Técnicas de arquivamento: classificação, arquivos correntes e protocolo Flashcards
Qual a diferença entre informação e suporte?
Informação é o que consta em um documento. Suporte é o material no qual são registradas as informações; é uma base física sobre a qual a informação é registrada.
O que é organicidade em um contexto de arquivos?
A organicidade diz respeito à relação natural entre os documentos e as atividades das quais eles são resultantes e, desta forma, formam um conjunto capaz de refletir o seu organismo produtor, seja ele pessoa física ou jurídica.
Em arquivologia, o conceito de organicidade está relacionado à ideia de:
a. Estrutura de formulação documental pautada em controles manuais e de cunho incremental.
b. Desenvolvimento de técnicas administrativas para a produção de documentos que não levem em consideração os ciclos iterativos.
c. Potencialização no arranjo de arquivos por meio de desenvolvimento de novas tecnologias.
d. Organização decisória ordenada pela hierarquia nas escolhas das candidatas a entidades produtoras.
e. Relação natural entre documentos de um arquivo decorrentes das atividades da entidade.
Letra E
Em relação às características do documento arquivístico, é correto afirmar que:
a. A organicidade, denominada também exclusividade, é a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
b. A fixidez assegura a forma fixa e o conteúdo estável do documento, garantindo que este tenha a mesma aparência e que informações e dados permaneçam imutáveis.
c. A naturalidade refere-se à forma como o acervo de documentos é coletado, selecionado e construído de acordo com os interesses da instituição.
d. A unicidade relaciona-se ao controle do processo de criação, manutenção e custódia,
evitando alteração não autorizada e a identificação da autoria de qualquer modificação realizada.
e. A autenticidade é a característica do documento em seu aspecto físico, quando não
deve possuir duplicata ou a informação contida nele não poderia estar também em
outro documento.
Letra B
O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão
que acumulou esse documento.
Certo ou errado?
Certo
A fixidez de um documento arquivístico indica que ele possui forma fixa e um conteúdo estável.
Certo ou errado?
Certo
A capacidade de provar fatos ocorridos é uma das utilidades dos documentos de arquivo.
Certo ou errado?
Certo
O material de referência ou informação não orgânica, utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo.
Certo ou errado?
Errado
Assinale a opção que apresenta um exemplo de suporte de informação.
a. Estante.
b. Biblioteca.
c. Pen-drive.
d. Legislação básica.
e. Caneta esferográfica.
c. Pen-drive.
Considera-se como documento original a versão final de um documento, em sua forma apropriada.
Certo ou errado?
Certo. Um documento original é aquele utilizado como fonte de prova, pesquisa, testemunho e
tomada de decisão. O documento final datado e assinado é considerado original.
O documento, que é o registro de uma informação, depende da natureza do suporte que o contém.
Certo ou errado?
Errado. O documento independe da natureza do suporte, podendo ser de qualquer tipo.
Um mesmo documento pode ser considerado documento de arquivo ou não, dependendo
para isso de alguns fatores. Um desses fatores é:
a. Característica física.
b. Idade dos documentos.
c. Suporte da informação.
d. Natureza dos documentos.
e. Relação orgânica.
e. Relação orgânica.
Quais devem ser as características dos documentos?
Imparcialidade
Autenticidade
Inter-relacionamento
Naturalidade
Unicidade
O que é um documento autêntico?
Considera-se que um documento é autêntico quando ele é livre de alteração indevida.
O que é um documento com inter-relacionamento?
Os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. É a relação que um documento possui com o seu contexto de criação.
O que é um documento com naturalidade?
Na administração pública, nada é decidido verbalmente, tudo precisa ser registrado. A produção de um documento se dá de forma natural, não há uma aquisição, ele não chega à instituição por compra, doação ou permuta.
O que é um documento com unicidade?
Cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e “trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja
realização contribuem”
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
a) Imparcialidade
Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
d) Naturalidade
“Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
b) Autenticidade
Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
e) Unicidade
Os documentos de arquivo “estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade”.
a) Imparcialidade
b) Autenticidade
c) Inter-relacionamento
d) Naturalidade
e) Unicidade
c) Inter-relacionamento
O documento de arquivo é considerado único se produzido em uma única via e múltiplo se, embora seu conteúdo seja único, é remetido a diferentes destinatários.
Certo ou errado?
Errado. A unicidade não está relacionada ao fato de a pessoa ter várias vias e várias cópias. Ainda
que existam várias vias e várias cópias, se em cada lugar o documento cumpre com a sua função, ele continua dotado de unicidade.
Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão
deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente.
Certo ou errado?
Certo
Para que sirva como prova, o documento de arquivo deve preservar a característica de verdadeiro, não havendo, nesse caso, necessidade de autenticidade.
Certo ou errado?
Errado.
