Projektorganisation Flashcards
Was ist “Organisation” grundsätzlich?
- Ablauforganisation
Es wird der Ablauf der Aufgabenerledigung festgelegt, ihr Gegenstand sind die Arbeitsgänge und Arbeitsfolgen - Aufbauorganisation
Mittels Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese
(zusammenfassen zu komplexen) wird eine Unternehmensstruktur festgelegt
Typen von Projektorganisation
-> Projekt-Ablauforganisation
-> Projekt-Aufbauorganisation
Erklärung einer Projekt-Ablauforganisation
Das Projekt wird vom Ablauf her in verschiedene Phasen strukturiert .
Regelungen der Verantwortlichkeiten:
- Rollenverteilung im Projekt
- Festlegung der Kompetenzen
- interne Schnittstellen (zwischen Teilteams oder Unterauftragnehmern)
- Festlegung von Eskalationswegen
Erklärung einer Projekt-Aufbauorganisation
-Welche Organisationseinheiten des Unternehmens bzw. welche Personen aus welchen Org.-
einheiten arbeiten im Projekt zusammen
-welche Über- und Unterordnungen und mit welchen
Befugnissen sind Personen ausgestattet.
Projektorganisation steht damit in enger Beziehung mit der Unternehmensorganisation.
-Zur Projektkontrolle werden (vor allem in größeren Projekten) verschiedene Projektgremien
installiert.
Grundstrukturen einer Projektorganisation (und ihre jeweiligen Aufgaben)
1) Geschäftsführung / Leitungsausschuß inkl. Projektauftraggeber:
Lenkung / Definition der
Projektaufgabe
(-interne Projektkoordination:
Koordination verschiedener
Projekte)
2) Projektmanager: Steuerung des Projektes
3) Kernteam: Durchführung des Projektes
4) Projektmitarbeiter: Ausführung der Teilaufgaben
Möglichkeiten, ein Projekt überschaubarer zu machen
-> Projektunterstruktur bilden
-> Zerlegung in Teilaufgaben / Teilprojekte
(Strukturierung kann nach
- Objektgesichtspunkten
- Funktionen
- oder als Mischform vorgenommen werden)
Lenkungsausschuss –>Projektmanager –> Teilprojekt 1 bis n–> Kernteam 1 bis n
In der Praxis häufig anzutreffende Organisationsformen
-Projektabwicklung im Rahmen der Linienorganisation
- Stabs-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
-Reine Projektorganisation
Erklärung der Projektabwicklung im Rahmen der Linienorganisation
-keine eigenständige Projektorganisation
- das Projekt wird in gegebener Aufbauorganisation integriert
- strenge Hierarchie, klare Befehlswege auf jeder Ebene
- jedes Mitglied hat nur einen Vorgesetzten
Vor- und Nachteile der Linienorganisation
->Vorteile:
- Stellt keinen Eingriff in die
Unternehmensorganisation
dar, daher aufwandsarm
->Nachteile:
- typischerweise wird Projektgeschäft neben dem Tagesgeschäft gemacht. Projekt
geht im Tagesgeschäft unter
- interdisziplinäre (z.B.
Abteilungsübergreifende)
Projekte sind schwerer
abzuwickeln.
Erklärung der Stabs-Projektorganisation
-> Linienorganisation bleibt bestehen
-> Projektmanagement kommt aus einer
Stabseinheit (Projektleiterpool;
Inhouse-Beratung …)
-> Teammitglieder kommen aus verschiedenen Organisationseinheiten
(z.B. Abteilungen)
-> Projektleiter/Stabsstelle als Projektkoordinator ohne richtige Entscheidungsbefugnis
Vor- und Nachteile der Stabs-Projektorganisation
-> Vorteile:
- Ohne Eingriff in die Linienorganisation möglich (aufwandsarm)
-> Nachteile:
- Entscheidungsbefugnis verbleibt beim „Linienmanagement“; Projekt hat nur koordinierende Funktion, sorgt für Informationsaustausch
- Abteilungsinteressen über Projektinteressen, Kooperationsbereitschaft
- Mangelnde Akzeptanz des Projektmanagers durch das Projektteam, er koordiniert nur, hat keine Weisungsbefugnis
Erklärung der Matrix-Projektorganisation
-> Projektmanager ist weitere Führungsperson neben dem Abteilungsleiter:
fachliche Verantwortung durch Projektmanager; Personalverantwortung durch Abteilungsleiter
-> Fachliche und personelle Verantwortung bilden zwei Achsen einer Matrix
Pro Projekt sind mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zugeordnet
-> Jeder für das Projekt tätige Mitarbeiter hat zwei Vorgesetzte: Den Projektleiter und
seinen Linienvorgesetzten
-> Fachlich untersteht ein Mitarbeiter dem Projektleiter; disziplinarisch weiterhin dem
Linienvorgesetzten
Vor- und Nachteile der Matrix-Projektorganisation
-> Vorteile
- „Personifizierung der Verantwortungen“ durch den Projektleiter
- keine Umorganisation des Unternehmens (aufwandsarm)
->Nachteile
- Kommunikationsaufwand steigt (Mitarbeiter kommunizieren mit mehreren Abteilungen,
dem Projektmanager und den Linienvorgesetzten oft über mehrere Standorte)
Gegenmaßnahme: eigene Projekträume
- kann zu Konflikten führen: Mitarbeiter ist „Diener zweier Herren“
- Arbeiten Mitarbeiter (spezielle Qualifikation) gleichzeitig an zwei Projekten, so entstehen immer wieder Rüstzeit durch Wechsel zwischen den Projekten
Erklärung der „Reinen“ Projektorganisation
-> Projektmanagement trägt sowohl
fachliche wie auch personelle Verantwortung für seine Mitarbeiter
-> Mitarbeiter werden Projektleiter unterstellt und arbeiten ausschließlich für das Projekt
Vor- und Nachteile der „Reinen“ Projektorganisation
-> Vorteile:
- feste Zuordnung von Ressourcen
zum Projekt
- Optimale Ausrichtung von
Ressourcen und Aktivitäten auf die Projektziele
- weitreichende Befugnisse für den Projektmanager
-> Nachteile:
- Aufwand für die Umorganisation des
Unternehmens
- Konflikte mit der Fachabteilung
bei der Zuordnung von Mitarbeitern
- steigende Personalfluktuation durch
sorge über eigene Zukunft
Anwendung von Organisationsformen für verschiedene Projektphasen
-> Definitionsphase: SPO: Es ist noch unsicher, ob es zu einer Beauftragung kommt (Insbesondere: Es soll ein Angebot für einen Kunden erarbeitet werden)
-> Entwurfsphase: MPO: Interdisziplinäres Team für überschaubaren Zeitraum benötigt
Bsp.: Softwareentwurf durch Datenbankspezialisten, Java Program., SAP Ber.
-> Realisierungsphase: RPO: Das Projekt ist so bedeutend geworden, das es eine eigene
Organisationsform braucht
-> Einseitige Phase: LPO: Wartung und Support werden von den zuständigen Linienorganisationen
erbracht
Was ist unter dem Begriff der Projektorganisation zu verstehen?
Projektorganisation ist die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes (inkl. Verantwortlichkeiten).
Das bedeutet:
- temporäre Organisation
- unternehmensinterne Projektorganisation
- unternehmensübergreifende Projektorganisation
Was ist eine Aufbauorganisation genau
(Festlegen der Organisationsstruktur) Die Aufbauorganisation definiert die statischen, vornehmlich hierarchischen Strukturen der Organisation und gliedert
die Aufgaben der Organisationseinheiten von Unternehmen in Aufgabenbereiche und bestimmt die Stellen und Abteilungen, die diese (zusammen) bearbeiten sollen.
Was ist eine Ablauforganisation genau
(Festlegen des Ablaufs der Arbeitsprozesse) Beschreibt die dynamischen Prozesse und Abläufe einer Organisationseinheit:
- Arbeitsinhalte ordnen
- zeitlichen und räumlichen Arbeitsablauf gestalten
- Arbeitszuordnungen und Rollenverteilungen festlegen
Beschreiben Sie kurz warum Vorgehensmodelle im Kontext von Projekten eingeführt wer den und welche Elemente ein Vorgehensmodell im Allgemeinen enthält.
Vorgehensmodelle dienen dazu die Steuerung und Strukturierung von Projekten zu vereinheitlichen; ein standardisierter Projektablauf erspart Arbeit.
Ein Vorgehensmodell enthält die folgenden Elemente:
- Projektphasen
- Aktivitäten
- Meilensteine
- Standards, Richtlinien, Methoden und Werkzeuge
