Técnicas de arquivamento: classificação, arquivos correntes e protocolo Flashcards
Qual a diferença entre informação e suporte?
Informação é o que consta em um documento. Suporte é o material no qual são registradas as informações; é uma base física sobre a qual a informação é registrada.
O que é organicidade em um contexto de arquivos?
A organicidade diz respeito à relação natural entre os documentos e as atividades das quais eles são resultantes e, desta forma, formam um conjunto capaz de refletir o seu organismo produtor, seja ele pessoa física ou jurídica.
Em arquivologia, o conceito de organicidade está relacionado à ideia de:
a. Estrutura de formulação documental pautada em controles manuais e de cunho incremental.
b. Desenvolvimento de técnicas administrativas para a produção de documentos que não levem em consideração os ciclos iterativos.
c. Potencialização no arranjo de arquivos por meio de desenvolvimento de novas tecnologias.
d. Organização decisória ordenada pela hierarquia nas escolhas das candidatas a entidades produtoras.
e. Relação natural entre documentos de um arquivo decorrentes das atividades da entidade.
Letra E
Em relação às características do documento arquivístico, é correto afirmar que:
a. A organicidade, denominada também exclusividade, é a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
b. A fixidez assegura a forma fixa e o conteúdo estável do documento, garantindo que este tenha a mesma aparência e que informações e dados permaneçam imutáveis.
c. A naturalidade refere-se à forma como o acervo de documentos é coletado, selecionado e construído de acordo com os interesses da instituição.
d. A unicidade relaciona-se ao controle do processo de criação, manutenção e custódia,
evitando alteração não autorizada e a identificação da autoria de qualquer modificação realizada.
e. A autenticidade é a característica do documento em seu aspecto físico, quando não
deve possuir duplicata ou a informação contida nele não poderia estar também em
outro documento.
Letra B
O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão
que acumulou esse documento.
Certo ou errado?
Certo
A fixidez de um documento arquivístico indica que ele possui forma fixa e um conteúdo estável.
Certo ou errado?
Certo
A capacidade de provar fatos ocorridos é uma das utilidades dos documentos de arquivo.
Certo ou errado?
Certo
O material de referência ou informação não orgânica, utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo.
Certo ou errado?
Errado
Assinale a opção que apresenta um exemplo de suporte de informação.
a. Estante.
b. Biblioteca.
c. Pen-drive.
d. Legislação básica.
e. Caneta esferográfica.
c. Pen-drive.
Considera-se como documento original a versão final de um documento, em sua forma apropriada.
Certo ou errado?
Certo. Um documento original é aquele utilizado como fonte de prova, pesquisa, testemunho e
tomada de decisão. O documento final datado e assinado é considerado original.
O documento, que é o registro de uma informação, depende da natureza do suporte que o contém.
Certo ou errado?
Errado. O documento independe da natureza do suporte, podendo ser de qualquer tipo.
Um mesmo documento pode ser considerado documento de arquivo ou não, dependendo
para isso de alguns fatores. Um desses fatores é:
a. Característica física.
b. Idade dos documentos.
c. Suporte da informação.
d. Natureza dos documentos.
e. Relação orgânica.
e. Relação orgânica.
Quais devem ser as características dos documentos?
Imparcialidade
Autenticidade
Inter-relacionamento
Naturalidade
Unicidade
O que é um documento autêntico?
Considera-se que um documento é autêntico quando ele é livre de alteração indevida.
O que é um documento com inter-relacionamento?
Os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. É a relação que um documento possui com o seu contexto de criação.
O que é um documento com naturalidade?
Na administração pública, nada é decidido verbalmente, tudo precisa ser registrado. A produção de um documento se dá de forma natural, não há uma aquisição, ele não chega à instituição por compra, doação ou permuta.
O que é um documento com unicidade?
Cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e “trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja
realização contribuem”
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
a) Imparcialidade
Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
d) Naturalidade
“Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
b) Autenticidade
Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
e) Unicidade
Os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
c) Inter-relacionamento
O documento de arquivo é considerado único se produzido em uma única via e múltiplo se, embora seu conteúdo seja único, é remetido a diferentes destinatários.
Certo ou errado?
Errado. A unicidade não está relacionada ao fato de a pessoa ter várias vias e várias cópias. Ainda
que existam várias vias e várias cópias, se em cada lugar o documento cumpre com a sua função, ele continua dotado de unicidade.
Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão
deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente.
Certo ou errado?
Certo
Para que sirva como prova, o documento de arquivo deve preservar a característica de verdadeiro, não havendo, nesse caso, necessidade de autenticidade.
Certo ou errado?
Errado.
A naturalidade é uma característica reconhecida do documento de arquivo.
Certo ou errado?
Certo
São características do documento de arquivo, exceto,
a. a emulação.
b. a naturalidade
c. a imparcialidade.
d. a autenticidade.
e. a interrelação
a. a emulação.
O que é emulação?
Técnica de preservação de documentos digitais.
As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é
exemplar único e original.
Certo ou errado?
Errado. O documento pode ter cópias e ainda manter a unicidade.
Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado.
Certo ou errado?
Certo
A significação orgânica entre documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor.
Certo ou errado?
Certo
Uma das características básicas do arquivo é que o significado do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.
Certo ou errado?
Errado.
A respeito do princípio arquivístico da unicidade, assinale a alternativa correta.
a. As relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais.
b. O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.
c. Os documentos do arquivo preservam seu caráter único, em função do seu contexto de produção.
d. O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Letra C
Em arquivística, é possível que um documento não totalmente confiável seja considerado autêntico, uma vez que a confiabilidade está relacionada ao
momento da produção e a autenticidade diz respeito à transmissão do documento e à sua preservação e custódia.
Certo ou errado?
Certo
A preservação de documentos arquivísticos digitais deve estar associada a um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). O Conselho Nacional de Arquivos estabelece diretrizes para a implementação desses repositórios, de forma a garantir a credibilidade dos documentos, a qualidade de um documento ser o
que diz ser e o fato de estar livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. É correto afirmar que o que descreve essa característica é:
a. Autenticidade
b. confiabilidade;
c. confidencialidade;
d. disponibilidade;
e. normatização
a. Autenticidade
O que é gênero documental?
O gênero está vinculado aos símbolos utilizados para transmitir uma informação (texto, imagem, sons etc.).
Desenho
Qual o gênero documental?
Iconográfico
Desenho técnico
Qual o gênero documental?
Cartográfico
Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
Certo ou errado?
Errado, trata-se do gênero cartográfico.
A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros.
Certo ou errado?
Errado, a categoria textual trata-se de gênero e não tipologia textual.
Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.
Certo ou errado?
Certo
Fazem parte do gênero textual os documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
Certo ou errado?
Certo
Os gêneros documentais comumente encontráveis em arquivos incluem o gênero
a. emulativo
b. iconográfico.
c. cultural
d. tridimensional
e. natural
b. iconográfico.
Os documentos em formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia são de que tipo de gênero documental?
a. Cartográfico.
b. Textual
c. Audiovisual
d. Sonoro
e. Micrográfico
a. Cartográfico.
Conforme suas características, forma e conteúdo, os
documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Assinale a alternativa que não corresponde ao gênero dos documentos:
a. Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
b. Iconográficos: documentos em suportes sintéticos contendo imagens em movimento.
c. Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem contendo imagens em movimento.
d. Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
e. Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b. Iconográficos: documentos em suportes sintéticos contendo imagens em movimento.
Não contém imagens em movimento.
A imprensa estrangeira publicou contundentes matérias sobre os estragos produzidos por temporais que se precipitaram sobre São Nunca, destruindo parte do acervo da Independência da nação que lá ainda existia. O
certo é que os arquivos perdidos incluíam material do gênero cartográfico, tais como:
a. correspondência entre Brasil, Portugal e Espanha
b. estudos produzidos sobre indígenas Tupis e Tapuias
c. mapas, plantas, desenhos, perfis.
d. desenhos, cartazes, fotos, esculturas, painéis
e. estudos sobre as finanças Metrópole-Colônias
c. mapas, plantas, desenhos, perfis.
Com relação a seu gênero, as plantas arquitetônicas de um edifício são classificadas como documentos
a. iconográficos.
b. de valor primário.
c. cartográficos
d. filmográficos.
e. fotográfico
c. cartográficos
O que é espécie no contexto de documento?
processo, edital, boletim, certidão, declaração, certificado, atestado etc
Assinale a alternativa que apresenta exclusivamente espécies documentais.
a. Alvará de funcionamento, ata de reunião, atestado de saúde, conta de luz
b. Certificado, minuta, nota, ofício.
c. Atestado, aviso, contrato de trabalho, correspondência interna
d. Certidão de nascimento, consulta pública, norma de conduta, ordem do dia
e. Convênio de saúde, diretriz orçamentária, extrato bancário, planilha de cálculo
b. Certificado, minuta, nota, ofício.
Quando tem “de alguma coisa” refere a espécie + função, junto se tornam um tipo documental.
Correspondência é um gênero de tipo documental
Certo ou errado?
Errado.
Relatórios de atividades, processos de compra de material de consumo e formulário de solicitação de férias são exemplos de tipos documentais.
Certo ou errado?
Certo
Formulário é exemplo de tipo documental.
Certo ou errado?
Errado, é uma espécie de documento e não um tipo documental.
O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o
memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia.
Certo ou errado?
Errado. Se o modelo não possui função específica, ele não pode ser enquadrado como tipo documental.
Abaixo-assinado, carta precatória, cédula de identidade e diretriz orçamentária são exemplos de tipos documentais
Certo ou errado?
Errado.
Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais.
Certo ou errado?
Errado, são espécies documentais pois não possuem função especificada.
O documento intitulado relatório é um exemplo de tipo documental.
Certo ou errado?
Errado, é uma espécie documenal que não possui função especificada.
Tendo em vista que a identificação do tipo
documental proporciona uma série de vantagens na organização de um arquivo, assinale a opção que apresenta corretamente um tipo documental.
a. ofício
b. relatório de atividades.
c. ordem bancária
d. laudo
e. processo
b. relatório de atividades.
O relatório de atividades, a ata de reunião, o formulário de ocorrência e o ofício são tipos documentais.
Certo ou errado?
Errado, ofício não.
O que é um documento ostensivo?
acesso livre
Informação reservada tem restrição de acesso reservado de quantos anos?
5 anos
Informação reservada tem restrição de acesso ultrassecreto de quantos anos?
25 anos
Qual o único grau de sigilo que cabe prorrogação?
O ultrassecreto. Que pode ser prorrogado por mais 25 anos.
Informação reservada tem restrição de acesso secretode quantos anos?
15 anos
