4.2 Project Schedule Managements

Question 1

¿A qué se refiere con Schedule Management y cual el beneficio de hacerlo?

Answer 1

Es manejar que el proyecto se complete en los plazos acordados

Sirve como una herramienta de comunicación, gestión de Stakeholders, base para la evaluación de performance y para ajustarse a los tiempos

Question 2

¿Cuáles son las tendencias en Schedule?:

Answer 2

Cascada

Iterativa

Kanban

Lean

Question 3

¿Cuáles son los seis procesos necesarios llevar para realizar Schedule Management, mencione brevemente a que se refiere cada uno?

Answer 3

Plan Schedule Management: Establecer, políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, manejar, ejecutar y controlar el Schedule.

Define Activities: Identificar las acciones especificas a realizar para producir los entregables

Sequences Activities: Estimar Identificar las relaciones entre las actividades del proyecto

Estimate Activity Duration: Estimación del tiempo que tomará hacer todo le trabajo (cada actividad)

Develop Schedule: Analizar la secuencia, duración, requerimiento de recursos y potenciales problemas en el calendario para poder crear el calendario

Control Schedule: Monitorear el estado del proyecto en relación a los tiempos

Question 4

¿Cuáles son los inputs para Plan Schedule Management?

Answer 4

Project Charter

Project Management Plan:

Scope management plan

Development approach

EEI:

Cultura y estructura organizacional

Recursos/disponibilidad de equipo

Disponibilidad de recursos físicos

Software para planificar

Comercial database (metes los datos de tu proyecto y te dice cuanto va a durar)

OPA

Question 4

¿Cuáles son los Tools and Techniques para Plan Schedule Management?

Answer 4

Juicio Experto

Data Analysis

Reuniones

Question 5

¿Cuáles son los Outputs para Plan Schedule Management?

Answer 5

Schedule Managemetn Plan:

El modelo de como se va hacer el Schedule

Cuando son las entregas y el tamaño de las iteraciones

Nivel de tiempo de contingencia

Unidades de medida para medir los recursos necesarios

Como se va hacer mantenimiento al calendario

Control de limites: ejemplo cuando % se puede alargar el calendario y sigue siendo aceptable

Reglas de medición de performance

Como se va a medir la variación del avance vs el calendario

Question 6

¿Cuál es la diferencia entre WBS y Define Activities?

Answer 6

WBS esta centrado en el “What” (HU), mientras que Define activities is HOW (Tasks)

Question 7

¿Qué tipo de actividades deben ir cuando se definen la activities list?

Answer 7

El trabajo para lograr el producto

El trabajo administrativo del PM

El proceso de planificar

Tiempo de procurement

Internal and external events: vacaciones, feriados, etc.

Known and unknown events: sé que esto podría saber, lo que no sé pero podría pasar como la renuncia de un miembro del equipo

Question 8

¿Que son los Level of Effort (LOE)?

Answer 8

Son actividades que más bien son de soporte para las actividades que crean el producto final (WBS).

Reporte, presupuesto, etc.

Question 9

¿Que son los Discrete effort activities?

Answer 9

Son actividades necesarias para la creación del project cope. La mayoría de las actividades son de este tipo

Question 10

¿Que son los Apportioned effort activities?

Answer 10

Son el trabajo del PM que no van directametne en relación del WBS pero que son necesarias hacer: QA, integrated change control, communications

Question 11

¿Qué atributos deberían tener cada actividad de la lista de actividades?

Answer 11

Nombre y descripción

ID

WBS

Relaciones: con que está relacionada esta actividad, debe haber hecha otra primero

Leads: es tiempo negativo. Por ejemplo, puedo empezar a pintar antes de que las paredes estén listas, puesto que me basta que estén 10 listas para comenzar y no las 100 listas

Requerimiento de recursos

Fechas para tenerlo

Restricciones y Supuestos

Información adicional

Question 12

¿Cuáles son los inputs para Define Activities?

Answer 12

Schedule management plan

Scope baseline (WBS, entregables, limitantes, presunciones, documentos)

EEI

OPA

Question 12

¿Cuáles son las Tools and Techniques para Define Activities?

Answer 12

Juicio Experto

Decomposición:

Rolling Wave Planning: Es planificar en cada planning

Reuniones

Question 13

¿Cuáles son los Outputs en Define Activities?

Answer 13

Lista de Actividades

Atributos de las actividades

Milestone (un punto en el tiempo sin peso)

Change Requests

Project Management Plan Updates:

Schedule baseline

Cost baseline

Question 13

¿Cuál es el beneficio de hacer Sequence Activities?

Answer 13

Es poder contar con lógica secuencial del trabajo lo que repercute en la eficiencia en el desarrollo del proyecto

Question 14

¿Cuáles son los inputs en Sequence Activites?

Answer 14

Schedule management Plan

Scope baseline

Project documents

Activity attributes

Activity list

Assumption log

Mileston list

EEI

OPA

Question 15

¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer Sequence Activities? Mencione los tipos de dependencias

Answer 15

Precedence Diagramming Method (PDM): ver pagina 46
Dependency Determination and Integration:

Es caracterizar las dependencias con la siguiente clasificación:

Mandatory dependencias: son aquellas regulatorias, por contrato o inherentes por la naturaleza del trabajo. Ejemplo, no se puede construir el edificio, hasta que se haga los fundamentos, o para poder testear se debe construir primero

Discretionary dependencias (logic): cuando se sabe que es mejor hacerlo así. Por ejemplo, se suele aceptar que es mejor comenzar la parte eléctrica de un edificio, una vez que se ha terminado las cañerías

External dependencias: aquellas que no son propias del proyecto y que vienen de factores externos. Ej. Debo esperar que lleguen los ladrillos antes de construir

Internal dependencias: las dependencias que se dan dentro del proyecto y que las puede manejar el equipo, ejemplo, alguien va a tomar vacaciones.

Leads and Lags

Son valores de una actividad para cambiar el comienzo de ésta

Lags, tiempo positivo, es agregar tiempo para que pase algo, por ejemplo, que se seque la pared antes de pintarla

Leads: es tiempo negativo (accelerated time). Por ejemplo, puedo empezar a pintar antes de que las paredes estén listas, puesto que me basta que estén 10 listas para comenzar y no las 100 listas

Project Management Information Systems (PMIS)

Question 16

¿Cuáles son los outputs de Sequence Activities?

Answer 16

Diagrama de interrelaciones ver pagina 47
Update de documentos:

Activities attributes

Activity list

Assumption log

Milestone list

Question 17

¿Cuál es el beneficio de hacer Estimate Activity Duration?

Answer 17

Es saber cuando los entregables van a estar listo, y con ello coordinar todo lo demás

¿Qué son Milestone, ejemplos?

Son marcadores que muestran progreso

Un delivery significativo

Fin de una fase o proyecto

Actividades claves dentro del proyecto

Question 18

¿Cómo se ven los mileston chart?

Answer 18

Blanco es planeado

Negro es el real

ver pagina 47

Question 19

Además de lo obvio para considerar la Estimate Activity Duration, ¿Qué otras cosas considerar?

Answer 19

Limitantes impuestas

Curva de aprendizaje

Tipo de capacidades tendrás disponibles (horas fijas, por hitos, etc.)

Esfuerzo disponible

Law of diminishing returns: se llega a un punto en donde no por el hecho de agregar mas de un recurso aumenta proporcinalmente de manera positiva el avance, si no, que se llega a una disminución en el output.

Motivación del Equipo:

Student Sydrome: el trabajador solo se aplica al aproximarse los deadline

Parkinson’s Law: el trabajo se expande para llenar los cupos de tiempo disponibles

Question 20

¿Cuáles son los inputs necesarios para hacer Estimate Activity Duration?

Answer 20

Schedule management plan

Scope baseline

Project Documents:

Activity attributes

Activity list

Assumption log

Lessons learned register

Milestone list

Project team assignments

Resource breakdown structure

Resource calendars

Resource requirements

Risk register

EEF

OPA

Question 21

¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer el Estimate Activity Duration?

Answer 21

Juicio Experto

Estimación Análoga:

es comparar un proyecto pasado similar

Es una estimación muy gruesa, menos precisa

Parametric Estimating:

Se usan parámetros como por ejemplo el metro cuadrado de construcción

Three-Point Estimating: es dar un rango de aproximación de duración en lugar de uno

Most likely (tM)

Optimistic (tO): Caso Ideal

Pessimistic (tP): Se incluye un escenario del peor caso

Con ello se usa la forma tE = (tO+tM+tP)/3

Bottom-UP Estimating:

WBS se pueden descomponer en tareas mas pequeñas para pesar esas tareas pequeñas y así ir sumando hacia arriba

Data Analysis:

Altentative Analysis

Reserve análisis: Se le agrega a la estimación tiempo de contingencia

Decision Making:

Votación (ej. Planning poker)

Reuniones

PERT Estimate:

Monte Carlos Analysis:

Calcula múltiples posibles outcome

Pone restricciones

Riesgos

Issues

ver pagina 48

Question 22

¿Diferencia entre Duración y esfuerzo?

Answer 22

Duración: es cuanto en días (tiempo) va tomar realizar el trabajo

Esfuerzo: es cuánto tiempo efectivo de trabajo

Question 23

¿Cuáles son los outputs de “Estimate Activity Duration”?

Answer 23

La estimación de duración del trabajo y del proyecto

Un rango de precisión ej. +- 2 semanas

Las Bases para hacer la estimación

Actualización de documentos:

Activity attributes

Assumption log

Lessons learned register

Question 24

¿En qué consiste “Develop Schedule”, y que beneficio tiene hacerlo?

Answer 24

Es el proceso de analizar las secuencias de las actividades, su duración, los recursos necesarios y limites en la calendarización, con el fin de crear un modelo de ejecución del proyecto, monitoreo y control del mismo. El beneficio está en que da fechas concretas.

Question 25

¿Cuáles son las técnicas y herramientas para hacer “Develop Schedule”?

Answer 25

Schedule Network Analysis:

Es el método que engloba los otros, tales como, Critcial Path, resource optimization techinques, modeling techniques.

Además, puede ser que agregue tiempos de reservas

Critical Path Method:

Este método se usa para estimar la duración mínima del proyecto y ver el margen de flexibilidad

Calcula cuatro estimativos siguientes, sin considerar restricciones de recursos, para todas las actividades:

Early start

Early finish

Late start

Late finish

El flotante puede ser, positivo, cero o negativo. Y tiene que ver con que tanto se pude retrasar, adelantar, respectivamente en relación a su early start

El camino crítico es aquel mas largo, el que normalmente es el que tiene menos flotante (usualmente cero)

Schedule flexibility es el flotante total y es medido por el total de tiempo que una actividad puede retrasada o extendida desde du early start, sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.

ver pagina 50

Question 26

¿Cuáles son los Inputs de Develop Schedule?

Answer 26

Schedule management plan

Scope baseline

Project Documents:

Activity attributes

Activity list

Assumption log

Basis o estimates

Duration estimates

Lessons learned

Mileston list

Project Schedule network diagrams

Project team assignments

Resource calendars

Resoruce requirements

Risk register

Acuerdos

EEF

OPA

Question 27

¿Qué es AOE y PDM (Precedence diagramming method) y explique este método?

Answer 27

AOE = Activit on Node, diagrama de network de trabajo

PDM = Precedence diagramming method

ver pagina 51

Question 28

Explique: Free float, total float y project float

Answer 28

Free float: una actividad se puede retrasar sin afectar el comienzo temprano de la actividad sucesiva

Total float: se puede retrasar sin retrasar la completación del proyecto

Project float: puedes retrasar el cierre del proyecto sin retrasar la fecha esperada de entrega para el cliente

Resource Optimization:

Es utilizado para ajustar las fechas de comienzo y finalización de las actividades para ajustarlo al recurso que realmente se tiene (usualmente menos) en comparación a lo planificado

Resource Leveling “Resource Leveling Heuristics”?

Las fechas de comienzo y finalización son ajustadas a la limitación de recurso presente. Las limitaciones pueden ser:

El recurso esta disponible solo en una fecha especifica

Es limitado en cantidad

Se calculo simultáneamente actividades para el mismo recurso (no puede hacer dos cosas a la vez)

Es necesario mantener la utilización del recurso de forma constante

Se tiene una regla de cuantas horas se puede trabajar en un periodo de tiempo

Es limitar el trabajo hasta cierta cantidad (ejemplo horas)

Resource smoothing:

Las actividades en un modelo de calendarización, son ajustadas en cuanto a sus requerimientos de forma que no excedan los recursos planificados

Data Analysis:

What-if scenario análisis: Analizar diferentes escenarios que pudieran suceder y como estos afectarían a los objetivos del proyecto. Se utiliza para estimar la factibilidad de la calendarización bajo diferentes escenarios condicionales, de forma de preparar reservas y planes de respuestas en caso de que ocurran esas situaciones

Simulation: Se evalúan los efectos combinados de los riesgos individuales identificados para ver el posible impacto en lograr los objetivos del proyecto. La más común es Simulación Montecarlos.

Schedule Compression:

Se usa para acortar o acelerar la duración de la calendarización, sin reducir el alcance del proyecto:

Crashing: agregar más gente y por ende costos. Calcula múltiples posibles outcome:

Tiempo extra

Traer gente adicional

Pagar por apurar el desarrollo

Fast tracking: es hacer fases de forma simultaneas. Esto agrega riesgo, por hecho que de si se descubre un problema en una fase, puede afectar a la otra

Project Management Information System (PMIS)

Agile Release Planning

Question 29

¿Cuáles son los outputs para Estimate activity Duration?

Answer 29

Schedule Baseline: es la versión aprobada a utilizar como Schedule model, el cual puede ser cambiado a través de un procedimiento formal

Project Schedule: es la salida de implementar el Schedule module, donde están las actividades, duraciones, milestion y recursos y sus respectivas fechas:

Schedule data: la información necesaria para controlar el calendario, por ejemplo, fechas, milestones, etc.

Project Calendars: calendario que identifica los días laborales y disponibles

Change Request

Updates en:

Schedule management plan

Cost baseline

Activity attributes

Assumption log

Duration estimates

Lessons learned register

Resource requirements

Risk register

Question 29

¿En qué consiste Control Schedule y cuál es su beneficio?

Answer 29

Es el proceso de monitorear el estado del poryecto, para manejar cambios.

El beneficio es que el Schedule baseline se mantenga

Question 29

¿ Cuáles son los inputs “Control Schedule”?

Answer 29

Schedule management plan

Schedule baseline

Scope baseline

Performance measurement baseline

Project documents:

Lessons learned register

Project calendars

Project Schedule

Resource calendars

Scheddule data

Work performance data

OPA

Question 30

¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer Control Schedule?

Answer 30

Data Analysis:

Earned value análisis

Iteration burndown chart

Performance Review

Trend análisis

Variance análisis

What if scenario análisis

Critical path method

PMIS

Resource Optimization

Leads and Lags

Schedule Compression

Question 31

¿Cuáles son los Outputs de Control Schedule?

Answer 31

Work Performance information

Schedule forecasts

Change request

Updates:

Schedule management plan

Schedule baseline

Cost baseline

Performance measurement baseline

Project document update