4.2 Project Schedule Managements Flashcards
¿A qué se refiere con Schedule Management y cual el beneficio de hacerlo?
Es manejar que el proyecto se complete en los plazos acordados
Sirve como una herramienta de comunicación, gestión de Stakeholders, base para la evaluación de performance y para ajustarse a los tiempos
¿Cuáles son las tendencias en Schedule?:
Cascada
Iterativa
Kanban
Lean
¿Cuáles son los seis procesos necesarios llevar para realizar Schedule Management, mencione brevemente a que se refiere cada uno?
Plan Schedule Management: Establecer, políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, manejar, ejecutar y controlar el Schedule.
Define Activities: Identificar las acciones especificas a realizar para producir los entregables
Sequences Activities: Estimar Identificar las relaciones entre las actividades del proyecto
Estimate Activity Duration: Estimación del tiempo que tomará hacer todo le trabajo (cada actividad)
Develop Schedule: Analizar la secuencia, duración, requerimiento de recursos y potenciales problemas en el calendario para poder crear el calendario
Control Schedule: Monitorear el estado del proyecto en relación a los tiempos
¿Cuáles son los inputs para Plan Schedule Management?
Project Charter
Project Management Plan:
Scope management plan
Development approach
EEI:
Cultura y estructura organizacional
Recursos/disponibilidad de equipo
Disponibilidad de recursos físicos
Software para planificar
Comercial database (metes los datos de tu proyecto y te dice cuanto va a durar)
OPA
¿Cuáles son los Tools and Techniques para Plan Schedule Management?
Juicio Experto
Data Analysis
Reuniones
¿Cuáles son los Outputs para Plan Schedule Management?
Schedule Managemetn Plan:
El modelo de como se va hacer el Schedule
Cuando son las entregas y el tamaño de las iteraciones
Nivel de tiempo de contingencia
Unidades de medida para medir los recursos necesarios
Como se va hacer mantenimiento al calendario
Control de limites: ejemplo cuando % se puede alargar el calendario y sigue siendo aceptable
Reglas de medición de performance
Como se va a medir la variación del avance vs el calendario
¿Cuál es la diferencia entre WBS y Define Activities?
WBS esta centrado en el “What” (HU), mientras que Define activities is HOW (Tasks)
¿Qué tipo de actividades deben ir cuando se definen la activities list?
El trabajo para lograr el producto
El trabajo administrativo del PM
El proceso de planificar
Tiempo de procurement
Internal and external events: vacaciones, feriados, etc.
Known and unknown events: sé que esto podría saber, lo que no sé pero podría pasar como la renuncia de un miembro del equipo
¿Que son los Level of Effort (LOE)?
Son actividades que más bien son de soporte para las actividades que crean el producto final (WBS).
Reporte, presupuesto, etc.
¿Que son los Discrete effort activities?
Son actividades necesarias para la creación del project cope. La mayoría de las actividades son de este tipo
¿Que son los Apportioned effort activities?
Son el trabajo del PM que no van directametne en relación del WBS pero que son necesarias hacer: QA, integrated change control, communications
¿Qué atributos deberían tener cada actividad de la lista de actividades?
Nombre y descripción
ID
WBS
Relaciones: con que está relacionada esta actividad, debe haber hecha otra primero
Leads: es tiempo negativo. Por ejemplo, puedo empezar a pintar antes de que las paredes estén listas, puesto que me basta que estén 10 listas para comenzar y no las 100 listas
Requerimiento de recursos
Fechas para tenerlo
Restricciones y Supuestos
Información adicional
¿Cuáles son los inputs para Define Activities?
Schedule management plan
Scope baseline (WBS, entregables, limitantes, presunciones, documentos)
EEI
OPA
¿Cuáles son las Tools and Techniques para Define Activities?
Juicio Experto
Decomposición:
Rolling Wave Planning: Es planificar en cada planning
Reuniones
¿Cuáles son los Outputs en Define Activities?
Lista de Actividades
Atributos de las actividades
Milestone (un punto en el tiempo sin peso)
Change Requests
Project Management Plan Updates:
Schedule baseline
Cost baseline
¿Cuál es el beneficio de hacer Sequence Activities?
Es poder contar con lógica secuencial del trabajo lo que repercute en la eficiencia en el desarrollo del proyecto
¿Cuáles son los inputs en Sequence Activites?
Schedule management Plan
Scope baseline
Project documents
Activity attributes
Activity list
Assumption log
Mileston list
EEI
OPA
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer Sequence Activities? Mencione los tipos de dependencias
Precedence Diagramming Method (PDM): ver pagina 46
Dependency Determination and Integration:
Es caracterizar las dependencias con la siguiente clasificación:
Mandatory dependencias: son aquellas regulatorias, por contrato o inherentes por la naturaleza del trabajo. Ejemplo, no se puede construir el edificio, hasta que se haga los fundamentos, o para poder testear se debe construir primero
Discretionary dependencias (logic): cuando se sabe que es mejor hacerlo así. Por ejemplo, se suele aceptar que es mejor comenzar la parte eléctrica de un edificio, una vez que se ha terminado las cañerías
External dependencias: aquellas que no son propias del proyecto y que vienen de factores externos. Ej. Debo esperar que lleguen los ladrillos antes de construir
Internal dependencias: las dependencias que se dan dentro del proyecto y que las puede manejar el equipo, ejemplo, alguien va a tomar vacaciones.
Leads and Lags
Son valores de una actividad para cambiar el comienzo de ésta
Lags, tiempo positivo, es agregar tiempo para que pase algo, por ejemplo, que se seque la pared antes de pintarla
Leads: es tiempo negativo (accelerated time). Por ejemplo, puedo empezar a pintar antes de que las paredes estén listas, puesto que me basta que estén 10 listas para comenzar y no las 100 listas
Project Management Information Systems (PMIS)
¿Cuáles son los outputs de Sequence Activities?
Diagrama de interrelaciones ver pagina 47
Update de documentos:
Activities attributes
Activity list
Assumption log
Milestone list
¿Cuál es el beneficio de hacer Estimate Activity Duration?
Es saber cuando los entregables van a estar listo, y con ello coordinar todo lo demás
¿Qué son Milestone, ejemplos?
Son marcadores que muestran progreso
Un delivery significativo
Fin de una fase o proyecto
Actividades claves dentro del proyecto
¿Cómo se ven los mileston chart?
Blanco es planeado
Negro es el real
ver pagina 47
Además de lo obvio para considerar la Estimate Activity Duration, ¿Qué otras cosas considerar?
Limitantes impuestas
Curva de aprendizaje
Tipo de capacidades tendrás disponibles (horas fijas, por hitos, etc.)
Esfuerzo disponible
Law of diminishing returns: se llega a un punto en donde no por el hecho de agregar mas de un recurso aumenta proporcinalmente de manera positiva el avance, si no, que se llega a una disminución en el output.
Motivación del Equipo:
Student Sydrome: el trabajador solo se aplica al aproximarse los deadline
Parkinson’s Law: el trabajo se expande para llenar los cupos de tiempo disponibles
¿Cuáles son los inputs necesarios para hacer Estimate Activity Duration?
Schedule management plan
Scope baseline
Project Documents:
Activity attributes
Activity list
Assumption log
Lessons learned register
Milestone list
Project team assignments
Resource breakdown structure
Resource calendars
Resource requirements
Risk register
EEF
OPA
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer el Estimate Activity Duration?
Juicio Experto
Estimación Análoga:
es comparar un proyecto pasado similar
Es una estimación muy gruesa, menos precisa
Parametric Estimating:
Se usan parámetros como por ejemplo el metro cuadrado de construcción
Three-Point Estimating: es dar un rango de aproximación de duración en lugar de uno
Most likely (tM)
Optimistic (tO): Caso Ideal
Pessimistic (tP): Se incluye un escenario del peor caso
Con ello se usa la forma tE = (tO+tM+tP)/3
Bottom-UP Estimating:
WBS se pueden descomponer en tareas mas pequeñas para pesar esas tareas pequeñas y así ir sumando hacia arriba
Data Analysis:
Altentative Analysis
Reserve análisis: Se le agrega a la estimación tiempo de contingencia
Decision Making:
Votación (ej. Planning poker)
Reuniones
PERT Estimate:
Monte Carlos Analysis:
Calcula múltiples posibles outcome
Pone restricciones
Riesgos
Issues
ver pagina 48
¿Diferencia entre Duración y esfuerzo?
Duración: es cuanto en días (tiempo) va tomar realizar el trabajo
Esfuerzo: es cuánto tiempo efectivo de trabajo
¿Cuáles son los outputs de “Estimate Activity Duration”?
La estimación de duración del trabajo y del proyecto
Un rango de precisión ej. +- 2 semanas
Las Bases para hacer la estimación
Actualización de documentos:
Activity attributes
Assumption log
Lessons learned register
¿En qué consiste “Develop Schedule”, y que beneficio tiene hacerlo?
Es el proceso de analizar las secuencias de las actividades, su duración, los recursos necesarios y limites en la calendarización, con el fin de crear un modelo de ejecución del proyecto, monitoreo y control del mismo. El beneficio está en que da fechas concretas.
¿Cuáles son las técnicas y herramientas para hacer “Develop Schedule”?
Schedule Network Analysis:
Es el método que engloba los otros, tales como, Critcial Path, resource optimization techinques, modeling techniques.
Además, puede ser que agregue tiempos de reservas
Critical Path Method:
Este método se usa para estimar la duración mínima del proyecto y ver el margen de flexibilidad
Calcula cuatro estimativos siguientes, sin considerar restricciones de recursos, para todas las actividades:
Early start
Early finish
Late start
Late finish
El flotante puede ser, positivo, cero o negativo. Y tiene que ver con que tanto se pude retrasar, adelantar, respectivamente en relación a su early start
El camino crítico es aquel mas largo, el que normalmente es el que tiene menos flotante (usualmente cero)
Schedule flexibility es el flotante total y es medido por el total de tiempo que una actividad puede retrasada o extendida desde du early start, sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.
ver pagina 50
¿Cuáles son los Inputs de Develop Schedule?
Schedule management plan
Scope baseline
Project Documents:
Activity attributes
Activity list
Assumption log
Basis o estimates
Duration estimates
Lessons learned
Mileston list
Project Schedule network diagrams
Project team assignments
Resource calendars
Resoruce requirements
Risk register
Acuerdos
EEF
OPA
¿Qué es AOE y PDM (Precedence diagramming method) y explique este método?
AOE = Activit on Node, diagrama de network de trabajo
PDM = Precedence diagramming method
ver pagina 51
Explique: Free float, total float y project float
Free float: una actividad se puede retrasar sin afectar el comienzo temprano de la actividad sucesiva
Total float: se puede retrasar sin retrasar la completación del proyecto
Project float: puedes retrasar el cierre del proyecto sin retrasar la fecha esperada de entrega para el cliente
Resource Optimization:
Es utilizado para ajustar las fechas de comienzo y finalización de las actividades para ajustarlo al recurso que realmente se tiene (usualmente menos) en comparación a lo planificado
Resource Leveling “Resource Leveling Heuristics”?
Las fechas de comienzo y finalización son ajustadas a la limitación de recurso presente. Las limitaciones pueden ser:
El recurso esta disponible solo en una fecha especifica
Es limitado en cantidad
Se calculo simultáneamente actividades para el mismo recurso (no puede hacer dos cosas a la vez)
Es necesario mantener la utilización del recurso de forma constante
Se tiene una regla de cuantas horas se puede trabajar en un periodo de tiempo
Es limitar el trabajo hasta cierta cantidad (ejemplo horas)
Resource smoothing:
Las actividades en un modelo de calendarización, son ajustadas en cuanto a sus requerimientos de forma que no excedan los recursos planificados
Data Analysis:
What-if scenario análisis: Analizar diferentes escenarios que pudieran suceder y como estos afectarían a los objetivos del proyecto. Se utiliza para estimar la factibilidad de la calendarización bajo diferentes escenarios condicionales, de forma de preparar reservas y planes de respuestas en caso de que ocurran esas situaciones
Simulation: Se evalúan los efectos combinados de los riesgos individuales identificados para ver el posible impacto en lograr los objetivos del proyecto. La más común es Simulación Montecarlos.
Schedule Compression:
Se usa para acortar o acelerar la duración de la calendarización, sin reducir el alcance del proyecto:
Crashing: agregar más gente y por ende costos. Calcula múltiples posibles outcome:
Tiempo extra
Traer gente adicional
Pagar por apurar el desarrollo
Fast tracking: es hacer fases de forma simultaneas. Esto agrega riesgo, por hecho que de si se descubre un problema en una fase, puede afectar a la otra
Project Management Information System (PMIS)
Agile Release Planning
¿Cuáles son los outputs para Estimate activity Duration?
Schedule Baseline: es la versión aprobada a utilizar como Schedule model, el cual puede ser cambiado a través de un procedimiento formal
Project Schedule: es la salida de implementar el Schedule module, donde están las actividades, duraciones, milestion y recursos y sus respectivas fechas:
Schedule data: la información necesaria para controlar el calendario, por ejemplo, fechas, milestones, etc.
Project Calendars: calendario que identifica los días laborales y disponibles
Change Request
Updates en:
Schedule management plan
Cost baseline
Activity attributes
Assumption log
Duration estimates
Lessons learned register
Resource requirements
Risk register
¿En qué consiste Control Schedule y cuál es su beneficio?
Es el proceso de monitorear el estado del poryecto, para manejar cambios.
El beneficio es que el Schedule baseline se mantenga
¿ Cuáles son los inputs “Control Schedule”?
Schedule management plan
Schedule baseline
Scope baseline
Performance measurement baseline
Project documents:
Lessons learned register
Project calendars
Project Schedule
Resource calendars
Scheddule data
Work performance data
OPA
¿Cuáles son las herramientas y técnicas para hacer Control Schedule?
Data Analysis:
Earned value análisis
Iteration burndown chart
Performance Review
Trend análisis
Variance análisis
What if scenario análisis
Critical path method
PMIS
Resource Optimization
Leads and Lags
Schedule Compression
¿Cuáles son los Outputs de Control Schedule?
Work Performance information
Schedule forecasts
Change request
Updates:
Schedule management plan
Schedule baseline
Cost baseline
Performance measurement baseline
Project document update
