▫ Benchmarking the Requirement
i. Se comparan dos o más sistemas para saber cuál da mejores resultados
o Data Analysis:
▫ Analizar Documentos de proyectos
i. Analizar para comparar con tu proyecto que requerimientos se pueden sacar
ii. Project Plans
iii. Brouchues
iv. Blueprints
v. Specifications
o Decision Making:
▫ Multicriteria Analysis
o Data Representation:
▫ Affinity Diagram:
* Se hace un brainstorming y se agrupan según afinidad
▫ Mind mapping:
* Consolida ideas sobre sesiones de brainstorming individuales en un mapa unificado donde se ven las similitudes y diferencias
o Habilidades interpersonales:
▫ Nominal Gropus Technique: es el brainstorming pero con votación para saber cuáles son más útiles
▫ Observación/conversación: ir a terreno (job shadowing)
▫ Facilitación: Traer a los stakeholders claves y hacer un workshop
o Diagramas de Contexto: Muestra el sistema de negocio (el proceso) de como los usuarios interactúan con él.
o Prototipos: Mock-ups
¿Cuáles son los outputs de Collect Requirements?
- Es la lista de todos los requerimientos colectados y sus características
¿Qué es Requirements Traceability Matrix?
- Es una matriz que permite el seguimiento y cumplimiento de los requerimientos
¿Qué análisis es útil hacer en relación al Producto (Product Analysis)?
- Product breakdown: Dividir el producto y analizar para qué es cada parte
- Requirements analysis: es estudiar y entender bien los requerimientos
- Systems analysis: Es entender como el producto entra en el sistema
- System engineering: es los análisis técnicos de cómo llevar esos requerimientos a la realidad
- Value engineering: Es ver que cada componente entrega valor desde el punto de vista técnico
- Value analysis: es ver que cada componente que no es necesario para el value engineering entrega valor final al propósito del proyecto
¿Explique a que se refiere con Define Scope y cuál es el beneficio de hacerlo?
▫ Se refiere a Definir una descripción detallada del proyecto y del producto
▫ Establece límites (que no incluye que si incluye) y criterios de aceptación. Puede ser que no todos los requerimientos capturados en Collect Requirements se incluyan
¿Cuáles son los inptus de Define Scope?
- Project Charter
- Project Management Plan
- Project Documents:
Assumptions log
Requirements documentation
Risk register - EEF
- OPA
¿Cuáles son las técnicas y herramientas para Define Scope?
- Juicio Experto
- Data Analysis: ej. Alternative analysis
- Decision Making:
- Interpersonal and Team Skills
- Product Analysis
¿En qué consiste el Scope baseline?
- Consiste en:
▫ Project scope statement
▫ Project WBS
▫ Project WBS dictionary (detalles del entregable, actividades y calendarización). Ej: requerimientos de calidad, costos estimados, criterios de aceptación, etc.
¿Cuáles son los outputs de Define Scope?
- Project Statement: Es la descripción del alcance del proyecto y producto, entregables principales, limitaciones y supuestos. También puede incluir explícitamente aquellas cosas que se excluyeron
¿Qué es el Work Breakdown Structure WBS y cuál es el beneficio de hacerlo?
- Es la descomposición en partes más pequeñas del Scope del proyecto
- El beneficio es que da un marco en lo que hay que trabajar
¿Por qué no es bueno dividir demasiado el trabajo?
- Demasiada división del trabajo puede llevar al malgasto de esfuerzo en la administración de ese trabajo, uso ineficiente de recursos, disminución de la performance del equipo
¿Cuáles son los inputs para hacer WBS?
- Project Management Plan
- Project Documentos: Project Scope statements, Requirements documentation
- EEI
- OPA
¿Cuáles son las Tools and Techniques para hacer WBS?
- Experte Judgement
- Decomposition:
Identificar los entregables a realizar
Estructurar y organizar los WBS
Descomponer en niveles menores
Codificar los componentes (ponerles algún ID)
Verificación - Project Documents:
Project Scope statements
Requirements documentation
¿Cuáles son los outputs de hacer WBS?
- Scope baseline (esta es la versión aprobada del scope statement) que puede incluir:
Project Scope Statement
WBS
Work Package: la parte mas fina del WBS que esta pesada y sirve para sacar el Schedule
WBS dictionary: Es información que se entrega para cada WBS, por ejemplo,
▫ Descripción del trabajo
▫ Presunciones, y limitantes
▫ Responsable en la organización
▫ Schedlue y milestones
▫ Costo asociado
▫ Calidad requerida
▫ Criterio de aceptación
▫ Referencia técnica - Update de documentos:
Assumption log
Requirements documentation
¿En qué consiste el paso de Validate de Scope y cuál es el beneficio de hacerlo?
- Es la formalización de la aceptación de los entregables
- El beneficio esta en que aumenta de esta forma la probabilidad de la aceptación de los entregables finales
¿Cuáles son los inputs para Validate de Scope?
- Scope Management Plan
- Requirements management plan
- Scope baseline
- Project Documents:
Lessons learned register
Quality reports
Requirements documentation
Requirement traceability matrix - Entregables verificados
- Work Performance Data
¿Cuáles son las Tools and Techniques para hacer WBS?
- Inceptions: son las reviews del producto, walkthroughs.
- Decision Making, por ejemplo, votar para determinar si se cumplió o no el delibery
¿Cuáles son los outputs de hacer WBS?
- Accepted Deliverables
- Work performance Information
- Changes Requests
- Project documents update:
Lessons learned register
Requirements documentation
Requirements traceability matrix
¿Cuáles son los inputs de Control Scope?
- Scope management plan
- Requirement management plan
- Change management plan
- Configuration management plan
- Scope bseline
- Performance measurement baseline
- Project documents:
Lessons learned register
Requirements documentation
Requirements traceability matrix - Work performance data
- OPA
¿En qué consiste Control Scope y cuál es su beneficio?
- Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y el alcance del producto en relación a sus cambios y el Scope Baseline
- En este paso, se asegura que cualquier requisito de cambio pase por la fase de Perform Integrated Change Control
- El beneficio principal es mantener el proyecto en el marco de su Scope Line
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer Control Scope?
- Data Analysis:
Variance análisis: comparar la baseline con lo actual y ver si hay mucha diferencia, y si lo hay, se deben tomar medidas preventivas
Trend análisis: ver si la performance a lo largo del tiempo mejora o se deteriora
¿Cuáles son los Outputs para Control Scope?
- Work Performance Information: cómo va el proyecto con respecto a la baseline
- Change request
- Update de Project Management Plan:
Scope management plan
Scope baseline
Schedule baseline
Cost baseline
Performance measurement baseline - Project Documents Updates:
Lessons learned register
Requirements documentation
Requirements traceability matrix
