4.8 Project Procurement Management Flashcards
- ¿Qué es Project Procurement Management?
- Es el proceso de adquirir productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo. Esto incluye contratos, órdenes de compra, memorandos de entendimiento, SLA
¿Qué pasos incluye el Project Procurement Management?
Brevemente explique cada uno.
i. Plan Procurement Management: Documentar las decisiones de adquisición, identificar potenciales vendedores, y elaborar la estrategia para realizarlo
ii. Conduct Procurements: El proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlo y adjudicando el contrato
iii. Control Procurements: Manejar las relaciones con los proveedores, monitorear performance, y hacer correcciones apropiadas incluyendo término de contrato
- ¿Qué cosas tomar en cuenta en referente a los contratos con externos?
- Debe ser tan simple o complejo según el proyecto se trate
- Debe cumplir con las leyes nacionales e internacionales en relación a los contratos
- Debe claramente especificar los entregables y resultados esperados, incluyendo la transferencia de conocimiento
- ¿Dentro de las cosas que hay que considerar como elementos de entrada para realizar la planificación del procurement, que cosas podemos destacar?
- Lista autorizada de vendedores
- Políticas y guías formales de adquisiciones de la empresa
- Tipos de contrato:
▫ Precio Fijo:
a. Precio Fijo: Producto bien definido sin mayores futuras modificaciones
b. Precio Fijo con Incentivo: los incentivos se entregan si alcanzan algunas metas como producto finalizado a tiempo
c. Fixed prices with economic prices adjustments: se ajustan los valores acordes a la inflación
▫ Cost-Reimbursable contracts:
a. Cost plus fixed fee: se le paga los gastos más % acordado
b. Cost plus incetive fee: se le pagan los gastos más un incentivo según performance
c. Cost plus award fee: se le pagan todos los gastos más la satisfacción de algún criterio
▫ Time and material contracts: Se le paga una tasa o hora, y yo le pago todo lo que gaste en materiales
- ¿Qué es un Should-cost estimates?
- Es cuando se contrata a alguien únicamente para que haga una estimación de cuanto debería salir, a fin de que los postulantes se acerquen a ese valor
- ¿Cuáles son algunos pasos típicos para Plan Procurement Management?
- Preparar el Statement of Work (SOW [que servicio se solicita]) o terms of reference (TOR)
- Una estimación a alto nivel del costo para preparar el presupuesto
- Identificar una lista corta de potenciales vendedores (a quienes se les publicará o solicitará)
- Publicar la oportunidad
- Preparar los documentos contractuales
- ¿En términos de Evaluating the Market Condition, que significa Sole source, Single source y Oligopoly?
- Sole source: Hay solo un vendedor que cumple con las necesidades/habilidades
- Single source: hay muchos potenciales, pero tú quieres trabajar solo con uno en especifico
- Oligopoly: El mercado de vendedores es tan estrecho que lo que haga uno puede afectar a los otros. Ej. Uno sube los precios, entonces los otros también
- ¿Cuáles son las técnicas en Plan Procurement Management?
- Expert Judgement
- Data Gathering
- Data Analysis
- Soruce Selection Analysis:
o Least Cost: esto es cuando el trabajo es estandar y muchos lo pueden hacer bien
o Qualification only
o Quality-based/highest technical proposal score: se elige el que tiene una propuesta tecnica de mejor calidad y luego se negocia el precio
o Quality and cost-based: intercorparando costos entre propuestas la que debe ganar es la que garantiza mejor calidad
o Sole source: propuesta tecnica y financiera para negociar con solo ese
o Fixed budget: entonces el servicio ajusta el alcance y calidad de lo que ofrece
- ¿Cómo determinar Buy vs Build?
Es decir, si lo compro y se demoran menos de 6.5 meses, es mejor comprar. Si ellos se demoran más de 6.5 meses, es mejor que lo construya.
- Defina para que son los documentos siguientes:
- Bid
- Quotation
- Proposal
- Invitation for bid (IFB)
- Request for quote (RFQ)
- Requiest for proposal (RFP)
- Request for information (RFI)
- Bid: De vendedor a comprador. Es sobre el precio, pero se entiende que le estas solicitando el precio a varios oferentes
- Quotation: Vendedor-comprador. Es sobre el precio, pero se entiende que solo le preguntas a el
- Proposal: Es un ofrecimiento por parte del/los vendedores sobre que se podría hacer para tu necesidad
- Invitation for bid (IFB): Un documento son SWO y que estoy interesado en precio. Comprador-vendedor
- Request for quote (RFQ): Se solicita precios sobre productos o servicios estándares
- Request for proposal (RFP): es lo mismo que Invitation for bid, pero a vece suele ser un poco más específico.
- Request for information (RFI): Todavía no estoy seguro, por lo que pido información para decidir
- ¿Qué es Conduct Procurements?
- Conduct Procurements es el proceso de obtener respuestas desde el vendedor, seleccionar y decidir por uno ejecutando finalmente un contrato
¿Cuáles son algunos Inputs importantes para realizar “Conduct Procurement”?
- Procurement Management Plan
- Todo lo de siempre
- Cost baseline
- Documentos de contrato
- SOW
- Estimación de costos independientes
- Criterio de selección
- ¿Cuáles son los Outputs en procurement Management?
- Procurement Management Plan: Actividades a realizar durante el procurement
▫ Calendario para las actividades del procurement
▫ Métricas para medir contratos
▫ Responsabilidades en el procurement
▫ Supuestos y limitaciones considerara en el procurement
▫ La jurisdicción y la moneda en que se harán los pagos
▫ Vendedores precalificados si es que hay - Procurement Strategy:
▫ El método en que se entregará el procurement
▫ Tipo de acuerdo legal que se utilizará
▫ Tipo de contrato - Fases del procurement:
▫ Fases en que se reaizaría el procurement
▫ Indicadores de la realización del procurement
▫ Criterios de moverse de fases - Documentos contractuales:
▫ RFI: Se necesita más información de lo que se ofrece
▫ RFQ: más información y como el vendedor satisfará los requerimientos y cuanto cuesta
▫ RFP: que te digan que solución se les ocurre al problema - SOW:
▫ Los servicios que se requieren
▫ Que trabajos se requieren hacer
a. Cantidad necesaria
b. Nivel de calidad requerido
c. Data de performance (ej. CV)
d. Ubicación de trabajador - Source Selectrion Criteria:
▫ Capaciadades
▫ Costos
▫ Tiempos de entrega
▫ Expertise técnica
▫ Experiencia
▫ Cualificaciones del staff, competencias
▫ Estabilidad financiera de la firma
▫ Experiencia en administración - Make or buy decisions
- ¿Cuáles son las Técnicas para realizar “Conduct Procurement”?
- Juicio Experto