12. Monitoring & Controlling Flashcards
Beschaffungswesen (Procurement)
○ Projektverantwortliche für Projekt-Budget verantwortlich
○ Typische Beschaffungen
→ Beratung, Coaching, Training, Rechner, Material, Reisekosten, Tools
Monitoring & Controlling Zyklus
○ Analysieren, Trends ableiten, bewerten
↓
○ Aktionen ableiten
↓
○ Stand erheben
↓
○ Analysieren, ….
Monitoring & Controlling - Definition
○ Annahmen über Projektstand abprüfen und steuernd eingreifen
Messpunkte zum Projektstand
○ Fertigstellungsgrad und geleisteter Aufwand
○ Verbrauchtes Budget
○ Erreichter Qualitätsstand bzw. erfolgreich umgesetzte Qualitätsmassnahmen
Einflussfaktoren auf Plan
○ Änderungen
○ Risiken
○ Menschen
○ Natur
○ Politik
Reporting - Definition
○ regelmäßiges Erheben und Dokumentieren der (zur Projektsteuerung) notwendigen qualitativen und quantitativen Informationen
Bericht - Aufgaben
○ Erfasst und dokumentiert Projekt-relevante Informationen
○ Verfolgt bestimmtes Ziel
○ Standardisiert (Inhalt & Berichtsweg)
○ Abgabe in schriftlicher, mündlicher, manueller oder automatisierter Form
Welche Informationen benötigt das Controlling?
○ IST erheben, da das SOLL selbst geplant ist
○ Projektfortschritt
○ Qualität des angestrebten Projektergebnisses
○ Kosten
80:20 Regel
○ 80% der Ergebnisse in 20% der Projektzeit erreicht
80:20 Regel - Gefahren
○ Frühe, hohe Fertigstellungsgrade → falsche Sicherheit
Reporting - Arten
○ Selbstständiges Berichten:
- Zeiterfassungs-Tool an Projektbüro
- Ticketing-System an Projektbüro/PM
- Ad hoc oder in Standard-Meetings an PM und Team
○ Berichten nach Anfrage
- Ticketing-System
- Planungs-Tool an PM und Projektbüro
Formen der Informationsbeschaffung
○ Aktiv (Kommunikation)
→ Meetings, direkt von der Quelle
○ Passiv
→ Lesen und Hinterfragen von Reports
Planabweichung - Berechnung
○ Soll-Wert - Ist-Wert
