Séance 4 Flashcards
Quelques raisons qui rend la planification importante (5).
- Savoir qui fait quoi et quand
- Payer les fournisseurs dans les délais
- Ne rien perdre
- Prévoir les imprévus
- Environnement de travail agréable
La structure de travail correspond à la gestion de ?
Gestion de l’information
Gestion de l’information
Un des biens les plus précieux qu’un gestionnaire doit détenir et savoir gérer estl’information.
La façon dont vous classez votre information en dit long sur vos qualités de gestionnaire.
Permet de se retrouver rapidement et de ne rien perdre.
Il faut tout documenter et ne rien garder dans sa tête.
3 outils de planification
- Organigramme
- Plan budgétaire
- Plan d’exécution
Qu’est-ce qu’un organigramme (outil de planification)?
L’organigramme est une figure qui présente de manière visuelle la structure hiérarchique de l’événement.
4 éléments qu’on doit retrouver dans l’organigramme (outil de planification)
- Cellule de direction.
Qui prend les décisions et qui répond de qui (promoteur, C.A., directeur, chargé de projet, etc.) - Structure opérationnelle.
Départements: administration, communication, production, programmation, marketing, GRH, etc. - Personnes responsables de chaque élément de la structure (noms).
- Déclinaison de chaque département.
Ex.: marketing = financement public, commandites, commercialisation
commercialisation = billetterie, produits dérivés, bars, etc.
bars = bistros, vendeurs itinérants, loges, etc.
Qu’est-ce qu’un plan budgétaire (outil de planification)?
À la phase de planification, il fautrevoir les prévisions budgétaires et les:
- Valider
- Réviser
- Préciser
- Compléter
3 éléments du plan budgétaire (outil de planification)
- Budget général (par dimension de gestion ou par département)
- Budget par département (si l’événement est plus gros)
- Plusieurs scénarios différents préparés à l’avance
3 outils de suivi budgétaire qu’on devrait retrouver dans le plan budgétaire (outil de planification)
- Budget réel comparé aux prévisionsbudgétaires:
En respect avec les orientations stratégiques (voir budget général_point de contrôle). - Budget de caisse:
Suivi des liquidités (voir budget de caisse mi-exercice). - Calendrier de contrôle:
Section sur les dépenses et les revenus du plan d’exécution pour évaluer le rendement.
2 éléments à prendre en compte par le gestionnaire lors du plan budgétaire (outil de planification)
- Types de coûts (coût fixe, coût variable, coût moyen, etc.)
- Fréquence des coûts (unique, récurrente, annuel, pour l’événement seulement)
5 éléments du plan d’exécution (outil de planification)
- Liste de toutes les tâches à faire
- Affecter la tâche à une personne = responsabilisation
- Préciser les dates d’échéances
- Ordonner les tâches
- Présenter le niveau de priorité et le% de réalisation des tâches (facultatif)
Qu’est-ce qu’une tâche élémentaire (plan d’exécution)?
Action précise qu’une personne ou un groupe de personnes doit prendre en charge afin de produire un événement.
Qu’est-ce qu’un lot de tâches (plan d’exécution)?
Regroupement logique de plusieurs tâches élémentaires.
Peut y avoir plusieurs niveaux, selon l’ampleur de l’événement ou la précision requise.
Qu’est-ce qu’un organigramme de tâches (plan d’exécution)?
Présentation structurée des tâches et des lots de tâches.
Qu’est-ce qu’une étape jalon (plan d’exécution)?
Moment charnière dans la vie d’un événement.
Elle aura des répercussions sur l’ensemble des activités.
Ex.: le dévoilement de la programmation
