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Gestion d'événement > Séance 5 > Flashcards

Séance 5 Flashcards

1
Q

3 dimensions de gestion

A
  1. Gestion du design
  2. Gestion des ressources humaines
  3. Gestion des ressources matérielles
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2
Q

4 grandes tâches de la gestion du design

A
  1. Confirmer le contenu de la programmation
  2. Élaborer la grille horaire
  3. Mettre en place tout le nécessaire pour créer l’ambiance
  4. Organiser l’accueil des prestataires et des participants
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3
Q

3 éléments de la confirmation du contenu de la programmation (grande tâche de la gestion du design)

A
  1. Contacter l’agence ou le prestataire
  2. Négocier l’entente
  3. Rédiger et signer le contrat
    * Le contrat doit respecter le prestataire et le promoteur
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4
Q

2 formes d’une grille horaire (grande tâche de la gestion du design)

A
  1. Calendrier et horaire: spectacles, conférences, parties entre deux équipes, parcours, etc.
  2. Ordre du jour: réunion, colloque, etc.
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5
Q

7 éléments techniques de l’élaboration de la grille horaire (grande tâche de la gestion du design)

A
  1. Disponibilité des prestataires et des lieux
  2. Délais d’installation: montage et démontage
  3. Durée et conditions liées aux répétitions ou aux tests de sons, s’il y a lieu
  4. Durée des prestations elles-mêmes
  5. Transitions
  6. Temps d’accès aux sites
  7. Capacité d’attention des participants (pauses)
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6
Q

Création de l’ambiance avec les sens (grande tâche de la gestion du design)

A

Vue: aménagement du site, accessoires, éclairage, effets spéciaux, perfomances d’artistes, etc.

Ouïe: musique, ambiance sonore, cris, bruits divers, etc.

Odorat: parfums, odeurs de la nourriture, etc.

Touché: tissus particuliers, permettre de manipuler certaines matières, etc.

Gouté: bouchées et cocktails particuliers, etc.

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7
Q

Exemples de prestataires et de participants à accueillir (grande tâche de la gestion du design)

A

Prestataires: artistes, conférenciers, panélistes, personnalités, animateur, etc.

Participants: festivaliers, spectateurs, congressiste, visiteurs d’expositions, politicien, commanditaires, partenaires, personnalité invitée, etc.

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8
Q

7 éléments de l’accueil des prestataires

A
  1. Leur départ et le transport
  2. Accueil sur place
  3. Accréditation et trousse de bienvenue
  4. Hébergement
  5. Repas
  6. «Catering»
  7. Accompagnement et activités spéciales
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9
Q

4 éléments de la gestion des ressources humaines

A
  1. Composition de l’équipe et son recrutement
  2. Mandat
  3. Pouvoir, hiérarchie et leadership
  4. Principe de coordination
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10
Q

5 actions du recrutement (élément de la gestion de ressources humaines)

A
  1. Définir les mandats et rédiger les descriptions de tâches.
  2. Déterminer les conditions d’emplois.
  3. Déterminer les profils de personnes recherchées.
  4. Procéder à l’embauche ou à la composition des équipes, en respect avec les orientations stratégiques.
  5. Placer les bonnes personnes aux bonnes places.
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11
Q

Qu’est-ce qu’un mandat? (élément de la gestion de ressources humaines)

A

Document rédigé par la direction ou par le chargé de projet qui consiste à préciser les objectifs de l’employé ou de la personne responsable.

*Un mandat est un engagement. Lorsque lu, compris et accepté, il doit être signé par les deux parties.

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12
Q

6 éléments du mandat (élément de la gestion de ressources humaines)

A
  1. Le titre du poste
  2. La position hiérarchique
  3. Une mise en contexte rapide du poste à l’intérieur de l’organisation ou de
    l’événement lui-même
  4. Le ou les objectifs principaux
  5. La description de tâches
  6. Les dates ou périodes de validité du mandat
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13
Q

Définition du pouvoir (élément de la gestion de ressources humaines)

A

Être en mesure d’obtenir quelque chose de la part d’une autre ou plusieurs autres personnes.

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14
Q

3 types de pouvoir (élément de la gestion de ressources humaines)

A
  1. De décision
  2. D’achat
  3. D’influence
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15
Q

4 objectifs de l’utilisation de son pouvoir (élément de la gestion de ressources humaines)

A
  1. Atteindre le but de l’événement.
  2. Guider les personnes dans leurs tâches respectives.
  3. Assurer un équilibre entre les individus (ex.: gestion de conflits).
  4. Prendre les décisions qu’il juge appropriées.
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16
Q

5 sources du pouvoir (élément de la gestion de ressources humaines)

A
  1. Pouvoir coercitif: régir le comportement d’autres personnes en les menaçant des conséquences désagréables.
  2. Pouvoir économique: régir le comportement d’autres personnes parce qu’elle peut leur offrir des récompenses tangibles.
  3. Autorité légitime conférée: la fonction qu’elle occupe lui permet de donner des ordres auxquels ses subordonnés doivent obéir.
  4. Expertise: influencer le comportement d’autres personnes parce qu’elles jugent que sa connaissance du sujet est meilleure.
  5. Charisme: influencer le comportement d’autres personnes parce qu’elle leur inspire du respect.
17
Q

Définition de la hiérarchie (élément de la gestion de ressources humaines)

A

La hiérarchie sert à répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes.

Une bonne structure hiérarchique = les bonnes personnes qui répondent aux bonnes personnes = efficacité et efficience.

18
Q

Définition du leadership (élément de la gestion de ressources humaines)

A

L’art d’amener des personnes à accomplir volontairement une tâche qui doit être faite.

19
Q

Différence entre coordination des équipes internes et externes (élément de la gestion de ressources humaines)

A

Interne: À l’intérieur de l’organisation (entre les départements, responsables)

Externe: Avec les intervenants externes (fournisseurs, sous-traitants, etc.)

20
Q

4 grandes tâches de la gestion des ressources matérielles

A
  1. Rassembler le matériel
  2. Préparer l’aménagement des sites et les plans
  3. Monter les chronologies de montage et de démontage
  4. S’assurer de la conformité des installations et des équipements
21
Q

8 types de ressources matérielles (tâche de la gestion des ressources matérielles)

A
  1. Accessoires et mobilier
  2. Décors
  3. Équipements divers et outils
  4. Infrastructures
  5. Informatique et télécommunication
  6. Installations électriques et en aqueduc
  7. Techniques
  8. Transport

Gestion d'événement (12 decks)

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