Projektmanagement Flashcards
Wie wird ein Projekt definiert?
Vorhaben durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit:
- Zielvorgabe
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben
- projektspezifische Organisation
Wie wird Projektmanagement definiert?
- Projekt bezogene umfassende Führungsaufgabe
- schließt alle Führungstätigkeiten ein
- erforderlich für Einhaltung der Qualität, Funktionalität, Budget, in der vorgegebenen Zeit
- tragen zum Gelingen des Projekts bei
Wie wird Projektmanagement nach DIN 69901, definiert?
- Führungsaufgabe, -organisation, -technik, -mittel für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss von Projekten definiert
- Schwerpunkt liegt auf der Führung der Menschen im Projekt (PM4)
Was sind die Phasen des Projektmanagements?
- Initialisierung
- Definition
- Planung
- Steuerung
- Abschluss
Wie wird die Initialisierung des Projektmanagements definiert?
- Ziel: Grundidee und Machbarkeit des Projekts prüfen
- Aufgaben: Projektidee analysieren; Stakeholder identifizieren; Projektauftrag vorbereiten; Machbarkeitsanalyse; Genehmigung einholen
- Ergebnis: Entscheidung, ob Projekt gestartet wird
Wie wird die Definition des Projektmanagements definiert?
- Ziel: Klare Anforderungen und Ziele festlegen
- Aufgaben: Anforderungen erheben; Projektziele konkretisieren; Projektstruktur entwickeln; Rahmenbedingungen analysieren; Stakeholder einbeziehen
- Ergebnis: Konkrete Basis für die Planung
Wie wird die Planung des Projektmanagements definiert?
- Ziel: Detaillierte Planung der Projektaktivitäten und Ressourcen
- Aufgaben: Zeitplanung; Ressourcenmanagement; Kosten - & Budgetplanung; Risiko - & Qualitätsplanung; Projektplan erstellen
- Ergebnis: vollständiger Projektplan, der als Leitfaden für die Durchführung dient
Wie wird die Steuerung des Projektmanagements definiert?
- Ziel: Projektfortschritt überwachen und Abweichungen korrigieren
- Aufgaben: Projektfortschritt überwachen; Änderungen managen; Problemlösungen umsetzen; Teamkoordination; Berichterstattung
- Ergebnis: Sicherstellung, dass das Projekt im Rahmen von Zeit, Budget und Qualität bleibt
Wie wird der Abschluss des Projektmanagements definiert?
- Ziel: Projekt formal beenden und Ergebnisse übergeben
- Aufgaben: Ergebnisse prüfen; Übergabe; Abschlussbericht erstellen; Feedback einholen; Projektteam auflösen
- Ergebnis: Offizielle Beendigung des Projekts und Dokumentation der Erkenntnisse
Wie wird die Projektauftragserklärung definiert?
- Grundlagen eines Projekts klar und unverbindlich zu definieren, bevor es gestartet wird
- Ziel: gemeinsames Verständnis zwischen allen Beteiligten zu schaffen; Rahmen für Planung festlegen
Was sind die Kernschritte der Projektauftragserklärung?
- Zieldefinition
- Projektumfang festlegen
- Stakeholder abstimmen
- Ressourcen und Rahmenbedingungen prüfen
- Verantwortlichkeiten klären
- Projektauftrag erstellen
Wie wird der Projektauftrag definiert?
- schriftliches Dokument, dass die Grundlage für die Durchführung eines Projekts bildet
- enthält alle wichtigen Informationen, die für den Start und Ausführung des Projekts notwendig sind
Was ist der Inhalt des Projektauftrags?
- Projektziele
- Projektumfang (Scope)
- Rahmenbedingungen
- Verantwortlichkeiten
- Risikoeinschätzung
Wie werden Projektziele definiert?
- was durch das Projekt erreicht werden soll
- geben die Richtung vor
- Maßstab für den Erfolg des Projekts
Welche Arten von Projektzielen gibt es?
- Hauptziele
- Nebenziele
- Qualitätsziele
Ziele müssen SMART definiert sein. Was heißt SMART?
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
Wie wir die Projektorganisation definiert?
- regelt, wie ein Projekt strukturiert und geführt wird, damit alle Beteiligten effektiv zusammenarbeiten und Projektziele erreicht werden
Was sind die Kernschritte bei der Erstellung der Projektorganisation?
- Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
- Organisationsstruktur festlegen
- Kommunikationswege planen
- Regeln und Prozesse aufstellen
Wie sieht der Aufbau einer Projektorganisation aus?
- Projektauftraggeber
- Lenkungsausschuss
- Projektmanager
- Projektteam
Was ist die Rolle eines Projektauftraggebers?
- verantwortlich für die Finanzierung und strategische Zielsetzung des Projekts
Was ist die Rolle eines Lenkungsausschuss?
- Gremium aus Führungskräften oder Stakeholdern
- überwacht das Projekt und unterstützt strategisch
Was ist die Rolle eines Projektmanagers?
- operativer Leiter des Projekts
- verantwortlich für die Planung, Durchführung, Erfolg
Was ist die Rolle des Projektteams?
- operativen Fachkräfte, die die Aufgaben im Projekt ausführen
Was sind die Formen der Projektorganisation?
- Einflussorganisation
- Matrixorganisation
- Reine Projektorganisation
Was sind die Merkmale der Einflussorganisation?
- Projekt ist in bestehende Linienorganisation eingebunden
- Projektleiter hat nur beratende Funktion
Was sind die Merkmale der Matrixorganisation?
- Mitarbeiter arbeiten sowohl für ihre Abteilung als auch für das Projekt
- Projektleiter teilt sich die Verantwortung mit den Abteilungsleitern
Was sind die Merkmale der Reinen Projektorganisation?
- Projekt wird als eigenständige Einheit organisiert
- Projektleiter hat volle Weisungsbefugnisse
Wie ist das Verhältnis von Projektorganisation zur Linienorganisation (Stammorganisation)?
- stehen in engem Verhältnis, da Projekte oft in bestehenden Unternehmensstrukturen durchgeführt werden
- Zusammenspiel wird durch die Organisationsform bestimmt
Wie ist die Linienorganisation definiert?
- dauerhafte Struktur eines Unternehmens, in der die Mitarbeiter regelmäßig arbeiten
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind klar definiert und stabil
- Entscheidungen werden hierarchisch getroffen
Wie ist die Projektorganisation definiert?
- ist eine temporäre Struktur, die speziell für ein Projekt geschaffen wird
- Ziel ist die Erreichung von Projektzielen innerhalb eines bestimmten Zeitraums
- Entscheidungen und Abläufe orientieren sich an den spezifischen Anforderungen des Projekts
Wie wird der Kickoff definiert?
- erstes offizielles Treffen, bei dem alle wichtigen Projektbeteiligten zusammenkommen, um den Start des Projekts einzuleiten
- sorgt für ein gemeinsames Verständnis und Motivation im Team
Wie wird der Projektphasenplan definiert?
- strukturierter Plan, der das Projekt in zeitlich geordnete Phasen unterteilt
- Jede Phase hat spezifische Ziele und Meilensteine
- Hilft das Projekt übersichtlich zu organisieren
Was sind Stakeholder?
- alle Personen oder Gruppen, die von dem Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf haben können
- Interne Stakeholder: Projektteam, Auftraggeber, Führungskräfte
- Externe Stakeholder: Kunden, Lieferanten, Behörden
Was ist die Stakeholderanalyse? Und welche Schritte beinhaltet sie?
- dient dazu, die Stakeholder zu identifizieren und ihr Verhalten, ihre Interessen und ihren Einfluss auf das Projekt zu bewerten
1. Identifikation
2. Interessen klären
3. Einfluss bewerten
4. Priorisierung
Was ist das Stakeholdermanagement und was sind die Aufgaben?
- umfasst alle Maßnahmen, um Stakeholder aktiv zu steuern und ihre Unterstützung für das Projekt zu sichern
- Kommunikation
- Einbindung
- Konfliktmanagement
- Monitoring
Was ist die Aufgabenplanung?
- legt fest, welche Arbeiten im Projekt erledigt werden müssen, wann und von wem
- wesentlicher Schritt, um den Projektablauf effizient zu gestalten
Welche Schritte umfasst die Aufgabenplanung?
- Aufgaben identifizieren
- Aufgaben beschreiben
- Aufgaben priorisieren
- Zeiten und Ressourcen zuweisen
- Zeitplan erstellen
Was ist der Projektstrukturplan (PSP)?
- zerlegt ein Projekt in übersichtliche, hierarchisch geordnete Arbeitspakete
- zeigt, was gemacht werden muss, aber nicht wie oder wann
Was ist der Ablaufplan?
- legt fest, in welcher Reihenfolge die Aufgaben im Projekt bearbeitet werden und wie sie voneinander abhängen
Was ist der Terminplan?
- legt fest, wann welche Aufgaben erledigt werden sollen, um Projektziele rechtzeitig zu erreichen
Was sind die Kernpunkte der Ressourcenplanung?
- Ressourcenbedarf
- Ressourcenzuweisung
- Verfügbarkeit prüfen
- Engpässe vermeiden
Was sind die Kernpunkte des Projektbudgets?
- Kosten ermitteln
- Kostenplanung
- Kostenüberwachung
Was ist das Arbeitspaket?
- klar definierte Aufgabe im Projekt, die nicht weiter aufgeteilt wird
- beschreibt was getan werden soll, wer es macht und bis wann es erledigt sein muss
Was ist ein Meilenstein?
- wichtiges Ereignis oder Ziel im Projekt, das den Fortschritt markiert und überprüfbar macht
Was ist der kritische Pfad?
- längste Abfolge von abhängigen Aufgaben im Projekt, die den frühesten Abschlusszeitpunkt bestimmen
- Verzögerungen auf dem kritischen Pfad verzögern das gesamte Projekt
Was ist die Netzplantechnik?
- Methode zur grafischen Darstellung von Aufgaben
- zeigt, wie Aufgaben zeitlich und logisch voneinander abhängen
Wie wird Steuern & Nachhalten definiert?
- Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen
- bei Abweichungen geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Ziele einzuhalten
Was sind die Phasen des Besprechungsablaufs?
- Vorbereitung, Einladung, Agenda
- Begrüßung & Rahmenbedingungen klären
- Themen behandeln / Tagesordnung abarbeiten
- Abschluss, Verabredungen & Next Steps
- Nachbereitung & Protokoll
Was sind die Phasen des Moderationszyklus?
- Einstieg
- Themen sammeln
- Themen priorisieren
- Themen bearbeiten
- Maßnahmen planen
- Abschluss
Was sind die Phasen des Workshopzyklus?
- Problemdefinition
- Zielformulierung
- Problemanalyse & Ursachenanalyse
- Sammeln und Bewerten von Lösungsvorschlägen
- Entschlussfassung & Aktionsplanubg
Was ist die Konzeptarbeit?
- Prozess, bei dem eine strukturelle, durchdachte Lösung für ein Problem oder eine Aufgabe entwickelt wird
- dient als Plan oder Leitfaden, der die Umsetzung klar beschreibt
Was ist das Lastenheft?
- Ersteller: Auftraggeber
- Inhalt: Beschreibt was erreicht werden soll
- Zweck: Dient als Grundlage für Angebot und die spätere Umsetzung
Was ist das Pflichtheft?
- Ersteller: Auftragnehmer
- Inhalt: Beschreibt wie die Anforderungen des Lastenhefts umgesetzt werden
- Zweck: Konkreter Leitfaden für die Projektumsetzung
Was sind die Schritte im Risikomanagement?
- Risikoidentifikation
- Risikoüberwachung
- Maßnahmen planen
- Risikokontrolle
Wie ist die Vorgehensweise zur Krisenbewältigung (Krisenmanagement)?
- Krisendefinition
- Analyse der Krise
- Sofortmaßnahmen (zur Eindämmerung)
- Bewältigungsstragien
- Krisenbeendigung
Was ist das Konfliktmanagement?
- Interaktion, bei der Unvereinbarkeiten auftreten, die als Einschränkungen erlebt werden
Was für Konfliktarten gibt es?
Wertekonflikt, Zielkonflikt, Verteilungskonflikt, Rollenkonflikt, Methodenkonflikt, persönlicher Konflikt
Was bedeutet SAGES (Konflikten)?
- Sichtweise schildern
- Auswirkungen beschreiben
- Gefühle benennen
- Erfragen, wie es der andere sieht
- Schlussfolgerungen ziehen
Was ist das Reporting?
- umfasst regelmäßige Berichte und Präsentationen, um den Projektstatus zu kommunizieren und Entscheidungen zu unterstützen
- richtet sich an verschiedene Zielgruppen, wie das Projektteam oder den Lenkungsausschuss (Steering Commitee)
Was ist der Statusreport?
Informiert über de aktuellen Stand des Projekts
Was sind die Steering Commitee-Präsenationen?
Informiert das Steering-Commitee (Lenkungsausschuss) über den Projektstatus, um strategische Entscheidungen zu ermöglichen
Was ist Projektcontrolling?
- Prozess, der sicherstellt, dass ein Projekt im Rahmen von Zeit, Kosten und Qualität bleibt
- überwacht den Fortschritt und ermöglicht, bei Abweichungen frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen
Was ist der Projekterfolg?
Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn es die definierte Ziele erfüllt und die Erwartungen der Stakeholder erreicht. Der Erfolg wird durch mehrere Faktoren bestimmt
Was ist Lessons-Learned?
- Erkenntnisse, die während oder nach einem Projekt gesammelt werden, um zukünftige Projekte zu verbessern
- umfassen positive Erfahrungen (hat gut funktionier) und negative Erfahrungen (muss verbessert werden)
