Projektkontrolle und -steuerung Flashcards
Elemente des
Projekterfolges
Zeit
Kosten
Ressourcen
Qualität
Risiko
Ziele bei der Erstellung eines Zeitplans
Fristgemäße Fertigstellung des Projekts
- Entwicklung einer Basis für
… Ressourcenverteilung
…Kostenschätzung
…Koordination der Teamarbeit
Aktivitäten bei der Erstellung eines Zeitplans
-> Planentwicklung
-Aktivitäten und Meilensteine festlegen und ausarbeiten
-Abhängigkeiten feststellen
-Dauer der Aktivitäten schätzen
-Zeitplan vorbereiten
(Endprodukt: Projektzeitplan)
-> Controlling
-Zielvorgabe für Meilensteine überwachen
-Aktivitäten und Zeitplan verbessern
-Meilensteine anpassen
(Endprojekt: Aktualisierter Zeitplan)
Phasen bei der Erstellung eines Zeitplans
-> Aktivitätenplanung:
-Aktivität: Untergliederung des Projekt in Aktivitäten/ Vorgänge und Arbeitspakete
-Endprodukt: Untergliedertes Arbeitsschema
-> Ablaufplanung
-Aktivität: Identifizierung logischer Abhängigkeiten und
Schätzung der Vorgangsdauer
-Endprodukt: Netzplan
-> Zeitplanentwicklung
Aktivität: Zeitliche Planung der Aktivitäten
Endprodukt: Projektzeitplan
Ziele der Aktivitätenplanung
-Identifizierung aller für die Realisierung der Projektziele notwendigen Aktivitäten
-Untergliederung des Projekts in praktikable Arbeitspakete
-Festlegung der Endprodukte der einzelnen Arbeitspakete
-Minimierung von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten
Ziele der Ablaufplanung
-Identifizierung des kritischen Pfads und der Vorgänge
-Ermittlung der Gesamtdauer des Projekts
-Identifizierung und Dokumentation von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten
Zu beachtende Regeln bei der Erstellung eines Zeitplans
-> Festlegung von Meilensteinen
-> Festlegung der Aufgaben und Teilaufgaben im Ablaufplan
-> Benennung eines Verantwortlichen je Aufgabe
-> Festlegung von Start- und Fertigstellungstermin
_________
-> Festlegung von Meilensteinen
-Meilensteine umfasst: Termin und definierte Endprodukte zum Termin
-Faustregel für den Abstand zwischen Meilensteinen: Wichtig- Zwischen 1 und 3 Monate, Nachrangige- 1 bis 2 Wochen
-Eventualitäten einbeziehen
-> Festlegung der Aufgaben und Teilaufgaben im Ablaufplan
-Aufgabe: Aktivitäten, die zum Erreichen eines bestimmten Meilensteins erledigt werden müssen
-Teilaufgabe: Logische voneinander trennbare Elemente einer Aufgabe
-Ablauf: Logische Sequenz der Aufgabenabarbeitung
-> Benennung eines Verantwortlichen je Aufgabe
-Basis bilden Fähigkeiten und Erfahrung
-Nicht Bereiche, sondern Personen benennen
-> Festlegung von Start- und Fertigstellungstermin
-Finale Festlegung der Termine erst nach Ressourcenplanung möglich
Erneuter Abgleich der Termine mit Meilensteinen kann zur Anpassung der Ressoucenzuteilung führen
Was ist ein Aufgabenverantwortlicher
Person, die für eine fristgerechte und ordnungsgemäße Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist
Wesentliches Vorgehen bei der Identifizierung von Aufgabenverantwortlichen und benötigten Ressourcen
-Bestimmung der spezifischen Fähigkeiten, die für die Erledigung der gegebenen Aufgaben notwendig sind
-Einholung der Meinung von Interessensgruppen zu Personen, die über entsprechende Fähigkeiten verfügen
-Abschätzung des Zeitbedarfs, bevor Ressourcen zugeteilt werden
-Einbeziehung von Teammitgliedern aus dem Funktionsbereich, in dem der Hauptteil der Aufgabe erledigt werden soll
Aufgaben der Prozessüberwachung
-Meilensteine auf Fertigstellung der zugeordneten Endprodukte prüfen
-Fortschritt visualisieren (Einfügung “heute”-Linie, Darstellung Abschlussgrad für jede Aktivität)
-Regelmäßige Berichte zum Fortschritt kommunizieren
Angemessene Reaktionen auf Abweichungen vom Zeitplan
-Ressourcen anpassen
-Aktivitäten effizienter gestalten
-Umfang verringern
-Termine anpassen
Was ist die Meilenstein-Trend-Analyse?
-> Controllingmethode zur Terminverfolgung von Projekten
-An regelmäßigen Berichtszeitpunkten wird der aktuelle Status der Terminplanung des Projekts durch Abfrage von Meilensteinterminen graphisch neu erfasst
-Aus dem Kursverlauf lässt sich ein Trend über die Termintreue des Projektes ableiten
-Aus der Aneinanderreihung verschiedener Schätzwerte pro Meilenstein lässt sich ein Trend für die Terminentwicklung und den Abschluss des Projekts ableiten
Mögliche Ansatzhebel zur Verzögerungsgegensteuerung
-Ressourcen anpassen
-Aktivitäten anpassen
-Umfang anpassen
-Termine anpassen
Beschreibung und Komplexität des Ansatzhebels “Ressourcen anpassen”
Beschreibung:
- Mehr Ressourcen für die Aufgabe zur Verfügung stellen
- Fokussierung auf verzögerte Aufgaben entlang des kritischen Pfads
Komplexität: - Brooks Gesetz: “Mehr Entwickler in ein verschlepptes Softwareprojekt zu werfen, verschleppt es nur noch mehr”
- Beschaffungszeit für neue Ressourcen,, großer Management- und Koordinationsbedarf
Beschreibung und Komplexität des Ansatzhebels “Aktivitäten anpassen”
Beschreibung:
- Engpässe beseitigen
-Logische Tätigkeitsabfolge überdenken
- Parallelität des Aktivitätennetzwerks erhöhen
Komplexität: Komplexität des Aktivitätennetzwerks bei großen Projekten
-Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten
Beschreibung und Komplexität des Ansatzhebels “Umfang anpassen”
Beschreibung:
-Funktionalitätsumfang verringern
-Aufteilung und Neupriorisierung von abgestimmten Funktionalitäten
-Teile des Funktionalitätsumfangs auf spätere Version verschieben
Komplexität:
- Umfangsverminderung durch Funktionalitätsverhandlung begrenzt
Beschreibung und Komplexität des Ansatzhebels “Termine anpassen”
Beschreibung:
- Termine und Aktivitäten neu setzen
- Meilensteine verschieben
Komplexität: - Nur begrenzte Freiheiten im Rahmen eines Projekts
- Schwierigkeiten, Projektendtermin zu verschieben
Themen des Informationsbedarfs des unteren Managements
-Kostensituation
-Terminsituation
-Leistungsumfang
-Qualitätssituation
-Personalstatus
-Risiken
-Ausgewählte technische Probleme, soweit sie für Kosten, Termine und Funktionsumfang relevant sind
Sinn und Zweck von Aufwandszahlen
▪ geben Überblick, woran
gearbeitet wird
▪ sind Frühindikatoren für
Aufwands- und Terminüberschneidungen
▪ müssen ergänzt werden
durch
-Restaufwand
-Fertigstellungsgrad
-Information über
abgeschlossene
Aktivitäten
Berechnung Fertigungsaufwand
Fertigstellungsgrad
= erbrachter Aufwand /
geplanter Aufwand
= erbrachter Aufwand / (erbrachter Aufwand +
Restaufwand)
-> also auch:
geplanter Aufwand (aktualisiert) = erbrachter Aufwand / Fertigstellungsgrad
(geschätzt)
Alternativen, um anfallenden Restaufwand zu stemmen/ händeln
1) mehr Ressourcen* (löst i. d. R. nicht das Problem, besser: Mehrarbeit der vorhandenen)
2) Endtermin verschieben
