Séance 2 Flashcards
Qu’est-ce que la définition sommaire du projet d’événement
Définir de manière sommaire l’événement qu’on souhaite réaliser.
- 5W + Comment?
- FFOM
- Définir l’événement de manière structurée
Quels sont les 5W?
- Pourquoi? (Why?): But
- Qui? (Who?): Participants, intervenants proactifs et réactifs
- Quoi? (What?): Composition de l’événement (thèmes, activités, caractéristiques)
- Quand? (When?): Dates et heures
- Où? (Where?): L’endroit
À quoi correspond le Comment?
- Ressources humaines, matérielles et techniques (internes et externes)
- Types de financement (autofinancement, subvention, commandite, etc.)
Qu’est-ce que le but?
Le but c’est la finalité et la mission de l’événement.
Pourquoi déployer de l’énergie, du temps et de l’argent pour réaliser un événement?
Parce qu’il a un but à atteindre (mission), une vision (rêve) et l’événement permettra d’atteindre ce but et d’aller au bout de sa vision.
Nomme des exemples de mission (but à atteindre)
- Faire des profits
- Promouvoir la culture ou la francophonie
- Divertir
Nomme des exemples de vision (rêve)
- Être le meilleur dans le domaine
- Se démarquer de la compétition
- En mettre plein la vue
- Percer / dominer un marché
Qu’est-ce que l’objectif
Traduction de la vision du promoteur en cibles concrètes et en facteurs de succès.
Série d’objectifs spécifiques qui précisent et qui soutiennent le but.
Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste Tenue dans le temps
Qu’est-ce que l’extrant?
L’extrant peut correspondre aux Quoi? Qui? Quand? et Où?
- Thème
- Type(s) d’activité(s) offertes aux participants
- Clientèle cible
- Type de lieu recherché
- Dates
Qu’est-ce que l’étape des activités?
Décider comment procéder pour réaliser cet événement.
Décider quel type d’activités de gestion on doit intégrer (production, communication, administration, programmation).
Qu’est-ce que l’intrant?
Qu’aurons-nous besoin pour réaliser l’événement?
- Ressources humaines
- Ressources matérielles
- Ressources financières
FFOM
Forces: de l’organisation (avantage concurrentiel, direction forte, finances saines, etc.)
Faiblesses: de l’organisation (manque de personnel, absence de liquidité, similitude avec un concurrent, fragilité des équipements, etc.)
Opportunités: occasions positives qu’offre l’environnement (tourisme local en hausse, artiste, etc.)
Menaces: souligner les menaces qui planent au-dessus de l’organisation (météo, nouveau concurrent, etc.)
Quelles sont les 3 catégories de contraintes les plus fréquentes?
- Temps
- échéance
- date - Argent
- capacité de payer et habitudes de paiement du public
- prix de la concurrence
- disponibilité des fonds publics et privés
- capacité financière du promoteur - Conformité et de qualité
- normes, réglementations, permis
- clauses d’assurances
- contrats
- standards établis
Intervenants réactifs et proactifs
Intervenants réactifs: Ne doivent pas trop souffrir des inconvénients que leur causera la tenue de l’événement (voisinage, commerces environnants).
Intervenants proactifs: Doivent être satisfaits de ce que leur apporte leur contribution à l’événement (membres de l’équipe, fournisseurs, partenaires, commanditaires).
Qu’est-ce qu’un risque?
Un risque est une situation qui pourrait survenir et compromettre la réalisation d’une partie ou de la totalité de l’événement touché.
Quels sont les 3 niveaux de risque?
- Ordinaires:
Commun à tous les événements (absence de public, problème technique, maladie, etc.) - Spécifiques:
Particuliers à l’événement lui-même (pluie, risque de blessure, vol) - Extraordinaires ou catastrophiques:
Rares et imprévisibles (catastrophe naturelle, guerre, épidémie, etc.)
