V12 Energieaudit und Zertifizierung Flashcards
Nach welchem Prinzip läuft ein Audit ab?
-Die DIN EN ISO 19011 (auch über Perinorm erhältlich) beschäftigt sich mit
der Auditierung von Managementsystemen (MS) und ist in 4 Teile gegliedert und befasst sich umfangreich mit:
• Den Auditprinzipien
• Dem Leiten und Lenken eines Auditprogramms
• Dem Durchführen eines Audits
• Der Kompetenz und Bewertung von Auditoren
Beschreiben sie das Auditprinzipien?
-Einhaltung der Auditprinzipien ist Voraussetzung:
• Auditschlussfolgerungen relevant und ausreichend
sind
• Unterschiedliche Auditoren bei gleichen Umständen zu
gleichartigen Schlussfolgerungen gelangen
Nach welchen Prinzipien verläuft ein Audit?
- Integrität des Auditors
• Ehrlichkeit, Kompetenz, Sorgfalt und
Verantwortung bei der Arbeit
• Beachten von rechtlichen Anforderungen
• Unparteilichkeit(Auditor) - Sachliche Darstellung
• Plicht zur wahrheitsgemäßen Berichterstattung
-> nichts falsches sagen aber alles relevante sagen
Welche Vorraussetzungen muss der Auditor erfüllen?
-Angemessene berufliche Sorgfalt
• Anwendung von Sorgfalt und Urteilsvermögen
beim Auditieren
- Vertraulichkeit ->keine Weitergabe an dritte und keine Bereiche
• Sicherheit von Informationen-> kein Betriebssystem einsetzen,
das nicht mehr Supporten wird
• D.h. vertrauliche Informationen vertraulich behandeln.
Auditinformationen dienen nicht zur persönlichen Bereicherung
des Auditors
- Unabhängigkeit
• Ist Grundlage für die Unparteilichkeit des Auditors sowie für die
Objektivität der Auditschlussfolgerung
• Am besten nicht die für den Bereich verantwortlichen
Mitarbeiter (oder in Abhängigkeit zum Bereich stehende
Personen) als Auditor einsetzen
-Vorgehensweise, die auf Nachweisen beruht
• Soll zu zuverlässigen und nachvollziehbaren
Auditschlussfolgerungen führen
• Auditnachweise sollen verifizierbar sein
• Sicherstellung über Stichproben
Wie erfolgt die Leitung und Lenkung eines Auditprogramms?
Schaubild: V12-6
1) Festlegung der Auditprogrammziele (Beispiele)
• Verbesserung des MS und dessen
Leistungsfähigkeit
• Externe Anforderungen (z.B. für Zertifizierung)
• Erfüllung von vertraglichen Anforderungen
• Nachweis über Wirksamkeit des MS
2) Festlegung des Auditprogramms
• Festlegung von Rollen, der benötigten Kompetenz und
Verantwortlichkeiten der Person, die das Audit leitet
• Festlegung des Umfangs und des Verfahrens des
Auditprogramms
• Ermitteln und Bewerten von Auditprogrammrisiken
• Ermitteln der Auditprogrammressourcen
3) Umsetzung des Auditprogramms
• Weiterleitung der entsprechende Teile des Auditprogramms an
die betreffenden Personen
• Festlegung der Ziele, des Umfangs, der Kriterien, Methoden
sowie Koordinierung und Zeitplanung der einzelnen Audits
• Auswahl der Auditmethoden
• Auswahl der Auditteammitglieder
• Leiten und lenken der Auditprogrammergebnisse
• Verwaltung von Aufzeichnungen zu Auditprogrammen
4) Überwachen des Auditprogramms
• Auditleiter hat folgende Punkte zu Überwachen
-> Bewertung der Konformität von Audit-Programm, -Ziele und
Zeitplan
-> Bewertung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter im
Auditteam
-> Bewertung der Eignung des Auditteams den Auditplan
umzusetzen
-> Bewertung des Feedbacks der obersten Leitung
5) Bewerten und Verbessern des Auditprogramms
• Ergebnisse, Tendenzen und Konformität aus der Überwachung
• Auditaufzeichungen
• Wirksamkeit der Maßnahmen
Wie erfolgt die Durchführung eines audits?
(Nach Schema ISO 19011)
Schaubild V12-10
1) Veranlassen des Audits
• Herstellen des Erstkontakts mit der zu
auditierenden Organisation
• Feststellung der Durchführbarkeit des Audits
2) Vorbereiten der Audittätigkeiten
• Dokumentenprüfung in Vorbereitung auf das Audit
• Vorbereiten des Auditplans
• Zuweisen von Arbeiten an das Auditteam
• Erstellen von Arbeitsdokumenten
3) Durchführen der Audittätigkeiten
• Eröffnungsbesprechung
• Prüfung von Dokumenten während der Durchführung des
Audits
• Kommunikation während des Audits
• Zuweisen von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Sammeln und Verifizieren von Informationen
• Erarbeiten von Auditfeststellungen
• Erarbeiten von Auditschlussfolgerungen
• Durchführung der Abschlussbesprechung
4) Erstellen und Verteilen des Auditberichts
• Erstellen des Auditberichts (Beispiele für Inhalt):
-> Auditziele und Auditumfang
-> Nennung Auftraggeber und Auditteam
-> Auditkriterien
-> Auditschlussfolgerung und Erfüllungsgrad der Kriterien
• Verteilen des Auditberichts
5) Abschließen des Audits
• Audit ist beendet, wenn alle Tätigkeiten laut Plan beendet sind
• Dokumente werden entweder aufbewahrt oder vernichtet
• Veröffentlichung nur mit Genehmigung
6) Durchführen von Auditfolgemaßnahmen
Wie erfolgt die Bewertung sowie die Kompetenz von Auditoren?
Schaubild V12-14
1) Ermittlung der erforderlichen Kompetenzen
• Persönliches Verhalten
• Wissen und Fertigkeiten
-> Auditverfahren, -prinzipien und –methoden
-> Managementsystemdokumente
-> Organisationsstruktur
-> Branchenspezifisches Wissen
-> Teamleitererfahrung
-> Bei IMS auch Wissen der anderen MS-Normen
• Erreichen der Auditor Kompetenz (z.B. über Schulungen)
2) Festlegung der Bewertungskriterien
• Festlegung der Relevanz und Gewichtung der Kompetenzen
aus dem vorgelagerten Schritt
• Zusätzlich kann noch weitere Faktoren gewertet werden wie
z.B. Anzahl durchgeführter Audits oder berufliche Erfahrung
3) Auswahl der geeigneten Bewertungsmethode
• In der ISO 19011 wird eine Tabelle möglicher
Bewertungsmethoden aufgeführt
• Die Empfehlung lautet mehrere der Methoden miteinander zu
kombinieren
4) Durchführung der Bewertung
Tabelle V12-17
5) Erhalten und Verbessern der Kompetenz des Auditors
• Berufliche Weiterbildungen
• Regelmäßige Teilnahme an Audits
• Auditleiter sollte Mechanismus einführen, um für eine
kontinuierliche Beurteilung der Leistungsfähigkeit der Auditoren
zu sorgen
Welche Vorteile bringt eine Zertifizierung mit sich ?
- Um Steuererleichterungen (für nicht KMUs) zu erhalten muss ein Zertifiziertes EnMS vorliegen
- Die Zertifizierung bedeutet, dass ein unabhängiges externes Unternehmen (Zertifizierungsorganisation) bestätigt, dass die zu zertifizierende Organisation ein normkonformes EnMS eingeführt haben
- Die gewählte Zertifizierungsorganisation muss von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zur Durchführung von Zertifizierungen nach ISO 50001 akkreditiert sein
- Die Anforderungen an eine Zertifizierungsstelle für EnMS ist in der Norm DIN EN ISO 50003 hinterlegt
Beschreiben sie den Ablauf einer Zertifizierung eines EnMS?
1) Angebot: Angebot von akkreditierten Zertifizierern
einholen
2) Auswahl: Zertifizierer auswählen ggf. Vorgespräche führen
3) Antragstellung: Formalen Zertifizierungsantrag stellen
4) Dokumentationsprüfung: Übergabe der Managementdokumentation an Auditor des Zertifizierers
5) Stufe-1-Audit: Erstzertifizierung ->Audit in 2 Stufen/ Dokumentenprüfung und Beurteilung zur
Zertifizierungsbereitschaft
6) Maßnahmenumsetzung: Abweichungen vorhanden -> Maß-
nahmen festlegen und umsetzen
7) Stufe-2-Audit: Überprüfung Umsetzung und
Wirksamkeit des EnMS
8) Maßnahmenumsetzung: Abweichungen vorhanden Maß-
nahmen festlegen und umsetzen
9) Zertifizierungsentscheidung: Entscheidung über Erteilung des
Zertifikats anhand der Auditunterlagen
10) Zertifikatübergabe: Übergabe Zertifikat. Gültigkeit: 3 Jahre
11) Überwachung: Jährliche Audits während der Gültigkeit
durch Zertifizierer
12) Rezertifizierung: Antrag auf Rezertifizierung muss vor
Ablauf der Gültigkeit gestellt werden
Welche Anforderungen an Zertifizierungsstellen nach ISO 50003 & ISO 17021 sind Ihnen bekannt ?
- ISO 50003:
• Immer in Verbindung mit ISO 17021 zu sehen
• Ist Ergänzung der ISO 17021 in Bezug auf EnMS
• Soll für Wirksamkeit bei Audits und Zertifizierung bei EnMS
sorgen - ISO 17021:
• Behandelt die „Anforderungen an Stellen, die
Managementsysteme auditieren und zertifizieren“
• Beschreibt die allgemeinen Anforderungen an
Zertifizierungsstellen von MS
Schaubild : 12-23
Beschreiben sie die Anforderungen an Zertifizierungsstellen nach ISO 17021 genauer?
-Grundsätze für Zertifizierungsstellen
• Unparteilichkeit
• Kompetenz
• Verantwortlichkeit
• Offenheit
• Vertraulichkeit
- Allgemeine Anforderungen an Zertifizierungsstellen
• Rechts- und Vertragsfragen (Zertifizierungsstelle muss
rechtlich verantwortbar sein)
• Handhabung der Unparteilichkeit
• Haftung und Finanzierung
-Strukturelle Anforderungen an Zertifizierungsstellen
• Organisationsstruktur und oberste Leitung (Dokumentation)
• Ausschuss zur Sicherung der Unparteilichkeit
- Anforderungen an Ressourcen
• Kompetenz der Leitung und des Personals
• Kompetenz des Personals, dass in die Zertifizierungstätigkeiten
eingebunden ist (zusätzliche Anforderungen)
• Einsatz von externen Auditoren und Fachexperten
• Aufzeichnungen über Personal
• Ausgliederung (Bedingungen und Rahmen für Outsourcing)
-Anforderungen an Informationen
• Öffentlich zugängliche Informationen (Wahrheitsgemäße
Angaben)
• Zertifizierungsdokumente
• Verzeichnis Zertifizierter Kunden
• Verweis auf Zertifizierung und Zeichennutzung (Keine
Kennzeichnung von Produkten erlaubt)
• Vertraulichkeit (Regelungen zur Sicherung der Vertraulichkeit)
• Informationsaustausch zwischen Zertifizierungsstelle und
Kunde (Informationen zur Zertifizierungstätigkeit und möglichen
Änderungen)
-Anforderungen an Prozesse
• Allgemeine Anforderungen (an z.B. Auditprogramm, Auditplan,
Ernennung Auditteam, Auditdauer,…)
• Erstaudit und Zertifizierung
• Überwachungstätigkeiten
• Re-Zertifizierung
• Audit aus besonderem Anlass
• Aussetzung, Zurückziehen oder Einschränkung des
Geltungsbereichs der Zertifizierung
• Einsprüche
• Beschwerden
• Aufzeichnungen zu Antragsstellern und Kunden
- Managementsystemanforderungen für Zertifizierungsstellen
• Zertifizierungsstelle muss selbst ein Managementsystem
einführen, um sicherzustellen, dass die ISO 17021 stets
eingehalten wird
• Dazu gibt es 2 Optionen:
-> MS nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
-> Alternatives Managementsystem
Wie verläuft die Akkreditierung die Zertifizierungsstelle durch die DAkkS ab?
- Akkreditierung ist laut ISO 17021:
„Bestätigung durch eine dritte Seite, die formal darlegt, dass eine Konformitätsbewertungsstelle die Kompetenz besitzt, bestimmte Konformitätsbewertungsaufgaben durchzuführen“ - In Deutschland ist die DAkkS für die Akkreditierung von
Zertifizierungsstellen verantwortlich - Kosten für eine Akkreditierung sind von einigen Faktoren abhängig und liegen zwischen 10.000 und 40.000€
- Die Akkreditierung ist 5 Jahre lang gültig
Zeigen sie den Ablauf der Akkreditierung von Zertifizierungsstellen für EnMS auf.
- Die Akkreditierung einer Organisation wird anhand der zuvor erläuterten ISO 17021 vorgenommen
- Damit eine Organisation erfolgreich akkreditiert wird, müssen diverse zusätzliche Punkte zur ISO 17021 eingehalten werden:
• Aufteilung in 2 Sektoren A (Industrielle EnMS) und B (Nicht
industrielle EnMS)
• Kompetenzanforderungen für die Berufung als EnMS-Auditor
-> Muss einem der Sektoren zugewiesen werden
-> Abschluss einer höheren Ausbildung (Ingenieur- oder
Naturwissenschaften), auch Techniker oder Meister mit min. 5a
Berufserfahrung möglich
-> 4a Arbeitserfahrung in einem relevanten Arbeitsgebiet
-> Teilnahme an Auditorenausbildung und min 4 externe Audits
-> Aufrechterhaltung der Qualität: mindestens 3 Audits
innerhalb von 3 Jahren
Damit eine Organisation erfolgreich akkreditiert wird, müssen zusätzliche Punkte zur ISO 17021 eingehalten werden (Prozessanforderungen) zählen sie diese auf ?
- Zertifizierungsdokumente
- Wird nur eine organisatorische Einheit eines
Unternehmens zertifiziert, ist das eindeutig zu
kennzeichnen - Geltungsbereich muss in Dokumenten dargelegt werden
- Wird nur eine organisatorische Einheit eines
- Auditplan
- Audittag = 8h; 10h dürfen nicht überschritten werden
- Bei kombinierten Audits z.B. EnMS & QMS muss der
- Zeitaufwand für EnMS angegeben werden
- Auditteam
- Organisation benötigt ein Verfahren, dass für eine geeignete
Auswahl der Auditoren sorgt
- Organisation benötigt ein Verfahren, dass für eine geeignete
-Ermittlung der Auditdauer
- Berechnung der Auditdauer anhand einer von DAkks gestellten
Tabelle
- Unterscheidung nach Sektoren, Mitarbeiteranzahl und
Komplexität
- Auditdokumentation (muss mindestens folgende Angaben enthalten):
- Anwendungsbereich und Grenzen EnMS + Energiepolitik der
Organisation - Zuständiger EM-Vertreter der Organisation
- Energieanalyse sowie Art und Umfang der Energienutzung
- Listung der rechtlichen Verpflichtungen
- Datum des aktuellen internen Audits sowie Management
Reviews des EnMS - Angabe zu Ergebnissen für jede Normanforderung +
Teilnehmerliste - Nachweis der eingesehenen Dokumente + ggf. ein
Abweichungsbericht - Empfehlung ob Zertifikat verliehen werden kann
- Anwendungsbereich und Grenzen EnMS + Energiepolitik der
-Antrag und Antragsprüfung
- Mit den Antragsunterlagen müssen Informationen zu Sektoren
und Komplexitätsklasse zur Verfügung stehen
- Zertifizierer prüft Unterlagen und erstellt Angebot und Zeitplan,
welcher auch die jährlichen Überwachungsaudits beinhaltet
- Erstzertifizierungs-Audit
- Auf Wunsch Voraudit mit Unternehmen möglich
- Verpflichtendes Stufe 1 Audit
- Stufe 1 Audit mindestens 2 Wochen vor Stufe 2 Audit um
Verbesserungen in der Zeit umzusetzen - Verpflichtende Vor-Ort Begehung
- In Sonderfällen kombiniertes Stufe 1 & 2 Audit
- Überwachungstätigkeiten
- Das erste Überwachungsaudit muss innerhalb von 12 Monaten
nach dem Stufe 2 Audit erfolgen. Bei nachfolgenden immer 12
±3 Monate - Das zu untersuchende Unternehmen wird min. 1 Monat vorher
benachrichtigt
- Das erste Überwachungsaudit muss innerhalb von 12 Monaten
- Rezertifizierung
- Rezertifizierung kann innerhalb eines Zeitfensters von ±3
Monaten zum Ablaufdatum erfolgen - Bedingung: Rezertifizierungs Audit erfolgt vor Ablaufdatum +
Folgezertifikat schließt lückenlos an
- Rezertifizierung kann innerhalb eines Zeitfensters von ±3
=> Allgemeiner Ablauf siehe V12-35
