V06 Systemdokumentation Flashcards
Welche Anforderungen an die Dokumentation gibt es ?
ISO 50001 fordert detaillierte Dokumentation aller
Prozessschritte
Die Dokumentation unterstützt die selbst definierten Ziele zu erreichen
In der ISO 50001 wird zwischen zwei Arten der Dokumentation
unterschieden:
-Dokument: Hierbei handelt es sich um Vorgaben zu Zielstellungen und den auszuführenden Tätigkeiten (Bsp.: Energieziele, Handbuch, Prozessbeschreibungen,…)
-Aufzeichnung: Hierbei handelt es sich um eine Darstellung der
Prozessergebnisse (Bsp.: Prüfprotokolle, Ergebnisberichte,…)
Wie sehen die Schnittstellen im Dokumentationsprozess aus?
Input Dokument (bestehend aus Vorgaben)
Prozessablauf
Output Aufzeichnungen (Ergebnisse)
Welche Anforderungen gibt es beim Erstellen der Dokumentation?
- Grundsätzlich gilt, dass es bezüglich der Form und des Mediums keine Vorschriften von der ISO 50001 gibt
- Medium der Dokumentation ist dem Anwendungsfall anzupassen (z.B. in Papierform für Aushänge in der Produktion; In elektronischer Form für die Archivierung)
- Grundsätzlich sollte die Dokumentation übersichtlich aufgebaut sein
- Das Format sollte so gewählt werden, dass die Funktion gewährleistet wird (wenn Nummer geändert wird muss dies überall geändert werden)
- Wichtig ist durch eine Koordination der Dokumente sicherzustellen, dass die relevanten Informationen an den korrekten Orten einzusehen sind
=> Dokumente müssen auffindbar sein
=> Allgemeine Beschreibung der Vorgaben:
- Frei in Form der Dokumentation
- Adressatemsituation wichtig
Welche wesentlichen Inhalte sollte die Dokumentation beinhalten?
Bezug zu aktuellen Normen und Regelwerken
• Wichtig wenn die Dokumentation für die Zertifizierung des EnMS verwendet wird
• Gilt besonders wenn EnMS in andere MS integriert wird
Anbindung weiterer externer Forderungen
• Forderungen können sich aus Normen oder Gesetzen ergeben
(Kundenwünsche und Geltungsbereich (nie gesamtes Unternehmen; jeder Standort hat eigenes Handbuch)
• Können auch Kundenanforderungen sein (Qualität, Umweltschutz,…)
Geltungsbereich
• Für welche Betriebsteile sind die Festlegungen der Dokumentation verbindlich
Welche Struktur haben die Dokumente ?
Prinzipieller Aufbau und Systematik der Dokumentation => gleich wie die Norm, dies garantiert eine einfache Suche
Wie sollte die Unternehmenspolitik in der Dokumentation dargestellt werden ?
Zielgerichtete Unternehmenspolitik:
Position der Unternehmensleitung hinsichtlich Inhalten des
Managementsystems
Welche weiteren Punkte gehören in die Dokumentation ?
-Verantwortung und Befugnisse
• Darstellung der vorhandenen Hierarchien, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
-Prozessübersicht
• Übersicht über alle relevanten Prozesse
=> Große Herausforderung, die 2-geteilt ist:
1) Alle Prozesse erfasst
2) Welche sind relevant
- Beschreibung der Prozesse
• Detailliertere Beschreibung der einzelnen Prozesse (falls nötig)
• z.B. Prozessbeschreibung, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
-Übersicht notwendiger Dokumente und Aufzeichnungen
• Übersicht soll dem Vergleich dienen
• Verweise auf aktuelle Dokumente
• Hierbei Trennung in Vorgabedokumente und Ergebnisdokumente
Auf was muss bei der Erstellung der Dokumentation besonders geachtet werden?
Inhaltliche Struktur der Dokumentation
- Festlegung der Reihenfolge der Inhalte
- Oftmals Übernahme der Norm Struktur (wegen Zertifizierung). => gleich wir Norm
Verteilung der relevanten Informationspakete
- Gewährleistung, dass die relevanten Informationen an die einzelnen Arbeitsplätze verteilt werden
- Ein einzelnes Dokument zu unübersichtlich => Aufteilung
=> es ist zudem wichtig sicherzustellen, dass die Informationen an der Richtigen Stelle vorliegen:
Nennen Sie die Ebenen der Dokumentation des Energiemanagementsystems ?
1) Energiemanagement Handbuch (sehr hoher Detailierungsgrad)
2) Verfahrensanweisungen Prozessbeschreibungen ( Mittlerer Detailierungsgrad)
3) Arbeitsanweisungen Formulare und Prüfanweisungen Checklisten (niedriger Detailierungsgrad)
Welche Inhalte beinhalten die einzelnen Ebenen der Dokumentation?
Ebene 1: Energiemanagement-Handbuch => gibt den Rahmen des Energiemanagement vor
• Geltungsbereich und Ausschlüsse (welche Teilbereiche sowie Standorte sind zu berücksichtigen)
• Struktur der Dokumentation
• Energiepolitik
• Organigramm
• Prozesslandschaft
=> Energiemanagement Handbuch soll möglichst konstant bleiben
- Nichts kurzfristiges soll drinnen stehen
Ebene 2: Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen
• Festlegungen zu den Schnittstellen der einzelnen Prozesse
• Bereichsübergreifende Arbeitsplatzbeschreibung
Ebene 3: Arbeits- und Prüfanweisungen, Checklisten und Formulare
• Detaillierte Festlegungen (konkret und technisch) zur Arbeitsausführung an den Arbeitsplätzen
Flussdiagramm Symbole
V06-11
Prozesse werden in solchen Strukturbildern implementiert, da dies für eine bessere Übersicht sorgt und Fehlerwahrscheinlichkeit wird reduziert.
Welche Schritte sollten in einer Verfahrensstruktur beinhaltet werden?
-Ziel und Zweck • Geltungsbereich • Begriffe • Beschreibung der einzelnen Schritte mit Verantwortlichkeit • Mitgeltende Unterlagen • Verteiler • Angaben zum Revisionsstand • Wahl einer geeigneten Gliederung für Verfahrensbeschreibungen
Umgang als übergegriffen
Welche Ziele hat die Lenkung der Dokumente?
- Notwendige Dokumente liegen richtig, praktikabel und aktuell an den vorgesehenen Arbeitsplätzen vor
- Dokumente wurden von den Verantwortlichen freigegeben=> es muss zudem immer klar sein wer für was Verantwortlich ist
- Veraltete bzw. ungültige Dokumente werden sicher aus dem Verkehr gezogen=> dies ist nicht so leicht (Papier in Ordner usw. suchen/ Elektrisch zentrales Intranet => Mitarbeiter speichern ab => rundmail oder andere Lösung )
- Dokumente sind ordnungsgemäß zu archivieren (Dauer ist abhängig vom Verwendungszweck) => Energiemanagementteam muss dies berücksichtigen und die weitere Verteilung unterbinden)
Flussdiagramm V06-15
Wie kommt es zu einer Autorisierung von Dokumenten?
-Die Dokumentation ist so zu erstellen, dass wichtige Angaben sofort zu entnehmen sind. Dazu zählen:
• Art des Dokuments
• Nummernschlüssel des Dokuments
• Seitenangabe => Sinnvoll Seite X von Y(eindeutig Fehlende Seiten sind sofort zu erkennen)
• Revisionsstand => Datum oder Version (erkennen des neuen Dokumentes)
• Ersteller (Ersteller und Prüfer arbeiten nach dem 4-Augenprinzip und müssen namentlich genannt werden)
• Prüfer gemäß EnMS
• Freigabe gemäß EnMS
