4.6 Project Communication Management Flashcards
¿A qué se refiere con Project Communication Management y cuáles son sus 3 Procesos, explique cada uno brevemente?
o Es el proceso necesario para asegurar que la información que necesita el proyectos y sus stakeholders es proporcionada:
o Sus procesos son:
I. Plan comumunications Management
II. Manage Communications: Que las comunicaciones sean, recoletactada, creada, distribuida, almacenada, administrada y monitoreada en tiempo y forma adecuada
III. Monitor Communications: Asegurarse que las necesidades de comunicación del proyecto son cumplidas
¿Qué estilos de comunicación podemos encontrar a lo largo de un proyecto?
o Interna
o Externa (vendedores, gobierno…)
o Formal
o Informal
o Enfocada jerárquicamente
o Oficial (reportes anuales, reportes al regulador…)
o No oficial
o Escrita y oral
- ¿De qué formas pude provenir la comunicación?
o Escrita
o Hablada
o Formal e Informal
o Gestos
o Media
o El tipo de palabras que se eligen
- ¿Cuáles son los 5Cs en una comunicación tradicional (no social media) que permiten reducir el grado en que puedan ocurrir mal entendidos?
o Gramática y ortografía correcta
o Expresión concisa (eliminación de exceso de palabras)
o Claro propósito y expresión dirigida al lector (que el receptor le interese el mensaje)
o Flujo coherente de idas y palabras
o Flujo controlado de palabras e ideas (ej. Todo resumido en una tabla)
¿En qué cosiste y para qué es el Plan Communication Management?
- Es el proceso de desarrollar una estrategia para satisfacer las necesidades de comunicación de los stakehoders, grupos y proyecto en general.
- ¿Cuáles son los Inputs del Plan Communication Management?
- Project Managemetn Plan:
▫ Resource management plan: miembros del equipo tal vez tengan necesiades especiales para su comunicación
▫ Stakeholders engagement plan - Project Documents:
▫ Requirements documentation
▫ Stakeholder register - EEF
- OPS
- ¿Que es Communication Channels y cuál es la fórmula para calcularlo?
- Es el potencial número de vias de comunicación que incluye uno a uno, uno a muchos, muchos a muchos.
- N(N-1)/2
- ¿Cuáles son las técnicas y herramientas para realizar el Plan Communication Management?
- Expert Judgment
- Comunication requirements Analysis: Análisis que determina las necesidades de comunicación del proyecto.
- Communication technology
- Project enviorments
- Sensitivity and confidentiality of the information
- Communication models:
▫ Sample basic sender/*receiver model : encode-transmit-decode
▫ Sample interactive communication model: Acknowledge, Feedback/response
▫ Cross-cultural: Entorno emocional del receptor y el transmisor afectan a la comunicación - Métodos de communicación:
▫ Interactive communication: tiempo real
▫ Push communication: se envía pero no se asegura que se recibió y menos si se entendio
▫ Pull communication: que el receptor va a buscar la información a un concentrador - Habilidades interpersonales y de equipo:
▫ Communication styles assessment: es una técnica que identifica el tipo de comunicación preferido
▫ Political awareness: reconocer la relación de poderes tanto formales como informales
▫ Cultural awareness - Data Representation:
- Meetings
- ¿A qué se refiere con Manage Communication?
- Es el proceso de asegurar en tiempo, la apropiada colección, creación, distribución, almacenamiento, retrieval, administración, monitoreo y disposición de la información a fin de lograr un eficiente flujo de información a los stakeholders e integrantes del equipo.
- ¿Cuáles son los inputs de Mange Communications?
- Project Management Plan:
▫ Resource management plan
▫ Communication management plan
▫ Stakeholder engagement plan - Project Documents:
▫ Chage log
▫ Issue log
▫ Lessons learned register
▫ Quality report
▫ Risk report
▫ Stakeholder register - Work Performance Report
- EEI
- OPS
¿Cuáles son las herramientas y técnicas a utilizar para Manage Communication?
- Communication Thechnology
- Communication Methods
- Communication Skills:
▫ Communication competence: clarity of purpose, effective relationship, etc.
▫ Feedback
▫ Nonverbal
▫ Presentation - PMIS
- Project Reporting
- Meetings
- ¿Cuálos son los Outputs de Manage Communications?
- Project communication artifact ( reports, presentations, etc)
- Project Management Plan Updates
▫ Communication management plan
▫ Stakehoder engagement plan - Project documents update:
Issue log
Lessons learned register
Project Schedule
Risk register
Stakeholder register
OPA update
- ¿A qué se refiere con Monitor Communication?
- Es asegurarse que la información que necesita el proyecto y los stakeholders llegue. El objetivo es determinar si los artifact de comunicación, así como las actividades de comunicación tienen o no el efecto deseado por el cual se generaron, como, por ejemplo, aumentar o mantener el apoyo de los stakeholders. Debe vigilarse que los correctos mensajes, a la correcta audiencia, en el momento correcto, mediante el canal correcto se realiza.
¿Cuáles son los Inputs de Monitor Communication?
- Resource management plan
- Communications management plan
- Stakeholder engagement plan
- Issue log
- Lesson learned register
- Project communications
- WorkPerformance Data
- EEI
- OPS
- ¿Cuáles son los Outpus de Monitor Communication?
- Work Performance Information
- Change requests
- Project Management Plan Updates
- Updates:
▫ Issue log
▫ Lessons learned register
▫ Stakeholder register
