4.8 Project Procurement Management Flashcards

1
Q
  1. ¿Qué es Project Procurement Management?
A
  • Es el proceso de adquirir productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo. Esto incluye contratos, órdenes de compra, memorandos de entendimiento, SLA
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
2
Q

¿Qué pasos incluye el Project Procurement Management?

A

Brevemente explique cada uno.
i. Plan Procurement Management: Documentar las decisiones de adquisición, identificar potenciales vendedores, y elaborar la estrategia para realizarlo
ii. Conduct Procurements: El proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlo y adjudicando el contrato
iii. Control Procurements: Manejar las relaciones con los proveedores, monitorear performance, y hacer correcciones apropiadas incluyendo término de contrato

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
2
Q
  1. ¿Qué cosas tomar en cuenta en referente a los contratos con externos?
A
  • Debe ser tan simple o complejo según el proyecto se trate
  • Debe cumplir con las leyes nacionales e internacionales en relación a los contratos
  • Debe claramente especificar los entregables y resultados esperados, incluyendo la transferencia de conocimiento
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
3
Q
  1. ¿Dentro de las cosas que hay que considerar como elementos de entrada para realizar la planificación del procurement, que cosas podemos destacar?
A
  • Lista autorizada de vendedores
  • Políticas y guías formales de adquisiciones de la empresa
  • Tipos de contrato:
    ▫ Precio Fijo:
    a. Precio Fijo: Producto bien definido sin mayores futuras modificaciones
    b. Precio Fijo con Incentivo: los incentivos se entregan si alcanzan algunas metas como producto finalizado a tiempo
    c. Fixed prices with economic prices adjustments: se ajustan los valores acordes a la inflación
    ▫ Cost-Reimbursable contracts:
    a. Cost plus fixed fee: se le paga los gastos más % acordado
    b. Cost plus incetive fee: se le pagan los gastos más un incentivo según performance
    c. Cost plus award fee: se le pagan todos los gastos más la satisfacción de algún criterio
    ▫ Time and material contracts: Se le paga una tasa o hora, y yo le pago todo lo que gaste en materiales
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
3
Q
  1. ¿Qué es un Should-cost estimates?
A
  • Es cuando se contrata a alguien únicamente para que haga una estimación de cuanto debería salir, a fin de que los postulantes se acerquen a ese valor
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
3
Q
  1. ¿Cuáles son algunos pasos típicos para Plan Procurement Management?
A
  • Preparar el Statement of Work (SOW [que servicio se solicita]) o terms of reference (TOR)
  • Una estimación a alto nivel del costo para preparar el presupuesto
  • Identificar una lista corta de potenciales vendedores (a quienes se les publicará o solicitará)
  • Publicar la oportunidad
  • Preparar los documentos contractuales
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
4
Q
  1. ¿En términos de Evaluating the Market Condition, que significa Sole source, Single source y Oligopoly?
A
  • Sole source: Hay solo un vendedor que cumple con las necesidades/habilidades
  • Single source: hay muchos potenciales, pero tú quieres trabajar solo con uno en especifico
  • Oligopoly: El mercado de vendedores es tan estrecho que lo que haga uno puede afectar a los otros. Ej. Uno sube los precios, entonces los otros también
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
5
Q
  1. ¿Cuáles son las técnicas en Plan Procurement Management?
A
  • Expert Judgement
  • Data Gathering
  • Data Analysis
  • Soruce Selection Analysis:
    o Least Cost: esto es cuando el trabajo es estandar y muchos lo pueden hacer bien
    o Qualification only
    o Quality-based/highest technical proposal score: se elige el que tiene una propuesta tecnica de mejor calidad y luego se negocia el precio
    o Quality and cost-based: intercorparando costos entre propuestas la que debe ganar es la que garantiza mejor calidad
    o Sole source: propuesta tecnica y financiera para negociar con solo ese
    o Fixed budget: entonces el servicio ajusta el alcance y calidad de lo que ofrece
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
6
Q
  1. ¿Cómo determinar Buy vs Build?
A

Es decir, si lo compro y se demoran menos de 6.5 meses, es mejor comprar. Si ellos se demoran más de 6.5 meses, es mejor que lo construya.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
7
Q
  1. Defina para que son los documentos siguientes:
A
  • Bid
  • Quotation
  • Proposal
  • Invitation for bid (IFB)
  • Request for quote (RFQ)
  • Requiest for proposal (RFP)
  • Request for information (RFI)
  • Bid: De vendedor a comprador. Es sobre el precio, pero se entiende que le estas solicitando el precio a varios oferentes
  • Quotation: Vendedor-comprador. Es sobre el precio, pero se entiende que solo le preguntas a el
  • Proposal: Es un ofrecimiento por parte del/los vendedores sobre que se podría hacer para tu necesidad
  • Invitation for bid (IFB): Un documento son SWO y que estoy interesado en precio. Comprador-vendedor
  • Request for quote (RFQ): Se solicita precios sobre productos o servicios estándares
  • Request for proposal (RFP): es lo mismo que Invitation for bid, pero a vece suele ser un poco más específico.
  • Request for information (RFI): Todavía no estoy seguro, por lo que pido información para decidir
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
8
Q
  1. ¿Qué es Conduct Procurements?
A
  • Conduct Procurements es el proceso de obtener respuestas desde el vendedor, seleccionar y decidir por uno ejecutando finalmente un contrato
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
9
Q

¿Cuáles son algunos Inputs importantes para realizar “Conduct Procurement”?

A
  • Procurement Management Plan
  • Todo lo de siempre
  • Cost baseline
  • Documentos de contrato
  • SOW
  • Estimación de costos independientes
  • Criterio de selección
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
9
Q
  1. ¿Cuáles son los Outputs en procurement Management?
A
  • Procurement Management Plan: Actividades a realizar durante el procurement
    ▫ Calendario para las actividades del procurement
    ▫ Métricas para medir contratos
    ▫ Responsabilidades en el procurement
    ▫ Supuestos y limitaciones considerara en el procurement
    ▫ La jurisdicción y la moneda en que se harán los pagos
    ▫ Vendedores precalificados si es que hay
  • Procurement Strategy:
    ▫ El método en que se entregará el procurement
    ▫ Tipo de acuerdo legal que se utilizará
    ▫ Tipo de contrato
  • Fases del procurement:
    ▫ Fases en que se reaizaría el procurement
    ▫ Indicadores de la realización del procurement
    ▫ Criterios de moverse de fases
  • Documentos contractuales:
    ▫ RFI: Se necesita más información de lo que se ofrece
    ▫ RFQ: más información y como el vendedor satisfará los requerimientos y cuanto cuesta
    ▫ RFP: que te digan que solución se les ocurre al problema
  • SOW:
    ▫ Los servicios que se requieren
    ▫ Que trabajos se requieren hacer
    a. Cantidad necesaria
    b. Nivel de calidad requerido
    c. Data de performance (ej. CV)
    d. Ubicación de trabajador
  • Source Selectrion Criteria:
    ▫ Capaciadades
    ▫ Costos
    ▫ Tiempos de entrega
    ▫ Expertise técnica
    ▫ Experiencia
    ▫ Cualificaciones del staff, competencias
    ▫ Estabilidad financiera de la firma
    ▫ Experiencia en administración
  • Make or buy decisions
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
10
Q
  1. ¿Cuáles son las Técnicas para realizar “Conduct Procurement”?
A
  • Juicio Experto
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
11
Q
A
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
12
Q
A