Séance 11 Flashcards
Pourquoi la rétroaction (clôture) n’est pas seulement la fin, mais aussi le début?
Qu’un événement soit unique (ponctuel) ou périodique (revient à une fréquence régulière), l’événement qui se termine devient une source d’informations de premier plan:
- Bons coups, mauvais coups
- Augmentation de l’expérience du personnel, des dirigeants et de l’ensemble de l’organisation
- Apparition de nouvelles relations d’affaires et continuité des relations déjà en place
- Rétroaction de l’ensemble des intervenants (indispensables, proactifs, réactifs)
- Notes et suggestions d’améliorations ou de changements
La rédaction des bilans sert à évaluer… (10 éléments)
- Si le but est atteint (raison d’être de l’événement, sa mission)
- Si les objectifs spécifiques ont été atteints (opérationnels et financiers)
- Si les orientations stratégiques de chacune des dimensions de gestion ont été bien choisies et bien définies
- La qualité de produit (événements) et des services rendus
- L’application des stratégies utilisées pour atteindre tous les objectifs
- La qualité et la pertinence des outils et techniques utilisés
- La performance des intervenants essentiels (qualité du travail, résultats atteints, compétences, etc.)
- La performance des intervenants proactifs (prestataires, fournisseurs, commanditaires, etc.)
- L’impact sur les intervenants réactifs et le respect des normes
- Et identifier les correctifs à apporter
2 bilans généraux et leur utilité
- Bilan du réalisateur
- Bilan du promoteur
*Permettront au réalisateur d’évaluer sa performance et au promoteur d’évaluer si le but a été atteint.
Rapports externes
Présentent les résultats que le promoteur souhaite et/ou doit présenter à l’extérieur de son organisation.
- Bilans publics
- Bilans aux commanditaires et partenaires
- Bilans aux subventionnaires
11 objectifs des rapports externes
- Laisser une trace positive
- Favoriser le sentiment d’avoir fait partie d’un moment, d’avoir été partie prenante d’un succès ou d’un moment fort
- Lancer des messages
- Gérer l’image et la notoriété (de l’entreprise et l’événement)
- S’assurer que l’information qui circule est la bonne
- Répondre aux besoins des différents intervenants
- Répondre aux règles et aux lois
- Rencontrer les obligations contractuelles
- Boucler la boucle en permettant aux destinataires de poursuivre son expérience
- Lui donner le goût de revivre l’expérience
- Lui donner le goût d’en parler à d’autres
Bilans publics
- Conférence de presse
- Communiqués de presse
- Dépliant bilan
- Présentations à public restreint (lors d’autres colloques ou conférences)
- Information rendue disponible sur le web, etc.
- Présentation d’une vidéo qui permet aux participants de revivre les émotions qu’ils ont vécues lors de leur expérience
Bilans aux commanditaires et partenaires
- Poursuite de la relation
- Renouvellement de l’entente
- Augmentation de la contribution
- Développement de nouveaux projets
Information dans les rapports externes
- Vraie (il peut être tentant de donner un achalandage supérieur à la réalité, mais ça peut jouer des tours)
- Cohérente
- Adaptée aux besoins du destinataire
- Contrôlée et calculée
Enjeu de confidentialité
Il y a beaucoup de personnes qui travaillent de manière ponctuelle et qui passent d’un événement ou d’une organisation à l’autre.
- Contractuels
- Sous-traitants
- Commanditaires
5 informations confidentielles
- Orientations stratégiques et stratégies elles-mêmes
- L’information en général a une valeur inestimable (budgétaire, études de marché, tendances et comportements, avancées technologiques, opportunités diverses)
- Compétences
- Méthodes de travail et outils
- Connaissances particulières
7 pièges de la phase de clôture
- Négliger l’importance de faire une bonne rétroaction
- Faire de la «censure»suite à l’exercice de rétroaction
- Ne pas partager les observations ou les recommandations vers les personnes concernées
- Perdre des soldatstrop vite
- Démotivation
- Ne pas terminer ce qui a été commencé
- Ne pas faire de rétroaction et tout de suite entamer d’autres projets
