4.5 Project Resource Management Flashcards
¿En general que es lo que significa Resource Management?
- Es identificar, adquirir y administrar el recurso necesario para completar un proyecto. Este proceso es asegurar que el recurso está disponible tanto en tiempo como en espacio.
- Si no se hace esto ocurren: retraso en la entrega del proyecto, mayores costos monetarios, un potencial peor calidad del producto final
¿Cuáles son las 6 actividades que componen Project Resource management?
Explique brevemente cada una.
* i.Plan Resource Management: Es definir el cómo estimar, adquirir, administrar y utilizar los recursos tanto físicos como de personas
* ii.Estimate Activity Resources: Estimar cuanto de equipo, equipamiento físico y suministros voy a necesitar para realizar el proyecto
* iii.Acquire: Acquire Resources: El proceso de adquirir el recurso
* iv.DevlopTeam: Proceso de mejorar competencias, interacciones entre el equipo, mejorar el ambiente del equipo para mejorar performance
* v. Manage Team: El proceso de hacer seguimiento de la performance del equipo, dando feedback, resolviendo issues y haciendo cambios en el equipo para optimizar la performance del equipo
* vi. Control Resources: El proceso de asegurarse que los recursos físicos estén asignado y alocados tal cual fueron planificados, monitoreando lo usado vs lo planificado y haciendo las acciones correctivas según correspondan
¿Diferencia entre Project Calendar and Resource Calendar?
- Project Calenadar: es el típico 5 veces a la semana de cierta hora hasta otra
- Resource Calendar: es el que los recursos necesitan. En el caso del recurso humano, este debe considerar vacaciones, feriados, médicos, etc.
¿A que nos referimos con Emotional Intelligence (EI), cuales dos tipos de EI podemos mencionar?
- Entender las emociones propias y las del otro.
- Inbound: Autocontrol y autoconciencia
- Outbound: Administración de las relaciones. No reaccionar y analizar que piensa, que causa eso y que está detrás de lo que nos está diciendo
¿Métodos en tendencia de Resource Management, que se alejan del “command and control”?
- Lean management: Backlog, el trabajo pasa a la siguiente línea de trabajo
- Just-in-time (JIT): tengo el solo justo el material que necesitado para entregar el producto
- Kaizen: Mejoras incrementales
- Total Productive Maintenace (TPM): se hacen mantenciones preventivas a fin de que los equipos no se rompan
- Theory of constrains: se busca el eslabón más débil (ej. Costo, tiempo, etc.) se mejora y así se continua con el siguiente más débil y se mejora
- ¿Cuáles son los elementos esenciales de entrada para poder realizar el Project Resource management Plan? ¿Y por/para qué?
- Inputs:
- Project Charter: Descripción de alto nivel del proyecto y sus requerimientos. Stakheolders claves, recursos aprovados.
- Project Managemnt Plan:
Quality management plan: define los recursos que serán necesarios para lograr obtener una calidad del producto
Scope baseline: Los entregables que te dan cuando recurso necesitaras para hacerlos
Project Documents:
▫ Project Schedule: te da el tiempo de cuando necesitaras los recursos
▫ Requirements documentation: todos los requisitos que deben cumplir los productos para ser aceptados tecnicamente como de negocio. Te da el tipo y cantidad de recrusos necesarios
▫ Risk registrer: te da los potenciales riesgos e impactos que pudieran afectar al proyecto
▫ Stakehoder register: son los que están interesados en el producto. Te ayuda a saber en caso de que se tenga que decidir por uno u otro recurso a utilizar
Enterprise Enviormentanl Factor: Los que pudieran afectar a la estimación del recurso:
▫ Distribución geográfica de los facilites o recursos
▫ Competencias existentes
▫ Condiciones del mercado
Organizational Process Assets: Te pueden limitar/indicar como hacer el plan:
▫ Human resource policies and procedures
▫ Physical resources policies and procedures
▫ Safety policies
▫ Security policies
▫ Template
▫ Historical information of the projects
- ¿Qué ventajas podemos sacar de un Virtual Team?
o Ventajas:
Expertise remota
Ahorro de tiempo y confort de casa
o Desventajas:
Comunicación
Sensación de aislación
Gaps in sharing knowledge
Experiencia entre miembros del equipo
Dificultad para hacer seguimiento en el progreso y/o productividad
Potencial diferencias culturales
¿Cuáles son las técnicas y herramientas para hacer el Project Resource management Plan?
Juicio experto: individuo o un grupo. Los que tienen que identificar:
▫ Negociar el mejor recurso dentro de la organización para hacer el proyecto
▫ Administración del talento y desarrollo del personal
▫ Determinar preliminarmente el nivel de esfuerzo para cumplir con los objetivos
▫ Determinar preliminarmente el tiempo que toma obtener los recursos
▫ Identificar riesgos relacionado con la adquisición, retención del recurso
▫ Cumplir con las normas regulatorias
▫ Saber los detalles de interacción con los proveedores
Data Representation: Herramienta necesaria para organizar el recurso (principalmente saber Roles y responsabilidades). Entre las representaciones se utiliza:
▫ Hierchical chart:
a. WBS
b. Organizational Break down structure OBS: organización departamental, unidades o equipos. Ej. adquisiciones
c. Resource breakdown structure (RBS): Los recursos que necesitas puestos jerárquicamente
Assignament Matrix (RAM/RACI = Responsible, accountable, consult, inform): Muestra las actividades/trabajo y la relación con los miembros del equipo
Tex-orinted formats: Cuando las responsabilidades requieren una detallada descripción para los miembros del equipo, se utiliza este formato.
¿Clarifique la siguiente terminología: Role, Authority, Responsability, Competency?
- Role: El nombre genérico que se le da a un miembro del equipo
- Authority: quien hace las decisiones
- Responsability: acciones o lo que se espera que hagas para completar un trabajo
- Competency: Nivel de conocimiento habilidades y experiencia
¿Qué es una Teoría organizacional y para qué sirve?
o Es información que trata de explicar en los modos en que la gente, los equipos y las organizaciones se comportan
o Sirve para usar a fin de reducir, costos, tiempos y esfuerzos
- Mencione y explique algunas Teorías organizacionales
o Maslow’s Hierarchy of needs:
o Herzberg’s Theoryof Motivation: Hay motivadores y desmotivadores
o MCGregor’s X and Y: Es la perspectiva que tiene el manager de sus empleados. Los X los ve como aquellos que tienen que hacer Micromanagement, no son confiables, flujos, y no quieren trabajar. Y están los Y, que son los automotivados, capaces y autodirigidos.
o MCClelland’s Theory of Needs: necesidades se adquieren a lo largo de la vida. Necesitas los siguiente:
Achievement- Lograr cosas, to excel
Affiliation – aceptación
Power – personal and institutional
o Ouchi’s Theory Z: El estilo japones es uno participatorio. Lifelong employment
o Vroom’s Expectancy Theory: La gente se comportan conforme a lo que estas piensan que les traerá si se comportan de esa forma. Te comportas de forma diferentes dependiendo del carácter del manager. Si sabes que recibirás un bono, te comportarás diferente.
o Halo Effect: Confundes una capacidad con otra. Ejemplo Jean es muy buena en Software y entonces se cree que sería buena en Project manager
- ¿Cuáles son los Output del Plan Resource Management?
Explique cada uno.
o En concreto pueden ser:
Identificación el método a utilizar para identificar y cuantificar los recursos físicos y humanos necesarios
Adquisición, como adquirirlos
Roles y responsabilidades
Project Organización chart: el equipo y su relación con la organización
Project Team resource Management
Team development: Métodos para desarrollar al equipo (entrenamiento, etc.)
Resource control: como se hará
Recognition plan: premios y reconocimientos y cuando se darán
¿Qué es un Team Charter y para qué sirve?
o Documento donde se establecen, los valores, acuerdos y formas de operar del equipo. Esto puede incluir:
Guía de comunicación
Criterio de decisiones y procesos
Proceso de resolución de conflictos
Guías de reuniones
- ¿Cuál es la diferencia entre Effort-driven activities y Fixed-duration activities?
- Effort-driven activities: mientras más fuerzo le pongas más rápido salen
- Fixed-duration: no importa si le pones más esfuerzo saldrá en el mismo tiempo
¿Qué es el “Estimate Activity Resource?
o Es el proceso de estimar la cantidad de equipo (personas) y recursos físicos que voy a necesitar para realizar el trabajo. Esto se hace de forma periódica a lo largo del proyecto
¿Cuáles son los inputs para el Estimate Activity Resource?
o Project management plan:
Scope Baseline
Resource management plan: es el plan de como se hace todo
o Project Documents:
Activity attributes: requerimientos del recurso, fechas impuestas, ubicación de la actividad, limitantes
Activity list: La actividad que necesitará de recursos
Assumption log: puede tener formas de hacer el trabajo, costos estimados, etc.
Resources calendars
Risk register: riegos que puedan afectar la disponibilidad del recurso
o EEI
o OPA
¿Qué herramientas y técnicas hay para estimar los recursos necesarios, detalle?
o Juicio experto
o Bottom-up Estimating
o Analogous estimating
o Parametric estimating
o Ata análisis: en este caso puesto como “Alternative analysis”, que da diferentes alternativas de cómo hacerlo a diferentes costos
o Project Management Information System (PMIS): ej. software
o Meetings: con functional manager para estimar
¿Mediante que se adquieren los recursos tanto recursos internos como externos?
o Recursos internos: mediante el funcional o resource manager
o Recursos externos: Procurement processes
¿Qué es Acquire Resource?
o Es el proceso efectivo de adquirir los recursos
¿Cuáles son los Output de Estimate Activity Resource?
o Resource requirements: el tipo y cantidad de recursos que voy a necestiar
o Basis of Estimates: los detalles que soportan como se ha hecho la estimación de los recursos necesarios
o Resources Breakdown Structure (RBS):
o Project documents updates:
Activity attributes
Assumption logs
Lesson learnes regsiter
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para adquirir los recursos?
o Decision making: por medio de “multicriteria decision analysis” (varias alternativas), que pueden variar en:
Disponibilidad del recurso
Costo
Capacidad
Experiencia
Conocimiento
Habilidades
Actitudes
Factores internacionales
o Pre-Assignment: cuando el equipo o los recursos ya han sido definidos previamente al proyecto
o Virtual teams
¿Cuáles son los inputs para hacer el Acquire Resource Plan?
o Project management Plan:
Resource management plan: como se adquieren los recursos
Procurement management plan: como se adquieren los recursos fuera de la institución
Cost baseline: el costo base de todo el proyecto
o Project documents:
Project Schedule
Resource calendar
Resource requirement
Stakeholder register
o EEI
o OBS
¿Cuáles son los Outputs de Acquire Resources?
o Physical resource assignments: todo los detalles de cual materia, equipo, etc.
o Project Team Assignments: cual equipo ira
o Resource Calendar: feriados, vacaciones, etc. Cuando estará disponible el recurso
o Change Requests: esto ocurre cuando durante el proyecto hay cambio en acquire resources
o Project managemetn plan updates
Resource management plan
Cost baseline
o Project Documents:
Lesson leraned register
Project Schedule
Resource breakdown structure
Resource requirements
Risk regsiter
Stakeholder register
o EEI update
o OBS update
¿Qué significa Non-collocated teams?
o Significa aquellos equipos que no necesariamente están en el mismo lugar físico para trabajar (virtual teams)
¿A qué se refiere con Develop Team?
o Es el proceso de mejorar los siguientes puntos dentro del equipo, con el fin de mejorar el rendimiento:
Competencias:
* Conocimiento y habilidades
Interacción entre miembros del equipo:
* Confianza y acuerdos
Ambiente del equipo:
* Ambiente colaborativo
* Cross-training mentoring
* Compartición de conocimiento y expertise
* Empoderar en hacer decisiones, tomar ownnership para los productos
¿Qué elementos hay que prestar atención para lograr High team performance?
o Usar una comunicación abierta y efectiva
o Crear oportunidades para Team-building
o Desarrollar confianza entre los miembros
o Manejar los conflictos
o Motivar una solución de problemas de forma colaborativa
o Motivar tomar decisiones colaborativamente
- ¿Según Tuckman ladder, ¿Cuáles son los 5 estadios (Naturally Developing Project Teams) que pasa el equipo en cuanto a su desarrollo como tal?
o Forming: saben sobre sus roles y responsabilidades
o Storming: evalúan el trabajo que tienen que hacer, decisiones técnicas,
o Norming: comienzan a trabajar en conjunto y ajustan sus comportamientos y hábitos para apoyar al equipo
o Performing: El equipo llega a un estado de perfirming como una unidad bien organizada.
o Adjourning: El equipo completa el trabajo y se van a otro proyecto
¿Cuáles son los inputs para Develop Team?
o Project Management Plan: En este se encuentra el “Resource Management Plan”, el cual entrega guías de cómo realizar las recompensas, feedback, entrenamiento adicional, acciones disciplinarias, como resultado del performance del equipo
o Project Documents:
Lessons learned register: lecciones tempranas aprendidas en el equipo pueden ser aplicadas posteriormente al equipo
Project Schedule: en él se encuentra cuando realizar las capacitaciones del equipo
Project team Assignments: rol y responsabilidades
Resource Calendar: cuando puede el equipo participar en actividades de desarrollo
Team charter: guias operativas del equipo
o EEI
o OBS
- ¿Cuáles son las herramientas y técnicas para usar en el Develop Team?
o Colocation: Es poner a los participantes claves en el mismo lugar físico para aumentar su habilidad de crear performance como equipo. Este puede ser temporal en fases más críticas del proyecto
o Virtual Teams: Utilización de equipos con mayor cantidad de habilidades
o Tecnologías de comunicación: email, chat, video conferencing
o Interpersonal and Team Skills:
Confilic management
Influencing
Motivation: dar los argumentos para que alguien reaccionen
Negotiation
Team building:
* Esto es generar actividades para fortalecer las relaciones sociales del equipo y crear un ambiente colaborativo y cooperativo, que trabajen mejor juntos. Puede llegar a ser de 5 minutos a uno exclusivamente preparado para ello. Es esencial al comienzo del proyecto, pero debería ser un proceso continuo.
* Suelen ser en lugares solo para esto
o Recognition and Rewards:
Es solo efectivo si la recompensa es valorada por quien la recibe
o Training
o Individual and Team assessments: Identificar las áreas débiles y fuertes
o Meetings
¿Qué son los Zero sum rewards?
o Son las recompensas que en solo una persona puede lograr (como el empleado del mes), esto hay que evitarlo, puesto que otros pueden que también trabajaron bien y esto hace que se sientas no apreciados
¿Cuáles osn los Output de Devolop Team?
o Team Performance Assessments: una evaluación de como el equipo se está desempeñando luego de todas las herramientas y técnicas aplicadas. Dentro de estas evaluaciones pueden estar:
Las habilidades mejoradas del individuo que se ve reflejado en una mejora de efectividad
Mejoras en competencias que permiten observar mejoras en el funcionamiento como equipo
Reducción de rotación del equipo
Aumento en la cohesividad del equipo
o Change Request
o Project Management Plan Updates
o Project Documents Update:
Lessons learnier register
Proejct Schedule
Project team assignments
Resource calendar
Team charter
o OBS
o OPA
¿Cuáles son los outputs del Managing Teams?
o Change requests
o Project Management Plan updates:
Resource management plan
Schedule baseline
Cost baseline
o Project Documents Updates
Issue log
Lesson learned register
Project team assignments
o EEI
¿A qué se refiere con Manage Team?
o Es el proceso de hacer seguimiento a la performance del equipo, entregando feedback, resolviendo issues y haciendo cambios en el equipo para optimizar la performance del equipo
¿Cuáles son los Inputs de Manage Team?
o Project management plan: con su resource management plan
o Project Documents
Issule log: quien y cuando resuelve el issue
Leassons learned register
Project team assignments: roles y responsabilidades
Team charter: como se hacen decisiones, conductas, reuniones y resolución de conflictos
o Work Performance Report: schedule control, cost, control, quality control, scope validation
o Team Performance Assessments
o EEI
o OPA
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para Manage Team?
- Conflict management:
▫ Los conflictos deberían ser abordados tempranamente y usualmente privadamente
▫ Si los conflictos continúan se deberían tomar medidas disciplinarias
▫ Hay en general 5 técnicas para resolver conflictos:
a. Withdraw/avoid: evitar el problema o la situación que genera conflicto
b. Smooth/accommodate: enfatizar en las áreas de acuerdo, en lugar de las diferencias; conseder en la posicion de uno para mantener la armonía
c. Compromise/reconcile: LLegar a una solución que mas menos satisfaga a todas las partes (normalmente llega a una situación lose-lose)
d. Force/direct: empujar por el punto de vista de uno a expensa del otro, ofreciendo solo solciones win-lose normalmente se hace desde una posición de poder para resolver una emergencia.
e. Collaborate/problem solve: incorporar multiples puntos de vistas y diferentes perspectivas. Require una actitudo cooperativa y un dialog abierto que conduza a un consenso y acuerdos (win-win situation)
o Decision making
o EI
o Influencing
o Lidership: inspirar a hacer su trabajo bien
o PMIS, Project Management information system: software o resource management para administrar al equipo en sus actividades
¿A qué se refiere con el concepto de Control Resource y que actividades involucra?
o Es el proceso de asegurar que el recurso físico asignado para el proyecto esté disponible como se planifico, así como, monitorear el recurso efectivo utilizado vs lo planificado tomando acciones correctivas en caso de ser necesario. Dentro de las actividades que tienen que hacer para Control Resource están:
Monitorear los gastos de los recursos
Lidear con el exceso o falta de recursos
Asegurar que el recurso es liberado y usado acorde al plan y necesidades
Informar a los stakeholders en caso de que algún tema surja
Manejar los cambios que puedan surgir
¿Cuáles son los outpus de Control Resources?
o Change requests
o Project managementp Plan update
Resource management plan
Schedule baseline
Cost baseline
o Project documents updates:
Assumptin log
Issue log
Lessons learned register
Physical resource assgnments
Resource breakdown structure
Risk register
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para realizar Control Resource?
- Data Analysis:
▫ Altenatives analysis
▫ Cost-benefit analysis
▫ Performance reviews
▫ Tend analysis - Problem Solving:
▫ Identificar el problema
▫ Definir el problema
▫ Investigar
▫ Analisar
▫ Solucionar
▫ Chequear la solución - Interpersonal and Team Skills
▫ Negociación
▫ Influenciar - PMIS
¿Cuáles son los Inputs de Conrtol Resource?
o Project Management Plan:
Resource management plan
o Project documents:
Issue log
Lessons learned register
Physical resource assgnments
Project schedule
Resource breakdown structure
Resource requirement
Risk register
o Work Performance Data: indica el número y tipo de recurso que ya ha sido usado
o Agreements: que hacer cuando falta recurso o sucede algo con el que ya se tiene
o OPA
