Projektorganisation Flashcards
Was ist “Organisation” grundsätzlich?
- Ablauforganisation
Es wird der Ablauf der Aufgabenerledigung festgelegt, ihr Gegenstand sind die Arbeitsgänge und Arbeitsfolgen - Aufbauorganisation
Mittels Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese
(zusammenfassen zu komplexen) wird eine Unternehmensstruktur festgelegt
Typen von Projektorganisation
-> Projekt-Ablauforganisation
-> Projekt-Aufbauorganisation
Erklärung einer Projekt-Ablauforganisation
Das Projekt wird vom Ablauf her in verschiedene Phasen strukturiert .
Regelungen der Verantwortlichkeiten:
- Rollenverteilung im Projekt
- Festlegung der Kompetenzen
- interne Schnittstellen (zwischen Teilteams oder Unterauftragnehmern)
- Festlegung von Eskalationswegen
Erklärung einer Projekt-Aufbauorganisation
-Welche Organisationseinheiten des Unternehmens bzw. welche Personen aus welchen Org.-
einheiten arbeiten im Projekt zusammen
-welche Über- und Unterordnungen und mit welchen
Befugnissen sind Personen ausgestattet.
Projektorganisation steht damit in enger Beziehung mit der Unternehmensorganisation.
-Zur Projektkontrolle werden (vor allem in größeren Projekten) verschiedene Projektgremien
installiert.
Grundstrukturen einer Projektorganisation (und ihre jeweiligen Aufgaben)
1) Geschäftsführung / Leitungsausschuß inkl. Projektauftraggeber:
Lenkung / Definition der
Projektaufgabe
(-interne Projektkoordination:
Koordination verschiedener
Projekte)
2) Projektmanager: Steuerung des Projektes
3) Kernteam: Durchführung des Projektes
4) Projektmitarbeiter: Ausführung der Teilaufgaben
Möglichkeiten, ein Projekt überschaubarer zu machen
-> Projektunterstruktur bilden
-> Zerlegung in Teilaufgaben / Teilprojekte
(Strukturierung kann nach
- Objektgesichtspunkten
- Funktionen
- oder als Mischform vorgenommen werden)
Lenkungsausschuss –>Projektmanager –> Teilprojekt 1 bis n–> Kernteam 1 bis n
In der Praxis häufig anzutreffende Organisationsformen
-Projektabwicklung im Rahmen der Linienorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
-Reine Projektorganisation
Erklärung der Projektabwicklung im Rahmen der Linienorganisation
-keine eigenständige Projektorganisation
- das Projekt wird in gegebener Aufbauorganisation integriert
- strenge Hierarchie, klare Befehlswege auf jeder Ebene
- jedes Mitglied hat nur einen Vorgesetzten
Vor- und Nachteile der Linienorganisation
->Vorteile:
- Stellt keinen Eingriff in die
Unternehmensorganisation
dar, daher aufwandsarm
->Nachteile:
- typischerweise wird Projektgeschäft neben dem Tagesgeschäft gemacht. Projekt
geht im Tagesgeschäft unter
- interdisziplinäre (z.B.
Abteilungsübergreifende)
Projekte sind schwerer
abzuwickeln.
Erklärung der Stabs-Projektorganisation
-> Linienorganisation bleibt bestehen
-> Projektmanagement kommt aus einer
Stabseinheit (Projektleiterpool;
Inhouse-Beratung …)
-> Teammitglieder kommen aus verschiedenen Organisationseinheiten
(z.B. Abteilungen)
-> Projektleiter/Stabsstelle als Projektkoordinator ohne richtige Entscheidungsbefugnis
Vor- und Nachteile der Stabs-Projektorganisation
-> Vorteile:
- Ohne Eingriff in die Linienorganisation möglich (aufwandsarm)
-> Nachteile:
- Entscheidungsbefugnis verbleibt beim „Linienmanagement“; Projekt hat nur koordinierende Funktion, sorgt für Informationsaustausch
- Abteilungsinteressen über Projektinteressen, Kooperationsbereitschaft
- Mangelnde Akzeptanz des Projektmanagers durch das Projektteam, er koordiniert nur, hat keine Weisungsbefugnis
Erklärung der Matrix-Projektorganisation
-> Projektmanager ist weitere Führungsperson neben dem Abteilungsleiter:
fachliche Verantwortung durch Projektmanager; Personalverantwortung durch Abteilungsleiter
-> Fachliche und personelle Verantwortung bilden zwei Achsen einer Matrix
Pro Projekt sind mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zugeordnet
-> Jeder für das Projekt tätige Mitarbeiter hat zwei Vorgesetzte: Den Projektleiter und
seinen Linienvorgesetzten
-> Fachlich untersteht ein Mitarbeiter dem Projektleiter; disziplinarisch weiterhin dem
Linienvorgesetzten
Vor- und Nachteile der Matrix-Projektorganisation
-> Vorteile
- „Personifizierung der Verantwortungen“ durch den Projektleiter
- keine Umorganisation des Unternehmens (aufwandsarm)
->Nachteile
- Kommunikationsaufwand steigt (Mitarbeiter kommunizieren mit mehreren Abteilungen,
dem Projektmanager und den Linienvorgesetzten oft über mehrere Standorte)
Gegenmaßnahme: eigene Projekträume
- kann zu Konflikten führen: Mitarbeiter ist „Diener zweier Herren“
- Arbeiten Mitarbeiter (spezielle Qualifikation) gleichzeitig an zwei Projekten, so entstehen immer wieder Rüstzeit durch Wechsel zwischen den Projekten
Erklärung der „Reinen“ Projektorganisation
-> Projektmanagement trägt sowohl
fachliche wie auch personelle Verantwortung für seine Mitarbeiter
-> Mitarbeiter werden Projektleiter unterstellt und arbeiten ausschließlich für das Projekt
Vor- und Nachteile der „Reinen“ Projektorganisation
-> Vorteile:
- feste Zuordnung von Ressourcen
zum Projekt
- Optimale Ausrichtung von
Ressourcen und Aktivitäten auf die Projektziele
- weitreichende Befugnisse für den Projektmanager
-> Nachteile:
- Aufwand für die Umorganisation des
Unternehmens
- Konflikte mit der Fachabteilung
bei der Zuordnung von Mitarbeitern
- steigende Personalfluktuation durch
sorge über eigene Zukunft
